Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Оформление банковских операций как организовать документооборот

Оформление банковских операций: как организовать документооборот

О том, как организуется движение банковских документов в организации, расскажем в настоящей статье.

В пункте 73 ГОСТ Р 7.0.8–2013, утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, под документооборотом понимается движение документов в компании с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

До утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета (далее – ФСБУ), устанавливающего требования к документообороту, при организации системы документооборота коммерческие компании могут использовать Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (далее – Положение № 105).

Подтверждает это и Минфин России в Информации № ПЗ‑13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков», а также в Письме от 22.01.2016 № 07–04–09/2355, содержащем рекомендации аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2015 год».

Движение первичных документов в бухучете

В соответствии с Положением № 105 движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется специальным графиком. График документооборота составляет главный бухгалтер организации, а руководитель его утверждает. При этом график документооборота должен предусматривать несколько этапов движения документа внутри организации: создание, проверку, обработку документа и передачу его в архив. На каждом этапе движения документа указывается количество экземпляров, в которых должен составляться документ, а также лицо, ответственное за его составление, обработку, проверку.

Обратите внимание, что документооборот разрабатывается в целом по организации, а не по отдельным участкам учета и осуществления фактов хозяйственной жизни. По сути, он представляет собой единую систему движения документации в организации. Соответствующие службы и подразделения организации (или же сотрудники, если в структуре компании не предусмотрено образование служб и департаментов) получают выписки из общего графика документооборота, в которых содержится порядок составления и движения документов, подведомственных данной структуре.

Банковские расчеты (движение средств через расчетные счета организации) также являются подсистемой документооборота организации. Движение документов, относящихся к операциям, осуществляемым при помощи банка, связано с осуществлением безналичных расчетов, обналичиванием денежных средств для выдачи заработной платы и выдачи указанных средств в под­отчет сотрудникам организации, получением кредитов и прочих услуг банка.

Общие положения, касающиеся осуществления безналичных расчетов в Российской Федерации, установлены Положением о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденным Банком России 19.06.2012 № 383-П (далее – Положение № 383-П).

Помимо порядка расчетов с использованием банковской системы данное Положение закрепляет также перечень документов, необходимых для осуществления перевода денежных средств в безналичном порядке.

В связи с тем, что осуществление операций коммерческих банков в нашей стране регулируется как Банком России, так и внутрибанковскими правилами, документооборот организации по учету банковских операций во многом определяется данными стандартами.

Какие формы безналичных расчетов существует

Итак, в соответствии с пунктом 1.1 Положения № 383-П существует несколько форм безналичных расчетов, которые организация может применять в своей деятельности:

  • расчеты платежными поручениями;
  • расчеты по аккредитиву;
  • расчеты инкассовыми поручениями;
  • расчеты в форме перевода денежных средств по требованию получателя средств (прямое дебетование) – расчеты платежными требованиями.

Платежные поручения, инкассовые поручения, платежные требования как расчетные документы, используемые для осуществления банковских операций, составляются организациями-плательщиками, получателями средств в электронном виде или на бумажном носителе.

Перечень, описание и номера реквизитов расчетных документов – платежного поручения, инкассового поручения, платежного требования, а также формы указанных документов на бумажных носителях приведены в приложениях 1–7 к Положению № 383-П.

Обратите внимание, что формы расчетных документов на бумажном носителе согласно пункту 1.13 Положения № 383-П не должны превышать лист формата A4. Количество экземпляров расчетных документов на бумажных носителях устанавливается банком.

Расчетные документы в электронном виде должны быть подписаны электронной подписью, аналогом собственноручной подписи и (или) удостоверяться кодами, паролями и иными средствами, позволяющими подтвердить, что расчетные документы составлены плательщиком, получателем средств или уполномоченным на это лицом (лицами), что следует из пункта 1.24 Положения № 383-П.

Аккредитив как форма расчета

Заметим, что одной из форм безналичных расчетов является аккредитив. На основании пункта 6.4 Положения № 383-П передача аккредитива, изменений условий аккредитива, документов, заявлений, уведомлений, извещений и иной обмен информацией по аккредитиву могут осуществляться на бумажном носителе и (или) в электронном виде с использованием средств связи, позволяющих достоверно установить отправителя, включая информационные системы, в том числе распределенные информационные системы. Особенности обмена информацией по аккредитиву с использованием информационных систем предусмотрены пунктом 6.34 Положения № 383-П.

Реквизиты и форма (на бумажном носителе) аккредитива в силу пункта 6.7 Положения № 383-П устанавливаются банком. При этом в аккредитиве в обязательном порядке должна быть указана следующая информация:

  • номер и дата аккредитива;
  • сумма аккредитива;
  • реквизиты плательщика;
  • реквизиты банка-эмитента;
  • реквизиты получателя средств;
  • реквизиты исполняющего банка;
  • вид аккредитива;
  • срок действия аккредитива;
  • способ исполнения аккредитива;
  • перечень документов, которые должны быть представлены по аккредитиву, и требования к ним;
  • назначение платежа;
  • срок представления документов;
  • необходимость подтверждения (при наличии);
  • порядок оплаты комиссионного вознаграждения банков.

Помимо этого, в аккредитиве может быть указана иная информация.

При приеме расчетных документов, аккредитива (далее – распоряжения) к исполнению банк в соответствии с пунктом 2.1 Положения № 383-П должен осуществить ряд процедур (далее – процедуры приема распоряжения), включающих в себя:

  • удостоверение права распоряжения денежными средствами (удостоверение права использования электронного средства платежа);
  • контроль целостности распоряжений;
  • структурный контроль распоряжений;
  • контроль значений реквизитов распоряжений;
  • контроль достаточности денежных средств.

Процедуры приема к исполнению распоряжения плательщика, требующего в соответствии с федеральным законом, договором согласия третьего лица на распоряжение денежными средствами плательщика, включают контроль наличия такого согласия третьего лица.

В случае положительного результата процедур приема распоряжения банк должен принять его к исполнению и осуществить следующие действия:

  • если распоряжение было отправлено в электронном виде – направить отправителю не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк этого распоряжения, уведомление в электронном виде о приеме распоряжения к исполнению с указанием информации, позволяющей отправителю идентифицировать распоряжение и дату приема его к исполнению. Заметим, что если распоряжение помещено в очередь не исполненных в срок распоряжений, то в этом распоряжении и в уведомлении в электронном виде банк должен указать дату помещения распоряжения в очередь;
  • если распоряжение было составлено на бумажном носителе – подтвердить прием распоряжения посредством проставления даты его приема к исполнению, даты помещения в очередь не исполненных в срок распоряжений (при помещении в очередь), штампа банка и подписи уполномоченного лица банка, и возвратить отправителю экземпляр распоряжения в порядке, установленном банком, не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк распоряжения.
Читать еще:  График шестидневной рабочей недели на 2021

Таким образом, информация об исполнении распоряжения направляется организации. В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете банковские документы должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Помимо собственных документов, которые составляет организация при осуществлении расчетов с использованием банка, в организацию поступают (в электронном виде или на бумажном носителе) входящие документы, составляемые самим банком, а также выписки банка по движению денежных средств по расчетному счету организации. Данные документы также проходят все стадии документооборота, за исключением стадии создания. При этом в организации необходимо организовать отдельное хранение документов, созданных на стороне, а также документов, созданных самой организацией. Причем входящие банковские документы должны быть также подобраны в хронологическом порядке и переплетены, как и в случае документов, связанных с осуществлением банковских расчетов, созданных самой организацией.

Организация документооборота по учету банковских операций

Банковская документация – комплект документов, являющихся письменным свидетельством совершаемых банковских операций и обосновывающий их отражение в бухгалтерском учете.

К банковской документации относят следующие виды документов:

– документы директивного характера (приказы, инструкции и т.п.). Они предназначены для руководителей и работников банка, которые должны принять их к исполнению;

– оперативно-расчетные документы (платежные поручения, мемориальные ордера и т.п.). На основании этих документов работники учетно-операционных отделов совершают денежно-расчетные операции.

– кассовые документы (объявления на взнос наличными, приходные и расходные кассовые ордера и т.п.). На основании этих документов совершаются операции, связанные с приемом и выдачей наличных денег;

– документы по внутрибанковским операциям (авансовые отчеты, счета-фактуры и т.п.).

По характеру совершаемых операций документы подразделяются следующим образом:

1) кассовые документы;

2) мемориальные документы (все документы, используемые для совершения безналичных перечислений по счетам);

3) внебалансовые документы (приходные и расходные внебалансовые ордера, которыми оформляется прием и выдача ценностей и документов клиентов, которые хранятся в банке, а также бланки строгой отчетности).

Кассовые документы предназначены для оформления операций по приему и выдаче наличных денег. Они могут быть приходными и расходными.

Приходные кассовые документы:

– объявление на внос наличными (состоит из объявления, ордера, квитанции и используется при приеме наличных денег от клиентов банка)

– приходный кассовый ордер (используется при сдаче подотчетных неиспользованных сумм и др.);

– препроводительная ведомость (заполняется клиентами, сдающими выручку инкассаторам);

– квитанция (используется при уплате штрафов и других клиентских платежей).

Расходные кассовые документы:

– денежный чек клиента (брошюруются в чековые книжки). Для получения чековой книжки клиент предоставляет в банк операционному работнику заявление, затем оно подписывается и передается в кассу, кассовый работник проставляет на чеках штамп предприятия и банка. Чековая книжка выдается клиенту, корешок заявления передается в бухгалтерию, номера чеков переносятся в карточку образцов подписей и оттиска печати;

– расходные кассовые ордера используются при внутрибанковских операциях, например, при выдаче подотчетных сумм.

При разработке правил документооборота по безналичным расчетам работники банка должны учитывать следующее:

– все документы, поступающие в течение операционного дня, подлежат оформлению и отражению по счетам в тот же день;

– оплата денежно-расчетных документов производится в пределах наличия средств на счете клиента на начало дня;

– утром следующего рабочего дня составляется сводное платёжное поручение и передаётся в расчетно-кассовый центр вместе с расходными документами и их описью;

– выписки из корреспондентских счетов кредитной организации должны получать из расчетно-кассового центра не позднее, чем на следующий рабочий день до начала операционного времени;

– прием расчетных документов от клиентов осуществляется сотрудниками бухгалтерии банка, которые на всех экземплярах документов проставляют штамп банка, дату и подпись;

– в целях улучшения обслуживания клиентов и равномерного распределения нагрузки в банках может разрабатываться график обслуживания клиентов;

– поручения клиентов на перечисление средств с их счетов могут передаваться в банк с применением технических средств;

– каждый документ должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц, оттиск печати и соответствовать образцам, предоставленным в банк;

– не допускается прием к исполнению документов, имеющих какие либо исправления.

Кредитная организация самостоятельно разрабатывает правила документооборота и технологию обработки учетной информации.

Под технологией обработки понимается последовательность действий бухгалтерских работников от приема документов до сдачи их в документы дня.

В каждом коммерческом банке разрабатывается свой график документооборота, в котором указывается конкретное время для расчетно-кассового обслуживания клиентов, что обеспечивает последовательное движение денежно-расчетных документов по инстанциям, проверку и своевременную обработку.

График документооборота утверждается руководителем банка.

При составлении графика учитываются особенности обработка банковских документов на различных этапах, что в свою очередь определяет специфику работы структурных подразделений учетно-операционного аппарата банка.

Как правило, банковские документы в своем документообороте проходят четыре этапа:

– проверка оформления документа;

– подписание документа ответственными банковскими работниками;

– занесение документа в учетные регистры;

– контрольная сверка документа с записью в учетном регистре перед формированием документов дня.

Различные экземпляры одного документа могут совершать соответствующий документооборот. Первый экземпляр платежных документов попадает в документы дня, второй – возвращается клиенту после исполнения операции, электронная копия передается по средствам связи в РКЦ ЦБ РФ и служит основой для списания денег с корреспондентского счета банка.

Операционная деятельность банка

Содержание

  • 1 Что такое операционная банковская деятельность
  • 2 Задачи операционной деятельности в банках
  • 3 Цели операционной банковской деятельности
  • 4 Требования к операционной деятельности в банках
  • 5 Ссылки

Что такое операционная банковская деятельность

Операционная деятельность банка – деятельность по привлечению и размещению ресурсов, где в качестве основной цели – извлечение прибыли

Задачи операционной деятельности в банках

В операционной деятельности КБ весомую роль играет банковский учет, с помощью которого обеспечивается формирование информации о движении средств и их источниках.

Задачи операционной деятельности:

1) Формирование полной и достоверной информации о финансово-хозяйственных процессах и результатах деятельности банка, необходимой для оперативного руководства и составления отчетности.

2) Контроль за наличием и движением денежных средств, материальных и нематериальных ценностей, финансовых ресурсов и их источников.

3) Обеспечение клиентов банка своевременной и точной информацией о движении средств на расчетных, текущих, кредитных и других счетах.

Основная доля банковских операций связаны с движением денежных средств, платежей и расчетов. Это определяет особые требования к их документальному оформлению, организации документооборота, хранению документов, учету и отчетности банка.

Организация учетно-операционной работы в банке включает:

1) Построение учетно-операционного аппарата;

2) Организацию рабочего дня и документооборота;
3) Внутренний банковский контроль – совокупность процедур, обеспечивающих соблюдение внутренних и внешних положений при осуществлении операций банка, достоверность и полноту информации.
Дополнительному контролю подлежат отдельные операции, при выполнении которых существует вероятность возникновения ошибки и махинаций:

  • выдача чековых книжек,
  • выдача денежных средств в национальной и иностранной валютах;
  • взыскания с клиентов штрафов,
  • операции по доходам и расходам банка;
  • депозитные операции и другие.
Читать еще:  Можно ли переписать завещание с одного человека на другого

Цели операционной банковской деятельности

Организация учетно-операционной работы в банке должна обеспечить выполнение следующих условий:

1) Все операции с документами, принятые от клиентов в течение операционного времени, отражаются в бухгалтерском учете в тот же день.

2) Обработка документов должна производиться в течение рабочего дня по графику, чтобы до конца операционного времени составить текущую отчетность.

3) Не позднее следующего рабочего дня составляется ежедневный бухгалтерский баланс (так как выписки с корреспондентских счетов банка поступают на следующий день после проведенных операций).

Для эффективной организации операционной деятельности в учреждении банка должен быть установлен единый порядок прохождения документов по всем стадиям обработки.

Требования к операционной деятельности в банках

Организация операционной деятельности предполагает наличие документированных операционных процедур по всем банковским операциям в соответствии с законодательством.
Операционная деятельность банка должна быть организована таким образом, чтобы обеспечить:
1) Накопление и предоставление информации о каждой операции с обязательным обозначением всех параметров для обеспечения банковской отчётности.
2) Операционную деятельность банка обеспечивают работники из фронт-офиса и бэк-офиса
Фронт-офис – это подразделения банка, сотрудники которого инициируют и организуют банковские операции.
Бэк-офис – подразделение, где исполнители обеспечивают регистрацию, проверки, сверки, учет операций и их контроль.
В целях рациональной организации учетной работы в учреждениях банка составляется график документооборота по банковским операциям. Документооборот прохождения документов можно представить следующей схемой:

  1. Роман Исаев: Референтные (типовые) модели банковской деятельности
  2. Проблемы финансового мониторинга в банковской сфере

Это заготовка энциклопедической статьи по данной теме. Вы можете внести вклад в развитие проекта, улучшив и дополнив текст публикации в соответствии с правилами проекта. Руководство пользователя вы можете найти здесь

Бухгалтерский документооборот: организация и порядок ведения

Автор: Елена Желенкова главный бухгалтер-консультант

Бухгалтерский документооборот: организация и порядок ведения

Автор: Елена Желенкова
главный бухгалтер-консультант

Бухгалтерский учет основан на работе с документами. От его организации зависит качество учета. Рассмотрим, как построить систему обработки документов, чтобы исполнять требования закона и владеть достоверной информацией о финансово-хозяйственных операциях.

Бухгалтерский документ и правила его составления

Само слово «документ» происходит от латинского «docēre» (доказывать). Отсюда вытекает и его основное назначение — подтверждать те или иные факты. Применительно к бухучету речь идет о различных фактах хозяйственной жизни компании.

Процессы, из которых складывается ведение бизнеса, весьма разнообразны и каждому из них соответствуют свои документы. Кроме того, закон разрешает организациям самостоятельно разрабатывать формы, исходя из своих потребностей (п. 4. ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете»).

Строго регламентируются только документы, используемые бюджетными организациями, а также отдельные «специфические» их группы, например, банковские и кассовые.

Однако свободный выбор формы в данном случае не означает, что порядка документооборота в бухгалтерском учете вообще не существует. Есть перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать в себе любой учетный документ. Точнее говоря — таких перечней два, в первом говорится о требованиях к первичным документам, а во втором — к сводным.

Эти списки во многом повторяют друг друга (п. 2 ст. 9 и п. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ), поэтому представим их в виде таблицы

Данные / вид документа

первичный

сводный

Особой категорией сводных регистров можно считать отчеты. Форма этих документов всегда определена законом, а подача информации ориентирована на внешних пользователей.

Классификация бухгалтерских документов

Конечно, группировка учетных форм не ограничивается упомянутым выше разделением на первичные и сводные. Их классификация так же разнообразна, как и бизнес-процессы.

1. По назначению документы могут быть:

А. Распорядительными. Они отражают решение руководства осуществить какую-либо операцию (например, приказ).

Б. Оправдательные. Заполняются на основании произошедших фактов хозяйственной деятельности и являются основанием для бухгалтерских операций (например, накладная).

В. Бухгалтерского оформления. Этот вид документов носит вспомогательный характер и нужен для удобства при отражении операций в учете. Это могут быть различные сводные ведомости, калькуляции, справки и т.п.

Г. Комбинированные документы сочетают в себе характеристики нескольких типов.

2. По порядку заполнения документы бывают:

А. Разовые. Они отражают операцию, произошедшую в течение короткого времени. Это может быть отгрузка, выдача денег и т.п.

Б. Накопительные. В этом случае заполнение данных происходит последовательно, в течение длительного периода. Такие формы (например, лимитно-заборные карты) обычно используют для учета однородных периодических операций. Накопительные документы нужно отличать от сводных, рассмотренных выше. Дело в том, что сводные ведомости заполняются не последовательно, а единовременно, на основании другой «первички», сформированной ранее.

3. По содержанию хозяйственных операций документы могут отражать:

  • оборот товарно-материальных ценностей;
  • расчеты с контрагентами, персоналом, бюджетом и т.п.;
  • движение денежных средств.

4. По месту заполнения документы могут быть:

А. Внутренние, которые не выходят за пределы организации. К ним относятся, например, все документы по расчетам с персоналом или накладные на внутреннее перемещение.

Б. Внешние документы либо поступают от других организаций, либо предназначены для отправки контрагентам (отгрузочные накладные, акты, счета-фактуры и т.п.).

5. По способу заполнения.

Ранее, когда информационные технологии только начинали свое распространение, было принято делить документы на заполняемые вручную и автоматически, т.е. с помощью бухгалтерских программ.

Но т.к. на сегодня «ручное» ведение бухучета почти не встречается и практически все формы готовятся с помощью специализированного программного обеспечения, то уместнее будет другая классификация документов:

А. Бумажные. В этом случае «первичка», сформированная бухгалтерской программой, распечатывается и заверяется подписью ответственного лица, а также (в случае необходимости) печатью.

Б. Электронные . Эта категория «первички» не выводится на бумажные носители, а направляется адресату как внутри, так и вне компании по телекоммуникационным сетям. Для подтверждения достоверности также используется подпись. Но в данном случае она представляет собой определенным образом закодированный информационный пакет.

Организация документооборота

Итак, вся деятельность организации сопровождается «производством» огромного количества различных бумаг. Чтобы своевременно получать всю необходимую информацию о бизнесе, нужно наладить работу с ними, т.е. — организовать документооборот в системе бухгалтерского учета.

Ответственность за это, как и за учет в целом, несет руководитель организации (п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ).

Несмотря на важность этого вопроса, в современном российском законодательстве до сих пор не существует специального нормативного акта, посвященного бухгалтерскому документообороту. Федеральный стандарт «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» сейчас находится в разработке и, скорее всего, будет принят в 2020 году.

Сегодня при организации бухгалтерского документооборота на предприятии можно ориентироваться на «Положение о документах…» , утвержденное приказом Минфина СССР № 105 от 29.07.1983.

Любая учетная форма в организации проходит следующие этапы документооборота:

  1. Создание документа или его получение от контрагентов.
  2. Проверка. На этом этапе документ анализируют на соответствие требованиям закона, сущности отражаемой операции и математическим правилам.
  3. Обработка. Бухгалтеры называют этот этап «проведение документа». Это означает, что на его основании осуществляются записи по счетам, т.е. бухгалтерские проводки.
  4. Хранение. В течение некоторого времени документ хранится в помещении бухгалтерии. Обычно этот срок составляет не менее года, чтобы при заполнении годового отчета можно было быстро обратиться к любой «первичке».
  5. Когда необходимость в оперативном доступе к документу отпадает, он передается в архив. Срок архивного хранения для разных типов документов определяется законом.
Читать еще:  Образец формы ТТН 1Т Товарнотранспортная накладная

Пример схемы бухгалтерского документооборота в организации приведен ниже.

Правила хранения документации

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Конкретные сроки по категориям документации приведены в п. 4.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Сведения о доходах физических лиц должны храниться 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет. Реестры сведений о доходах физических лиц хранятся тоже 75 лет, а вот годовая бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно. Требования к помещениям, предназначенным для хранения документов, приведены в п. 4.2 Основных правил, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. В частности, архивное помещение должно быть пожаробезопасным, защищенным от затопления и иметь запасной выход.

Если организация формирует «первичку» в электронном виде, то хранить ее на бумаге не обязательно. А сроки здесь будут такими же, как и для «обычной» документации.

Однако если проверяющие запросят бумажную копию документа, то предприятие должно будет распечатать его и заверить в установленном порядке.

Как исправлять ошибки

Никакая самая «продвинутая» система документооборота бухгалтерских документов не гарантирует защиту от ошибок.

Общий порядок исправления неточностей в документе определен в п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Закон говорит только о том, что корректировка должна быть датирована и заверена подписями лиц, ответственных за составление документа.

Конкретные правила прописаны в разделе 4 положения № 105 от 29.07.1983. Этот документ действует, в части не противоречащей закону № 402-ФЗ и другим «современным» нормативным актам о бухучете. Неверную информацию следует зачеркнуть (одной чертой, чтобы было возможно прочесть) а затем написать сверху правильные данные.

Иногда предприятия просто заменяют неверный документ на новый с уточненными данными. Формально они имеют на это право. Т.к. федерального стандарта в этой области на сегодня не существует, то в рамках документооборота бухгалтерии организация может применять собственные правила. Правда, Минфин в своих последних разъяснениях обращает внимание на то, что подобная замена в общем случае не предусмотрена законом (письмо Минфина РФ от 23.10.2017 № 03-03-10/69280).

Но для отдельных видов документов исправления не допускаются в принципе, поэтому их в любом случае придется заменять. В первую очередь речь идет обо всех формах, связанных с кассовыми и банковскими операциями (п. 16 Положения, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Также на новый документ нужно заменить и ошибочно заполненный счет-фактуру (п. 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). В этом случае сведения об исправлении нужно указать в строке 1а нового документа.

Аналогичным образом обычно вносят исправления и в электронные документы. Новый экземпляр электронной «первички» заменяет собой старый, при этом в базе сохраняется информация о внесенных корректировках.

Но если документ с неверными данными уже попал на стол проверяющим, менять что-либо поздно. Тогда остается только надеяться, что искажения учета не будут слишком серьезными. Ведь если занижение сумм обязательных платежей из-за ошибок в бухучете превысит 10%, то виновные лица могут быть наказаны по ст. 15.11 КоАП РФ. К слову, штраф по ней достигает 20 тысяч рублей, а срок дисквалификации — 2 лет.

К самой же компании в любом случае будут предъявлены налоговые санкции в виде штрафа в размере 20% недоимки, а также пени.

Что делать в форс-мажорных ситуациях

Обнаруженная ошибка — не самое страшное. Гораздо печальнее, когда документ утрачен, еще хуже — если это коснулось значительного их количества. Причины могут быть самыми разными: халатность сотрудников, противоправные действия, стихийные бедствия и т.п.

В первую очередь необходимо оценить масштабы потерь, создав специальную комиссию. Если причиной является, например, пожар или кража, то нужно обязательно получить соответствующую справку в государственных органах.

Восстанавливать придется всю документацию, по которой еще не истек срок хранения. Но в первую очередь — постараться максимально быстро решить вопрос с данными за последние три года, которые могут «попасть» под налоговую проверку. Если информационная база не пострадала, то восстановить свои документы будет достаточно просто.

Сложнее с той «первичкой» которая получена от контрагентов, или на которой требуются отметки сторонних организаций. В этом случае необходимо запросить у всех контрагентов заверенные копии или дубликаты.

Сохраняйте все подтверждающие документы, связанные с восстановлением утраченной «первички»: от акта обследования до переписки с контрагентами. Это поможет в случае, если налоговики захотят оспорить подлинность восстановленных документов.

В случае серьезных потерь для того, чтобы восстановить документацию и документооборот в бухгалтерском учете, может потребоваться помощь профессиональных консультантов .

Как оценить состояние документооборота в вашей компании

Каждому руководителю хочется верить, что уж в его-то компании в документах все в полном порядке. Но так ли это? Проверить несложно: запросите у главбуха «первичку» по нескольким контрагентам, лучше — по тем, которые могут вызвать вопросы у налоговиков. Естественно, вам скажут, что все бумаги в наличии. Не советуем верить на слово, лучше убедиться в этом лично.

Дело в том, что бухгалтеры нередко выполняют рутинную бумажную работу в самый последний момент. И пока бизнес работает в штатном режиме, это не играет особой роли. Но если в компании неожиданно появятся проверяющие, то отсутствие «первички» может стать причиной серьезных проблем.

Когда мы ведем учет клиента, электронные копии всех его документов находятся в информационной базе. Поэтому при запросе налоговиков любые данные будут немедленно предоставлены. Но этим наше участие в проверке не ограничивается. Мы можем полностью взять на себя общение с проверяющими, вплоть до судебного разбирательства, если это потребуется (оплата за сопровождение проверки производится по отдельному тарифу).

Вывод

Организация документооборота в бухгалтерском и налоговом учете во многом определяет состояние бизнеса в целом.

Без налаженной системы работы с документами неизбежны постоянные сбои всех бизнес-процессов. А если такая компания попадет в поле зрения проверяющих, то вряд ли удастся избежать серьезных санкций.

Организация бухгалтерского документооборота при помощи аутсорсинговой компании — мудрое решение организаций, которые хотят иметь идеальный порядок в документах как в текущей работе, так и в случае проверок.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector