Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Образец приказа об утверждении должностной инструкции

Приказ об утверждении должностных инструкций

О должностных инструкциях

Должностные инструкции разрабатываются на каждую существующую в организации должность. Разработкой документа занимается, как правило, руководитель соответствующей службы или назначенное приказом директора ответственное лицо. Об особенностях составления приказов о назначении ответственных лиц подробно рассказано в отдельном материале нашего сайта.

Должностную инструкцию на самого руководителя разрабатывает также либо назначенное директором предприятия лицо, либо вышестоящее по иерархии лицо, например, директор по административной работе — на начальника отдела кадров и т.п. Инструкция в обязательном порядке подлежит согласованию:

  • с юридическим отделом (юрисконсультом) на предмет соответствия законодательству РФ;
  • с профсоюзным органом предприятия. Отметка о согласовании инструкции проставляется с указанием даты и номера протокола заседания профсоюзного органа, на котором рассматривались инструкции. Должностные инструкции, ухудшающие положение работника в сравнении с условиями, оговоренными Коллективным договором или индивидуальным трудовым договором, утверждению не подлежат;
  • с отделом документационного обеспечения управления на предмет соответствия требованиям Инструкции по делопроизводству или установленной иным документом форме должностной инструкции, используемой в организации.

Если подразделение находится в структуре подчиненности вышестоящего руководителя, требуется и его согласование. Например, отдел кадров может находиться в структуре управления персоналом. В этом случае согласовывать документ будет еще и начальник управления.

Отметки о согласовании инструкции делаются на специальном листе согласования (в том числе, и если инструкция согласовывается в электронной форме). После согласования и, в случае необходимости, внесения изменений, инструкция передается на утверждение.

Составление приказа

Приказ об утверждении должностных инструкций относится к приказам по основной деятельности и оформляется в соответствии с принятыми в организации требованиями. На нашем сайте имеется образец приказа, которым можно пользоваться для собственных нужд.

Приказом могут утверждаться сразу несколько инструкций, например, на все подразделение или для всего административно-управленческого персонала. В приказе должны содержаться следующие обязательные структурные элементы:

  1. «шапка». Если приказ оформляется на бланке организации, в него уже будут интегрированы основные реквизиты организации. Если бланк не используется, то потребуется указать название организации, юридический адрес, ИНН/КПП для юрлиц;
  2. преамбула. В ней указываются ссылки на статьи ТК РФ, ведомственные, отраслевые стандарты и нормативы, на основании которых разработаны инструкции;
  3. слово «приказываю», расположенное по центру под преамбулой;
  4. текст приказа, начинающийся с фразы «Утвердить и ввести в действие с момента подписания настоящего приказа (или иной даты) прилагаемые должностные инструкции». Потребуется перечислить все инструкции;
  5. указание на лиц, ответственных за ознакомление работников с новыми должностными инструкциями. Как правило, это работник отдела кадров (ознакомление вновь принятых сотрудников) и руководитель соответствующего подразделения (ознакомление в процессе работы);
  6. указание на лицо, ответственное за исполнение приказа;
  7. должность, подпись и расшифровку подписи лица, утвердившего инструкции.

Если новая должностная инструкция утверждается взамен старой, потребуется оговорить отмену старой инструкции: «С момента подписания настоящего приказа (даты введения в действие новой инструкции) должностная инструкция от ______ года №____ считается утратившей силу».

Ознакомление

Ознакомить работников с инструкцией можно разными способами. Вновь принятые работники ознакомляются в журнале ознакомления с инструкциями или в приложении к трудовому договору. Если же требуется ознакомить уже работающих сотрудников, можно оформить:

  • лист ознакомления с инструкцией;
  • или журнал ознакомления с инструкциями.

Работники должны проставить подпись и дату ознакомления с инструкцией.

Приказы об утверждении инструкций подшиваются к делу приказов по основной деятельности и хранятся в отделе документационного обеспечения (канцелярии).

Приказ об утверждении должностных инструкций

Составление приказа об утверждении должностных инструкций является завершающим этапом в процедуре разработки и закрепления документов, определяющих функции, права, полномочия и условия работы сотрудников предприятий и организаций.

Для чего нужны должностные инструкции и приказ по их утверждению

Роль должностных инструкций вполне понятна и проста: в них четко прописываются задачи, которые обязаны выполнять работники компаний, находящиеся на той или иной должности, а также сопутствующие их деятельности условия труда.

При этом должностные инструкции не являются строго необходимыми документами, однако имеют самое широчайшее распространение и касаются представителей любых профессий. Их наличие позволяет защитить работодателя от необоснованных претензий со стороны подчиненных, а сотрудников в свою очередь – от чрезмерной нагрузки и исполнения тех функций, которые не входят и их прямые обязанности.

Должностные инструкции разрабатываются в индивидуальном порядке в соответствии со штатным расписанием предприятия и утверждаются приказом руководства – без этого документа они не вступают в законную силу.

При этом все должностные инструкции могут периодически меняться в плане содержащейся в них информации в зависимости от потребностей и текущей ситуации на предприятии, но откорректированные документы также нужно утверждать при помощи приказа руководителя.

Читать еще:  Суммированный учет рабочего времени особенности использования

Следует отметить, что сведения, вносимые в данные документы должны строго соответствовать рамкам законодательства РФ и никоим образом не нарушать гражданские и трудовые права работников.

Именно поэтому составление должностных инструкций обычно входит в компетенцию руководителей структурных подразделений, а затем передается на проверку и утверждение штатному юрисконсульту компании или стороннему юристу – эта мера исключает наличие в нем грубых ошибок и условий, нарушающих права работников.

Можно ли заменить приказ другой формой утверждения

Приказ, так же как и сама должностная инструкция, не является обязательным документом, поэтому иногда вместо написания отдельной распорядительной бумаги достаточно просто поставить на должностной инструкции резолюцию руководителя.

Однако, если предприятие крупное, имеющее целый ряд структурных подразделений, работников и соответственно множество должностей, закрепленных в штатном расписании, директору намного проще и удобнее вводить должностные инструкции в действие при помощи одного приказа, чем визировать десятки отдельных документов.

Основание для приказа

Любой приказ должен быть чем-то обоснован и этот не исключение. Обычно в качестве основания дается ссылка на вполне конкретный закон, но в данном случае, прямого требования в законодательстве на написание и утверждение должностных инструкций нет.

Так что в тексте приказа достаточно просто написать что-нибудь вроде: «В связи с необходимостью соблюдения трудовой дисциплины и организации труда приказываю»…

Кто пишет приказ непосредственно

Приказ об утверждении должностных инструкций может составлять любой сотрудник организации, на которого возложена данная функция:

  • юрисконсульт,
  • специалист кадрового отдела,
  • секретарь и т.д.

Главное условие, чтобы человек имел четкое представление о том, как правильно составлять и оформлять этот документ.

После написания приказа его нужно обязательно передавать на подпись директору компании, поскольку без его автографа приказ не будет считаться действительным и впоследствии его легко можно будет оспорить в судебной инстанции.

Как составлять приказ

На сегодня стандартов по составлению приказов, утверждающих должностные инструкции нет. Так что предприятия и организации могут писать этот документ в произвольном виде или использовать образец, утвержденный в учетной политике фирмы. Однако некоторые сведения указывать в нем все же обязательно:

  • номер,
  • дату и место составления,
  • название компании,
  • полный перечень должностных инструкций, которые утверждает приказ.

В документе следует указать лиц, ответственных за его выполнение (эта часть касается ознакомления с должностными инструкциями работников предприятия), а сами должностные инструкции при необходимости можно отметить отдельным пунктом как приложение к приказу. Кроме того приказ может быть дополнен любой другой нужной информацией.

Как оформлять приказ

Единых норм по оформлению приказа, как и по его содержанию нет: он может быть написан на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, причем как от руки, так и напечатан на компьютере.

Важное условие: приказ должен содержать оригинал подписи директора или иного сотрудника, уполномоченного на визирование распорядительных документов компании.

Также с ним под роспись следует ознакомить работников, ответственных за его исполнение.

Как хранить приказ

Создается приказ обычно в единственном экземпляре и затем регистрируется в журнале учета внутренних документов организации. В период действия приказ надо содержать совместно со всей прочей распорядительной документацией фирмы в месте, доступ к которому должен быть ограничен. После утраты актуальности он передается в архив предприятия, где хранится на протяжении срока, установленного законодательством или локальными нормативными актами компании (но не менее трех лет), после чего его можно утилизировать.

Вопрос недели: Необходимо ли издавать приказ об утверждении должностной инструкции сотрудника для приведения их в соответствие с профстандартом?

Необходимо ли издавать приказ об утверждении должностной инструкции сотрудника для приведения их в соответствие с профстандартом?

Сообщаю Вам следующее:

Нормами действующего законодательства не установлена обязанность работодателя издавать приказ о внесении изменений в должностные инструкции работников, однако такой приказ издавать все же рекомендуется в целях упорядочения документооборота.

При внесении изменений в должностную инструкцию следует учесть:

— что корректировка должностной инструкции либо утверждение ее новой редакции проводится только с письменного согласия работника;

— новые должностные (профессиональные) обязанности не могут превышать рамки выполняемой работником трудовой функции.

В Документе 3 приведены образцы приказов о внесении изменений в должностные инструкции, предлагаем ознакомиться.

Документ 1

Нормами действующего законодательства не установлена обязанность работодателя издавать приказ о внесении изменений в должностные инструкции работников, однако такой приказ издавать все же рекомендуется в целях упорядочения документооборота.

Читать еще:  Обучение на кассира в Москве

Если работодателем были изменены должностные инструкции, то он обязан ознакомить работников с новой редакцией таких инструкций под роспись.

Правовое обоснование: Согласно абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Документ 2

В результате кадровых, структурных и иных изменений в организации возникает необходимость изменить и трудовые обязанности некоторых работников. Соответственно, придется вносить изменения в должностные инструкции. В последнее время в связи с принятием профессиональных стандартов такие изменения особенно актуальны.

При внесении изменений в должностную инструкцию работодатель в первую очередь должен издать приказ об этом. Как выше отмечено, может быть утверждена или новая инструкция, или изменения в нее, утвержденные и оформленные в том же порядке, что и сама инструкция.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, то изменения придется вносить одновременно в оба документа, для чего нужно оформить дополнительное соглашение.

Документ 3

Должностная инструкция работника может быть изменена двумя способами.

Первый способ применяется, если инструкция оформлена как приложения к трудовому договору, что предусматривает изменение трудового договора путем заключения соответствующего допсоглашения к нему.

Второй способ применяется, когда должностная инструкция является самостоятельным документом.

Внесение изменений в должностную инструкцию (разработка ее новой редакции) этим способом осуществляется путем издания соответствующего приказа учреждения о внесении изменений в инструкцию либо об утверждении ее новой редакции и признании утратившей силу прежней.

При внесении изменений в должностную инструкцию в обоих случаях следует учесть:

— что корректировка должностной инструкции либо утверждение ее новой редакции проводится только с письменного согласия работника;

— новые должностные (профессиональные) обязанности не могут превышать рамки выполняемой работником трудовой функции.

Услуга оказывается в соответствии с регламентом услуги ЛИНИЯ КОНСУЛЬТАЦИЙ. Рекомендуем заранее с ним ознакомиться.

Услуга «Линия Консультаций» включает в себя подбор, анализ и предоставление информации, а также нормативных и консультационных материалов, подготовленных с использованием СПС КонсультантПлюс, по вопросу

Ответ подготовил эксперт Линии консультаций

Образец приказа об утверждении должностных инструкций

Должностные инструкции составляются в соответствии с внутренними регламентами компании, их содержание и форма остаются на усмотрение руководителя. Чтобы инструкции вступили в силу, их необходимо утвердить соответствующим приказом или распоряжением. Образец приказа об утверждении инструкции и правила его составления описаны в статье.

Скачать образец приказа об утверждении должностных инструкций (word)

Образец приказа и правила его составления

Утвердить должностные инструкции можно с помощью приказа или распоряжения. Форма этих документов свободная, поскольку утвержденного образца не предусмотрено. Структура стандартная и включает такие разделы:

  1. Название организации.
  2. Дата, место и номер составления приказа.
  3. Обоснование – например: «в связи с необходимостью систематического контроля выполнения должностных обязанностей, оценкой качества работы сотрудников».
  4. Текст решения (после слова «Приказываю»: утверждение инструкций, ответственный за исполнение документа). Это может быть начальник отдела кадров, менеджер отдела и другое ответственное лицо.
  5. Подпись сотрудника, означающая ознакомление с приказом, расшифровка подписи (фамилия, инициалы).
  6. Дата составления, подпись директора, печать организации (при необходимости).

При составлении приказа об утверждении инструкции можно ориентироваться на такой образец.

Приказ составляется ответственным работником. Это может быть:

  • секретарь;
  • менеджер по персоналу;
  • менеджеры других отделов;
  • юрисконсульт и др.

Сотрудники передают документ на подпись руководителю, снимают необходимое количество копий. Приказ необходимо зарегистрировать в журнале внутреннего документооборота. Оригинал хранится вместе с другими документами и предъявляется по первому требованию. Документ хранят в течение всего времени работы компании или до утраты им своей силы. Минимальный срок хранения в архиве составляет 3 года.

Можно ли утвердить должностную инструкцию другим способом

Как составление инструкций, так и издание приказа об их утверждении не является обязательной мерой. Если руководителю удобнее обойтись без этих документов, он может отказаться от их издания. Например, можно составить инструкцию, форму которой утвердить специальной отметкой (виза «Утверждаю» в правом верхнем углу над текстом»).

Оригинальная версия будет храниться у ответственного работника, а ее копии будут подписываться конкретными сотрудниками и храниться у них. С другой стороны, если предприятие довольно крупное, подобный порядок не совсем удобен – и тогда руководство составляет приказ об утверждении каждой инструкции. Также можно составить и одно распоряжение, в котором перечислить сразу несколько утверждаемых инструкций для разных должностей.

Как вносить изменения в должностные инструкции

Инструктирующая документация с течением времени может претерпевать изменения, что связано как с поправками в законодательство, так и с развитием самой компании. Например, у работника могут появляться новые обязанности, полномочия, сфера ответственности. К тому же в компании могут появиться и новые должности в связи с расширением, реорганизацией отделов и т.п.

Читать еще:  Должностная инструкция главного технолога образец 2021

Поэтому появляется необходимость составить новую инструкцию либо внести поправки в старую. Порядок внесения таких поправок законодательством не регулируется. Поэтому руководитель может просто поручить разработать новые документы ответственным сотрудникам, т.е. составлять приказ об этом необязательно.

Как только появится новая редакция документов, их также необходимо утвердить новым приказом. Одновременно с его появлением старое распоряжение утрачивает силу, о чем также нужно написать в новом тексте. Предварительно можно издать распоряжение об утрате силы прежними инструкциями, а также о разработке новых бумаг в установленный срок. Оформить приказ можно в соответствии с таким образцом.

Таким образом, компания имеет полную свободу выбора при составлении описанных документов. Приказ оформляется в произвольной форме, подписывается ответственным сотрудником. К тому же отдельное распоряжение можно вообще не издавать, просто утвердив инструкцию визой «Утверждаю».

Образец приказа об утверждении должностной инструкции

  • Нужно ли утверждать должностные инструкции приказом
  • Кто утверждает и подписывает должностные инструкции
  • Как утвердить должностную инструкцию: общий порядок
  • Приказ об утверждении должностных инструкций

Нужно ли утверждать должностные инструкции приказом

Важно! Работодатель самостоятельно принимает решение о том, в каком порядке оформлять должностные инструкции (далее — ДИ) и вносить в них изменения (см. письмо Роструда № 4412-6).

Обычно правила оформления и утверждения ДИ определяются специальным положением о ДИ. Так, положением может быть предусмотрено, что для утверждения ДИ обязательно издание соответствующего приказа. Более подробно об этом можно узнать из статьи по ссылке: Образец приказа о разработке должностных инструкций.

В целом для утверждения ДИ может быть достаточно и специальной отметки (грифа об утверждении) на первой странице, если именно такой порядок предусмотрен внутренней документацией и правилами документооборота организации.

Кто утверждает и подписывает должностные инструкции

Как мы уже указали выше, порядок утверждения ДИ определятся работодателями самостоятельно.

Обратите внимание! Обычно данная функция возлагается на руководителя организации. Могут потребоваться также визы юридической и кадровой службы предприятия — в зависимости от предусмотренного положением о ДИ порядка.

В качестве исключения можно обозначить ситуации, когда порядок утверждения ДИ вводится на уровне компетентных госорганов. В этой ситуации обособленные и структурные подразделения должны руководствоваться общим регламентом, утвержденным на уровне соответствующего ведомства (например, приложение 5 к приказу ФТС России от 11.08.2009 № 1458 и др.).

Как утвердить должностную инструкцию: общий порядок

Обычный порядок утверждения должностной инструкции в частной организации включает хотя бы одно из перечисленных ниже действий:

  • Нанесение на первой странице ДИ грифа «Утверждаю», содержащего такие реквизиты, как наименование должности руководителя организации, его Ф. И. О., подпись, дату проставления грифа (см. п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
  • Издание приказа об утверждении ДИ. Такой приказ может одновременно также содержать распоряжение о введении в действие утвержденных ДИ и/или отмене ранее действовавших ДИ и другие поручения (более подробно об этом далее).

Обратите внимание! Зачастую нанесения грифа утверждения вполне достаточно, хотя положением о ДИ может быть предусмотрена необходимость выполнения всех перечисленных выше действий.

Приказ об утверждении должностных инструкций

Важно! Типового/унифицированного образца такого приказа к настоящему моменту не существует, поэтому организация может разработать его самостоятельно с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 и локальной документации.

При этом структура приказа может быть такой:

  • наименование документа, место и дата издания;
  • цель издания приказа;
  • распоряжение об утверждении конкретного перечня должностных инструкций;
  • иные сопутствующие распоряжения руководителя (например, о введении в действие утвержденных ДИ, проведении мероприятий по ознакомлению работников с текстом утвержденных ДИ);
  • распоряжение о возложении ответственности об исполнении приказа на конкретное лицо;
  • подпись руководителя;
  • отметка об ознакомлении с приказом ответственного за его исполнение лица.

Такой приказ может быть составлен на основе предлагаемого нами шаблона по ссылке: Приказ об утверждении должностной инструкции — образец.

Таким образом, порядок утверждения должностных инструкций определяется работодателем самостоятельно в локальной документации. При этом данный порядок может и не предусматривать необходимость издания приказа об утверждении ДИ, достаточно может быть и специального грифа об утверждении.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector