Образец должностной инструкции секретаряделопроизводителя 2021 года

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя МОУ СОШ №16

Согласовано Утверждаю

Председатель ПК______ Директор МОУ СОШ №16

Протокол № ____ ___________

от «___»__________ 200__ г. «___»_____________200__ г.

Должностная инструкция.

СЕКРЕТАРЯ-ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе тарифно-квалификационной характеристики, утвержденной поста­новлением Министерства труда Российской Федерации от 6 июня 1996г. №32.

1.2. Секретарь-делопроизводитель назначается на должность и увольня­ется директором школы. На должность секретаря-делопроизводителя на­значаются лица, имеющие профессиональное начальное образова­ние без предъявления требований к стажу работы или среднее (пол­ное) общее образование и специальную подготовку по установлен­ной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Секретарь-делопроизводитель подчиняется непосредственно дирек­тору школы.

1.4. При исполнении должностных обязанностей секретарь-делопроизводитель руководствуется постановлениями, распоряжениями, прика­зами, другими руководящими и нормативными документами, каса­ющимися ведения делопроизводства; стандартами унифицирован­ной системы организационно-распорядительной документации; за­конодательством о труде и инструкцией, о порядке ведения трудо­вых книжек; правилами орфографии и пунктуации; правилами ра­боты на оргтехнике; правилами и нормами охраны труда, техники

безопасности, производственной санитарии и противопожарной за­щиты, а также Уставом и Правилами внутреннего трудового распо­рядка школы и настоящей Инструкцией.

2. Функции

Основными направлениями работы секретаря-делопроизводителя явля­ются:

2.1. выполнение технических функций по обеспечению и обслу­живанию работы директора школы и его заместителей;

3. Должностные обязанности

Секретарь-делопроизводитель выполняет следующие должностные обя­занности:

3.1. получает для директора школы и его заместителей сведения от работников школы, вызывает по поручению директора работни­ков школы и обучающихся;

3.2. организует телефонные переговоры директора школы;

3.3. принимает и передает телефонограммы, записывает в отсут­ствие директора школы принятые сообщения и доводит их до его сведения;

3.4. осуществляет работу по подготовке общих собраний работни­ков школы, заседаний совета школы, педагогического совета, попе­чительского совета, а также совещаний, проводимых директором школы (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация), по по­ручению директора ведет и оформляет протоколы заседаний и сове­щаний;

3.5. следит за обеспечением директора школы канцелярскими при­надлежностями, средствами организационной техники, создает ус­ловия, способствующие эффективной работе директора;

3.6. передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

3.7. печатает по указанию директора школы различные докумен­ты и материалы;

3.8. ведет делопроизводство; формирует дела в соответствии с ут­вержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в уста­новленные сроки сдает в архив;

3.9. принимает поступающую на имя директора школы коррес­понденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с при­нятым в школе порядком и передает после ее рассмотрения дирек­тором по назначению конкретным исполнителям для использова­ния в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за срока­ми выполнения поручений директора школы, взятых на контроль; отправляет корреспонденцию;

принимает личные заявления работников, обучающихся и их родителей (лиц, их заменяющих), документы на подпись директору школы;

организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

осуществляет документационное обеспечение кадровой ра­боты в школе; ведет книгу приказов и хранит ее, ведет и хранит жур­нал учета движения трудовых книжек, хранит и ведет в установлен­ном порядке трудовые книжки работников.

Секретарь-делопроизводитель имеет право:

4.1. запрашивать от работников школы, а в необходимых случаях и от администрации школы нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируе­мых поручений;

4.2. привлекать работников к выполнению поручений админист­рации школы;

4.3. требовать от исполнителей доработки документов, подготов­ленных с нарушением установленных правил составления и оформ­ления документов;

4.4. визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы;

4.5. вносить на рассмотрение администрации школы предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств орга­низационной и вычислительной техники/

5. Ответственность

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка школы, иных локальных нормативных актов, должностных обязан­ностей, установленных настоящей Инструкцией, в том числе за не использование предоставленных прав, секретарь-делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудо­вым законодательством.

5.2. За виновное причинение школе или участникам образователь­ного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) сво­их должностных обязанностей секретарь-делопроизводитель несет матери­альную ответственность в порядке и в пределах, установленных тру­довым и (или) гражданским законодательством.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

6.1. работает в режиме ненормированного рабочего дня по графи­ку, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели;

6.2. взаимодействует в процессе своей деятельности с педагогичес­ким, административным и обслуживающим персоналом по вопро­сам подготовки и представления необходимой информации и мате­риалов на заседания совета школы, педагогического и попечительского советов, проверки выполнения поручений учредителя школы, приказов и распоряжений администрации школы; кадровой, финан­сово-хозяйственной деятельности школы.

Обязанности документоведа

obyazannosti_dokumentoveda.jpg

Похожие публикации

Активное развитие предпринимательской деятельности и увеличение количества документов во всех сферах способствовало популяризации ряда профессий. Одной из них является документовед. Что входит в обязанности документоведа? Чем регламентируется его профессиональная деятельность? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Кто такой документовед?

Вакансия «документовед» присутствует обычно в крупных компаниях, где для работы с документацией нужен отдельный специалист. Документовед ведет реестр документов, сортирует их, а также выполняет ряд других задач. Он знает все о документах и о работе с ними. Близкой профессией является секретарь и архивист.

Необходимость введения данной вакансии обусловлена тем, что вся документация должна быть правильно рассортирована и перемещена в архив. Именно в этом заключаются главные должностные обязанности документоведа в организации. Без налаженной системы документооборота возникнет хаос и беспорядок в бумагах.

Переход организации на электронный документооборот значительно упрощает работу специалиста. Профессиональную деятельность документоведа не стоит считать скучной и заурядной, так как в некоторых случаях он является единственным человеком, посвященным во все деловые тайны компании.

Где может работать документовед:

• в министерствах и ведомствах,
• в государственных и местных органах власти,
• в административных службах,
• в ведомственных архивах,
• в органах ведомственного управлении,
• в коммерческих структурах,
• в организациях, занимающихся разработкой информационных систем и др.

Работа документоведа связана с большой ответственностью. Карьерный рост будет зависеть от места работы. В крупных компаниях документовед может дослужиться до должности управляющего делами, в небольших фирмах – до помощника руководителя.

Требования к документоведу

Документовед, должностные обязанности которого включают работу с важной документацией, должен обладать следующими качествами:

• ответственность;
• внимательность;
• аккуратность;
• скрупулезность;
• усидчивость;
• грамотность;
• хорошая память;
• самоорганизованность;
• дисциплинированность;
• коммуникационные навыки.

Кроме того, документовед должен:

• иметь среднее или высшее образование по специальности «Документоведение» или смежным специальностям;
• уметь работать с ПК;
• знать архивное дело;
• знать порядок оформления, классификации и хранения документов;
• иметь опыт работы с документацией.

Какими нормативными актами регламентируется деятельность документоведа

Обязанности документоведа прежде всего регламентируются должностной инструкцией. Также требования к специалистам устанавливают иные нормативные документы:

• Единый квалификационный справочник должностей (утв. постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787) ;
• Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (о делопроизводстве в органах федеральной власти);
• указы и распоряжения Президента и Правительства РФ;
• законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
• отраслевые документы — правовые акты министерств, комитетов и прочих ведомств;
• государственные стандарты на документацию и пр.

Какие обязанности выполняет документовед в организации?

Должностная инструкция документоведа определяет его функциональные обязанности. К ним относятся:

• ведение документации;
• упорядочение и проверка документов;
• внедрение систем ведения документации;
• ведение реестра документов;
• оптимизация документопотока;
• обеспечение сохранности документации;
• отбор документов для передачи на архивное хранение;
• подготовка и представление материалов к совещаниям‚ встречам и т.п.;
• копирование и сканирование документов;
• регистрация входящей документации и др.

Особенности работы специалиста в школах и детских садах

Чем отличаются обязанности документоведа в школе или ином образовательном учреждении от его работы в иных отраслях? Образовательные учреждения имеют ограниченный штат работников, поэтому одному лицу приходится совмещать сразу несколько профессий: документоведа, секретаря, кадрового работника, делопроизводителя. В обязанности документоведа в детском саду или школе помимо вышеперечисленных функций нередко входит:

• составление трудовых договоров с рабочим персоналом и оформление личных дел сотрудников;
• подготовка проектов распорядительных документов по движению персонала;
• организация и ведение делопроизводства и т.п.

Соискатель работы на должность «Документовед» кроме высшего образования должен иметь опыт работы с документами. Для получения необходимого опыта можно поработать помощником секретаря, юриста или иного специалиста. Ряд высших учебных заведений России проводят обучение по специальности «Документоведение». Заработная плата специалиста в среднем по стране составляет 20-30 тыс. руб., но может быть как выше, так и ниже этого показателя (в зависимости от отраслевой принадлежности организации и прочих факторов).

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Должностная инструкция секретаря-референта

Должностная инструкция секретаря-референта

Общие положения

1.1. Секретарь -референт относится к категории специалистов .
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

Должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности :
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
2.5. Ведет прием посетителей.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Права секретаря-референта

Секретарь-референт имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Скачать должностную инструкцию: Должностная инструкция секретаря-референта

Общий каталог всех должностных инструкций тут: Список разделов Должностных Инструкций!

КА «Кадровый метод»«>КА «Кадровый метод» — это современное кадровое агентство по быстрому и эффективному поиску, подбору персонала. Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала. Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистов, менеджеров продаж, линейный персонала, бухгалтеров, врачей, стилистов, .
Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице. На странице «Акции» Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты ДИ.
Если Вам интересен запрос ищу работников, то мы Вам подберем персонал, а соискателям поможем найти работу! Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки.
Для Вашего удобства мы создали раздел «Подбор персонала по профессиям» в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажам, менеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел «Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям»
Для соискателей созданы 3 полезных раздела, а именно «Как составить резюме», «Советы соискателю» и «Открытые вакансии». Соискателю станет найти работу проще! Наши советы соискателям работы помогают найти работу, если прочитать внимательно все статьи! Подписка на рассылку наших новых вакансий на странице «Подписка на новые вакансии»

Обязанности и должностная инструкция секретаря, образец

Современная работа секретаря не сводится к ответам на звонки и к представительской функции встреч посетителей и контрагентов руководства организации / предприятия. В нынешних условиях спектр обязанностей секретаря весьма широк, описывается он, как правило, трудовым договором, однако, в дополнение к трудовому договору при найме может быть составлена должностная инструкция секретаря, с которой соискатель обязан ознакомиться под роспись. Эта инструкция предусматривает права и обязанности, условия труда и ответственность сотрудника, которые не были зафиксированы в трудовом договоре.

Обратите внимание, что должность секретаря может отличаться своей спецификой — бывают секретари руководителей организаций (личный секретарь), секретари заместителей руководителей, а бывают секретари-референты (офисный работник с широким кругом обязанностей), чьи функции весьма близки к обязанностям офис-менеджера. Но даже если должность называется одинаково в разных организациях — круг обязанностей работающих на этой должности сотрудников может довольно сильно отличаться.

В этой публикации мы разберемся какие обязанности существуют у личных секретарей руководителей, чем они отличаются от функций секретарей-референтов, как составляется должностная инструкция секретаря, и на что обратить внимание, при формировании данного вида трудовых документов.

Каковы обязанности секретаря?

Согласно «Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденному постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37 личный секретарь руководителя имеет следующий перечень обязанностей и должностных функций:

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
• Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
• Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем, ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.
• Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
• По указанию руководителя формирует, распечатывает служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в базы данных.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Обратите внимание, что согласно «Квалификационному справочнику должностей» (КСД) секретарь руководителя должен обладать навыками и знать:

• постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
• структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
• организацию делопроизводства;
• методы оформления и обработки документов и архивное дело;
• машинопись и правила эксплуатации вычислительной техники;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• правила делового общения, основы этики и эстетики;
• основы организации труда и управления;
• основы административного права и законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

Но это не жесткие требования, каждая отдельная организация сама решает какими навыками обязан владеть соискатель на должность секретаря, какое у него должно быть образование и стаж. Помимо этого руководство предприятия/организации может расширять круг обязанностей секретаря, не предусмотренный КСД, но не противоречащих ТК РФ или иным законодательным нормам Российской Федерации.

Оформление должностной инструкции секретаря руководителя

Формат и содержание должностной инструкции не закреплены в Трудовом Кодексе, поэтому данный вид документов не имеет жесткой формы, составляется на основании сложившейся деловой практики, однако, на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000) — распространяются правила ГОСТ Р 6.30-2003. То есть должностная инструкция должна содержать: название учреждения, для которого разработан документ; название документа («Должностная инструкция»); дату разработки и составления; внутренний номер документа; отметку об утверждении; собственно заголовок и текст инструкции; отметки о внутреннем согласовании документа со службами и отделами внутри организации, если они проводились.

Вот базовая структура разделов должностной инструкции

1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права сотрудника
5. Ответственность
6. Заключительные положения

При этом ваш документ может содержать больше разделов, которые бы расширили условия работы и требования к секретарю, не вошедшие в текст трудового договора.

Образец должностной инструкции секретаря

Мы подготовили для вас образец оформления должностной инструкции секретаря руководителя, который вы можете скачать прямо с нашего сайта и использовать как шаблон для создания собственной инструкции, адаптированной к вашей организации или предприятию.

Чем отличаются обязанности секретаря-референта от личного секретаря?

В каждой конкретной организации может быть собственная уникальная штатная структура, например нет личного секретаря руководителя, но есть секретарь-референт, который занимается в том числе и организационно-техническим обеспечением работы руководителя, и работой офис-менеджера. Составляя должностную инструкцию для секретаря-референта можно взять за основу аналогичную инструкцию для личного секретаря руководителя.

Однако, не забывайте, что круг обязанностей секретаря-референта, как правило, шире, чем у обычного секретаря, а иногда от него требуется и более высокая квалификация, например, чтобы не просто распечатывает и пересылать письма или распоряжения руководителя, но и самостоятельно готовить те или иные документы для директора.

Чтобы составить должностную инструкцию секретаря-референта необходимо помнить, что такой сотрудник обязан не просто владеть основами делопроизводства, но еще и хорошо разбираться в работе предприятия, в которое он трудоустраивается. Так список обязанностей секретаря-референта в должностной инструкции может быть расширен включением таких пунктов как: «составление докладов для руководства по требуемым темам, событиям и отраслям»; «консультирование и подготовка справок для руководства по тем или иным вопросам». Как видно, для подобной работы необходимо соответствующее профессиональное образование и опыт работы, знание иностранных языков и изучение трендов отрасли, в которой работает организация.