Образец профстандарта секретаря в 2021 году

СЗВ-ТД с 1 июля 2021 года: как подготовиться без паники и штрафов

Главное изменение, которое касается всех работодателей, — обязанность заполнять код выполняемой функции. Как этот код подобрать и что будет за пустую графу?

Лучше узнать заветные коды прямо сейчас, чтобы не тратить кучу времени на каждый прием или перевод для отчета СЗВ-ТД.

Что изменилось в отчете:

1 Самая важная поправка — код выполняемой функции стал обязательным для всех работодателей.

2 Еще в сам отчет СЗВ-ТД добавили сведения о работодателе-правопреемнике, коды для работников Крайнего Севера. А на титульном листе убрали раздел «Отчетный период».

3 Отчет нужно сдавать по новой форме с 1 июля 2021 года.

Все правки утвердило еще в прошлом году Постановление Правления ПФ РФ от 27.10.2020 N 769п «О внесении изменений в Постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25 декабря 2019 г. N 730п»

Работодатели, которые применяют профстандарты, заполняют код уже с начала 2021 года, для них меняется только формат (ранее был из профстандартов, теперь по классификатору занятий).

Код выполняемой функции указывается, когда в мероприятии СЗВ-ТД есть должность:

Прием на работу

Перевод на другую должность

Запрет суда занимать должность

Если работник определился с форматом трудовой книжки или у компании изменилось название, код трудовой функции не потребуется.

Как определить код выполняемой функции

Код состоит из пяти цифр в формате ХХХХ.Х:

где 1–4 знаки — код группы занятий из Общероссийского классификатора занятий;

5-й знак — контрольное число, указанное рядом с кодом группы из того же классификатора.

В классификаторе занятий записаны не должности, а реальные трудовые обязанности сотрудника. Это усложняет поиск кода.

1) Искать по должности

Некоторые выполняемые функции в классификаторе звучат так же, как название должности. Например, для должности «бухгалтер» есть одноименный код «2411.6 Бухгалтеры», для секретаря — код «4120.1 Секретари (общего профиля)».

Если поиск по должности не дал результатов, переходите к пункту 2.

2) Искать по комментариям классификатора

Для большинства должность и функция не совпадают по названию, но в комментариях к классификатору для каждого кода есть примеры должностей.

Пример несколько должностей

Код выполняемой функции

Руководители учреждений, организаций и предприятий

Руководители служб по сбыту и маркетингу

Управляющие финансовой деятельностью

Менеджер по продажам

Специалисты по сбыту продукции (исключая информационно-коммуникационные технологии)

Специалист по кадрам

Служащие по ведению кадровой документации

Служащие, занятые учетом, приемом и выдачей товаров на складе

Специалисты по сбыту продукции

Посыльные, доставщики пакетов и багажа и подобные работники

3) Подбирать код по описанию выполняемых обязанностей

Для подбора кода ориентируйтесь на описание группы и подгруппы. Например, для должности менеджера по персоналу выбираем код «2423.6 Специалисты в области подбора и использования персонала». При этом ориентируется на описание «…оказывают услуги бизнесу, связанные с кадровой политикой, наймом работников, их развитием, анализом занятости и профориентацией».

Почему разумно подготовиться уже сейчас

Если в отчете после 1 июля код не будет заполнен, ПФР не примет отчет. В случае опоздания, представления неполных или недостоверных сведений отвечать будет должностное лицо. А это штраф от 300 до 500 руб., но возможно обойтись предупреждением.

Санкции не применяются к предпринимателям, так как они не приравниваются к должностным лицам.

Пока проверки правильности указания кода нет — контролировать будут только наличие кода и его формат из 5 цифр.

Поиск нужного кода — занятие трудоемкое. А отчет СЗВ-ТД при приеме сотрудника нужно отправить не позднее следующего дня с даты приказа.

Чтобы не тратить каждый раз время, допишите коды выполняемых функций в штатном расписании.

З. Мамалимова, специалист по труду отдела ГКУ ЗМ ЦЗН по Буздякскому району

Должностная инструкция секретаря согласно профстандарту

Секретарь – ответственная профессия. К специалисту, занимающему данную должность, предъявляется огромное количество требований. Их перечень отражен в профессиональном стандарте и должностной инструкции.

Что это такое

Профессиональный стандарт – именно такое название получил важнейший на любом предприятии документ. В нем отражены следующие нормы:

• трудовые функции сотрудника согласно его квалификационному уровню и занимаемой должности;
• базовые требования, предъявляемые к знаниям, опыту, практическим навыкам.

Профстандарт секретаря, как и любой другой аналогичный документ, традиционно включает описание качественного уровня специалиста, которому он обязуется в полной мере соответствовать, чтобы иметь возможность работать в штате компании. Об этом написано в ст. 195.1 Трудового кодекса РФ.

На практике все профессиональные стандарты идентичны и обладают единой структурой (на базе Приказа Минтруда РФ №147н от 12.04.2013 «Об утверждении макета профессионального стандарта».

В сравнении со специализированными справочниками, содержащими квалификационные требования и достижения, профессиональные стандарты предоставляют наиболее четкое представление о трудовых опциях работника. Есть предположение, что с течением времени профстандарты станут полноценной заменой квалификационным справочникам как документы, имеющие наибольшее соответствие современным требованиям.

Кроме того, профессиональный стандарт секретаря используется для достижения следующих целей:

• организация процесса обучения и аттестации работников;
• формирование политики, применяемой в отношении штата;
• проведение управленческих мероприятий;
• облегчение градации разрядов квалификации;
• выработка собственных систем оплаты труда.

Это далеко не весь перечень задач, которые могут быть решены с помощью данного документа. Но они являются приоритетными для каждой организации.

Профстандарт в 2018 году

В рамках профессионального стандарта секретаря 2018 года представлены следующие данные:

• список трудовых функций, которые должен выполнять секретарь руководителя или его заместителя, иного сотрудника;
• перечень знаний, практических навыков и умений, актуальных для конкретного предприятия;
• обязательный стаж работы и квалификационный уровень для каждой трудовой задачи.

Профессиональный стандарт подразумевает проведение оперирования кодировками ОКЗ и ОКВЭД в целях рационального ведения статистики. По сути, профстандарт представляет инструмент, используемый для унификации всех критериев и требований, которым обязуются отвечать сотрудники, занимающие должность секретаря.

Цель его существования – оптимизация политики кадров в рамках рабочего процесса.

Содержание и структура

В официальном документе профессиональный стандарт, разработанный для секретаря руководителя, находится под номером 447. Структурно он включает несколько основных частей:

1. Общие сведения. Содержат конкретные материалы относительно кодирования и обозначения цели должности. Здесь же содержатся сведения о полном наименовании должности.
2. Функциональная карта. В этом пункте полностью отражен весь список функций и указана категория, которой должен соответствовать сотрудник.
3. Описание трудовых функций. Здесь детально представлен перечень практических навыков и теоретических знаний, которыми должен владеть специалист.
4. Выходные сведения о разработчиках. В рамках пункта фигурирует указание лица, которое разработало стандарт.

Условия применения

От того, какую степень собранности и организованности имеет сотрудник, находящийся на должности, зависит упорядоченность функционирования всей организации. Его профессиональной подготовкой определяется степень состоятельности руководителя как лидера, способного приводить фирму к успеху.

Использование стандарта позволяет внедрить в рабочий процесс современные наработки в различных областях и оптимизировать хозяйственную деятельность в целом.

Трудовые функции по ЕКС

В соответствии с единым квалификационным справочником (ЕКС), специалист, занимающий эту должность, имеет следующие функции и обязательства:

• проведение работы, связанной с организационно-техническим обеспечением деятельности руководства;
• прием корреспонденции, которая поступает на рассмотрение к руководителю – его непосредственному начальнику, напарнику;
• передача документов в соответствующие структурные подразделения или определенным исполнителям;
• ведение делопроизводства, осуществление многочисленных операций;
• подготовка документации, требуемой для выполнения руководителем его должностных обязанностей;
• слежение за фактом своевременного рассмотрения другими сотрудниками документов, которые поступили на исполнение;
• проведение проверочных мероприятий в отношении правильности заполнения бумаг, редактирование и внесение корректировок;
• организация переговоров по телефону, запись информации, адресованной руководителю, при его отсутствии, доведение до его сведения впоследствии;
• прием важных материалов посредством приемно-переговорных аппаратов, телефонограммы, доведение их до требуемых адресатов;
• составление запросов и писем, подготовка ответов их авторам;
• организация заседаний, конференций, совещаний, семинаров, ведение и оформление протоколов, составленных в ходе этих мероприятий;
• контроль исполнения со стороны сотрудников приказов и распоряжений;
• полноценное ведение контрольно-регистрационной картотеки;
• снабжение рабочего места руководителя всеми необходимыми средствами оргтехники;
• печать служебных данных, которые нужны для работы начальства;
• прием лиц, посещающих офис;
• содействие оперативному процессу рассмотрения предложений и просьб;
• формирование дел согласно утвержденной номенклатуре и утверждение их сохранности.

Что делать, пока не утвержден

Регистрация профессионального стандарта произошла в Министерстве юстиции 2 июня 2015 года №37509.

Цель – регламентирование работы сотрудников, которые занимаются подобной деятельностью. В соответствии с данным документом помощники руководителей, делопроизводители, администраторы обязуются обеспечить эффективный процесс реализации управленческих функций и поспособствовать внедрению прогрессивных технических разработок.

Пока новый профессиональный стандарт не вступил в силу, придерживаться его норм необязательно. Тем не менее, работодатели в процессе регламентирования деятельности своих подчиненных могут брать его текст за основу.

Квалификационные требования

Принимаемый на работу сотрудник должен владеть информацией о нормативных документах, постановлениях, распоряжениях, приказах, которые касаются деятельности организации.

Немаловажную роль играет знание структуры и руководящего состава, основ организации делопроизводства, способов оформления и обработки документации.

Предъявляется требование, связанное с правилами пользования устройствами переговоров, печати деловых писем и делового общения, а также нормами охраны труда.

Специалист должен иметь диплом о получении высшего профессионального образования без предъявления особых требований к рабочему стажу или документ, подтверждающий наличие среднего образования с требованием к стажу, который должен составлять от двух лет.

Немаловажную роль играет наличие определенных личностных качеств:

• добросовестность;
• честность;
• исполнительность;
• трудолюбие;
• упорство;
• усидчивость;
• опрятный внешний вид.

В классическом представлении профессиональный стандарт схож с должностной инструкцией и имеет аналогичную с ней структуру.

Обязательные атрибуты, которые должны присутствовать в документе, следующие:

• функциональные обязанности, выполняемые в процессе пребывания на рабочем месте;
• квалификационные требования;
• необходимые практические навыки и теоретические знания;
• порядки проведения проверок знаний (аттестации) и определения их результатов.

Нормативная регламентация

Деятельность делопроизводителя, старшего помощника руководителя, администратора, секретаря регламентируется федеральным (Трудовой кодекс РФ), региональным (приказы, издания, постановления региональных властей) и местным (локальные нормативные акты, распоряжения руководства, должностные инструкции) законодательством.

Видео, на котором рассказывается о том, как составлять и вносить изменения в должностные инструкции.

Профстандарт секретаря

Профессиональный стандарт секретаря используется для документирования трудовых функций и определения уровня его квалификации. Документ в обязательном порядке используется в бюджетных организациях, а также в компаниях, контролируемых государством и местными органами власти. Но даже в частном секторе профстандарт поможет работодателю упорядочить взаимоотношения с сотрудником, например, при составлении должностных инструкций или норм трудового распорядка.

Необходимость профстандарта

Профессиональные стандарты вошли в обиход с принятия 122-ФЗ, утвержденного в 2015 году. Они носят обязательный характер в двух случаях:

• Если организация на 50% и более контролируется государством или муниципалитетом (Постановление Правительства РФ №584 от 27 июня 2016 года).
• Если для должности сотрудника в ТК РФ или в других нормативно-правовых актах установлены требования по его квалификации (статья 195.3 ТК).

Если необходимости в применении профстандартов нет, то их использование остается на усмотрение работодателя. На практике их применяют в частном секторе для:

• Снижения рисков при проверках, осуществляемых Рострудом, ПФР и прочими контролирующими инстанциями.
• Получения возможностей на правовой основе отказывать кандидатам в приеме на работу из-за их несоответствия требованиям по квалификации.
• Помощи в создании должностных инструкций и иной документации, регулирующей трудовые отношения.
• Использования в административных и судебных спорах в области трудовых отношений.
• Разработки размеров зарплат, если у работодателя действует тарифная система оплаты труда.
• Создания списков квалификационных требований к кандидатам на трудоустройство и действующим сотрудникам.

Важно отметить, что вместе с профстандартами для этих целей могут применяться и разделы квалификационных справочников (ЕКС и ЕТКС).

Внимание! Неприменение работодателем обязательных положений профстандартов классифицируется как правонарушение административного характера и наказывается согласно статье 5.27 КоАП РФ.

Содержание и структура документа

Для описания должности секретаря используется профстандарт 07.006, утверждённый Минтрудом 20.11.2018 года. Он включает 4 раздела:

1. Общие положения. Здесь дается описание рода занятий и подходящих видов экономической деятельности.
2. Общая характеристика трудовых функций. Профстандарт определяет 4 базовых функции, необходимых для должности секретаря: обеспечение деятельности организации и её руководителя в документарной, информационной и других сферах. Также раздел содержит уровни квалификации специалиста: 3 основных и 24 вспомогательных.
3. Конкретизация трудовых функций. Здесь дается расширенная характеристика должностных функций, перечисленных в предыдущей части. Каждая функция расшифровывается с точки зрения требуемой квалификации (опыт работы, уровень образования и пр.), а также необходимых для её качественного выполнения знаний и умений. Так, описание обязанности по приему и распределению телефонных звонков включает: трудовые действия (их регистрация и перенаправление), знания (принципов деловой этики, структуры организации и пр.) и практические умения (создавать видеоконференцию, поддерживать беседу со звонившим и т.д.).
4. В заключительной части приведены организации, ответственные за разработку документа.

Внимание! Профстандарт не охватывает весь спектр деятельности секретаря. Например, в нем не содержится данных о порядке подчинения, правилах временной замены или должностных полномочиях. Как правило, эти сведения прописываются в трудовом договоре и должностной инструкции.

Порядок применения

Порядок внедрения профстандарта в практику документооборота организации-работодателя должен следовать определенным правилам.

• На первом этапе проводится рассмотрение и классификация работ, выполняемых организацией и сотрудниками. Это необходимо, чтобы подобрать подходящий профстандарт или раздел квалификационного справочника.
• Далее рассматривается имеющаяся документация на предмет соответствия квалификационным характеристикам из профстандарта. В первую очередь изучаются трудовые договора, должностные инструкции и правила трудового распорядка.
• Проводится внесение необходимых изменений в трудовую документацию организации. Она должна быть подстроена под требования профстандарта.

Уже на основе обновленной трудовой документации и внедренных профстандартов можно проводить изменения в квалификационных требованиях к сотрудникам. Нужно различать применение этих требований к кандидатам и уже действующим сотрудникам. Наниматель вправе установить квалификационные критерии к кандидатам на должность с использованием положений профильного профстандарта. И, если кандидаты не подходят под требования, отказывать им в приеме на работу. Но уже действующего сотрудника уволить нельзя, даже если он формально не подходит под требования профстандарта: ТК РФ не предусматривает такой возможности. Это невозможно, даже если сотрудник отказывается проходить дополнительное обучение или переаттестацию.

Внимание! Для минимизации риска трудовых конфликтов с работником наниматель может попытаться перевести его на другую позицию. По статье 72.1 ТК для этого требуется согласие самого сотрудника.

Секретарь руководителя профессиональный стандарт

Что должен знать и какие нормы соблюдать секретарь руководителя, разберем подробнее далее.

Профстандарт секретаря: какой он

Новый вариант профессионального стандарта для секретарей вступил в силу в 2016 году, но руководители и сами секретари до сих пор не поняли его сути для применения.
Не понятно также, чем он полезен в работе и зачем его соблюдать.

Если компания развивается, значит в ней трудится сплоченная команда и отличный руководитель. Но начальник не может все делать сам, поэтому у него всегда есть под рукой незаменимый специалист — личный секретарь.

Конечно, в зависимости от сферы деятельности и особенностей организации, секретари занимают различные позиции и выполняют разные задачи.

Рабочий функционал секретарей в каждой компании серьезно отличается, так как где-то важнее делопроизводство, или административные обязанности, либо ведение рабочего процесса и документации своего босса.
Скорее всего именно наличие гибких границ в плане обязанностей у профессиональных секретарей, и привело к созданию единого стандарта, или документа отражающего все необходимые навыки и требования к секретарям в принципе.

Стоит учитывать, что в профстандартах иногда встречаются требования, которых нет в ТК. А значит они скорее рекомендации и выполнять их или нет зависит от самого секретаря, либо от компании.

Какой сейчас профессиональный стандарт для секретаря и что в нем важного?

По сути, это такой документ, состоящий из нескольких частей или разделов.

В общих положениях которого указаны название должности секретаря и его цели. Далее обязанности, они прописаны в функциональной карте, там же есть и про навыки.
Но скорее тут общее представление о том, кто такой секретарь и что он должен делать на своем рабочем месте.

• работа с документами;
• организационная деятельность;
• ведение рабочего расписания;
• сбор информации;
• обработка входящей и исходящей корреспонденции;
• административные задачи и т. д.

А вот трудовые функции секретаря — это отдельный, третий раздел. Который включает в себя конкретный список того, что он делает во время работы.

Например, работа с личной почтой и звонками руководителя, обеспечение его необходимой информацией, планирование и ведение переговоров, соблюдение субординации и служебного этикета, фиксация важных данных или составление отчетности.

Подведем итоги: для секретарей нужно грамотно использовать предложенный стандарт, так как он помогает составить объективную картину соответствия сотрудника занимаемой им должности.

Получить подробную консультацию по подбору компетентного секретаря или помощника руководителя, а также пройти профессиональное обучение или повышение квалификации в этой сфере, вы можете в Школе персональных ассистентов Smart & Talented.