Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Кто подписывает табель учета рабочего времени?

Кто подписывает табель учета рабочего времени?

Кто подписывает табель учета рабочего времени на предприятии, сказано в постановлении Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004. Однако на самом деле здесь есть некоторые нюансы, на которые стоит обратить внимание, — вот об этом и поговорим в нашей статье.

Кто должен подписывать табель учета рабочего времени?

Применяемые на предприятиях для табелей учета формы Т-12 и Т-13 были утверждены в 2004 году постановлением Госкомстата РФ № 1. Несмотря на то что с 01.01.2013 вступил в силу федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который сделал этот нормативный акт необязательным (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012), формы до сих пор применяются:

  1. Т-12 — при обычном составлении, а также одновременном расчете оплаты. Обычно такой табель заполняется от руки на готовом бланке с помощью чернил либо шариковой ручки.
  2. Т-13 — при использовании автоматических систем учета рабочего времени (турникетов, систем регистрации пропусков, личных электронных карточек доступа и т. п.). Как правило, табель по такой форме готовится с помощью специальных программ.

В целом разница между данными формами невелика, благодаря чему они во многих случаях могут быть взаимозаменяемыми. Более того, постановление Госкомстата разрешает при необходимости вводить в них дополнительные графы, если условия работы требуют учет дополнительной информации.

Постановление Госкомстата РФ, утвердившее формы табелей, одновременно утвердило и порядок их заполнения. Табель готовится уполномоченным лицом и подписывается начальником соответствующего отдела, цеха либо другого подразделения. Кроме того, готовый табель подписывается и кадровиком, после чего документ передается в бухгалтерию предприятия.

Однако необходимо помнить: с 01.01.2013 организации вправе сами утверждать образец табеля учета, а также внутренние акты, касающиеся правил его ведения. Во всяком случае, информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 прямо это разрешает. Соответственно, своим приказом руководитель организации имеет право назначить лиц, которые будут отвечать за то, чтобы табели учета составлялись и передавались в бухгалтерию для начисления зарплаты.

Также своим приказом руководитель может утвердить правила, по которым будет заполняться табель. Дело в том, что постановление Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 разрешает вносить информацию в табель следующими способами:

  1. «Сплошным» методом, когда в табель вносятся данные по каждому дню (каждой смене). Он используется в случаях, когда продолжительность рабочего дня может быть различной.
  2. Метод отклонений. Он используется в тех ситуациях, когда продолжительность смен одинакова. При этом регистрируются лишь отклонения от обычного порядка: неявки на работу, сверхурочные и т. д.

Какой метод избрать, решает руководство организации. Важно лишь обеспечить применение только одного метода.

Кто утверждает табель учета рабочего времени в учреждениях?

Формы Т-12 и Т-13, а также разработанные самостоятельно образцы применяются лишь в ограниченном числе случаев. В частности, по отношению ко многим учреждениям должна применяться форма 0504421, утвержденная приказом Минфина РФ № 52н от 30.03.2015. Правила, установленные этим приказом, значительно отличаются от тех, что предусмотрены постановлением Госкомстата РФ № 1.

В частности, по приказу № 52н табель не должен проходить согласование с кадровой службой. В результате подпись кадровика не требуется, поэтому документ, составленный лицом, назначенным приказом по организации, им же подписывается и сразу передается в бухгалтерию для начисления зарплаты.

В методических указаниях, утвержденных тем же приказом, указывается, что табель по форме 0504421 может корректироваться в случаях, когда обнаружена недостоверность указанной в нем информации. В этом случае ответственное лицо составляет корректирующий табель и также передает его в бухгалтерию.

Кто же может быть назначен ответственным за составление и утверждение табеля? Здесь ответ могут дать должностные инструкции, утвержденные в учреждении. При их подготовке же обычно ориентируются на квалификационный справочник должностей, утвержденный постановлением Минтруда РФ № 37 от 21.08.1998, согласно которому организация табельного учета в организации возлагается на начальника отдела кадров. Личного ведения табеля от начальника при этом не требуется. Он может лишь контролировать работу табельщиков, непосредственно ведущих составление документов.

Может ли вести табель бухгалтер?

На практике часто возникает и вопрос о том, может ли быть возложено ведение табельного учета на бухгалтера. Тут нужно отметить, что напрямую круг лиц, которые обязаны вести табели, нормативно не закреплен. То есть чисто с формальной точки зрения поручить эту работу бухгалтеру организации можно.

Однако стоит ли это делать? Дело в том, что в обязанности бухгалтера, согласно квалификационному справочнику, входит лишь прием первичных документов по учету отработанного сотрудниками времени и начисление зарплаты. Обязанность ведения табельного учета ни законом о бухучете, ни квалификационным справочником, ни профстандартом бухгалтера, ни каким-либо другим нормативным актом не предусматривается. Более того, если на предприятии используются формы Т-12 и Т-13, то легко заметить, что в правилах их ведения среди лиц, которые указаны в качестве подписывающих табель, бухгалтер не упоминается.

Тем не менее, если на предприятии отсутствует кадровая служба, возможность возложить эти обязанности и на бухгалтера есть. Однако в этом случае важно помнить, что соответствующие функции должны быть установлены внутренними актами предприятия. Сделать это можно 2 способами:

  1. Приняв соответствующую должностную инструкцию. При этом для бухгалтеров, работающих в ОАО, страховых компаниях и ряде других организаций, инструкция должна в обязательном порядке разрабатываться на основе профстандарта.
  2. Внеся запись об этом в трудовой договор в установленном законом порядке.
Читать еще:  Что относится к инвентарю и хозяйственным принадлежностям

Если ни трудовой договор, ни должностная инструкция подобной функции не предусматривает, бухгалтер вправе отказаться от ведения таких документов.

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени – это поименный список работников организации с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода. Табель учета рабочего времени является не только формой первичной учетной документации, но и документом, который необходим для практической работы.

Унифицированная форма табеля учета рабочего времени

Надо отметить, что сам бланк табельного учета времени не является строго обязательным к применению. Табель учета рабочего времени может быть произвольным, то есть каждая организация имеет право использовать свой собственный табельный бланк для учета рабочего времени.

Однако, на практике предприятия применяют форму табеля рабочего времени Т-12 или Т-13, которая разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

В каком виде ведется табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени, как правило, ведется в электронном и бумажном виде.

Вести табель учета рабочего времени только в электронном виде нельзя, так как после внесения всей необходимой информации учета табель рабочего времени все равно следует распечатать для проставления подписей ответственных лиц.

Для каких целей применяется табель учета рабочего времени

По свой сути, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов.

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени.

Табель учёта рабочего времени нужен также:

для контроля за соблюдением установленного режима работы;

расчетов с работниками по заработной плате. На основе внесенных в табель учета рабочего времени необходимых сведений, сотрудники бухгалтерии начисляют работникам организации заработную плату и осуществляют прочие выплаты; и

получения информации обо всем отработанном периоде времени.

Подобная информация пригодится не только бухгалтеру, но также сведения об отработанном периоде времени понадобятся некоторым проверяющим должностным лицам, а именно:

БухгалтерНа основе табеля учета рабочего времени осуществляется расчет всех выплат, которые необходимо выплатить работникам: заработная плата, отпускные, командировочные и др.
Представитель ФНСНалоговых инспекторов интересует правильность формирования налоговой базы по налогам и страховым взносам, корректность начисления налогов и страховых взносов.
Сотрудник фонда социального страхованияОтработанное время интересует сотрудников фонда социального страхования в связи с подтверждением правильности расчета социальных пособий (например, пособия по уходу за ребенком)
Работник трудовой инспекцииТрудовых инспекторов интересует, прежде всего, не были ли нарушены права работающих
Представитель РосстатаСотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля учета рабочего времени оформляется единая форма П-4.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк табельного учета времени заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для выполнения этой работы табельщиком.

Форма бланка табель учета рабочего времени

Каждая организация вправе применять как собственный бланк табельного учета времени, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу унифицированную форму Т-12 и адаптировать ее под потребности предприятия.

Рассмотрим форму Т-12.

Документ состоит из 3 основных частей:

На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.

Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).

И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть. То есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате.

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени. Пошаговая инструкция

Табель учета рабочего времени – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Табель учета рабочего времени открывается первого числа каждого месяца и передается в бухгалтерию два раза в месяц для: корректировки расчетов за первую половину месяца (аванс) и расчета заработной платы за месяц.

При заполнении табеля учета рабочего времени применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция».

Берутся во внимание только те сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

работающим на основании гражданско-правового договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).

Коды по ОКУД и ОКПО.

Номер — систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.

Отчетный период — т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.

Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

Читать еще:  10 типичных ошибок при собеседовании

Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.

Во 2 и 3 графе следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках.

Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны.

Так, в графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день;

РП — явка в выходной день (отработка);

У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения;

Б — больничный с больничным листом;

Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов.

    В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах.

6 графа. Здесь приводится эта же информация, приведенная за весь календарный месяц.

В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.

Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.

В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.

Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.

В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней.

Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

Кто подписывает и заполняет табель учета рабочего времени

Табель учетных операций по рабочему времени представляет первичную форму документации, имеющей непосредственное отношение к бухгалтерскому учету. Его создание происходит для фиксации типа рабочего времени (дневное, ночное, командировочное) и его продолжительности в часах.

За каждым сотрудником предприятия происходит закрепление особого табельного номера. Включение работника в табель учета осуществляется на базе приказного документа о приеме на службу.

Нормативная регламентация

Прежде чем разбираться с нормами законодательства о подписании документа, следует изучить основные понятия, которые в нем используются.

Рабочее время – временной отрезок, на протяжении которого за сотрудником закрепляется обязательство по выполнению трудовых обязанностей. Длительность такого периода обычно составляет 8 часов в день, а повторяемость – ежедневно, 1/1, 2/2, 3/3 и т. д. Все эти моменты подлежат обязательному фиксированию в трудовом соглашении.

Продолжительность времени работы – это период, который не может составлять более 40 часов в неделю. Ограничение распространено строго на временные рамки. За работодателем сохраняется право на установление любого режима, однако по часам лимит – 40 часов в неделю и не более.

Рабочее время не включает в себя перерывы на обеды, согласно ст. 108 ТК РФ. Поэтому в реальности каждый человек со среднестатистическим рабочим графиком находится на рабочем месте по 9 часов в день, из которых 8 предназначены для работы, а 1 – для обеда.

Режим представляет схему распределения на протяжении определенного календарного отрезка времени – дня, недели, месяца, года. К данному термину могут иметь непосредственное отношение такие понятия, как ненормированный день работы и сменный график. Установление осуществляется на основании документов – внутреннего распорядка или трудового договора.

Записи о такой форме взаимодействия между нанимателем и работником подлежат внесению в табель на базе списка сотрудников, работающих сверхурочно. Если работник остается на работе на основании собственной инициативы, запись в табеле не осуществляется.

Если рассматривать, кто именно занимается подписанием и утверждением данного табельного документа, необходимо обратиться к Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. В документе ведется речь о факте утверждения унифицированных форм первичных документов по учету труда. Табель составляется в одном экземпляре силами уполномоченного лица и подписывается руководителем структурного подразделения, сотрудником отдела кадров, а затем подлежит передаче в бухгалтерию.

В Приказе Минфина России от 30.03.2015 №52н «Об утверждении видов первичных документов и регистров БУ, которые используются органами государственной власти, внебюджетными фондами и учреждениями муниципального характера» сказано, что заполненный документ и прочие бумаги, которые были подписаны ответственными сотрудниками должны быть сданы в установленные временные рамки в бухгалтерию в целях осуществления расчетов. Некоторые табеля применяются в целях оформления расчетно-платежной ведомости.

Порядок ведения для работников

Рабочее время может быть подразделено на три разновидности – нормальное, сокращенное, неполное. В его учете зачастую фигурируют такие понятия, как ночное время, совместительство, сверхурочные часы.

Немаловажным понятием является и временной режим, посредством которого происходит установление большого количества моментов – длительности смены и рабочей недели, условий исполнения трудовых обязанностей в случае ненормированного раб. дня, временные рамки начала и окончания РВ, время для отдыха.

В настоящее время на практике используется два направления систем учета – поденный и суммированный. В первом случае фиксирование осуществляется за день. Данная форма учетных мероприятий считается распространенной на территории большинства предприятий и учреждений, подразумевающих классические условия работы.

Сведения о временных интервалах работы подлежат отражению в табеле учета. Документ является одним из основных, т. к. на его базе происходит начисление и выплата ЗП. В законодательстве для него установлена форма Т-12 для ручного и Т-13 для автоматического учета.

Читать еще:  Совместительство и совмещение основные различия таблица

Разработка документа осуществляется в одном экземпляре, который закрепляется за сотрудником. Подписанием документа занимается руководитель и кадровый специалист. Затем он отправляется в бухгалтерский отдел и остается на хранении на протяжении года.

В бланках учетных мероприятий отображаются следующие данные:

  • фамилия работника;
  • подразделение, в котором он исполняет обязанности;
  • должность;
  • номер табеля.

Допустимо и внесение некоторых других данных. Отдельно от этого происходит отражение часов работы в дневное и ночное (с 22:00 до 06:00) время, а также сверхурочной отработки (свыше установленного норматива).

Немаловажную роль играет отражение часов работы в выходные и праздничные дни и неявок по причине отпуска, заболевания, командировок и пр.

Обязательно ли вести

Законодательство требует ведения документа для предприятий, на которых трудятся наемные работники. Однако нормы заполнения для каждой организации могут быть неодинаковыми.

Табель учета рабочего времени — бланки, правила заполнения

Чтобы корректно начислять вознаграждение, организации учитывают фактический период выполнения производственных задач. Правила заполнения табеля учета желательно знать каждому сотруднику (и тому, кто ведет учет, и самому работнику, чтобы иметь возможность проверить корректность определения размера заработной платы). Нюансы заполнения и бланки для распечатки — ниже в статье.

Нужно ли вести учетный документ

Такую обязанность предусматривает статья 91 ТК РФ, а Госкомстат разработал специальные формы учета — Т-12 и Т-13 (ОКУД 0301007 и 0301008 соответственно) для ООО и ИП. Т абель помогает руководству и специалистам бухгалтерии и отдела персонала компании решать следующие задачи:

  • контролировать время выполнения производственных обязанностей;
  • учитывать количество неявок, опозданий и нарушений трудовой дисциплины;
  • оперативно рассчитывать размер вознаграждения и составлять различные виды отчетности на основании зафиксированной информации.

Табель предоставляет возможность бухгалтеру по заработной плате ответить на вопросы и обосновать размер вознаграждения работника в случае возникновения конфликтной ситуации.

Специалисты кадрового отдела могут использовать данные табеля для определения количества неявок и обоснования дисциплинарных взысканий.

При увольнении сотрудника ему предоставляют выписку из табеля, где отражены нарушения графика нахождения на рабочем месте. Выдача ее регламентирована 62 статьей ТК РФ и возможна только при наличии письменного запроса самого увольняемого. Выписка либо копия табеля выдается в течение трех дней после подачи заявления.

Предприятие или ИП может применять у себя документ собственной разработки.

Порядок ведения

Методическими рекомендациями предусмотрено, что документ обязан вести специальный сотрудник, а подписывает его в конце периода руководитель подразделения, где осуществляется учет времени нахождения персонала на своих местах, и специалист отдела кадров. Правильно оформленный табель передается бухгалтеру, ответственному за начисление зарплаты персоналу.

Бланк табеля учета рабочего времени

Законодательством не определена специальная должность сотрудника, осуществляющего оформление документа. Этим может заниматься любой работник организации. Однако необходимо закрепить у него данную обязанность приказом либо отразить в трудовом соглашении. В противном случае требование ведения табеля будет неправомерно.

В крупных компаниях ответственный за учет времени нахождения работников на своих местах назначается в каждом структурном подразделении. Он готовит документ, а затем передает его для согласования руководителю. После утверждения он попадает к сотруднику отдела персонала. Тот, в свою очередь, заполняет необходимые для себя статистические данные, проверяет правильность оформления и отдает документ в бухгалтерию.

В небольших организациях данная процедура значительно проще: табель ведет секретарь или кадровик, который утверждает его у руководителя и сразу передает главбуху.

Как правильно заполнять

На практике существует два способа оформления документа:

  • сплошной — отмечают все поля;
  • отражение отклонений — в табеле прописывают только прогулы, неявки, болезни, отпуск и так далее.

Наиболее популярным является первый метод. При его использовании инструкция по ведению табеля учета рабочего времени будет выглядеть так:

  1. Вписываем в соответствующие поля наименование предприятия и его подразделения, где осуществляется учет.
  2. У казываем код ОКПО в соответствии с письмом, полученным из Росстата при регистрации компании.
  3. Пишем дату и номер формирования документа. Логично указать последний день расчетного месяца, а номер присваивается каждый месяц.
  4. Заполняем сведения о сотруднике. Обязательными реквизитами является ФИО, должность, номер (назначается при трудоустройстве и сохраняется на протяжении всего периода выполнения обязанностей в компании), специальные обозначения, отражающие его статус в определенный день.
  5. Суммарное количество отработанного времени за расчетный период (для аванса — 2 недели, для полной заработной платы — месяц).
  6. Отражаем сведения, которые требуются для определения вознаграждения: код дохода, счет учета издержек, количество дней и часов фактического нахождения на работе.
  7. Информация о причинах отсутствия.
  8. Должность, ФИО и подпись ответственного.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени форма Т-13

В документе исп ользуются следующие условные обозначения:

  • Я — явка, когда работник находился на своем месте и выполнял должностные обязанности;
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск;
  • Б — отсутствие по болезни;
  • ПР — прогул без уваж ительной причины.

Также есть условные обозначения работы во время повышения квалификации, различных режимов труда (неполный или сокращенный день), видов отпусков и так далее.

Данный документ учета обеспечивает контроль трудового режима сотрудников. Он приходится кстати в спорах при увольнении, начислении зарплаты. Поэтому его ведут не только по причине установленной законодательством обязанности заполнять и хранить табель, но и для удобства работы предприятия.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector