Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как написать приказ о предоставлении права подписи

Приказ о наделении правом подписи — оформляем правильно

Этот документ необходим каждой организации в силу требований законодательства о бухучете. В данной статье вы найдете образец приказа на право подписи документов, узнаете о нюансах его оформления, а также о том, в каких случаях нужно составлять доверенность.

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?

Статья 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом (договор, накладная, счет, расходно-кассовый ордер, акт и т.п.). При этом Минфин России, комментируя положения этого закона в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, высказал мнение о том, что каждый руководитель обязан утвердить перечень лиц, наделенных полномочиями подписывать такую документацию.

В действующем законодательстве отсутствует норма, императивно устанавливающая способ наделения сотрудников такими полномочиями, поэтому в этом вопросе следует ориентироваться на сложившиеся обычаи документооборота, согласно которым полномочие подписи может быть передано:

  • посредством утверждения соответствующего приказа;
  • при помощи доверенности на подписание первички.

Принцип разграничения этих двух подходов в том, что действие распоряжения распространяется только на сотрудников организации, в то время как доверенность — на любых лиц, указанных в бумаге. Составление этих документов регламентировано разными источниками права — в первом случае это Трудовой Кодекс РФ , а во втором — Гражданский .

Выбор между двумя нормативными источниками зависит от целей, которые преследует руководитель: если предполагается, что нужно будет подписывать внутрикорпоративную документацию, то оптимальное решение — издать приказ. Если же планируется подписывать и передавать бумаги за пределы компании (например, сопроводительные письма к отгрузке товара либо счета-фактуры), то предпочтительнее выбрать доверенность. В целях безопасности и охраны коммерческой тайны многие опасаются передавать такие серьезные полномочия третьим лицам, не являющимся сотрудниками компании, поэтому практика с приказами является наиболее распространенной. Однако в случаях, если руководитель намерен поручить сотруднику ряд мелких задач и не готов наделять его правом подписи в глобальном смысле, то он также может оформить на него доверенность.

Тем не менее, в обоих актах необходимо указать:

  • персональные данные уполномоченного лица;
  • наименования бумаг, которые оно сможет подписывать.

Также в обоих случаях руководителю фирмы следует удостоверить образец подписи уполномоченного лица, которая должна быть проставлена в отдельной графе бланка.

Образец приказа о предоставлении права подписи

Руководитель может предоставить возможность подписания главному бухгалтеру, своему заместителю или другому сотруднику, исполняющему обязанности руководителя по составлению налоговых, финансовых и юридических бумаг. Приказ на право подписи первичных документов может быть оформлен в свободной форме, поскольку действующее законодательство не устанавливает унифицированного бланка. Тем не менее, согласно сложившейся практике документооборота, в бланке следует указать:

  • название компании, ее реквизиты;
  • реквизиты бланка (номер и дата);
  • правовое основание передачи права подписания (ст. 7 и 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
  • ФИО и должность сотрудников, которым передается право подписания;
  • перечень документов, которые человек будет вправе подписывать за руководителя;
  • образец росписи уполномоченного лица и директора.

Образец приказа о праве подписи счетов-фактур

По такому же принципу можно передать возможность подписания не только первичных, но и финансовых документов. Однако подобные операции влекут за собой повышенную ответственность сотрудника, поскольку могут нанести серьезный урон организации. Необходимо, чтобы сотрудник имел достаточную квалификацию и чтобы новые полномочия соответствовали его должностной инструкции.

Как написать приказ о предоставлении права подписи

  • Роман Мориц

Руководителю фирмы каждый день приходится подписывать десятки разных бумаг – накладные, акты выполненных работ, другие первичные и финансовые документы… Но и он не вездесущ. Вдруг главе фирмы срочно понадобится куда-то уехать? Работа не должна простаивать, а значит, бумаги кто-то должен подписывать за него. Руководителю нужно лишь издать приказ о предоставлении права подписи кому-либо из своих сотрудников.

Когда без приказа не обойтись?

В делопроизводстве есть понятия первой и второй подписи. Правом первой по умолчанию обладает руководитель – он может уверенно ставить свой автограф на любых документах. Право второй есть у главного бухгалтера. Ситуация усложняется, если должности главбуха в фирме просто нет – а ведь на маленьких предприятиях часто так и бывает. Получается, что полномочия и первой, и второй очереди переходят только к руководителю. В таких случаях приказ о предоставлении права подписи на первичных документах (и не только на них) обязательно нужно издать, чтобы не вносить сумятицу в рабочий процесс.

Есть и другие причины передачи права подписи:

  • в фирму поступает очень много документов, и справиться с этой кипой одному человеку нереально (это притом, что у руководителя есть и дела поважнее);
  • предприятие работает без выходных, а сотрудники выходят на работу посменно (то есть тот же главбух может работать с понедельника по пятницу, а кто будет заниматься бумажной волокитой в субботу и воскресенье?);
  • и т. д.
Читать еще:  Заявление на учебный отпуск. образец и бланк для скачивания 2021 года

Никто не заставляет руководителя делегировать право подписи на всех мыслимых документах. Но можно выделить те, расписываться на которых другие сотрудники могут без опасения «накосячить»:

  • счета-фактуры;
  • листы кассовой книги;
  • расходные и приходные ордера;
  • различные накладные;
  • некоторые договоры (в первую очередь рутинно-бытовые);
  • доверенности.

Кому передаётся право подписи?

Передать право подписи можно только своему сотруднику. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, делегировать задачу подписания документов нельзя. Сотрудника можно выбрать абсолютно любого – хоть исполнительного директора, хоть толкового младшего менеджера, согласного взять на себя дополнительные обязанности и ответственность.

В приказе можно установить срок, в течение которого переданное право будет действовать. Если вы отлучаетесь на неделю-другую (например, решили наконец-то устроить себе «отпуск»), то именно этот срок и будет целесообразно указать. Если же вы хотите делегировать кому-то всю бюрократическую рутину окончательно и бесповоротно, пункт со сроками можно опустить.

Правила составления приказа на право подписи

В целом такие акты оформляются так же, как приказы по основной деятельности. Все реквизиты стандартны – наименование организации, дата составления и регистрационный номер документа, его название, подпись руководителя.

Писать приказ на право подписи финансовых документов и других актов нужно на принятом для приказов по ОД бланке компании. Помните, что вы можете делегировать право первой и второй подписи как на группу актов в целом (например, на всю первичную документацию), так и на один вид документа (только на счета-фактуры, накладные и т.п.).

Состоит приказ из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части нужно кратко пояснить, для чего приказ издаётся (хорошо подойдут фразы в духе «в целях обеспечения своевременного документооборота», «в целях своевременной приёмки товара»). Впрочем, если вы проигнорируете эту «вводную», ничего страшного не случится.

В распорядительной же части необходимо указать:

  • фамилию, имя, отчество и должность лица (или лиц), которые наделяются правом подписи;
  • тип документов (или отдельные их виды), которые это лицо теперь может подписывать;
  • при необходимости – срок, на который такое право предоставляется.

Даже если вы указали, что сотрудник может подписывать вместо вас все финансовые (к примеру) документы, в приложении придётся привести их полный перечень. Ещё одно обязательное приложение – лист с образцами подписей руководителя, главбуха (если он есть в штате) и того человека, которому делегируется право. В тексте самого приказа достаточно будет отсылки к этим приложениям, расписывать всё прямо в распорядительной части не надо.

Заверить составленный акт вправе только руководитель.

Образец приказа о предоставлении права подписи можно найти здесь.

Пример

Как же в итоге будет выглядеть приказ? Давайте представим, что вам нужно разрешить своему коммерческому директору подписывать вместо вас накладные. Вы скачиваете образец приказа и заполняете его примерно так:

«В целях обеспечения своевременного выписывания накладных на последующую поставку, ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. С 10 августа 2015 г. предоставить право подписания накладных на бумажном носителе, за руководителя и главного бухгалтера – коммерческому директору Иванову Ивану Ивановичу.
  2. Юрисконсульту Петровой Марине Петровне обеспечить оформление и выдачу доверенности на право подписи накладных лицу, указанному в п. 1 настоящего приказа, сроком действия до 15 сентября 2015 г.
  3. Ответственность за организацию своевременного оформления накладных возложить на главного бухгалтера Егорову Елену Егоровну.
  4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой».

Что в итоге?

Как видим, всё элементарно. В небольшой фирме достаточно приказа по самой простой форме (вроде того, что приведён в примере). В более крупных компаниях можно распределить отдельно права первой и второй подписи. Это делается на случай, если вдруг приключится форс-мажор, срочно потребуется подписать какой-либо важный акт, а ни руководителя, ни сотрудника с правом первой подписи не окажется на месте.

Не забывайте, что главбух априори обладает «второочередным» правом, то есть писать приказ о предоставлении права подписи главному бухгалтеру не обязательно. Опять же, этот приказ – не единственный документ, разрешающий работнику расписываться за кого-то из своих облечённых большей властью коллег. Круг полномочий любого сотрудника (включая и возможность управляться с «расписками») можно сразу определить в его должностной инструкции. Удостоверить передачу полномочий могут и доверенность или приказ о назначении на должность. Так что каждому распоряжению – своё время и место.

Образец приказа о наделении правом подписи

Образец приказа о праве подписи первичных документов — это локальный нормативный распорядительный акт, который необходим организации в силу закона о бухгалтерском учете. Поскольку директору организации и так принадлежит право заверения первичных документов, то в период его отсутствия эта обязанность возлагается на другое лицо. Делегирование права осуществляется либо доверенностью либо распоряжением. Здесь вы найдете образец приказа о наделении правом подписи и узнаете о нюансах его оформления.

  • Как написать заявление об оскорблении
  • Дают ли больничный в платной клинике
  • Повышение зарплаты медработникам
  • Что такое справка уклониста и нужно ли ее получать
  • Коды 10 и 21 в больничном листе
Читать еще:  Дополнение к апелляционной жалобе в арбитражном процессе

Нормативная база

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402, каждый факт хозяйственной жизни предприятия подлежит оформлению первичным учетным документом. К первичке относятся любые бумаги, касающиеся бухгалтерского и налогового учетов:

  • счета-фактуры;
  • платежные поручения;
  • акты;
  • выписки;
  • справки;
  • товарные накладные и т. д.

Обратимся к мнению Минфина России, высказанного по этому поводу в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012. Согласно ему, руководитель каждой организации должен определить перечень лиц, которым будет предоставлена возможность заверения первичных учетных документов.

Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая принадлежит главбуху организации. При необходимости директор предприятия определяет, кому следует делегировать заверение тех или иных бумаг. В основном оно предоставляется сотрудникам, которым по долгу службы приходится часто работать с первичкой: руководители обособленных подразделений и филиалов, работники бухгалтерии, сотрудники экономических отделов и т. д. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, возможность подписания бумаг не предоставляется.

При необходимости делегировать полномочия руководитель решает, каким образом предоставить своему сотруднику право подписи. Сделать это можно двумя путями:

  • при помощи доверенности на подписание первички;
  • утверждением специального распоряжения.

Теперь разберемся, в каких случаях нужно составлять доверенность, а в каких — издавать приказ.

Доверенность

Уместна в тех случаях, когда бумаги подписываются не только внутри предприятия, но и в других местах. Например, при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером банковской выписки и т. п.

Приказ

Он касается только тех лиц, которые трудятся в компании и получают право заверения строго внутрикорпоративных бумаг.

После составления указа директор должен заверить подписи работников, указанных в нем, своим автографом. Длительность действия распоряжения определяется в индивидуальном порядке: приказ на право подписи первичных документов может иметь бессрочный характер, а может составляться на конкретный срок, в зависимости от ситуации внутри фирмы.

Несмотря на то, будет ли оформлен распорядительный акт или руководитель отдаст свое предпочтение доверенности, в бланке необходимо указать:

  • персональные данные уполномоченного лица;
  • наименования бумаг, которые оно сможет подписывать;
  • в случае, если оформляется доверенность, следует дополнительно указать срок ее действия.

Порядок передачи права подписи

Наделение сотрудника данными полномочиями оформляется следующим образом.

В образец приказа о предоставлении права подписи вносятся все необходимые реквизиты:

  • номер распоряжения;
  • дата составления;
  • наименование компании;
  • населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

В основной части образец приказа на право подписи документов должен содержать данные сотрудника (или сотрудников, если приказ касается нескольких лиц):

  • должность;
  • Ф.И.О.;
  • список документов, которые имеет право подписывать сотрудник;
  • виза руководителя;
  • образец подписи уполномоченного лица.

С данным решением следует ознакомить сотрудника. Он должен расписаться в знак ознакомления с ним и выразить согласие с передаваемыми ему обязанностями. Поскольку унифицированной формы приказа на данный случай не существует, вы можете самостоятельно разработать бланк, ориентируясь на наши образцы, и использовать его в работе.

Приказ о предоставлении права подписи: образец

Приказ о предоставлении права подписи директора – это документ, официально позволяющий уполномоченному сотруднику визировать официальные бумаги вместо руководителя. Любое предприятие, будь то холдинг с тысячами сотрудников или индивидуальный предприниматель со штатом в 5 человек, ежедневно сталкивается с обилием входящей и исходящей документации, которая должна быть оформлена и подписана в соответствии с законодательными актами.

Зачем нужен приказ о праве подписи

Не только руководитель предприятия, но и другие его служащие подписывают бумаги, каждый в пределах своих обязанностей. Так, сотрудники бухгалтерии подписывают счета и акты сверок, юристы – договоры и претензии, сотрудники отдела кадров – распоряжения, касающиеся персонала, трудовые книжки и т. д.

На больших предприятиях руководитель физически неспособен лично подписывать всю документацию. Предоставление права подписи на документах (приказ в этом случае должен быть оформлен по всем правилам) поможет «разгрузить» директора и делегировать часть полномочий ответственному лицу.

Помимо этого, подобный документ необходим:

  • когда предприятие имеет несколько подразделений, у которых хозяйственная и финансовая деятельность разрознена;
  • когда филиалы предприятия находятся на большом расстоянии друг от друга, например, в разных городах или регионах;
  • когда руководитель не присутствует на работе – он в отпуске, командировке или на больничном;
  • если предприятие работает без выходных, а руководитель по установленному графику, но в его отсутствие документы должны быть подписаны.
Читать еще:  Показатели использования рабочего времени Фонды рабочего времени

Приказ о предоставлении права подписи первичных документов

Первичной документацией или «первичкой» считаются документы налогового и бухучета:

  • товарно-транспортные накладные;
  • счета-фактуры;
  • платежные поручения;
  • акты;
  • выписки и справки.

На практике приказ о предоставлении права подписи чаще всего издается именно для документов вышеперечисленного вида, их оборот на предприятиях самый большой. Первичные документы должны оформляться без ошибок и обязательно визироваться подписью ответственного должностного лица или директора предприятия.

Кто может подписывать документы?

Сотрудник, наделенный правом подписи первичной документации, выбирается по такому принципу: кто чаще всего сталкивается с «первичкой», тот ее и должен подписывать. Вполне рациональное правило. Первичную документацию, при наличии приказа о предоставлении права подписи, могут визировать:

  • бухгалтера;
  • сотрудники экономических и кадровых отделов;
  • работники и/или руководители отдела продаж;
  • логисты и/или водители-экспедиторы.

Более конкретная информация о том, кто и что имеет право визировать, указывается в соответствующем приказе. Важно также понимать разницу между правом первой и второй подписи. Первая – прерогатива руководителя компании. Чтобы предоставить возможность другим сотрудникам подписывать бумаги, директор издает приказ о предоставлении права первой подписи. Вторая подпись предоставляется, как правило, главному бухгалтеру предприятия или его заместителю. Подобные понятия введены из-за того, что часть документов, например, банковские, имеет право подписывать только первое лицо, а некоторые, менее важные, второе лицо предприятия. Обязанности, как и образцы подписей, фиксируются при регистрации предприятия.

Составление приказа: правила и образец

Приказ о предоставлении права подписи может составить любой сотрудник, в чью должностную инструкцию входит работа с распорядительными документами. Это может быть юрист предприятия, специалист по кадрам или секретарь руководителя – зависит от масштаба компании. После составления документ передается на ознакомление и подпись руководителю. Без последней документ не имеет силы. Лица, наделенные правом визировать документы, определяются директором.

Унифицированного бланка для написания приказа о делегировании права подписи на данный момент нет. Документ может быть составлен в произвольной форме либо по образцу, принятому на предприятии. Однако документ обязательно должен содержать:

  • порядковый номер приказа;
  • название учреждения;
  • регистрационные данные компании;
  • дату подписания приказа.

Основная часть раскрывает суть распоряжения руководства. Необходимо перечислить всех сотрудников, наделенных возможностью визировать документы вместо директора. Указываются должности, Ф. И. О., а также перечень документов, разрешенных к подписанию тому или иному работнику. Приказ может относиться как к одному лицу, так и к группе сотрудников предприятия. Длительность действия приказа зависит от конкретной ситуации: он может быть бессрочным или иметь ограниченный период действия, например, на время отпуска директора.

Если документы нужно подписывать вне территории предприятия, например, на партнерском складе, в банке и т. д., либо документы приходится подписывать человеку, который не числится в штате компании, то лучше вместо приказа о предоставлении права подписи (образец ниже) использовать доверенность.

ООО «ВЕКТОР» Адрес: г. Москва, ул. Строителей, д.5

Приказ №5 от 01.02.2019 г.

О предоставлении права подписи первичных документов

Из-за увеличения объема продаж и роста количества первичной документации приказываю:

  1. Передать право подписи счетов-фактур бухгалтеру Ивановой И. И.
  2. Передать право подписи актов о приеме и передаче товаров водителю-экспедитору Сидорову С. С.

Образец подписи Ивановой И. И. _______ Образец подписи Сидорова С. С. ________

Директор ООО «ВЕКТОР» Петров П. П. ________

Оформление документа

Из-за отсутствия унифицированной формы подход к составлению приказов может быть любым. Не имеет значения, как составлен документ – от руки или на компьютере, в обоих случаях он будет иметь законную силу при наличии подписи директора. Для написания можно использовать листы форматов А5 или А4, фирменные бланки компании. Достаточно иметь один экземпляр документа. Печать предприятия ставится по выбору составителя, поскольку приказ о передаче права подписи – документ внутреннего документооборота предприятия.

А что после подписания приказа?

Итак, приказ о предоставлении права подписи составлен, оформлен, подписан и издан. Должностные лица, упомянутые в приказе, после ознакомления с ним должны подтвердить этот факт собственной подписью.

На протяжении периода своего действия документ должен храниться с остальными распорядительными бумагами предприятия. По окончании срока действия бумага передается в архив, где хранится не менее трех лет перед уничтожением.

Отмена права подписи

Для отмены права подписи раньше указанного в документе срока необходимо издать новый, отменяющий приказ. В нем должна содержаться информации о том, какой приказ (номер, дата составления) и по какой причине отменяется. Уполномоченное лицо обязательно должно быть ознакомлено с документом, после чего ставит свою подпись в специально предусмотренной на документе графе либо на отдельном листе ознакомления.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector