Обязанности правила формирования и функции кадровой службы

Тема 3. Правовое положение кадровой службы и планирование ее работы.

1.Правовое положение о кадровой службе

2.Основные задачи и функции кадровой службы

3.Требования предъявляемые к работнику кадровой службы

4.Планирование работы кадровой службы

1.Правовое положение о кадровой службе

Создание кадровой службы в организации является объективной необходимостью. Государство обязывает каждое юридическое лицо осуществлять определенные функции. Связанные с учетом привлечения и использования труда работников. Отдельные лица, которые выполняют такие функции, исходя из профессиональных обязанностей, именуются «кадровой службой».

Упомянутые функции составляют следующую группу:

— учет личного состава, формирование и ведение личных дел;

— оформление приема, перевода, увольнения работников, предоставления им отпусков;

— прием, заполнение, ведение и выдача при увольнении трудовых книжек работникам;

— оформление карточек пенсионного страхования;

— составление отчетности по кадрам;

— выдача справок о настоящей и прошлой работе.

Подобная деятельность в полном объеме должна осуществляться каждой организацией. Поэтому с самого ее создания в состав кадровой службы на профессиональной основе принимаются работники, удовлетворяющие соответствующим квалификационным требованиям.

Кадровая служба организации, как правило, функционирует в виде отдельного структурного подразделения и традиционно именуется отделом кадров. В ряде коммерческих персонала, а функция управления им передается иным подразделениям – службе безопасности, совету директоров, некоторым департаментам и др.

Наименование «кадровая служба» может быть отражено в учредительных документах организации и обязательно присутствует в ее штатном расписании.

Положение кадровой службы в организации может быть различным. Оно определяется:

— степенью развития и особенностями деятельности организации;

— отраслевой и производственной спецификой организации;

— содержанием и сложностью задач, решаемых организацией;

— сложившимися традициями организации;

— профессиональным уровнем работников кадровой службы и др.

В случае, если кадровая служба функционирует в виде отдельного структурного подразделения, она состоит из руководителя и нескольких работников.

Трудовое законодательство (ст.19 ТК) предоставляет право нанимателю при определении трудовой функции конкретного работника обязывать работать на условиях совмещения по нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации.

Для определения численности работников необходимо использовать отраслевые нормативы по труду. Причем они должны быть приведены в соответствие со спецификой производства соответствующей организации, выполненным объемом работ ее отдела кадров с другими конкретными факторами.

Практика возникает, что основными объективными факторами, влияющими на определение численности работников отдела кадров, являются:

— списочная численность работников организации за год;

— круг функций, вменяемых в обязанности кадровой службы;

— количество работников, принимаемых на работу в организацию и увольняемых в течении года;

— условия, в которых работники кадровой службы выполняют свои обязанности (наличие оргтехники, персональных компьютеров и др.);

— численность работников, прошедших повышение квалификации в течение года.

При необходимости численность работников может быть рассчитана самостоятельно организацией либо по просьбе ее руководителя научно-исследовательским учреждением по труду на основании договора.

Кадровые службы (понятие, задачи, функции, орг. структура)

Кадровая служба организации, задачи, функции, направления деятельности

Кадровые службы являются функциональными подразделениями в организационной структуре управления организацией и, как правило, решают главные задачи и выполняют основные функции в управлении персоналом. Конкретные задачи кадровых служб организаций определяются исходя из цели управления персоналом конкретной организации.

Выбор цели, а значит, и определение задач организации зависят от ряда причин: численности персонала; этапа (стадии) развития организации (становление, рост, зрелость, реорганизация); общей стратегии организации — инновационной, стратегии сокращения издержек, стратегии улучшения качества продукции; ряда внешних факторов (состояние рынка труда, экономическая и политическая ситуации и др.) [10, с.104].

Тем не менее, можно выделить следующие основные задачи кадровых служб, которые они призваны решать независимо от перечисленных факторов:

обеспечение текущих потребностей организации в рабочей силе в необходимом количестве и качестве;

определение и обеспечение перспективных потребностей организации в персонале в соответствии со стратегией ее развития и учетом других факторов;

обеспечение стабильности трудовых коллективов, благоприятного социально-психологического климата;

ведение кадрового делопроизводства в соответствии с установленными требованиями;

осуществление постоянного и эффективного контроля за соблюдением трудового законодательства;

обеспечение руководства предприятия оперативной, достоверной и полной информацией о формировании, движении, распределении, использовании персонала;

разработка и реализация кадровой политики организации. Функции кадровых служб организации, т. е. круг их деятельности,

обязанности, направления деятельности, являются производными от поставленных задач с учетом их приоритетности. Некоторые функции призваны обеспечить решение определенной задачи, но большинство способствуют решению одновременно нескольких [2, с.9].

Как правило, выделяют следующие основные функции кадровых служб организации:

комплектование организаций кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей, квалификации в соответствии с текущими потребностями (оформление приема, переводов, увольнений, пенсий);

разработка прогнозов перспективной потребности в кадрах и определение источников ее удовлетворения;

анализ сложившегося кадрового состава, планирование профессионально-должностного продвижения работников;

подбор, отбор и расстановка кадров;

деловая оценка, аттестация кадров;

анализ движения и причин текучести кадров, разработка предложений по стабилизации коллектива;

анализ использования рабочего времени и разработка предложений по его улучшению;

организация профессионального обучения, переобучения, повышения квалификации персонала; участие в разработке и реализации системы мотивации и стимулирования трудовой деятельности работников;

организация и проведение контроля за соблюдением трудового законодательства, исполнения решений и распоряжений по вопросам кадровой работы в организации;

оформление кадровых документов в установленные сроки и обеспечение их сохранности;

подготовка информации для руководства организации по всем вопросам кадровой работы и кадровой политики и др. [10, с.79].

В составе отдельных функций кадровых служб организаций можно выделить конкретные направления деятельности. Например, ведение табельного учета, подготовка различных приказов, ведение карточек на военнослужащих и переписка с райвоенкоматом, переписка с райсобесом, оформление больничных листков, ведение личных дел работников, составление годовых отчетов и т. п.

Организационная структура кадровых служб определяется ее задачами и функциями. Кадровая служба в зависимости от различных причин может быть представлена в виде отдельного или нескольких структурных подразделений, подчиненных одному из заместителей руководителя организации.

Кадровые службы организации могут иметь различные наименования, но чаще всего их основные функции сосредоточены в одном структурном подразделении — отделе кадров. Нередко в организациях (особенно крупных) выделяются самостоятельные структурные подразделения, которые подчиняются тому же руководителю, что и отдел кадров. Чаще всего это подразделения, выполняющие функции по развитию персонала (обучение и т. п.). На больших предприятиях данная и другие структуры наряду с отделом кадров включаются в общую кадровую службу или в службу управления персоналом (человеческими ресурсами). Если эти подразделения самостоятельны, то отдел кадров подготавливает и направляет в отдел обучения расчеты потребностей организации в квалифицированных кадрах, сведения о профессионально-квалификационном уровне, качественном составе работников и др. И наоборот, отдел кадров получает от отдела обучения текущие и перспективные планы подготовки и повышения квалификации работников, учебно-методическую документацию [4, с.32].

Отдел кадров тесно взаимодействует с такими службами, как отдел организации труда и зарплаты (ООТиЗ), бухгалтерией, юридическим отделом, линейными структурными подразделениями и руководителями. С отделом организации труда и заработной платы согласовываются проект штатного расписания, изменения в штатном расписании. В свою очередь, отдел кадров предоставляет этому отделу сведения об изменении численности персонала, причинах текучести кадров, предложения о разработке положения об оплате труда, системе премирования. В результате разрабатываются и утверждаются такие документы, как штатное расписание, расчеты потребности в персонале, схемы должностных окладов, доплаты и надбавки к заработной плате, различные положения.

Отдел кадров в той или иной степени взаимодействует практически со всеми структурными подразделениями организации, предоставляя им информацию о вакантных рабочих местах, поощрениях и наказаниях работников, об изменениях и дополнениях в трудовых договорах, графиках отпусков и др.

На крупных предприятиях в состав единого подразделения кадровой службы (отдел кадров, кадровый центр, отдел персонала и т. д.) могут быть включены и другие службы, например, занимающиеся организацией заработной платы, социально-трудовыми отношениями и др. Если предприятие немногочисленное, то функции кадровых служб обычно распределяются между работниками отдела кадров. Единый тарифно-квалификационный справочник (ЕТКС) Республики Беларусь предусматривает следующие должности для отдела кадров: начальник; менеджер по персоналу; специалист по кадрам; инспектор по кадрам. Распределение ответственности и закрепление полномочий между отдельными работниками регламентированы должностными инструкциями [1, с.11].

В Республике Беларусь организационная структура, задачи и функции всех структурных подразделений, в том числе и отделов кадров, определяются непосредственно руководством предприятия, но с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь: СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы Документации. Системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме того, разработано Положение об отделе кадров, имеющее рекомендательный характер.

Численность работников кадровых служб коммерческих организаций в Республике Беларусь определяется «Межотраслевыми нормативами численности работников кадровых служб коммерческих организаций», утвержденными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27 декабря 2005 г. № 187. В них содержится порядок расчета нормативной численности работников кадровых служб.

Полномочия кадровых служб организации — совокупность служебных обязанностей и прав должностных лиц и подразделений, входящих в их состав. Они направлены на решение задач и реализацию функций кадровых служб. Их объем зависит от организационной структуры системы управления персоналом предприятия в целом и кадровых служб в частности [11, с.9].

Полномочия работников кадровых служб разрабатываются на основе Единого квалификационного справочника «Должности служащих для всех отраслей экономики», утвержденного постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 г. № 159. Указанные полномочия закрепляются в должностных инструкциях, которые содержат перечень обязанностей и прав с учетом особенностей труда и управления в данной организации.

Основные полномочия начальника отдела кадров:

организация работы по обеспечению предприятия кадрами в необходимом количестве и качестве;

организация разработки прогнозов перспективной потребности в кадрах в необходимом количестве и качестве;

участие в разработке кадровой стратегии и кадровой политики предприятия;

организация оформления приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

организация планомерной и эффективной деятельности работников отдела кадров по подбору, оценке, расстановке кадров, развитию, мотивации, аттестации и адаптации принятых работников;

организация эффективного табельного учета рабочего времени и его использования;

методическое руководство и координация деятельности специалистов и инспекторов по кадрам, контроль исполнения ими своих обязанностей и др.

Основные полномочия инспектора по кадрам:

ведение учета личного состава организации и ее структурных подразделений;

изучение причин текучести кадров, участие в разработке мероприятий по ее снижению;

оформление соответствующей документации по кадрам;

обеспечение соблюдения графиков очередных отпусков;

осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации;

ведение и представление установленной отчетности [1, с.13].

Основные полномочия специалиста по кадрам:

выполнение работ по комплектованию организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;

изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений, другой информации, связанной с кадровой политикой организации;

участие в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров;

взаимодействие с представителями сторонних организаций по вопросам, входящим в его компетенцию;

осуществление работы с документами по кадрам;

ведение и представление установленной отчетности.

Основные полномочия менеджера по кадрам:

организация работы по формированию, использованию и развитию персонала;

участие в формировании кадровой политики организации, планировании социального развития;

организация обучения персонала, повышения квалификации сотрудников;

контроль за соблюдением норм трудового законодательства в работе с персоналом;

оказание методической помощи и консультационных услуг руководителям подразделений по вопросам, связанным с управлением персоналом;

ведение кадровой документации [1, с.13].

Для занятия должностей «специалист по кадрам» и «менеджер по персоналу» необходимо иметь профессиональное образование.

В Республике Беларусь на современном этапе подготовка специалистов по управлению персоналом осуществляется в Белорусском государственном университете. Однако потребности в таких специалистах пока не удовлетворяются. Поэтому спрос обеспечивается также за счет переквалификации других специалистов, имеющих, как правило, высшее образование, внутри самих организаций.

Кадровое планирование — целенаправленная деятельность по обеспечению потребностей организации в персонале в необходимом количестве и качестве с учетом интересов организации и работников [11, с.10].

Кадровое планирование является составной частью общего плана работы организации, но имеет свои объекты и задачи. Они могут различаться в зависимости от численности работающих в организации, отраслевых особенностей, состояния рынка труда, кадровой стратегии, ситуации, других внешних и внутренних факторов.

Главными объектами кадрового планирования являются виды работ кадровых служб, соответствующие их функциональным обязанностям. Выбор основных задач и объектов кадрового планирования определяет структуру (разделы) плана работы с персоналом организации. В самом общем виде главную задачу кадрового планирования можно определить как обеспечение текущих и перспективных потребностей организации в персонале в количественном и качественном аспектах.

Содержание любого плана работы с кадрами составляют мероприятия как общего характера, так и в составе отдельных функциональных направлений кадровой работы (подбор, отбор, оценка, мотивация, развитие и т. д.). В такие планы могут включаться самостоятельные разделы, содержащие мероприятия для решения наиболее важных для организации проблем. Например, мероприятия по оптимизации движения кадров, высвобождения персонала, использования трудовых ресурсов, обеспечению трудовой дисциплины и др.

Мероприятия общего характера разрабатываются по таким направлениям, как подведение итогов работы с кадрами за год, разработка проектов договоров на обучение рабочих и специалистов, подготовка графиков предоставления отпусков работникам, проведение различных проверок состояния кадровой работы и т. д. Принципиальной задачей кадрового планирования является учет интересов организации и всех работников. Обязательно определяются затраты на реализацию мероприятий, включенных в план.

Планы кадровой работы могут быть оперативными (составляются, как правило, на год) и перспективными. Они разрабатываются руководителями подразделений кадровых служб и утверждаются руководителем, которому подчиняются кадровые службы [10, с.25].

Обязанности, правила формирования и функции кадровой службы

В любой компании формируется кадровый отдел, ответственный за найм, увольнение или переводы работников. Функции кадровой службы приводятся во внутренней нормативной документации компании, а также закрепляются в трудовом договоре, составляемом с каждым новым кадровиком.

Положение о кадровой службе

Оно не является обязательным документом в компании, но в крупных организациях часто используется, так как позволяет структурировать работу службы. В него включаются значимые сведения:

• задачи, которые приходится решать сотрудникам отдела кадров;
• реализуемые функции;
• права и обязанности специалистов;
• способы взаимодействия друг с другом, другими отделами и руководством.

Утверждается положение директором предприятия, после чего становится локальным актом, которого должны придерживаться работники кадрового отдела. Нередко оно называется специфической должностной инструкцией для кадровиков.

Внимание! Эффективность работы всего отдела оценивается на основании того, как хорошо реализуются задачи, приводимые в положении.

Положение об отделе кадров

Оно может формироваться в свободной форме, но стандартно в него включаются следующие пункты:

• общие положения, содержание правила создания, реорганизации или ликвидации отдела, а также указывается начальник, назначенный на должность на основании официального распоряжения директора фирмы;
• задачи, заключающиеся в разработке кадровой политики, подборе и расстановке сотрудников, а также в контроле использования специалистов в различных подразделениях;
• структура отдела;
• функции, к которым относится формирование банка данных, обеспечение приема и размещения новых работников, создание резерва, проведение аттестации и выполнение множества других действий;
• права каждого сотрудника отдела;
• ответственность за нарушение положения или трудовой дисциплины;
• правила служебного взаимодействия, так как работники службы сотрудничают с представителями других подразделений по вопросам, касающимся отпусков, увольнения или перевода, оформления отчетностей или юридических проблем.

Документация детально изучается и подписывается руководителем предприятия.

Об отделе персонала

Данное положение часто используется в крупных компаниях.

Таблица 1. Включенные разделы.

Разделы документа

Содержание

Указывается, что отдел выступает самостоятельным подразделением предприятия, а также формируется и ликвидируется на основании приказа руководителя. Возглавляется раздел начальником, назначаемым с помощью официального распоряжения директора. Отдел при функционировании ориентируется на законодательство РФ, приказы гендиректора, а также руководство по стандартам.

Она утверждается директором, а также состоит из одного подразделения. Число работников устанавливается штатным расписанием.

Они заключаются в реализации политики фирмы, разработке системы оплаты и премирования, программ обучения, обеспечении компании работниками.

Отдел наделяется многочисленными функциями, причем регулярно вносятся руководителем дополнительные пункты, не противоречащие должностной инструкции кадровиков.

Специалисты могут проводить совещания, принимать на работу сотрудников, требовать материалы от других отделов или вести переписку со всеми работниками.

Во время работы они должны учитывать требования законодательства, соблюдать трудовую дисциплину, ответственно подходить к должностным обязанностям, а также обеспечивать сохранность имущества.

Внимание! Если гражданин хочет работать в кадровом отделе, то он предварительно знакомится с положением под подпись.

Видео с функциями отдела:

Цель работы подразделения

Подразделение требуется для достижения основных целей компании. Оно занимается обеспечением организации кадрами, нужными для ведения деятельности. При этом учитывается, какими навыками, образованием и опытом обладает каждый соискатель, что позволяет эффективно применять потенциал наемного специалиста.

Работники подбираются с применением разных стратегий, для этого размещаются объявления в СМИ или печатных изданиях, а также используются возможности центра занятости. Для определения навыков и знаний соискателей внедряются в работу уникальные методики отбора и тесты. Для улучшения эффективности функционирования организации проводятся процедуры адаптации новичков, а также регулярно специалисты отправляются на курсы повышения квалификации.

Задачи подразделения

Отдел кадров решает множество задач, к которым относится:

• правильный подбор новых сотрудников;
• определение количества рабочих мест в компании;
• расчет выходных и будней для выявления оптимальной зарплаты каждого претендента;
• расчет отпусков;
• передача сведений о каждом сотруднике в бухгалтерию;
• организация отбора новых сотрудников;
• найм специалистов, обладающих нужным опытом и квалификацией;
• формирование штата;
• разработка специальных планов, на основании которых работники строят карьеру;
• формирование кадровых технологий.

Внимание! Специалисты кадровой службы обязаны регулярно передавать в ПФ, ФНС и другие государственные инстанции сведения о кадрах.

Функции кадровой службы

Работники отдела кадров должны справляться с многочисленными функциями. К ним относится:

• формирование плана комплектации штата новыми кадрами, для чего учитывается программа развития фирмы;
• прием, перевод или увольнение сотрудников без нарушения положений ТК;
• учет сотрудников;
• хранение и внесение записей в трудовые книжки;
• заполнение бумаг на основании правил делопроизводства;
• исполнение распоряжений руководителя;
• анализ текучки кадров и состава штата;
• проведение мероприятий, направленных на повышение квалификации сотрудников;
• формирование резерва;
• создание предложений, направленных на улучшение использования рабочих мест;
• выявление параметров, на основании которых работники могут рассчитывать на поощрения или премии;
• предоставление вакансий при сокращении или переводе специалистов;
• контроль над трудовой дисциплиной и выполнением инструктажа;
• ведение отчетов.

Внимание! Каждый отдел компании при появлении необходимости в новом сотруднике формирует специальную заявку, отправляемую в кадровую службу, на основании чего начинается поиск специалиста.

Структура отдела

Она может значительно отличаться в разных компаниях, так как на нее влияют факторы:

• размер предприятия;
• численность работников;
• задачи, которые ставятся руководителем перед работниками службы.

Внимание! В небольших компаниях все вопросы, касающиеся кадрового делопроизводства, решаются бухгалтером или вовсе секретарем директора.

Но в крупных организациях, которые нацелены на развитие и расширение штата, требуется полноценный отдел. В нем работают разные специалисты, занимающиеся делопроизводством, охраной труда, адаптацией, рекрутингом, обучением сотрудников, назначением льгот или иными действиями.

История создания

Впервые управление работниками потребовалось в Англии, для чего люди одной деятельности объединялись в гильдии. Обычно это относилось к плотникам, каменщикам и иным ремесленникам. Деятельность гильдий была направлена на улучшение труда своих членов.

В России в 1918 году введена трудовая повинность, для чего утверждался Кодекс законов, касающийся труда работников. За счет таких изменений проводится учет занятости населения, а также предотвращались митинги и саботаж буржуазии.

В 1925 году на основании реформы биржи труда отменился обязательный найм через трудовую инспекцию. В 1930 году созданы первые отделы кадров, что стало дополнительным способом устранения безработицы.

Виды и создание кадровой политики

Отдел кадров обязан разрабатывать политику, на основании которой трудятся кадровики.

Таблица 1. Виды политики.

Наименование

Описание

Работа кадровиков заключается только в ликвидации каких-либо негативных последствий неправильного набора сотрудников. Не проводятся прогнозы и не применяются новые средства оценки труда и работников.

Заключается в составлении прогнозов, антикризисных программ, а также в оперативном реагировании на разные проблемы.

Направлена на создание регулярных прогнозов.

Основная цель заключается в анализе причин возникновения кризиса или разных проблем. Поэтому удается быстро локализовать кризис и предотвратить повторение негативных ситуаций.

Допускается сочетать черты нескольких видов политик.

Видео о кадровой политике:

Этапы формирования политики

Кадровая политика строится на основании нескольких этапов:

1. Постановка цели и нормирование процесса. Для этого учитываются цели и принципы работы всей организации, а также стратегия развития.
2. Программирование. Оно заключается в разработке программ, благодаря которым будут достигнуты поставленные цели.
3. Мониторинг работников. Процедура выполняется с помощью диагностики и прогнозирования.

Политика формируется работниками кадровой службы, но под контролем назначенного начальника.

Кадровые мероприятия и стратегия

Чтобы достичь поставленных целей, используются специальные кадровые мероприятия. Для этого важно реагировать на изменения окружающей среды, пользоваться стратегическим планированием и применять имеющиеся возможности.

Мероприятия могут значительно отличаться, так как зависят от выбранной стратегии, кадровой политики и уровня планирования.

Кадровые технологии в государственных организациях

На государственном уровне формируется кадровая политика отдельного органа власти, а также каждого звена. Основная задача внедрения технологий заключается в формировании цели, зависящей от стратегии развития страны. Это позволяет поставить задачи и выявить проблемы, решаемые с помощью отдела кадров.

Внимание! На уровне государства политика учитывает наличие внутренних ресурсов, традиционных устоев и возможностей внешней среды.

К самым популярным технологиям, используемым на государственном уровне, относится кадровый конкурс, проводимый в открытом виде, аттестация работников, внедрение образовательных программ, реализация квалификационного экзамена, а также разработка методик мотивации и стимулирования сотрудников.

Взаимоотношения с другими отделами

Служба кадров обязана сотрудничать с иными подразделениями компании.

С бухгалтерией

Совместно решаются вопросы, касающиеся оплаты труда сотрудников. В бухгалтерию передаются документы, на основании которых принимаются или увольняются специалисты. Дополнительно передаются бумаги, имеющие отношение к командировкам, отпускам, штрафам или поощрениям.

С юридическим отделом

Во время общения кадровиков с юристами обеспечивается получение сведений об изменениях в законах. Это позволяет своевременно получать правовую поддержку в процессе найма или увольнения граждан.

Требования к отделу

Подразделение должно отвечать некоторым простым требованиям:

• наличие актуальных знаний у всех работников;
• подготовка методических материалов;
• возможность проводить анализ рынка труда или иных показателей;
• наличие оптимального количества сотрудников для мониторинга и контроля;
• применение специалистами современных методов оценки;
• возможность для переобучения и повышения квалификации.

Внимание! Перед наймом нового кадровика оценивается его образование, опыт и личные качества, позволяющие выявить соответствие требованиям всей службы.

Оценка эффективности работы

Для определения эффективности функционирования кадровой службы учитываются факторы:

• следование работников правилам и нормам, установленным на законодательном уровне;
• ориентация на улучшение положения персонала компании;
• открытость к внешним факторам влияния.

Внимание! Основной целью подразделения выступает повышение качества кадрового потенциала, для чего постоянно улучшается квалификация и навыки работников.

Численность работников

Количество кадровиков зависит от размера компании, числа сотрудников в фирме, а также иных факторов. Поэтому целесообразно пользоваться формулой:

Численность отдела кадров = трудоемкость работ / фонд рабочего времени одного сотрудника

Руководители предприятий обычно пользуются интуитивным подходом к подсчету числа кадровиков.

Кадровая служба предназначена для найма, перевода или иного взаимодействия с наемными специалистами. Она может обладать разной структурой, а также наделяется различными функциями и задачами, определяемыми руководителем компании.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Кадровая служба в организации

• Как написать заявление об оскорблении
• Дают ли больничный в платной клинике
• Повышение зарплаты медработникам
• Что такое справка уклониста и нужно ли ее получать
• Коды 10 и 21 в больничном листе

Функции кадровой службы

Первая, наиважнейшая функция отдела — ведение кадровой документации в соответствии с требованиями законодательства по труду. Если в организации не налажено делопроизводство — она всегда под дамокловым мечом проверки инспекции по труду. Игнорировать эту деятельность ни в коем случае нельзя. Кроме того, есть еще охрана труда — это еще более жестко регулируемая законом функция, которую часто вменяют в обязанности отдела кадров.

Остальные же задачи бывают опциональными. Кадровая служба организации занимается следующими направлениями:

• учет и нормирование труда;
• подбор персонала;
• оценка;
• развитие, обучение;
• мотивация персонала;
• формирование корпоративной культуры организации.

Какие функции выполняет HR-отдел, решает руководитель организации, исходя из стратегических задач и планов развития компании.

Структура кадровой службы

Структура отдела зависит, во-первых, от размера компании (численности штата), а во-вторых, от тактических задач, поставленных перед специалистами по кадрам. В маленьких компаниях кадровое делопроизводство поручают бухгалтеру или даже секретарю. Если же компания большая, активно развивающаяся, заинтересованная в быстром и эффективном закрытии вакансий, удержании персонала, его развитии, тогда по каждому из направлений работы должны работать отдельные специалисты или группы специалистов, например:

• отдел кадров (делопроизводство);
• служба охраны труда (обязателен выделенный специалист, если в штате организации более 50 человек);
• отдел рекрутинга;
• отдел адаптации;
• ассесмент-центр;
• учебный центр;
• департамент компенсаций и льгот.

Возглавляет службу директор по персоналу.

Иногда делопроизводство и охрана труда бывают выведены в отдельные структурные единицы, которые не подчиняются директору по персоналу.

Как формировать кадровую политику

Функционал работников кадровых служб включает в себя не только ведение кадрового делопроизводства. Им приходится быть то секретарями, то юристами, а иногда и формировать кадровую политику.

История

Нынешняя работа надоела; стало скучно пару раз в год отправлять людей в отпуска и ежеквартально сдавать отчеты, а в голове постоянно всплывал один и тот же эпизод из фильма «Три мушкетера». Точнее, не эпизод, а фраза: «Господа, мы тупеем на этой войне». Вот и Алина, отупев от вечной рутины, решила сменить работу. Да, в той же кадровой сфере (не возвращаться же обратно в секретари), но отличающейся по содержанию.

Интересную вакансию она увидела практически сразу: небольшая компания, зато от кандидата ждут организацию корпоративных мероприятий (уже что-то живое и творческое), участие в наполнении корпоративного сайта и… разработку кадровой политики. Последнее немного смутило: о таком Алина раньше не слышала.

«Гугл всемогущий» немедленно выдал ей нужную статью: с таблицей, включающей в себя этапы развития организации, типы политики в зависимости от взаимодействия с внешней средой, организации кадровых процессов, реакции руководства. Мозги начали закипать от обилия терминологии, за которой не удавалось разглядеть сути описываемого предмета. И Алина решила посоветоваться с приятельницей — та работала директором по персоналу и могла рассказать, что представляет из себя кадровая политика на практике.

— Во-первых, запомни: кадровая политика — это не написанный документ, а действия руководства в отношении персонала. Если руководство считает, что ты разработаешь политику, при которой все станут радостно и хорошо трудиться, но сами начальники нечего не поменяют в своей работе, не соглашайся, потому что твоя миссия окажется невыполнимой и тебя же объявят виноватой.

Во-вторых, человек устроен так, что радикально поменять поведение не в состоянии даже при наличии собственного желания. Так что тебе все равно придется сначала зафиксировать текущую кадровую политику, а потом постепенно ее менять, ориентируясь на экономическую ситуацию и планы развития бизнеса.

Кадровая политика организации – это продуманная система взаимодействия руководства и работников. Отвечают за ее реализацию все руководители компании – от линейных до генерального директора. Направления кадровой политики организации бывают пассивными, реактивными, превентивными и активными.

В первом случае руководство практически бездействует, устраняя последствия негативных поступков (часто выливающееся в наказание «стрелочника»), не пытаясь выяснить их причины. Например, поиск нового сотрудника начинается сразу после увольнения прежнего, без формулирования и указания четких критериев поиска и с обвинениями рекрутера в плохой работе.

При реактивной политике негатив не только активно и своевременно устраняют, но и пытаются проанализировать причины его возникновения..

Превентивная политика позволяет не только заранее просчитать возможность конфликтов, некачественного выполнения работы, но и минимизировать их проявление. Работников заранее обучают работе на новом оборудовании, находят продуктивное применение неформальным лидерам, заранее планируют увеличение штата при расширении бизнеса.

Активная политика подразумевает прогнозирование среднесрочного и долгосрочного развития бизнеса, персонала и активное осознанное и целенаправленное управление данными процессами.

Управление кадровой политикой организации может развиваться только поэтапно, невозможно перепрыгнуть из пассивной сразу в активную. Разработка кадровой политики состоит из нескольких этапов.

1. Анализ существующей политики.
2. Разработка конкретных действий по переходу на следующий уровень.
3. Обучение руководства работе в новых условиях.
4. Знакомство персонала с новыми правилами.
5. Контроль соблюдения принципов кадровой политики.

Кадровые технологии на государственной гражданской службе

Все кадровые процедуры, касающиеся служащих государственных органов: от найма до увольнения, регламентируются законом № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ». Основная специфика состоит в том, что поступить на госслужбу можно только по конкурсу (за редким исключением); требования к квалификации и образованию четко прописаны. Для этой категории работников существует ряд ограничений и запретов (например, утрата доверия или гражданство другого государства). Госслужащему нельзя заниматься предпринимательством, приобретать ценные бумаги и открывать счета в иностранных банках.

Положение о кадровой службе

Такой документ не является обязательным — но наличие его поможет структурировать работу отдела: обозначить решаемые задачи, выполняемые функции, права и обязанности специалистов, их взаимодействие внутри отдела, правила коммуникации с другими подразделениями предприятия.

После утверждения Положения руководителем организации оно становится локальным нормативным актом — своего рода должностной инструкцией для всего отдела. Подойти к составлению Положения нужно со всей ответственностью: в дальнейшем эффективность работы отдела оценивается, исходя из того, насколько хорошо выполняются задачи, сформулированные в этом документе.

Все сотрудники отдела должны ознакомиться с содержанием Положения и поставить подпись.

Интересно сравнить два документа: Положение об отделе кадров и Положение об отделе персонала. Различия в функциях очевидны.