Оптимальная численность персонала как ее определить?

Управление численностью сотрудников — это процесс непрерывного обеспечения оптимальной численности человеческих ресурсов для решения задач, стоящих перед бизнесом в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе.

Многие авторы считают, что управление численностью персонала на предприятии — это уменьшение количества сотрудников до минимума, при котором предприятие осуществляет свои функции. Это не всегда так. Кроме количественных показателей необходимо учитывать и качественные, а также перспективу развития предприятия. Предприятие, которое постоянно производит увольнения и набор сотрудников, через не слишком большой промежуток времени может стать нежелательным работодателем для высококвалифицированных сотрудников и сотрудников, которые привязаны к своей профессии и любимому делу, у которых одним из факторов выбора работодателя является стабильность и социальная защищенность.

Тем не менее, при определении необходимой численности сотрудников в любом случае необходимо считать, что оптимальная численность — это численность, близкая к минимальной, но учитывающая динамику и перспективы развития предприятия.

Как определить оптимальную численность сотрудников на предприятии? Для этого необходимо взять за основу несколько утверждений:

• Прибыль предприятию приносят только основные рабочие
• Любое уменьшение численности неосновного персонала приводит к росту производительности труда и эффективности бизнеса
• Вспомогательный персонал отвечает за процессы жизнеобеспечения производства – их сокращение может привести к ухудшению качества обслуживания оборудования и сокращению срока его службы
• Наличие административно-управленческого персонала позволяет эффективнее управлять бизнесом
• Чрезмерная численность управленческого персонала приводит к ухудшению управляемости и неоправданному росту затрат

Как определить численность сотрудников

Для начала необходимо выполнить базовые экономические расчеты.

Расчет 1. Определим теоретическую предельную численность при существующей ситуации. Для этого возьмем среднюю заработную плату по отрасли и учтем структуру затрат по предприятию.
Например: Средняя заработная плата в промышленности в Украине в марте 2010 года составила 2508 гривен. Коэффициент начислений на заработную плату на предприятии составляет 1,385. Доля заработной платы в себестоимости продукции — 19%, норма прибыли при продаже — 10%.
Таким образом, расходы на оплату труда составят 2 508 * 1,385 = 3 473,58
Плановая выработка на одного сотрудника составит 3 473,58 / 0,19 * 1,1 = 20 110,20

Расчет 2 . Определяем нормативный объем продаж, умножая полученное значение выработки на фактическую численность сотрудников.

Полученные цифры — нормативный и фактический объем продаж, фактическая средняя заработная плата и средняя по отрасли сравниваются между собой и на основании этого делаются выводы о необходимой численности персонала.

После этого производится проверка структуры предприятия на адекватность потребностям бизнеса.
Большинство руководителей подразделений не сталкиваются напрямую ни с экономикой предприятия, ни с финансами. Если на предприятии не применяются современные системы стимулирования, которые так или иначе завязаны на финансовый результат предприятия, то рано или поздно для решения стоящих перед подразделением задач будут делаться попытки создания новых должностей, увеличения количества персонала. Этот процесс может идти с разной интенсивностью и принимать различные формы. В значительной мере это зависит даже не от потребностей бизнеса, а от личности и стиля управления руководителя.

Например, если с начальника цеха основного производства требовать исключительно выпуска продукции в необходимых объемах, то постепенно в цехе начнет увеличиваться количество не только основных, но и вспомогательных рабочих, потом потребуется дополнительный управленческих персонал и т.д. Насколько это отвечает потребностям конкретной ситуации часто сказать невозможно. Поэтому для удержания структуры персонала под контролем может применяться нормативный метод.

Нормативный метод управления численностью персонала на предприятии предполагает, что на предприятии определяются «нормы обслуживания» и нормативные соотношения работников различных профессий, специальностей и должностей, основываясь на отраслевых особенностях предприятия. Например, на сколько работников предприятия нужен один бухгалтер, экономист, юрист. Каково должно быть соотношение основных и вспомогательных рабочих. Каково соотношение АУП и работников производственного подразделения и т.д.

В качестве базы для нормативного метода управления численностью персонала принимается численность основных рабочих. При этом специалист, проводящий анализ численности в соответствии с нормативами должен предварительно убедиться в правильности существующих норм времени и расчетной численности основного персонала. Убедиться в том, что коэффициент переработки норм времени находится в допустимых пределах. И только потом приступать к процедуре анализа и делать на ее основании определенные выводы.

Важным аспектом приведения структуры персонала в систему является необходимость тщательно выверить свои действия. Непродуманными решениями можно нарушить важные бизнес-процессы или повлиять на качество продукции.

Как рассчитать численность персонала в организации: пошаговая инструкция

Численность сотрудников в компании зависит от направления деятельности и поставленных бизнес-целей. Чтобы рационально расходовать бюджет на персонал, нужно грамотно подойти к побору штатного состава, воспользоваться формулами для расчётов оптимального количества персонала.

Какая численность персонала считается оптимальной

Оптимальная численность персонала — значение довольно условное. Он косвенно указывает на то, какой штат должен быть в той или иной организации. Оптимальная численность зависит от множества факторов:

• сферы деятельности компании;
• количества производственных циклов;
• количества смен;
• деловых и личностных качеств сотрудников и т.д.

Часто руководители HR-отделов для определения численности сотрудников пользуются типовыми нормами. Такой вариант подходит в качестве основы. Нужно опираться на отраслевые нормы, объёмы производства и организационно-технические условия.

Для определения времени, необходимого для выполнения тех или иных работ, можно обратиться к постановлению Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г. № 72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления».

В отдельных случаях, рассчитывать оптимальное количество сотрудников нужно самостоятельно. Например, для сфер услуг и торговли, для которых типовые расчёты не предусмотрены.

Как рассчитать оптимальную численность сотрудников: 3 шага

1. Определяем нормативную численность

Данные для расчётов нужно запросить у руководителей структурных подразделений. Далее для расчёта оптимальной численности персонала можно воспользоваться формулой:

Н = V /(Фр.в × Впл × Квн).

V — плановый объём работ;

Фр.в — фонд рабочего времени на планируемый период;

Впл — плановая выработка на одного сотрудника;

Кв.н — плановый коэффициент выполнения норм.

Пример. В отделе продаж трудится 25 менеджеров. Руководство задумалось о сокращении штата. Нужно определить, насколько это целесообразно. Рассчитаем, как сработал отдел с января по июнь 2020 года. За объём работ (V) в данном случае можно принять объём продаж. Он составил 680 500 000 рублей.

Фр.в = 906 часов;

Впл = 33 300 рублей;

Фактическая выработка за аналогичный период 2019 г. — 32 900 рублей.

Кв.н = 33 300 : 32 900 = 1,01.

Н = 680 500 000: (906×33300×1,01) = 22,33 человек.

Таким образом, штат отдела можно сократить на двух — трёх человек.

Полученные значения не являются эталонными. И скоропалительные решения о сокращении или найме принимать не стоит.

2. Корректируем нормативную численность

Под нормативной численностью понимают количество сотрудников в идеальных условиях — без учёта больничных и отпусков.

Штатная численность необходима для определения количества человек, которые потребуются для замены отсутствующих сотрудников.

Её рассчитываю по формуле:

Н — нормативная численность сотрудников;

Кн — плановый коэффициент невыхода сотрудников на работу.

Плановый коэффициент рассчитывается по формуле:

Дн — доля невыходов сотрудника на работу в общем фонде рабочего времени по производственному календарю.

3. Рассчитываем количество руководителей и их замов

Численность руководства и рядового персонала должна быть пропорциональной. Нужно посчитать, сколько сотрудников находится в подчинении у каждого линейного менеджера, а также сколько основных сотрудников приходится на одного бухгалтера и юриста компании.

По нормам управляемости есть нормативы:

5 ± 2 — прямых подчинённых для руководителя верхнего уровня;

7 ± 2 — для руководителя среднего звена.

Гармоничной считается структура компании, где на 30% руководителей приходится 70% исполнителей.

Можно прибегнуть и к другим методам.

1. Метод Дельфи. Предполагает использование экспертных оценок. Учитывается мнение группы людей по той или иной рабочей ситуации. Их позиции и выводы последовательно объединяются, а на основе проведённого анализа выносится решение.
2. Бенчмаркинг. Нужно изучить практику конкурентов. Если модель вам подходит, её можно скопировать, внеся необходимые корректировки.
3. Формула Розенкранца. Количество типовых работ, выполняемых руководителем (совещания, подписание договоров, переговоры с поставщиками и т.п.) нужно умножить на среднее время, затрачиваемое на одну операцию. Результат нужно разделить на количество рабочих часов в месяц и сделать поправку на перерывы и срочные неотложные дела. Обычно повышающий коэффициент берут равным 1,5.

Формулу можно использовать и для расчёта численности других категорий персонала.

Где:
Ч — численность персонала, которую необходимо рассчитать;
n — количество видов работ, определяющих загрузку данной категории специалистов;
mi — среднее количество определенных действий (переговоров, заполнение документов и т. п.) в рамках одного организационно-управленческого вида работ за установленный промежуток времени (например, за месяц);
ti — время, необходимое для выполнения операции m;
Тпол — рабочее время специалиста согласно трудовому договору (контракту) за соответствующий промежуток календарного времени, принятый в расчетах;
Кнрв — коэффициент необходимого распределения времени;
Кфрв — коэффициент фактического распределения времени;
tp — время на различные работы, которые невозможно учесть в предварительных (плановых) расчетах.

Коэффициент необходимого распределения времени (Кнрв) нужно рассчитать по формуле:

Штатная численность: как рассчитать и применять правильно

Штатная численность работников предприятия — это то количество сотрудников, которое необходимо для нормального обеспечения жизнедеятельности. Показатель рассчитывается еще на этапе создания организации.

Для чего нужен такой показатель

Закон не дает четкое определение, что такое штатная численность работников. Этим термином принято называть число трудящихся, которые входят в штат организации, утвержденное штатным расписанием. Сюда входят только сотрудники, которые работают на основном месте работы, совместители не учитываются. Получается, вот, кто входит в штатную численность работников — все сотрудники, включенные в «штатку» предприятия.

Штатная и фактическая численность работников — это два понятия, которые отличаются тем, что фактическая подразумевает количество сотрудников на определенную дату. Например, штатная численность сотрудников в организации — 200 человек, а фактическая составляет 120 человек, поскольку 50 человек находятся в отпусках, 15 — на больничных, 5 — в командировках, а 10 — вакантные места.

Еще существует такое понятие, как предельная штатная численность работников — это норматив, на основании которого определяется оптимальное количество кадрового состава, нужная для определения и обоснованности числа работников в штате.

Условия работы сегодня требуют от работодателя оптимизации количества сотрудников организации, поскольку это дает возможность при оптимальной нагрузке использовать рационально рабочее время, и не допустить перерасхода фонда заработной платы. Произвести оптимальный расчет штатной численности работников помогут проверенные методы статистики.

Как рассчитать

Инструкция, как рассчитать штатную численность работников сводится к простой формуле:

• Ш — оптимальное число сотрудников в штате (без учета технического персонала);
• Н — нормативное количество сотрудников;
• Кн — плановый коэффициент невыходов на работу.

Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций разработаны Управлением нормативов по труду ФГУП «НИИ ТСС» Росздрава.

Типовые нормы численности персонала

Норма численности — число сотрудников, имеющих определенную профессиональную квалификацию для выполнения определенных управленческих или производственных функций или в заданных организационно-технических условиях.

Для расчета этих норм учитывается состав или объем работ, наиболее типовые для данной категории персонала. Поэтому показатель не очень точный : при любом отклонении фактических показателей от типовых уменьшается точность результата. Чаще всего нормы представляются в виде расчетных зависимостей или составленных на их основе нормативных таблиц. Так, в Приказе Департамента образования Тверской области № 409 от 31.05.2005 нормативы штатной численности работников образовательных организаций рассчитываются не из фактического, а из расчетного количества классов и групп продленного дня в зависимости от нормы наполняемости 25 человек в классе.

Что такое среднесписочная численность и как ее рассчитать

Среднесписочная численность работников по штату — это число сотрудников в штате на определенный день месяца.

Чтобы рассчитать среднесписочную численность штатных работников используют формулу:

• СЧР — среднесписочное число работников;
• КР1, КР2, КР3, КРn — количество работающих за 1, 2, 3 и прочие дни (в зависимости от числа дней в периоде, за который производится расчет);
• КД — количество дней в налоговом периоде.

При использовании этой формулы учитывайте, что по каждому месяцу необходимо производить расчет, поэтому КР и КД будут равны числу дней в месяце, на который производится расчет.

Данный показатель относится к числу основных показателей деятельности компании. Р асчет производится или бухгалтером, или сотрудником отдела кадров. Он необходим для составления отчетов в Пенсионный Фонд, Налоговую инспекцию, Росстат и прочие инстанции. О тчет все хозяйствующие субъекты, то есть не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели, у которых имеются подчиненные, должны сдавать в начале каждого года.

Что такое штатное расписание и как его составить

Это локальный нормативный акт работодателя, определяющий структуру организации (количество, состав и пр.). Росстат утвердил ее как форму Т-3. В расписании указываются следующие реквизиты: название отделов с указанием кода, наименования должностей, специальностей, профессий, класса, разряда и проч., количество подчиненных с указанием оклада (тарифа), надбавок.

В 2020 году образец штатной численности работников по форме Т-3 состоит из 10 разделов, заполняемых в соответствии с организационной структурой предприятия.

Вначале указываем название организации в соответствии с уставными документами, код ОКПО, порядковый номер документа по Журналу регистрации документов, дату и номер.

П ереходим к заполнению разделов документа.

В 1 разделе («Наименование структурного подразделения») указываем подразделения, представительства, филиалы. Сначала прописываем руководящий состав, затем — по отделам всех остальных. Например, финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, данные о производстве (цехи, участки и т. д.).

Заполняем раздел 2 («Код структурного подразделения»), пользуясь отраслевыми классификаторами. Каждому подразделению присваиваем определенный код для облегчения ведения документооборота.

Раздел 3 («Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника») заполняем на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Следующий раздел («Количество штатных единиц») содержит сведения о числе сотрудников штата в соответствии с потребностями, целесообразностью и особенностями конкретного предприятия.

В 5 разделе («Тарифная ставка (оклад) и пр.») указывается установленный оклад или тариф подчиненного в рублях в соответствии с условиями трудового договора.

В разделе «Надбавки и доплаты» содержатся данные о стимулирующих выплатах и компенсациях.

9 раздел ( «Итого») — сумма граф 5–8. Сведения о фонде оплаты труда по всем сотрудникам.

В 10 раздел («Примечание») указываются имеющиеся изменения или уточнения.

ВЫСОКИЕ ТЕХНОЛОГИИ

• Индустрия 4.0
• Мишиностроение
• Автоматизация проектирования
• Управление производством
• Станки
• Разное
• Новости

Главная страница » Расчет численности персонала труда

Расчет численности персонала труда

Методы расчета численности персонала

Как определить оптимальное ли количество персонала на предприятии, или какое количество людей необходимо для выполнения определенного количества работы? Для этого необходимо получить следующие исходные данные.
1. Объем работы (V), например, 100 деталей.
2. Срок выполнения работы, т.е. время выполнения работ (S), например, 10 часов.
3. Квалификация (К), например, 1-6 разряд.
4. Производительность работника (P), в зависимости от квалификации (К), например, 5 деталей/час.

Тогда в общем виде, численность работников можно высчитать по формуле:

N=V/(S*P)=100/(10*5)=2 чел.

N – численность персонала с квалификацией К и производительностью Р, требуемого для выполнения работы V за время S.

S*P – количество деталей выполняемых одним рабочим с производительностью P за время S.

При учете производительности необходимо учесть время на отдых, подготовительные и другие работы.

Хронометраж. Рабочий процесс разделяется на этапы и засекается время их выполнения, для достоверности необходимо провести 30 замеров различными работниками. Многие из них при хронометраже сознательно замедляются и время становится недостоверным, поэтому нужно следить за работником и учитывать данный фактор. Зная время выполнения работы одним человеком или несколькими людьми можно сделать вывод о необходимом количестве сотрудников для выполнения работы в нужные сроки.

Микроэлементное планирование. Любая работа может быть разделена на множество мелких действий, каждый из которых занимает известное время. Время может быть известно из прошлых экспериментов, быстрых замеров, нормативных данных. Возможно проводить видеозапись выполнения работы, которая потом подробно изучается, четко определяются все действия и точное время их выполнения. Например, взять ключ в руки со стола на расстоянии вытянутой руки.

Сложив время всех действий можно получить время на выполнение всей работы одним человеком. Соответственно отсюда можно получить сколько человек необходимо для выполнения работы в заданные сроки.

Фотография рабочего дня. Проводится запись всего рабочего дня или выполнения всей работы, таким образом измеряются все затраты и можно выявить нерациональное использование рабочего времени, неэффективные процессы и т.д. Запись может проводиться текстом, графически, видеоустройствами и другими способами в реальном режиме времени. И возможно выявить производительность не только на одну деталь, а на все детали, произведенных в течении дня, соответственно можно определить и оптимальную численность персонала.

Замеры времени выполнения работ в реальном режиме времени дают наиболее точную величину производительности, нежели расчет по нормам времени. Но не всегда имеется возможность засечь время выполнения работ. Частой задачей бывает определить время выполнения работ до их выполнения, например, для расчета стоимости выполнения работ, в таком случае затраты времени можно определить только по нормативным данным.

Существуют и другие методы определения производительности, но наиболее применяемые мы рассмотрели выше.
Перед расчетом количества работников необходимо устранить лишние работы, допустим разные специалисты контролируют один и тот же процесс, дублируется работа, или какой-то процесс уже не нужно выполнять в силу различных изменений на предприятии. Также оптимизировать рабочие места, взаимодействия служб, возможно разные отделы разместить в одном помещении, а также избавиться от множества других нерациональных действий персонала. Таким образом численность персонала будет оптимальной.

Необходим расчет численности производственного персонала, офисного персонала, руководящего состава, вспомогательного персонала и сотрудников всех других подразделений предприятия.

Оценка статьи:

Загрузка...