Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
21 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как организовать электронный документооборот внутри организации

Система внутреннего документооборота

Внутренний документооборот компании — это движение внутренних документов между структурными подразделениями. К внутренней документации относятся: приказы, инструкции, протоколы совещаний, положение о структурных подразделениях и иные документы, предназначенные для использования сотрудниками компании и управленцами.

Внутренний документооборот организации осуществляется специалистами отдела делопроизводства, а при их отсутствии — секретарем. Обязанности по организации документооборота внутренних документов возлагаются на основе приказа руководителя.

Система внутреннего документооборота должна быть нормированной и регулированной. Так, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагает закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах. Это позволит реалистично оценивать все этапы прохождения документов, сроки их согласования и исполнения. Использование электронной цифровой подписи для внутреннего документооборота не является необходимостью. Однако, все больше и больше организаций прописывают в своем внутреннем регламенте использование ЭЦП для ряда документов. Это особо актуально для больших компаний, имеющих разветвленную сеть филиалов по стране.

Внутренний электронный документооборот организации — это автоматизированное движение внутренней документации внутри предприятия.
Правильно организованный внутренний электронный документооборот не менее важен, чем внешний. Он позволяет позволяет повысить эффективность бизнес-процессов за счет своевременного донесения той или иной информации.

При внедрении электронного документооборота на предприятии можно столкнуться с такими проблемами, как консерватизм сотрудников и их нежелание постоянно работать с компьютером. Этого можно избежать, если грамотно донести преимущества СЭД непосредственно для сотрудников.

Преимущества внутреннего ЭДО

Минимизация времени на подготовку документов

Возможность коллективной работы над документами

Внедрение системы внутреннего документооборота позволяет:

  • экономить время за счет сокращения поиска необходимого документа, исключения риска его порчи или потери и т.д.;
  • оптимизировать офисное пространство (помещения, отведенные под бумажный архив, можно использовать на иные цели);
  • повысить прозрачность внутренней работы организации (руководитель может проконтролировать время согласование, статус и дату исполнения любого электронного документа);
  • создать историю каждого файла (СЭД позволяет упорядочить документальные отношения с заказчиками, поставщиками и подрядчиками);
  • минимизировать расходы на распечатку документов.
Внешний документооборот

обработка входящей корреспонденции

подготовка исходящей корреспонденции

обработка обращения граждан

Внутренний документооборот

подготовка нормативно-распорядительной документации

работа с внутренней документацией

контроль исполнения поручений

Обеспечивающий документооборот

управление нормативно-справочной информацией

Остались сомнения, что переход на электронный документооборот будет для Вас безболезненным?

Считаете, что у Вашей компании нет необходимости в минимизации бумажного документооборота?
Или это просто страх, вызванный объективными факторами, такими как слабая формализация бизнес-процессов или ее отсутствие?

Позвоните нам, и мы подробно расскажем Вам, каким образом будет происходить переход на электронный документооборот именно в Вашей компании

Мы работаем открыто!

Сертификаты Все сертификаты

Компания IT-scan оказывает только качественные услуги, что подтверждается наличием всех необходимых сертификатов, которые можно увидеть ниже:

Отзывы и благодарности Все отзывы

Отзывы и благодарности, оставленные довольными клиентами компании IT-scan:

Организация эффективного обмена документами внутри компании

Специалист по электронному документообороту

Грамотная организация внутреннего документооборота помогает автоматизировать обмен данными между отдельными работниками и целыми филиалами предприятия, улучшить контроль, построить эффективную систему согласования документов, уменьшить операционные издержки.

С помощью современных сервисов можно сформировать общую базу данных и синхронизировать информационные потоки из ERP, CRM, внутренних порталов, архива, СЭД, ECM и скан-станций. При этом персонал будет работать с простым и понятным интерфейсом.

ЭДиН предлагает услуги по переводу всех бумаг в форму электронных документов, внедрению и настройке эффективного электронного документооборота внутри компании.

Преимущества использования внутреннего ЭДО.

Использование документов в электронной форме 2020 позволяет:

  • Экономить время. Не нужно тратить время на доставку документов почтой или курьером. Отправить контракт в форме электронного документа можно теперь, используя сервис ЭДиН.
  • Быстро получать ответ. Ответ в форме электронного документа приходит мгновенно.
  • Работать с удобством. Обмениваться документами, получать доступ к общей базе можно из любого места.
  • Уменьшать уровень конфликтности. Постоянное ожидание нужных бумаг, частые потери документов, длительные поиски, — все это негативно отражается на психологическом состоянии персонала. А внедрение внутреннего ЭДО решает все эти проблемы.

Что дает использование внутреннего ЭДО компании:

  • Повышение производительности персонала. Благодаря ЭДО время и усилия, которые сотрудник компании раньше тратил на поиск нужных бумаг, их подписание, передачу другим работникам, могут быть направлены на более важные задачи бизнеса.
  • Актуальность и законность. В системах электронного документооборота законодательная база постоянно обновляется, как и электронные формы бланков документов. Как только выходят новые требования, они внедряются в систему.
  • Надежность и точность. При использовании современных систем ЭДО минимизируется вероятность появления ошибки в документах из-за минимизации человеческого фактора.
  • Экономия затрат. Для создания электронных форм документов не нужна бумага, краски для принтера и другие расходники. Компании нужно меньше закупать канцелярские принадлежности, что снижает затраты.

Чтобы максимально ощутить все преимущества от перехода на ЭДО, нужно выбрать подходящий сервис.

ЭДиН: Бизнес без бумаг – передовое решение для внутреннего документооборота.

ЭДиН – это сервис электронного документооборота, который предлагает пользователям массу полезных функций. Он упрощает работу персоналу, ускоряет многие бизнес-процессы, снижает затраты компании и повышает эффективность бизнеса. Подписанный с двух сторон с использованием ЭЦП договор в форме электронного документа имеет аналогичную юридическую значимость, что и на бумаге, поэтому проблем с проверками не возникнет.

Уже сегодня в нашем сервисе ЭДиН есть возможность автоматизации внутреннего документооборота компании. Это стало возможно благодаря совокупности инструментов, которые позволили нам создать продукт ЭДиН: Бизнес без бумаг. Активно в новом продукте задействованы модуль ЭДиН:ЭДО для 1С, DocuDrive.

Сотрудники смогут заключать любые соглашения с организацией, в которой работают, такие как заявления на отпуск, трудовые договоры и прочее в форме электронного документа подписанного электронными цифровыми подписями с двух сторон:

1. Со стороны уполномоченного работника организации (например, бухгалтера).

2. Со стороны сотрудника.

Таким же образом сотрудник может написать и отправить на отпуск заявление в форме электронного документа. ЭДиН поддерживает технологию встраивания электронно-цифровой подписи во внутреннюю систему документооборота.

Применение внутреннего документооборота на практике.

Для примера рассмотрим вариант, когда сотрудник работает в офисе в Минске, а основной офис, где находится бухгалтерия, размещен в Бресте.

Последовательность процесса:

  • Сотрудник имеет учетную запись в нашем сервисе ЭДиН. У него есть мобильная ЭЦП на sim в мобильном телефоне. Он пишет заявление на отпуск, подгружает его на нашу платформу в формате PDF, подписывает мобильной ЭЦП и отправляет бухгалтеру своего предприятия.
  • Бухгалтер получает уведомление на электронную почту о том, что сотрудник предприятия прислал заявление на отпуск. Заходит в свой кабинет на нашем сервисе, получает заявление и подписывает его, используя компьютерный интерфейс. Таким образом, сотруднику не нужно приезжать и писать заявление.
Читать еще:  Что такое снип. его состав. примеры использования

Это лишь один из примеров использования ЭДО внутри компании. С его помощью реально заключение договора в форме электронного документа при приеме на работу удаленных работников, подписание накладных между филиалами и т.д.

Не верите, что это возможно? Тогда скорее записывайтесь на онлайн демонстрацию возможностей нашего нового продукта ЭДиН:Бизнес без бумаг!

Хотите читать статьи и советы от экспертов по электронному документообороту?

Письма, предложения, уведомления, соглашения, приказы для перехода на ЭДО

  • Особенности внедрения ЭДО

    Электронный документооборот — система, которая позволяет компаниям наладить безбумажный обмен документами как внутри организации, так и с контрагентами. Систему организуют и внедряют операторы ЭДО — в частности, СКБ Контур. Они гарантируют техническую обеспеченность, безопасность документооборота, соблюдение законов.

    Среди преимуществ перехода на электронный документооборот:

    • упорядочивание процессов в компании: хранение документов в электронном архиве позволяет быстро находить нужное, а сам доступ к файлам открыт постоянно. Кроме того, система показывает текущий статус каждого исходящего файла;
    • экономия времени: отправка, получение электронных документов в отличие от бумажных не займет больше нескольких минут. Так же быстро можно внести изменения и подписать документ;
    • снижение затрат: электронные документы не нужно печатать, доставлять курьерами или почтой;
    • повышение конкурентоспособности: оперативная доставка документов, а также снижение числа ошибок в них повышают лояльность партнеров.

    Однако для внедрения ЭДО сперва понадобится подготовка внутри компании. Переход будет поэтапным. Начните с создания схемы документооборота внутри компании. Понимание, кто и как задействован в этой работе, как выстроен документооборот, где возникают потери, позволит при переключении на ЭДО оптимизировать бизнес-процессы.

    Уже на основе этой схемы можно выбирать оператора и систему ЭДО. Первостепенным фактором станут предлагаемые технические решения. Так, в Диадоке можно выбрать из следующих вариантов:

    • Веб-версия. Доступный, понятный способ работы с ЭДО. По формату он напоминает электронную почту, не требует специализированного программного обеспечения, подходит для организаций с небольшим трафиком.
    • Модуль для 1С. Типовое коробочное решение для пользователей 1С независимо от масштабов бизнеса. Для работы с системой электронного документооборота (СЭД) нужно скачать модуль с сайта, установить и продолжить работу из привычного интерфейса учетной системы.
    • Персональное решение. Диадок может быть интегрирован с любой учетной системой компании с помощью коннектора, средств API или готового интеграционного решения. Это избавит сотрудников от необходимости работать в разных программах, изучать незнакомый интерфейс.

    Также для работы в СЭД необходимо получить электронную подпись, без которой документы не будут иметь официального статуса. Пользователи Диадока используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). Она регламентирована законом, дает документам юридическую силу, позволяет взаимодействовать с контролирующими госорганами.

    В Диадоке подключение к электронному документообороту займет минимум ресурсов. Для этого отправьте заявку с указанием, какие опции ЭДО нужны. Например, укажите, планируете ли двустороннюю отправку документов или достаточно только получать их от контрагентов.

    Также уточните название, ИНН, КПП организации, оставьте Ф. И. О. ответственного лица и его контактный номер. Весь остальной процесс — от помощи при выборе решения до подключения и настройки системы — пройдет под контролем экспертов Контура.

    Перечень документов, необходимых для перехода на ЭДО

    Приказ о внедрении системы ЭДО

    Внедрение системы ЭДО не изменит работу компании, а лишь оптимизирует бизнес-процессы. Однако для официального перехода на безбумажный формат необходимо выпустить приказ о внедрении системы электронного документооборота от имени руководителя организации и ознакомить с ним всех причастных сотрудников.

    Такой документ может быть составлен в произвольной форме. Формулировки приказа должны содержать:

    • дату перехода на систему электронного документооборота;
    • перечень нормативных документов по использованию системы. Это могут быть регламент ЭДО, порядок получения сотрудниками доступа, инструкция по обеспечению информационной безопасности;
    • Ф. И. О. работников организации, которые получат доступ к СЭД, будут отвечать за ее внедрение и эксплуатацию;
    • конкретные сроки, в которые пройдет обучение сотрудников.

    В приказе могут быть разъяснены также иные нюансы, связанные с внедрением системы ЭД. Образец подобного документа можно найти в сети.

    Положение об электронном документообороте

    Для того чтобы объединить все акты, регламентирующие переход на систему ЭДО, рекомендуется разработать Положение об электронном документообороте. У него тоже нет утвержденного формата, поэтому пункты Положения определяет сама компания. В документ, также составленный от имени руководителя, можно включить:

    • общие положения: предназначение Положения, дату начала его действия, порядок внесения изменений;
    • термины, определения;
    • сведения о системе электронного документооборота;
    • порядок работы с СЭД: сферу применения, распорядок ввода документов в систему, правила работы, права, обязанности, ответственность сотрудников и другое.

    С Положением также должны быть ознакомлены сотрудники организации, которые будут работать с системой.

    Отдельного регулирования требует перевод в электронный вид первичных документов. Согласно № 402-ФЗ, необходимо внести изменения в учетную политику компании. В ней следует закрепить возможность работать с документами в электронном виде, а также обозначить порядок работы с СЭД. В частности, указать конкретный перечень документов, переходящих в электронный формат, способ обмена, порядок хранения, список сотрудников с правом подписи.

    Переход на ЭДО с контрагентами

    Внедрение системы ЭДО с контрагентами, даже если речь идет о крупных партнерах, не требует больших административных затрат или усилий. Для перехода на новый способ понадобится квалифицированная электронная подпись и подключенные к СЭД контрагенты.

    Но для работы необходимо выбрать один из двух способов ведения ЭДО с контрагентами.

    Прямой обмен документами

    В этом случае подключать оператора электронного документооборота не потребуется. Компании будут обмениваться документами напрямую — через имейл. Первоначально нужно договориться об этом с контрагентами, заключив соглашение. Также следует обеспечить безопасность передачи данных и настроить соответствующее формату ФНС форматирование документов.

    У этого способа ведения ЭДО есть одно ограничение: согласно Налоговому кодексу РФ, счета-фактуры можно передавать с применением КЭП и исключительно через оператора ЭДО. Передача документов в этом случае безопасна, гарантирована их подлинность и сохранность.

    Обмен через оператора ЭДО

    Такой обмен электронными документами будет регулироваться оператором, что открывает определенные опции. Клиентам и партнерам не придется заботиться о технологических аспектах ведения ЭДО, безопасности, утвержденных налоговой форматах для формализованных документов, фиксации событий, хранении документов.

    Обмен документами через оператора электронного документооборота — наиболее эффективное, защищенное и удобное для регулярных бизнес-взаимодействий решение.

    Читать еще:  Претензия об утере багажа. образец и бланк для скачивания 2021 года

    Как пригласить контрагента к ЭДО

    Внутренний электронный документооборот помогает выстроить грамотные бизнес-процессы внутри компании. Внешний — настроить понятные, результативные отношения с контрагентами, а также наладить взаимодействие с госорганами.

    Изменения в законодательстве уже решили вопрос работы с регулирующими государственными структурами.
    Однако перейти на ЭДО с другими компаниями не всегда бывает просто. Возможных вариантов несколько:

    • Контрагент работает с Диадоком. Для обмена документами понадобится отправить приглашение. Это можно сделать прямо в сервисе, открыв вкладку «Контрагенты» — «Поиск и приглашение».
    • Контрагент подключен к другой системе. Для сотрудничества потребуется заполнить заявку на подключение роуминга и дождаться ее выполнения. С некоторыми операторами ЭДО у Диадока уже внедрена автоматическая настройка роуминга. В этом случае достаточно отправки приглашения.
    • Контрагент не использует электронный документооборот. Компании-партнеру или клиенту можно предложить переход на обмен электронными документами.

    Как сформулировать письма клиентам с просьбой подписать договор об обмене документами по электронному документообороту

    Унифицированного формата такого письма-предложения нет. Поэтому в обращении можно в произвольной форме уведомить о переходе вашей компании на ЭДО, объяснить преимущества, написать о перспективах дальнейшего сотрудничества.

    Рекомендуется упомянуть, что счета-фактуры, накладные, акты в электронном виде не требуют дублирования на бумаге. Также можно прописать:

    • какими законами и нормативными актами закреплена возможность использования юридически значимых документов: № 63-ФЗ, 402-ФЗ, НК РФ и другие;
    • что делать контрагенту, если он отказывается перейти на электронный документооборот или не имеет такой технической возможности.

    Можно обозначить, к какой системе ЭДО подключена ваша организация. Если контрагент примет решение и обратится к тому же оператору, обмен документами в электронном формате будет организован быстрее.

    Если партнер уже сотрудничает с другим провайдером, специалисты настроят роуминговое соединение. Обычно процедура занимает не больше трех рабочих дней, но в некоторых случаях может потребоваться до двух недель. Многие операторы поддерживают автороуминг: он позволяет наладить обмен электронными документами между компаниями, подключенными к разным оператором, автоматически.

    В Диадоке приглашение работать в сервисе и соглашение о переходе на ЭДО можно отправить партнеру из системы напрямую. А эксперты сервиса готовы подробно рассказать контрагенту о работе с СЭД, возможностях и преимуществах такого формата работы.

    Как составить соглашение об ЭДО между юрлицами

    Для перехода с бумажного на электронный документооборот необязательно заключать соглашение с контрагентом. Как пример, начать обмен документами через Диадок можно после устной договоренности, подключения к системе и подписания лицензионного договора с оператором — СКБ Контуром.

    № 63-ФЗ определяет: документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, являются равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью, и обладают полной юридической силой. Дополнительные подтверждения здесь не требуются. Напомним: все документы в Диадоке как раз подписываются только КЭП.

    Для взаимодействия с контрагентом все же требуется документальное подтверждение перехода на СЭД и детальное описание условий работы? Добавьте условия работы по ЭДО в действующий договор и составьте соглашение. В нем следует указать:

    • термины и определения;
    • предмет соглашения: согласие сторон на обмен документами в электронном виде, подписанными КЭП;
    • формат документов, которыми будут обмениваться стороны;
    • порядок работы с файлами, внесения изменений, применения электронных подписей;
    • обязательства сторон и т.д.

    К слову, подписать соглашение с контрагентом можно сразу в электронном виде через Диадок.

    Договор с оператором ЭДО: главные условия

    Для внедрения в ООО или в компанию другой организационно-правовой формы электронного документооборота необходимо заключить договор с оператором ЭДО. Именно он обеспечивает услуги телекоммуникационной связи. На этот пункт в программе перехода на ЭДО и составление документа следует обратить особое внимание, ведь в обязанностях оператора:

    • обеспечение электронного документооборота: внутри компании, с контрагентами, госструктурами;
    • консультирование по вопросам системы электронного документооборота;
    • техническое сопровождение, оперативное устранение ошибок, сбоев.

    Главное, что нужно учесть: провайдер должен иметь государственную аккредитацию в Федеральной налоговой службе РФ. Проверить оператора можно на сайте ФНС в разделе «Организации — операторы электронного документооборота».

    Чтобы запустить обмен электронными документами в Диадоке, достаточно подписать договор в электронном виде или согласиться с размещенной на сайте офертой. После этого можно сразу приступить к работе в сервисе.

    Если пока не перешли на ЭДО, свяжитесь с нами. Эксперты подробнее расскажут о возможностях электронного формата и помогут подключиться к Диадоку. Если некоторые ваши контрагенты пока не перешли на безбумажный формат, специалисты Контура посодействуют в их активации.

    Юридически значимый документооборот внутри компании и с контрагентами на платформе Docsvision

    Позади длительные переговоры. Договор переписан десятки раз и, наконец, согласован со всеми ответственными лицами. Проект уже утверждён и требует срочного запуска. А на финальной версии договора ещё нет подписи генерального директора, потому что он в командировке или неожиданно объявили локдаун, и все работают из дома. Подобные проблемы не возникают в организациях, которые не только оцифровали движение документов внутри компании, но и выстроили юридически значимый безбумажный документооборот, как внутренний, так и внешний (с контрагентами).

    Запись вебинара об организации юридически значимого электронного документооборота

    В этой статье рассмотрим, как организовать поддержку юридической значимости электронных документов внутри организации и с её контрагентами на примере платформы Docsvision. Под юридической значимостью (ЮЗДО) будем понимать ситуацию, когда электронный документ можно приравнять к бумажному, в том числе в суде.

    Словарь терминов

    • Оператор ЭДО – организация, которая предоставляет юридическим лицам облачный сервис для обмена между собой юридически значимыми электронными документами.
    • Электронная подпись (ЭП) – реквизит электронного документа, который получается в ходе крипто-графического преобразования. По сути, она заменяет в электронных документах ручную подпись в бумажном эквиваленте.
    • TSP-протокол – позволяет отразить в электронной подписи информацию о фактическом времени подписания документа.
    • OCSP-протокол – помогает в онлайн-режиме проверить, был ли действителен в момент подписания документа соответствующий сертификат.

    Чтобы перейти к юридически значимому документообороту, необходимо реализовать подписание документов в соответствии с нормативными требованиями, это позволит в случае конфликта доказать и подтвердить подлинность подписи. Федеральный закон N 63 «Об электронной подписи» от 06.04.2011 определяет три вида ЭП, которые используются в операционной деятельности предприятия.

    Виды электронных подписей (ЭП), согласно ФЗ-63

    • Простая подпись подтверждает, что документ и действие с ним совершил конкретный человек. С технической точки зрения, она подтверждает, что пользователь попал в систему по логину и паролю, и это можно проверить в журнале безопасности.
    • Неквалифицированная ЭП (НЭП) получается путём криптографического преобразования над документом. В отличие от простой подписи, она помогает отследить, что документ не был изменён после наложения подписи. Любые отличия будут заметны из-за несовпадения хэша. Для неквалифицированной подписи сертификат может быть выдан в сервере Windows. Такой подход требует минимум затрат и легко настраивается в ИТ-системе.
    • Квалифицированная ЭП (КЭП) отличается от неквалифицированной тем, сертификат для подписания был выдан не внутренней службой, а сторонним удостоверяющим центром с соответствующей аккредитацией.
    Читать еще:  1С предприятие штатное расписание

    Использование различных видов электронной подписи в СЭД, изменения в законах об ЭП

    Подводные камни: как КЭП превратить в усиленную квалифицированную ЭП и зачем?

    Что можно знать наверняка, если документ был подписан квалифицированной электронной подписью? Только то, что после подписания документ не был изменён. Остаются вопросы: был ли в момент подписания действителен используемый сертификат, когда точно произошло подписание документа? Ответить на них можно, если использовать TSP и OSCP протоколы, а уровень подписи поднять на ещё одну ступень выше до усовершенствованной усиленной ЭП. Именно усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) используется для обеспечения юридической значимость документооборота.

    Разберёмся, как это работает.

    При использовании TSP-протокола в момент подписания документа полученный хэш отправляется на сервер штампов времени, а сервер штампов времени отправляет ответ в виде точного времени и хэша, подписанные собственным сертификатом. В результате гарантируется верность времени и факта подписания документа.

    Аналогично работает OCSP-протокол. В онлайн-режиме он позволяет получить подтверждение, что сертификат, которым подписывается документ, валиден на момент подписания.

    Наиболее распространённые форматы электронных подписей

    • CAdES-BES соответствует усиленной неквалифицированной подписи и гарантирует неизменность документа после подписания.
    • CAdES-T дополнительно сохраняет информацию о времени наложения подписи.
    • CAdES – X Long Type 1 – соответствует усовершенствованной усиленной квалифицированной подписи, то есть содержит информацию для проверки, что подпись валидна, и сертификат, которым она подписана, был действителен в момент подписания, и время подписания. Сегодня такой вид электронной подписи позволяет хранить документы до 15 лет.
    • CAdES-A – это формат подписи, который используется для обеспечения долгосрочного хранения юридически значимых документов. Это формат, у которого есть ещё один атрибут. Перед тем как истечёт срок действия сертификата, использованного при подписании, сверху дополнительно накладывается информация о продлении документа, не нарушая первую подпись. Поэтому документы могут храниться больше 15 лет.

    Платформа Docsvision позволяет подписывать электронные документы всеми видами электронных подписей. То есть функциональность полностью соответствует требованию ФЗ-63 «Об электронной подписи». Но есть нюансы – положительные.

    Особенности реализации юридически значимого документооборота внутри организации на платформе Docsvision

    Простая ЭП в платформе Docsvision не только подтверждает, кто подписал документ, но также факт того, что документ не был изменён после подписания. Для этого не надо совершать никаких дополнительных настроек, возможность юридически значимого документооборота внутри организации заложена в платформу Docsvision. С помощью провайдера КриптоПро можно поддержать подписи формата CAdES-T или CAdES-XL, когда дополнительно проверяется валидность подписи и фиксируется точное время подписания.

    Помимо файлов, то есть документов, на платформе Docsvision можно подписывать атрибуты документов и операции (действия, которые совершаются над документами). Гибкие настройки платформы позволяют выбирать, какие файлы подписывать (основные, дополнительные), какие атрибуты и поля карточки документа и передавать такие документы контрагентам.

    Как перейти к электронному документообороту с контрагентами?

    Если документ внутри организации был подписан ЭП, а теперь его надо передать внешнему контрагенту, то требуется выгрузить такой документ и подпись к нему, а затем отправить партнёру любым способом, хоть электронной почтой. Важно, чтобы контрагент мог всё загрузить в свою систему и проверить, что подпись на документе валидна. Однако, по факту для обмена юридически значимыми документами с контрагентами удобнее воспользоваться услугами оператора ЭДО.

    Зачем нужны операторы ЭДО?

    Операторы ЭДО предоставляют инфраструктуру, чтобы генерировать сертификаты и ключи, для обеспечения подписания документов усиленной квалифицированной подписью. Они также дают дополнительную юридическую гарантию, что подписание документа было корректным и валидным. Даже если документ был отправлен с простейшей подписью формата CAdEF-Base после передачи его оператору ЭДО, он будет иметь юридическую силу даже в суде. Оператор ЭДО гарантирует факт доставки и подтверждает юридическую силу процесса передачи.

    Законодательно закреплено требование для обмена формализованными документами через сертифицированных операторов ЭДО. Хотя можно обмениваться и неформализованными документами, например, договорами и письмами. Для удобства работы пользователей операторы организуют личный кабинет, в котором собраны документы и контрагенты.

    Модуль Docsvision для интеграции с операторами ЭДО

    Модуль Docsvision для передачи формализованных и неформализованных документов операторам ЭДО позволяет автоматически загружать информацию о контрагентах, автоматически отправлять и получать документы контрагентам непосредственно из интерфейса системы Docsvision, что позволяет встраивать функции обмена документами с контрагентами в бизнес-процессы. Его архитектурное решение позволяет работать с одним и более оператором ЭДО. С одной стороны, в модуле есть компонент, встраиваемый во внутреннюю систему документооборота, а с другой – коннектор к операторам ЭДО. В результате можно не ограничивать свой выбор в канале общения с контрагентами.

    Схема движения документа между Docsvision и сервисом оператора ЭДО

    Современные информационные системы и сервисы обеспечивают возможность взаимной интеграции, что позволяет выстраивать сквозные сценарии работы с документами. Например, в решении Договорной документооборот с контрагентами согласование, подписание, а также обмен договорами и сопутствующими документами с поставщиками и клиентами – все эти этапы выстроены в единый бесшовный процесс в электронном виде.

    Дополнительные материалы по теме ЮЗДО

    • Руководство по переходу на юридически значимый электронный документооборот «Как избавиться от бумаги?»
    • Серия вебинаров: нормативная база и техническая инфраструктура ЮЗДО, управление безопасностью и хранение ключей.
    • Вебинар о средствах поддержки ЮЗДО в Docsvision: юридические и технические аспекты.
    • Демонстрация электронного договорного документооборота: от согласования документов до передачи по ним отчётности в ФНС.
    • Вебинар-кейс «Переход государственного учреждения на электронный документооборот».

    Запись вебинара об интеграции СЭД и ЭДО и демонстрация работы решения

    Заключение

    Платформа Docsvision поддерживает все виды электронных подписей. Обеспечивает не только базовое подписание документа, но и атрибутов, карточек документов, операций – с возможностью отслеживания их неизменности и средства интеграции с операторами ЭДО. Таким образом, организация может поддержать юридически значимый документооборот и внутри, и с контрагентами.

    Все решения, построенные на платформе Docsvision, отвечают современным требованиям к ведению ЮЗДО: и в соблюдении нормативной базы, и в соответствии актуальным запросам отрасли.

    голоса
    Рейтинг статьи
  • Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector