Как настроить нумерацию документов в 1С?

Правила ведения нумерации документов в 1С 8.3

Отправить эту статью на мою почту

Очень часто у пользователей, работающих в программе 1С, независимо от используемой конфигурации возникают вопросы, связанные с нумерацией документов: по какому принципу создается номер, как его изменить обозначения в нумерации, как изменить уже созданный номер документа и тому подобное. В этой статье я расскажу о правилах ведения нумерации документов в 1С и тем самым отвечу на основные вопросы, связанные с этой темой.

Нумерация документов в 1С 8.3 строится по единому принципу. Номер документа состоит их 11 символов. Разберем на примере номера ЮПБА-000603.

Настрою вашу 1С. Опыт с 2004 года. Подробнее →

• ЮП — это префикс организации. Префикс организации устанавливается в карточке организации в виде буквенных символов и автоматически подставляется в номер. Данное обозначение используется при ведении двух или более организаций в рамках одной базы, с целью разделения номеров документов этих организаций. Если в базе ведется учет только одной организации, то префикс заполнять не обязательно, в документ вместо буквенного обозначения будет подставлено 00.

• БА — префикс этой информационной базы – указывается в базе при настройке синхронизации с другими базами и предназначен для определения программы, в которой были введены документы и избежать дублирования данных. Если обмен с другими базами не осуществляется, то префиксы можно не заполнять, в этом случае программ подставит значение 00.

• Знак ‘-‘ не изменен, используется для разделения номера. При выводе печатных форм из документов программы левая часть номера (до «-») не будет выводиться.

• 000603 — оставшиеся 6 символов в правой части номера заполняются по возрастанию, начиная от 000001.

Заполнение номера документа происходит при записи созданного документа и при последующей работе с этим документом не изменяется.

Для того что бы внести исправление в уже заполненное значение в поле «Номер» необходимо начать редактировать значение и тогда программа выдаст сообщение «Номер заполняется при записи автоматически. Продолжит редактирование?» Нажимаете «Да» и вносите исправления.

При этом выполняется проверка на дублирование номеров, и ввести номер, который уже используется в программе, не получится. При проставлении номеров, программа ориентируется на номер с наибольшим порядковым значением и создает следующий. Т.е. если в программе вы документ 0000-000500 исправили на 0000-000600, то следующий документ будет записан с номером 0000-000601. И даже если вы допустите ошибку в количестве символов (например, 0000-060), то система следующие номера будет проставлять с тем же количеством символов (0000-061).

Для пользователей 1С, работающих в конфигурации «Бухгалтерия предприятия 3.0» есть приятный бонус в виде сервиса «Экспресс-проверка ведения учета», который проверяет номера приходных и расходных кассовых ордеров и счетов-фактур на соответствие рекомендованному порядку ведения нумерации. Сам порядок описан в качестве предмета контроля проверки и если он нарушен, то сервис сообщит об ошибке, укажет возможные причины и поможет в автоматическом режиме внести исправления. Находится данный сервис в разделе «Отчеты» → «Экспресс-проверка».

Смотрите видео-инструкции на канале 1С ПРОГРАММИСТ ЭКСПЕРТ

Как исправить нумерацию документов в 1С 8.3

Что делать, если в 1С 8.3 или 8.2 сбилась нумерация документов? В «1С Бухгалтерии предприятия 3.0» есть штатное средство для данной операции. Это функция «Экспресс-проверка ведения учета».

Но, к сожалению, она делает проверку на правильность нумерации только по кассовым документам (ПКО и РКО) и по счетам-фактурам.

В этой статье я хочу:

• рассмотреть встроенные средства;
• поэтапно создать простенькую обработку для перенумерации других документов.

Перед любыми действиями в базе данных обязательно сделайте резервную копию.

Перенумерация с помощью Экспресс-проверки ведения учета

Данная обработка для перенумерации документов 1С находится в разделе «Отчеты». Далее ищем раздел «Анализ учета» и переходим в «Экспресс – проверка«. Появится следующее окно:

Устанавливаем нужный период и нажимаем кнопку «Выполнить проверку».

В случае, если в каком-то разделе учета будут обнаружены ошибки, это будет подсвечено красным.

В своей тестовой конфигурации я специально создал несколько ошибочных ситуаций для наглядности:

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Как видим, у нас нарушена нумерация документов. И как написано, программа 1С 8.3 предлагает автоматически это исправить. Жмем на выделенную ссылку:

И прекрасно видим, что нумерация действительно нарушена и программа предлагает у последней счет-фактуры заменить номер четыре на номер три.

Обратите внимание, что есть возможность установить начальный номер для заданного периода. Это означает, что если нам нужно начать с номера 123, то именно так и произойдет. Это актуально, когда перенумерация происходит не с начала года.

Замечу! Перенумерация проведенных документов требует перепроведение этих документов. Поэтому процесс может занять длительное время. Кроме того, при перенумерации учитываются префиксы. Уточните, не менялись ли они.

Нажмем «Продолжить», и начнется процесс перенумерации.

Для программистов: создание обработки 1С для перенумерации других документов

Для наших опытов выберем мой любимый документ «Реализация (акты, накладные)«.

Создадим новую внешнюю обработку и добавим на форму следующие реквизиты:

• ДатаНачала.
• ДатаОкончания.
• НачальныйНомер.
• Организация.

Реквизит «Организация» следует добавлять только в случае, если учет ведется по нескольким организациям в одной информационной базе. В ином случае достаточно добавить реквизит «Префикс». Запрос в этом случае будет немного попроще. Вот, что у меня получилось:

Итак, создаем команду на клиенте. Так как запросы выполняются на сервере, в этой команде будет только вызов серверной процедуры, например, «ВыполнитьНаСервере()».

Далее переходим к этой процедуре. Сразу же создадим запрос:

Теперь в цикле пробежимся по результату выборки и перенумеруем документы:

Естественно, это упрощенный пример того, как можно перенумеровать документы. При желании здесь можно добавить выбор других видов документов, а также организовать перенумерацию кодов справочников.

Вот какая ужасная нумерация у меня была до запуска обработки:

После запуска обработки нумерация выровнялась:

Данную обработку для примера вы можете скачать по ссылке.

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Нумерация документов в 1С 8.3

1. Настройка нумерации документов
2. Нумератор
3. Префиксы номеров
4. Исправление нумерации документов

Настройка нумерации документов

Настройка нумерации документов выполняется на закладке Нумерация:

Автонумерация — если данный флаг установлен, то при записи номер заполняется автоматически. Новый номер выдается на 1 больше максимального номера. Если данный флаг снять, то номер нужно будет заполнять вручную. Но даже с установленным флагом номер всегда можно заполнить вручную, в том числе изменить у уже записанного документа.

Длина номера — данное свойство определяет длину номера. Если автоматически выданный новый номер меньше длины номера, то в начало номера добавляются лидирующие нули. Это нужно для правильной сортировки по номеру. Если установить длину номера равной нулю, то у документа не будет реквизита номер.

Тип номера — может быть числом или строкой. Как правило используется строковый номер.

Контроль уникальности — при записи документа будет выполняться контроль уникальности номеров. Если уже есть документ с таким номером, то платформа не даст записать его с ошибкой «Значение поля «Номер» не уникально».

Периодичность — период, в пределах которого будет выполняться контроль уникальности. Можно выбрать в пределах:

• дня
• месяца
• квартала
• года
• непериодический

Например, если установить периодичность = В пределах месяца, то платформа позволит записать несколько документов с одним номером, но в разных месяцах:

Если периодичность = Непериодический, то ни при каких обстоятельствах нельзя сохранить документы с одинаковым номером.

Как правило периодичность указывается в пределах года.

Также данный параметр влияет на выдачу номеров с начала нового периода. Если 31 декабря последний номер был 3782, то 1 января платформа снова начнет выдавать новые номера начиная с 1.

Для получения нового номера используется специальный менеджер автонумерации.

Нумератор

Для каждого вида документа используется своя нумерация. То есть если создать в конфигураторе еще один документ Расход товара, то для него будет использоваться своя нумерация.

Чтобы для разных видов документов можно было использовать сквозную нумерацию можно создать Нумератор.

Нумератор создается в узле Документы -> Нумераторы:

Его свойства ничем не отличаются от настроек нумерации документа:

Затем данный нумератор нужно указать в свойствах документа:

Теперь для всех документов с данным нумератором будет использовать сквозная нумерация.

Префиксы номеров

Префикс — это строковая часть номера. С разными префиксами можно использовать одинаковые номера, например:

Для установки префикса используется обработчик модуля объекта ПриУстановкеНовогоНомера. Данный обработчик вызывается только для новых документов и если включена автонумерация.

В нем нужно для параметра Префикс указать строковый префикс. Как правило префиксы используются для разных организаций, чтобы для каждой организации была своя сквозная нумерация.

Если при записи документа префикс не указан, то платформа отсортируется по алфавиту все используемые префиксы, возьмет максимальный префикс и выдаст новый номер на единицу больше, чем максимальный номер с таким префиксом.

Префикс платформа определяет с помощью преобразования строкового номера к числу, начиная с последнего разряда. Как только какой-то разряд не получится преобразовать к числу — все что осталось будет считаться префиксом.

Нельзя использовать префикс А, если уже есть префикс АА, так как в этом случае документ с префиксом А получит следующий номер от префикса АА. То есть префикс не может являться частью другого префикса. Например, префикс АИ можно использовать вместе с АА. Префикс Б нельзя использовать вместе с префиксом ББ или БИ или БГ.

Исправление нумерации документов

Автонумератор хранит по каждому префиксу максимальный номер. Если случайно вручную ввести номер «АА9000004», то этот номер будет сохранен как максимальный и следующий номер будет «АА9000005».

Для исправления данной ситуации можно или удалить документ с этим номером или исправить его вручную. В этом случае платформа проверит не был ли номер этого документа максимальным. И если был, то сбросит максимальный номер. После сброса обновит максимальный номер, сохраненный автонумератором. Следующие документы начнут получить правильные номера.

Также для обновления максимального номера автонумератора можно использовать метод ОбновитьНумерациюОбъектов, передав параметром метаданные документа, для которого нужно обновить максимальные номера. Не забыв перед этим удалить все некорректные номера.

Настройка нумерации документов в 1С Документооборот

Параметры нумерации и их настройка для документов в программе 1С Документооборот.

Для быстрого ориентирования в документах данной программы, а так же легкого их нахождения посредством поиска либо сортировки применяется система нумераторов из которых и будет состоять название документа. Так как документы бывают различные по своей сложности, то и название у него будет соответственное. Для лучшего понимания можно привести такую аналогию: название документа — это оглавление книги, а книга — это документ. Итак, что бы не запутаться в книге, нужно правильно составить оглавление, то есть в нашем случае алгоритм автоматического создания названия (нумерации) документа.

Для этого в главном окне программы заходим в раздел «Нормативно-справочная информация». Далее в списке расположенном слева находим пункт «Нумераторы» и нажимаем на него.

В данном списке находятся нумераторы для различных документов, задействованные системой, причем имеются фиксированные, являющиеся обязательными, которые не удаляются, но редактируются (они помечены иконкой с желтым кружком) и нумераторы, которые можно самостоятельно добавлять и удалять в зависимости от предпочтений.

Рассмотрим как составить нумератор на примере документов Бухгалтерской отчетности. Для это из списка нажимаем на строку «Бухгалтерские отчеты». Откроется окно с действующей вкладкой «Формат номера», которая нас и интересует. Все операции по созданию автоматической нумерации находятся в данной вкладке.

Формат номера может быть абсолютно любой, все настраивается под удобство каждого предпринимателя, ограничением является только количество символов в названии документа, которое может быть не более 30. В названии документа могут использоваться многие символы, основными из которых являются короткая черта и прямой слэш.

Внизу рабочего окна программы отображается пример названия документа при данном формате номера. Все элементы из которых может составляться название находятся в правой половине данной вкладки.

Рассмотрит что означает каждый из элементов:

• «Номер» — является главным элементом, ведущим отсчет по порядку в рамках заданного периода. Для данного элемента нужно присваивать конкретную периодичность по истечении которой номер будет вестись заново;
• «День месяца» — ведется в двухзначном формате, показывает день того месяца, к которому относится документ;
• «Номер месяца» — аналогично предыдущему элементу, только отвечает за месяц;
• «Номер квартала» — так же ведется в двухзначном формате, показывает номер квартала, к которому относится документ;
• «Год (2 знака)» — отображаются последние два знака того года, когда сделан документ;
• «Год (4 знака)» — аналогично предыдущему элементу, только отображаются все 4 цифры данного года;
• «Индекс вида документа» — элемент номера, состоящий максимум из 10 символов, который кратко отображает разновидность документа. Заполняется в данном элементе на вкладе вид документа.

• «Индекс подразделения» — так же состоит максимум из 10 символов и отображает краткое наименование подразделения, которое настраивается в карточке подразделения

• «Индекс контрагента» — тоже максимум 10-значный элемент, отображающийся при том условии что задан учет по контрагентам, настраивается в данной карточке.

• «Индекс организации» — 10 символов максимум, отображает в основном краткое название организации, к которой относится документ, настраивается в карточке организации.

• «Индекс вопроса деятельности» — 10 символов максимум, показывает краткое название вопроса деятельности организации, настраивается в карточке данного элемента, как показано на рисунке 9.

• «Индекс номенклатуры дел» — максимум 10 символов, показывает краткое название конкретной номенклатуры дел, настраивается в карточке данного элемента.

• «Индекс проекта» — все те же 10 символов максимум, кратко прописывается суть проекта, настраивается индекс в карточке проекта.

• «Номер связанного документа» — если включать этот элемент в формат номера, программа запросит Вас выбрать тип связи с другим документом и присвоит его номер для удобства дальнейшей работы.

• Индекс ответственного — 10 символов максимум, показывает краткое название того, кто несет ответственность согласно данному документу, полностью настраивается в карточке данного элемента.

Все вышеперечисленные элементы начинают отображаться в карточках только после их добавления в формат номера!

Если необходимо настроить нумератор без периода, элемент «Номер» будет всегда идти по порядку, данный фактор задается для конкретных документов или отдельных элементов на вкладке «Действует для».

На третьей вкладке «Независимая нумерация» главного рабочего окна нумераторов задаются конкретные признаки документов по которым будет вестись нумерация не зависимо от других признаков.

Как Вы наверное уже убедились программа «1С Документооборот» дает полную свободу действий в плане настройки формата номера для легкого поиска, упорядочивания и сортировки отчетностей, где каждый пользователь сможет настроить все характеристики нумерации под себя.

Нумератор – очень важный и крайне полезный механизм системы электронного документооборота. 1С:Документооборот, предоставляет пользователям широкие возможности по настройке, что позволяет максимально эффективно использовать эту систему для управления документами в организациях любого масштаба.