Образец профстандарта секретаря в 2021 году
СЗВ-ТД с 1 июля 2021 года: как подготовиться без паники и штрафов
Главное изменение, которое касается всех работодателей, — обязанность заполнять код выполняемой функции. Как этот код подобрать и что будет за пустую графу?
Лучше узнать заветные коды прямо сейчас, чтобы не тратить кучу времени на каждый прием или перевод для отчета СЗВ-ТД.
Что изменилось в отчете:
1 Самая важная поправка — код выполняемой функции стал обязательным для всех работодателей.
2 Еще в сам отчет СЗВ-ТД добавили сведения о работодателе-правопреемнике, коды для работников Крайнего Севера. А на титульном листе убрали раздел «Отчетный период».
3 Отчет нужно сдавать по новой форме с 1 июля 2021 года.
Все правки утвердило еще в прошлом году Постановление Правления ПФ РФ от 27.10.2020 N 769п «О внесении изменений в Постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25 декабря 2019 г. N 730п»
Работодатели, которые применяют профстандарты, заполняют код уже с начала 2021 года, для них меняется только формат (ранее был из профстандартов, теперь по классификатору занятий).
Код выполняемой функции указывается, когда в мероприятии СЗВ-ТД есть должность:
Прием на работу
Перевод на другую должность
Запрет суда занимать должность
Если работник определился с форматом трудовой книжки или у компании изменилось название, код трудовой функции не потребуется.
Как определить код выполняемой функции
Код состоит из пяти цифр в формате ХХХХ.Х:
где 1–4 знаки — код группы занятий из Общероссийского классификатора занятий;
5-й знак — контрольное число, указанное рядом с кодом группы из того же классификатора.
В классификаторе занятий записаны не должности, а реальные трудовые обязанности сотрудника. Это усложняет поиск кода.
1) Искать по должности
Некоторые выполняемые функции в классификаторе звучат так же, как название должности. Например, для должности «бухгалтер» есть одноименный код «2411.6 Бухгалтеры», для секретаря — код «4120.1 Секретари (общего профиля)».
Если поиск по должности не дал результатов, переходите к пункту 2.
2) Искать по комментариям классификатора
Для большинства должность и функция не совпадают по названию, но в комментариях к классификатору для каждого кода есть примеры должностей.
Пример несколько должностей
Код выполняемой функции
Руководители учреждений, организаций и предприятий
Руководители служб по сбыту и маркетингу
Управляющие финансовой деятельностью
Менеджер по продажам
Специалисты по сбыту продукции (исключая информационно-коммуникационные технологии)
Специалист по кадрам
Служащие по ведению кадровой документации
Служащие, занятые учетом, приемом и выдачей товаров на складе
Специалисты по сбыту продукции
Посыльные, доставщики пакетов и багажа и подобные работники
3) Подбирать код по описанию выполняемых обязанностей
Для подбора кода ориентируйтесь на описание группы и подгруппы. Например, для должности менеджера по персоналу выбираем код «2423.6 Специалисты в области подбора и использования персонала». При этом ориентируется на описание «…оказывают услуги бизнесу, связанные с кадровой политикой, наймом работников, их развитием, анализом занятости и профориентацией».
Почему разумно подготовиться уже сейчас
Если в отчете после 1 июля код не будет заполнен, ПФР не примет отчет. В случае опоздания, представления неполных или недостоверных сведений отвечать будет должностное лицо. А это штраф от 300 до 500 руб., но возможно обойтись предупреждением.
Санкции не применяются к предпринимателям, так как они не приравниваются к должностным лицам.
Пока проверки правильности указания кода нет — контролировать будут только наличие кода и его формат из 5 цифр.
Поиск нужного кода — занятие трудоемкое. А отчет СЗВ-ТД при приеме сотрудника нужно отправить не позднее следующего дня с даты приказа.
Чтобы не тратить каждый раз время, допишите коды выполняемых функций в штатном расписании.
З. Мамалимова, специалист по труду отдела ГКУ ЗМ ЦЗН по Буздякскому району
Должностная инструкция секретаря согласно профстандарту
Секретарь – ответственная профессия. К специалисту, занимающему данную должность, предъявляется огромное количество требований. Их перечень отражен в профессиональном стандарте и должностной инструкции.
Что это такое
Профессиональный стандарт – именно такое название получил важнейший на любом предприятии документ. В нем отражены следующие нормы:
- трудовые функции сотрудника согласно его квалификационному уровню и занимаемой должности;
- базовые требования, предъявляемые к знаниям, опыту, практическим навыкам.
Профстандарт секретаря, как и любой другой аналогичный документ, традиционно включает описание качественного уровня специалиста, которому он обязуется в полной мере соответствовать, чтобы иметь возможность работать в штате компании. Об этом написано в ст. 195.1 Трудового кодекса РФ.
На практике все профессиональные стандарты идентичны и обладают единой структурой (на базе Приказа Минтруда РФ №147н от 12.04.2013 «Об утверждении макета профессионального стандарта».
В сравнении со специализированными справочниками, содержащими квалификационные требования и достижения, профессиональные стандарты предоставляют наиболее четкое представление о трудовых опциях работника. Есть предположение, что с течением времени профстандарты станут полноценной заменой квалификационным справочникам как документы, имеющие наибольшее соответствие современным требованиям.
Кроме того, профессиональный стандарт секретаря используется для достижения следующих целей:
- организация процесса обучения и аттестации работников;
- формирование политики, применяемой в отношении штата;
- проведение управленческих мероприятий;
- облегчение градации разрядов квалификации;
- выработка собственных систем оплаты труда.
Это далеко не весь перечень задач, которые могут быть решены с помощью данного документа. Но они являются приоритетными для каждой организации.
Профстандарт в 2018 году
В рамках профессионального стандарта секретаря 2018 года представлены следующие данные:
- список трудовых функций, которые должен выполнять секретарь руководителя или его заместителя, иного сотрудника;
- перечень знаний, практических навыков и умений, актуальных для конкретного предприятия;
- обязательный стаж работы и квалификационный уровень для каждой трудовой задачи.
Профессиональный стандарт подразумевает проведение оперирования кодировками ОКЗ и ОКВЭД в целях рационального ведения статистики. По сути, профстандарт представляет инструмент, используемый для унификации всех критериев и требований, которым обязуются отвечать сотрудники, занимающие должность секретаря.
Цель его существования – оптимизация политики кадров в рамках рабочего процесса.
Содержание и структура
В официальном документе профессиональный стандарт, разработанный для секретаря руководителя, находится под номером 447. Структурно он включает несколько основных частей:
- Общие сведения. Содержат конкретные материалы относительно кодирования и обозначения цели должности. Здесь же содержатся сведения о полном наименовании должности.
- Функциональная карта. В этом пункте полностью отражен весь список функций и указана категория, которой должен соответствовать сотрудник.
- Описание трудовых функций. Здесь детально представлен перечень практических навыков и теоретических знаний, которыми должен владеть специалист.
- Выходные сведения о разработчиках. В рамках пункта фигурирует указание лица, которое разработало стандарт.
Условия применения
От того, какую степень собранности и организованности имеет сотрудник, находящийся на должности, зависит упорядоченность функционирования всей организации. Его профессиональной подготовкой определяется степень состоятельности руководителя как лидера, способного приводить фирму к успеху.
Использование стандарта позволяет внедрить в рабочий процесс современные наработки в различных областях и оптимизировать хозяйственную деятельность в целом.
Трудовые функции по ЕКС
В соответствии с единым квалификационным справочником (ЕКС), специалист, занимающий эту должность, имеет следующие функции и обязательства:
- проведение работы, связанной с организационно-техническим обеспечением деятельности руководства;
- прием корреспонденции, которая поступает на рассмотрение к руководителю – его непосредственному начальнику, напарнику;
- передача документов в соответствующие структурные подразделения или определенным исполнителям;
- ведение делопроизводства, осуществление многочисленных операций;
- подготовка документации, требуемой для выполнения руководителем его должностных обязанностей;
- слежение за фактом своевременного рассмотрения другими сотрудниками документов, которые поступили на исполнение;
- проведение проверочных мероприятий в отношении правильности заполнения бумаг, редактирование и внесение корректировок;
- организация переговоров по телефону, запись информации, адресованной руководителю, при его отсутствии, доведение до его сведения впоследствии;
- прием важных материалов посредством приемно-переговорных аппаратов, телефонограммы, доведение их до требуемых адресатов;
- составление запросов и писем, подготовка ответов их авторам;
- организация заседаний, конференций, совещаний, семинаров, ведение и оформление протоколов, составленных в ходе этих мероприятий;
- контроль исполнения со стороны сотрудников приказов и распоряжений;
- полноценное ведение контрольно-регистрационной картотеки;
- снабжение рабочего места руководителя всеми необходимыми средствами оргтехники;
- печать служебных данных, которые нужны для работы начальства;
- прием лиц, посещающих офис;
- содействие оперативному процессу рассмотрения предложений и просьб;
- формирование дел согласно утвержденной номенклатуре и утверждение их сохранности.
Что делать, пока не утвержден
Регистрация профессионального стандарта произошла в Министерстве юстиции 2 июня 2015 года №37509.
Цель – регламентирование работы сотрудников, которые занимаются подобной деятельностью. В соответствии с данным документом помощники руководителей, делопроизводители, администраторы обязуются обеспечить эффективный процесс реализации управленческих функций и поспособствовать внедрению прогрессивных технических разработок.
Пока новый профессиональный стандарт не вступил в силу, придерживаться его норм необязательно. Тем не менее, работодатели в процессе регламентирования деятельности своих подчиненных могут брать его текст за основу.
Квалификационные требования
Принимаемый на работу сотрудник должен владеть информацией о нормативных документах, постановлениях, распоряжениях, приказах, которые касаются деятельности организации.
Немаловажную роль играет знание структуры и руководящего состава, основ организации делопроизводства, способов оформления и обработки документации.
Предъявляется требование, связанное с правилами пользования устройствами переговоров, печати деловых писем и делового общения, а также нормами охраны труда.
Специалист должен иметь диплом о получении высшего профессионального образования без предъявления особых требований к рабочему стажу или документ, подтверждающий наличие среднего образования с требованием к стажу, который должен составлять от двух лет.
Немаловажную роль играет наличие определенных личностных качеств:
- добросовестность;
- честность;
- исполнительность;
- трудолюбие;
- упорство;
- усидчивость;
- опрятный внешний вид.
В классическом представлении профессиональный стандарт схож с должностной инструкцией и имеет аналогичную с ней структуру.
Обязательные атрибуты, которые должны присутствовать в документе, следующие:
- функциональные обязанности, выполняемые в процессе пребывания на рабочем месте;
- квалификационные требования;
- необходимые практические навыки и теоретические знания;
- порядки проведения проверок знаний (аттестации) и определения их результатов.
Нормативная регламентация
Деятельность делопроизводителя, старшего помощника руководителя, администратора, секретаря регламентируется федеральным (Трудовой кодекс РФ), региональным (приказы, издания, постановления региональных властей) и местным (локальные нормативные акты, распоряжения руководства, должностные инструкции) законодательством.
Видео, на котором рассказывается о том, как составлять и вносить изменения в должностные инструкции.
Профстандарт секретаря
Профессиональный стандарт секретаря используется для документирования трудовых функций и определения уровня его квалификации. Документ в обязательном порядке используется в бюджетных организациях, а также в компаниях, контролируемых государством и местными органами власти. Но даже в частном секторе профстандарт поможет работодателю упорядочить взаимоотношения с сотрудником, например, при составлении должностных инструкций или норм трудового распорядка.
Необходимость профстандарта
Профессиональные стандарты вошли в обиход с принятия 122-ФЗ, утвержденного в 2015 году. Они носят обязательный характер в двух случаях:
- Если организация на 50% и более контролируется государством или муниципалитетом (Постановление Правительства РФ №584 от 27 июня 2016 года).
- Если для должности сотрудника в ТК РФ или в других нормативно-правовых актах установлены требования по его квалификации (статья 195.3 ТК).
Если необходимости в применении профстандартов нет, то их использование остается на усмотрение работодателя. На практике их применяют в частном секторе для:
- Снижения рисков при проверках, осуществляемых Рострудом, ПФР и прочими контролирующими инстанциями.
- Получения возможностей на правовой основе отказывать кандидатам в приеме на работу из-за их несоответствия требованиям по квалификации.
- Помощи в создании должностных инструкций и иной документации, регулирующей трудовые отношения.
- Использования в административных и судебных спорах в области трудовых отношений.
- Разработки размеров зарплат, если у работодателя действует тарифная система оплаты труда.
- Создания списков квалификационных требований к кандидатам на трудоустройство и действующим сотрудникам.
Важно отметить, что вместе с профстандартами для этих целей могут применяться и разделы квалификационных справочников (ЕКС и ЕТКС).
Внимание! Неприменение работодателем обязательных положений профстандартов классифицируется как правонарушение административного характера и наказывается согласно статье 5.27 КоАП РФ.
Содержание и структура документа
Для описания должности секретаря используется профстандарт 07.006, утверждённый Минтрудом 20.11.2018 года. Он включает 4 раздела:
- Общие положения. Здесь дается описание рода занятий и подходящих видов экономической деятельности.
- Общая характеристика трудовых функций. Профстандарт определяет 4 базовых функции, необходимых для должности секретаря: обеспечение деятельности организации и её руководителя в документарной, информационной и других сферах. Также раздел содержит уровни квалификации специалиста: 3 основных и 24 вспомогательных.
- Конкретизация трудовых функций. Здесь дается расширенная характеристика должностных функций, перечисленных в предыдущей части. Каждая функция расшифровывается с точки зрения требуемой квалификации (опыт работы, уровень образования и пр.), а также необходимых для её качественного выполнения знаний и умений. Так, описание обязанности по приему и распределению телефонных звонков включает: трудовые действия (их регистрация и перенаправление), знания (принципов деловой этики, структуры организации и пр.) и практические умения (создавать видеоконференцию, поддерживать беседу со звонившим и т.д.).
- В заключительной части приведены организации, ответственные за разработку документа.
Внимание! Профстандарт не охватывает весь спектр деятельности секретаря. Например, в нем не содержится данных о порядке подчинения, правилах временной замены или должностных полномочиях. Как правило, эти сведения прописываются в трудовом договоре и должностной инструкции.
Порядок применения
Порядок внедрения профстандарта в практику документооборота организации-работодателя должен следовать определенным правилам.
- На первом этапе проводится рассмотрение и классификация работ, выполняемых организацией и сотрудниками. Это необходимо, чтобы подобрать подходящий профстандарт или раздел квалификационного справочника.
- Далее рассматривается имеющаяся документация на предмет соответствия квалификационным характеристикам из профстандарта. В первую очередь изучаются трудовые договора, должностные инструкции и правила трудового распорядка.
- Проводится внесение необходимых изменений в трудовую документацию организации. Она должна быть подстроена под требования профстандарта.
Уже на основе обновленной трудовой документации и внедренных профстандартов можно проводить изменения в квалификационных требованиях к сотрудникам. Нужно различать применение этих требований к кандидатам и уже действующим сотрудникам. Наниматель вправе установить квалификационные критерии к кандидатам на должность с использованием положений профильного профстандарта. И, если кандидаты не подходят под требования, отказывать им в приеме на работу. Но уже действующего сотрудника уволить нельзя, даже если он формально не подходит под требования профстандарта: ТК РФ не предусматривает такой возможности. Это невозможно, даже если сотрудник отказывается проходить дополнительное обучение или переаттестацию.
Внимание! Для минимизации риска трудовых конфликтов с работником наниматель может попытаться перевести его на другую позицию. По статье 72.1 ТК для этого требуется согласие самого сотрудника.
Секретарь руководителя профессиональный стандарт
Что должен знать и какие нормы соблюдать секретарь руководителя, разберем подробнее далее.
Профстандарт секретаря: какой он
Новый вариант профессионального стандарта для секретарей вступил в силу в 2016 году, но руководители и сами секретари до сих пор не поняли его сути для применения.
Не понятно также, чем он полезен в работе и зачем его соблюдать.
Если компания развивается, значит в ней трудится сплоченная команда и отличный руководитель. Но начальник не может все делать сам, поэтому у него всегда есть под рукой незаменимый специалист — личный секретарь.
Конечно, в зависимости от сферы деятельности и особенностей организации, секретари занимают различные позиции и выполняют разные задачи.
Рабочий функционал секретарей в каждой компании серьезно отличается, так как где-то важнее делопроизводство, или административные обязанности, либо ведение рабочего процесса и документации своего босса.
Скорее всего именно наличие гибких границ в плане обязанностей у профессиональных секретарей, и привело к созданию единого стандарта, или документа отражающего все необходимые навыки и требования к секретарям в принципе.
Стоит учитывать, что в профстандартах иногда встречаются требования, которых нет в ТК. А значит они скорее рекомендации и выполнять их или нет зависит от самого секретаря, либо от компании.
Какой сейчас профессиональный стандарт для секретаря и что в нем важного?
По сути, это такой документ, состоящий из нескольких частей или разделов.
В общих положениях которого указаны название должности секретаря и его цели. Далее обязанности, они прописаны в функциональной карте, там же есть и про навыки.
Но скорее тут общее представление о том, кто такой секретарь и что он должен делать на своем рабочем месте.
- работа с документами;
- организационная деятельность;
- ведение рабочего расписания;
- сбор информации;
- обработка входящей и исходящей корреспонденции;
- административные задачи и т. д.
А вот трудовые функции секретаря — это отдельный, третий раздел. Который включает в себя конкретный список того, что он делает во время работы.
Например, работа с личной почтой и звонками руководителя, обеспечение его необходимой информацией, планирование и ведение переговоров, соблюдение субординации и служебного этикета, фиксация важных данных или составление отчетности.
Подведем итоги: для секретарей нужно грамотно использовать предложенный стандарт, так как он помогает составить объективную картину соответствия сотрудника занимаемой им должности.
Получить подробную консультацию по подбору компетентного секретаря или помощника руководителя, а также пройти профессиональное обучение или повышение квалификации в этой сфере, вы можете в Школе персональных ассистентов Smart & Talented.