Кадровые документы в 2021 году унифицированные формы

Электронный кадровый документооборот — уже можно!

Ксения Корчагина, юрист

Закон разрешает 80% кадровых документов вести в электронном виде. Графики отпусков, приказы на командировки, расчетные листки, табели.

Да, есть рискованные документы. Трудовой договор, заявление на увольнение, приказ о «дисциплинарке». Суды признают легальность и этих электронных документов. Но если не готовы тратить время на разбирательства с госорганами, то оставьте в бумажном документообороте только эти 20%.

Рассказываем, как перевести кадры в цифру

• Что происходит сейчас
• ЭП для работников. Какую выбрать
• Внутренние документы для легализации ЭДО
• Электронная система. Зачем нужна
• Как переводить в ЭДО конкретные процессы
• Если решили перейти на кадровый ЭДО

Что происходит сейчас

Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.

Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки. В 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО), участники эксперимента подписывают электронно любые кадровые документы. С января 2021 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для «удаленщиков». Читайте об этом в статье Новый закон об удаленной работе.

Весной 2021 в Госдуму внесли законопроект о дополнении Трудового кодекса статьей «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Если закон примут, работодатели и работники начнут подписывать кадровые документы в электронном виде с 16 ноября 2021.

Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя закон «Об электронной подписи». И при правильной его трактовке электронно можно подписывать большинство кадровых документов.

Если кратко, то для перехода на «цифру» нужно:

1. электронные подписи (ЭП) для работников;
2. внутренние документы для легализации ЭДО;
3. электронная система.

ЭП для работников. Какую выбрать

Электронные подписи бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Вид ЭП зависит от того, какую задачу вы решаете:

• Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени, тогда ПЭП хватит.
• Будете знакомить с локальными нормативными актами, инструктажами, тогда НЭП подойдет.
• Принимаете на работу дистанционных сотрудников, тогда выбирайте НЭП или КЭП.

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

Кадровые документы в 2021 году унифицированные формы

Арча — Кадровые документы

«Кадровые документы» — программный модуль, предназначенный для создания кадровых документов предприятия. Модуль используется совместно с программой «Арча», расширяя ее возможности.

Модуль «Кадровые документы» обеспечивает оптимальный кадровый документооборот малого предприятия. Это решено путем сокращения данных, не имеющих смысла на малом предприятии и уменьшения количества печатных форм документов, не обязательных к применению. В то же время полностью и досконально выполняются требований законодательства, касающиеся обязанностей предприятия по ведению кадрового документооборота.

Кадровые документы могут быть сформированы, напечатаны, отредактированы и сохранены для дальнейшего использования в электронном виде.

Кадровые документы формируются по заранее предоставленным шаблонам. Шаблоны созданы на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Кроме того, сам бухгалтер может внести изменения в шаблоны документов, если на предприятии приняты дополнительные особенности оформления.

Начало работы в программном модуле “Кадровые документы”

В ознакомительном режиме модуль будет работать со списком сотрудников до четырех человек. При большем количестве сотрудников в списке — формируются все приказы только на одного человека.

Модуль “Кадровые документы” запускается из меню двумя способами:

• Кадры / Кадровые документы по всем. В этом режиме обеспечивается работа с кадровыми документами всех сотрудников.
• Кадры / Кадровые документы сотрудника. При запуске пункта будет обеспечена работа с документами сотрудника, на котором установлен курсор в списке.

Для создания нового документа запустите модуль документов. Затем, находясь уже в списке документов, выберите пункт “Кадровые документы” — “Добавить”.

Версии модуля «Кадровые документы»

Сейчас в программе «Арча» существуют три версии модуля «Кадровые документы»:

— «Только для отчетности по СЗВ-ТД» (бесплатно)

— «Кадровые документы 1.0»

— «Кадровые документы 2.0»

Перечень документов

В модуле «Кадровые документы» хранятся все печатные формы, которые создаются в программе Арча при расчете отпускных, больничных листов, командировочных, компенсации за неиспользованный отпуск.

Документы, которые можно создать по шаблонам:

Все отчеты и функции для отчетности
по СЗВ-ТД в ПФР о трудовой деятельности:

Формирование и печать документов по готовым шаблонам:

Формирование и печать документов по готовым шаблонам:

Все документы можно доработать по своим требованиям самостоятельно или с помощью специалистов тех.поддержки. Например, в форму трудового договора можно добавить логотип компании, или даже полностью изменить текст содержания договора.

Порядок изменения шаблона документа

Если у вас возникла необходимость изменить форму приказа, добавить текст или удалить, чтобы ваши изменения сохранялись и могли применяться к вновь создаваемым документам, значит вам необходимо изменить шаблон формы.

1. В главном меню программы «Арча» выберите раздел Кадры / Кадровые документы сотрудника (по всем). Откроется окно с кадровыми документами. Здесь зайдите в меню Сервис / Справочник шаблонов документов (возможно только в коммерческой версии модуля «Кадровые документы»).
2. В открывшемся окне выберите вид приказа, форму которого хотите изменить. Отредактируйте через кнопку шаблон/редактировать . Выбранная форма приказа откроется в окне «Дизайнер» для редактирования. При этом некоторые поля этого приказа уже имеют заполненные значения – теги (в квадратных скобках жирными английскими буквами; справочник тегов см. ниже). Это переменные, которые заполняются программой. Не изменяйте их. Все остальные значения открыты для редактирования
3. Для внесения изменений дважды щелкните левой кнопкой мыши по тому полю, которое хотите заменить. Это может быть пустое поле — если вы хотите ввести новое значение, либо поле уже заполненное текстом, если вы хотите его отредактировать.
4. У вас откроется окно «Редактор текста». В той части окна, где мигает курсор, вы вводите с клавиатуры нужный вам текст или значение. Далее щелкаете по кнопке с изображением «галочки» . Написанное вами значение попадет в форму приказа.
5. Также вы можете выравнивать текст по центру, по краю и т.п., выделять жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием, изменять размер шрифта (соответствующие кнопки находятся на панели инструментов). Редактор построен по аналогии с Microsoft Word.
6. Если вам необходимо создать новый элемент или строку в приказе, то с левой стороны на панели инструментов выберите пиктограмму с изображением заполненного листочка («Вставить прямоугольник с текстом»). У вас появится курсор в виде прямоугольника. Щелкните мышкой в то место, где хотите создать новый элемент. В окне редактора текста наберите с клавиатуры нужные значения (если строка должна быть пустой, ничего не вводите). Щелкните по кнопке с изображением «галочки». Новое значение появится в форме приказа.
7. Это новое поле, а также уже имеющиеся объекты вы можете передвигать при помощи мышки. Для этого подведите мышку к тому объекту, который хотите переместить. Щелкните на нем один раз левой кнопкой мыши и удерживая перемещайте его.
8. Также вы можете изменять размер поля с текстом, т.е. растягивать по высоте или по длине. Для этого подведите курсор мышки к нужному объекту, щелкните один раз левой кнопкой мыши. Выбранный объект выделится. Подведите курсор мыши к любому углу объекта. Когда курсор изменится на двойную стрелку, удерживая левой кнопкой мыши, перемещайте его в нужном направлении.
9. Для предварительного просмотра документа, изменения в который вы вносите, нажмите по кнопке с изображением листка и лупы , либо зайдите в меню Файл / Предварительный просмотр.
10. Закончив работу с шаблоном формы, внеся все необходимые дополнения, нажмите на иконку с изображением дискеты . Сохранив файл, закройте редактор.

Все изменения, которые вы вносили в шаблон формы данного приказа, будут распространяться на вновь создаваемые приказы. При этом те документы, которые были сформированы ранее, останутся в прежнем формате.

Первичные документы по учету труда и его оплаты. в 2021 году

Взаимоотношения работников и работодателей должно быть в обязательном порядке документированы. В статье рассмотрим, какие предусмотрены бланки и формы первичных документов, отражающих отношения между работодателем и персоналом.

Работой с персоналом занимается, как правило, кадровая служба. На крупных предприятиях она может представлять собой целый отдел, содержащий штат кадровых работников во главе с начальником кадровой службы. Более мелкие предприятия могут иметь и одного кадровика, который занимается всеми вопросами персонала, где-то функции кадровой службы может выполнять административный работник (секретарь, офис-менеджер) или работник бухгалтерии, а может и сам руководитель.

1. Документы при приеме на работу
2. Документы при переводе на другую работу
3. Оформление ухода работника в отпуск
4. Оформление командировки
5. Поощрения и взыскания
6. Расчет и выплата заработной платы
7. Оформление документов при увольнении сотрудника

Документы при приеме на работу

Прежде чем принять нового сотрудника, с ним организуется собеседование, которое может проводиться, опираясь на данные анкеты на прием на работу, которую претендент на вакантную должность должен заполнить, либо основываясь на данных его резюме.

Если принято решение о принятии работника в штат организации, то необходимо правильно оформить его прием на работу, который предполагает оформление соответствующих документов:

Оформление приема сотрудника на работу:

• заявление работника: прежде всего, новый работник должен написать заявление о приеме на работу.
• приказ руководителя: на основании заявления работника, от имени руководителя составляется приказ о приеме на работу, здесь можно использовать специально разработанную унифицированную форму Т-1 (для приема одного работника) или Т-1а (для приема группы работников).
• личная карточка: на основе приказа о приеме на работу на нового сотрудника заполняется личная карточка по типовой форме Т-2;
• учетная карточка научного, научно-педагогического работника форма Т-4 – этот документ заполняется на научных и педагогических работников.

Документы при переводе на другую работу

В процессе работы сотрудник может быть переведен на новую должность, в другое структурное подразделение. Оформление перевода начинается с заявление работника с просьбой о переводе на новое место, на основании которого уже составляется приказ о переводе сотрудника на другую работу. Унифицированные формы этого приказа: Т-5 (для одного работника) и Т-5а (для группы работников).

Оформление ухода работника в отпуск

Трудовым законодательством установлено право работника пойти в отпуск:

• ежегодный оплачиваемый: после того, как отработает первые полгода на предприятии, работник может пойти в ежегодный оплачиваемый отпуск, ТК РФ установлена минимальная продолжительность этого отпуска – 28 календарных дней в год;
• отпуск без содержания: по согласованию с работодателем при наличии уважительной причины работник может пойти в отпуск без содержания;
• отпуск по беременности и родам: данный отпуск положен беременной женщине (так называемый, декретный отпуск), его продолжительность 140 дней при одноплодной беременности и 194 дней при многоплодной, подробнее об этом читайте здесь;
• отпуск по уходу за ребенком – после рождения ребенка работник может взять отпуск по его уходу до 1,5 лет или до 3-х лет, об этом виде отпуска и сопутствующих выплатах читайте в этой статье.

Какой бы отпуск не брал работник, его документальное оформление начинается с написания сотрудником заявления на отпуск, в котором он излагает просьбу о предоставлении ему отпуска и указывает его вид. После чего на основании заявления составляется приказ о предоставлении отпуска работнику, его типовая форма Т-6 (для одного сотрудника) и Т-6а (при оформлении отпуска группе сотрудников).

Помимо этого, стоит отметить, что ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику, руководствуясь графиком отпусков форма Т-7, этот документ составляется в конце года на год следующий и включает в себя предполагаемые даты начала отпуска каждого сотрудника предприятия.

Оформление командировки

В процессе работы работник также может быть направлен в командировку – поездку за пределы населенного пункта, где расположен работодатель, с целью выполнения служебных поручений. Документальное оформление командировки включает в себя:

• заявление работника;
• приказ о направлении в командировку Т-9 и Т-9а;
• служебное задание Т-10а, заполняется руководителем и содержит в себе задание, которое работник должен выполнить, находясь в командировке, и отчет сотрудника о проделанной работе;
• командировочное удостоверение форма Т-10, заполняется работником в процессе командировки и содержит сведения, подтверждающие нахождение его по месту назначения;
• авансовый отчет форма АО-1, документ, по которому работник отчитывается за потраченные в процессе командировки суммы.

Поощрения и взыскания

В процессе работы за определенные заслуги работник может быть премирован (поощрен), в качестве поощрения может выступать почетная грамота, денежная премия или материальный подарок, также может быть объявлена благодарность. Прежде чем премировать сотрудника его непосредственный начальник составляет представление к поощрению, на основании которого уже составляется приказ о премировании работника Т-11, образец этого документа можно скачать здесь.

Помимо поощрения к работнику может быть также применено взыскание, например, за нарушения трудового распорядка, невыполнение трудовых обязанностей, кражу, порчу имущества и прочие провинности. Взыскание к работнику применяется на основании приказа о дисциплинарном взыскании.

Расчет и выплата заработной платы

Подробно о расчете и начислении заработной платы мы поговорим в этой статье. Сейчас же остановимся на первичных документах, которые используются для расчета и выплаты зарплаты.

• Форма Т-49 «Платежно-расчетная ведомость» используется для расчета и выплаты заработной платы.
• Форма Т-51 «Расчетная ведомость» используется для расчета и начисления заработной платы».
• Форма Т-53 «Платежная ведомость» предназначена для выплаты зарплаты работникам.

Предприятие для документирования оплаты труда своим работникам может применять либо документ Т-49, либо две формы Т-51 и Т-53.

Оформление документов при увольнении сотрудника

Увольнение сотрудника регламентируется ТК РФ.

Приняв решение об увольнении, работник должен написать заявление на увольнение, на основании которого уже составляется приказ на увольнение форма Т-8 (при увольнении одного работника) и Т-8а (для группы работников). Скачать образец заполнения и бланки этих документов можно здесь.

При увольнении по собственному желанию работник обязан отработать на предприятии две недели (если с работодателем не согласован другой срок), если же сотрудник работает по срочному трудовому договору, то достаточно будет отработать 3 дня. После чего работнику делается расчет, считается компенсация за неиспользованный отпуск, оформляется увольнение и делается соответствующая запись в трудовую книжку с указанием статьи, по которой работник уволен.

Кроме указанных выше бланков и форм к кадровым документам можно также отнести:

Штатное расписание форма Т-3, в котором отражается штатный состав предприятия с указанием должностей, количества штатных единиц для каждой должности, оклада и месячного бюджета на заработную плату.

Отработанные работником дни (часы) отражаются в табеле учета рабочего времени форма Т-12 и Т-13.

Документы, оформляемые при приеме на работу в 2021 году

dokumenty_oformlyaemye_pri_prieme_na_rabotu_v_2021_godu.jpg

Похожие публикации

Трудовые отношения между работником и работодателем начинаются с документов, сопровождающих прием на работу. Каким будет оформление документов при приеме на работу в 2021 году, расскажем в нашей статье.

Документы, предоставляемые сотрудником

Для оформления нового сотрудника на работу требуется, чтобы он предоставил документы, необходимые для трудоустройства. Перечень их в последнее время претерпел ряд изменений, и на сегодня выглядит так (ст. 65 ТК РФ):

• Паспорт работника (или иное удостоверение личности).
• Трудовая книжка и/или «Сведения о трудовой деятельности» (форма СТД-Р). Не запрашиваются, если человек устраивается на свое первое место работы — в 2020 году работодатель обязан сам завести ему трудовую книжку, уведомив затем о возможности выбора бумажной или электронной формы документа в срок до 31.12.2020. Но с начала 2021 года тем, кто устраивается на работу впервые, бумажные трудовые оформлять уже не надо – по ним будет возможно ведение только «Сведений о трудовой деятельности».
• СНИЛС – может предоставляться как в форме пластиковой зеленой карточки (не выдается с 2019 г.), так и в виде уведомления о регистрации в системе персучета ПФР (в т.ч. в электронном виде). Впервые трудоустраивающимся регистрацию в ПФР должен оформить работодатель.
• Документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву).
• Документы об образовании, квалификации, спецзнаниях (если работа требует соответствующей подготовки).
• В определенных случаях предоставляются справки о наличии (отсутствии) судимости, административной ответственности за потребление наркотических веществ и другие документы, обусловленные спецификой будущей работы.

Прочие дополнительные документы работник предоставляет по своему желанию. Например, это могут быть рекомендации с прошлых мест работы, справки, позволяющие претендовать на какие-либо льготы, свидетельства о рождении детей для получения налогового вычета и т.д.

Также работник пишет заявление работодателю с просьбой принять его на работу.

Кадровые документы при приеме на работу

Получив от будущего работника требуемые документы и заявление, работодатель оформляет соответствующую кадровую документацию, соблюдая определенную последовательность. Перечислим, что должен сделать работодатель и какие документы подписывают при приеме на работу:

• Получить письменное согласие на обработку персональных данных (ст. 6 закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных»). Документ составляется работодателем и подписывается работником. При его отсутствии оформлять человека на работу нельзя.
• Ознакомить работника под подпись с локальными нормативными актами (ЛНА), связанными с трудовой деятельностью, правилами трудового внутреннего распорядка, колдоговором, положением об оплате труда и т.д. (ст. 68 ТК РФ). Сделать это нужно до подписания трудового договора.
• Оформить трудовой договор в 2-х экземплярах (по одному для каждой стороны). Договор подписывается работником и работодателем. На экземпляре работодателя работник расписывается также в том, что свой экземпляр документана руки он получил.
• На основании заключенного трудового договора издается приказ о приеме на работу (в свободной форме или по унифицированной форме Т-1). В трехдневный срок с даты начала работы приказ объявляется работнику под подпись. Заверенную копию приказа нужно выдать работнику по его требованию (ст. 68 ТК РФ).
• Заполняется личная карточка работника (по унифицированной форме Т-2 или по шаблону, разработанному самостоятельно).
• В трудовую книжку сотруднику, проработавшему более 5 дней, для которого данная работа является основной, вносится запись о приеме на работу (если ведется бумажный документ – ст. 66 ТК РФ).

Локальные акты в микропредприятиях

В 2021 году микропредприятия (ИП и организации с годовым доходом не более 120 млн руб. и средней численностью максимум 15 человек) по-прежнему будут иметь право на полный или частичный отказ от принятия локальных нормативных актов в сфере трудовых отношений – правил внутреннего трудового распорядка, положений о премировании, зарплате, графиков сменности и т.д. Но при этом все условия, регулируемые указанными локальными актами (ЛНА), должны быть прописаны в трудовых договорах работников (ст. 309.2 ТК РФ).

Договоры с новыми работниками, поступающими на работу после отказа от ЛНА, следует заключать на основе типовой формы, утвержденной правительственным Постановлением № 858 от 27.08.2016 (ред. от 10.07.2020). При утрате работодателем статуса микропредприятия, он обязан принять все необходимые ЛНА и ознакомить с ними работников под роспись в течение 4 месяцев с даты изменения своего статуса в реестре субъектов МСП (ст. 309.1 ТК РФ).

Отчеты при приеме сотрудника на работу

Непосредственно после оформления работника необходимо отчитаться об этом в Пенсионный фонд. В течение одного рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу, работодатель подает отчет по форме СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности» (форма утв. Постановлением Правления ПФР № 730п от 25.12.2019). Отчет следует подавать независимо от того, ведется ли на работника электронная трудовая книжка, или привычная бумажная.

Однодневный срок сдачи был установлен для подачи отчета при приеме, а также увольнении работников, начиная с 2021 года (ст. 1 закона № 436-ФЗ от 16.12.2019), но в связи с пандемией и введенными антикризисными мерами работодатели уже с апреля 2020 г. стали подавать СЗВ-ТД в данном оперативном режиме (п. «в» п. 1 Постановления Правительства № 590 от 26.04.2020).

Электронные кадровые документы

По 31.03.2021 г. проводится эксперимент по использованию связанных с работой документов в электронном формате (без дублирования на бумаге). Эксперимент регулируется законом № 122-ФЗ от 24.04.2020, а Положение о его проведении утверждено приказом Минтруда № 240н от 14.05.2020.

Работодатели и работники участвуют в эксперименте добровольно. Он может проводиться в отношении любых кадровых документов, перечень которых приведен в Приложении № 3 к Положению по приказу № 240 – работодатель сам определяет, какие из них он будет использовать в электронном виде, включая документы, оформляемые при приеме на работу (трудовой договор, приказы о приеме, заявление, локальные акты и другие документы, оформляемые на бумаге, или требующие подписи работника об ознакомлении). Самостоятельно он устанавливает и дату начала своего участия в эксперименте.

Эксперимент не касается дистанционных работников и сотрудников, направляемых к другим работодателям по договорам о предоставлении персонала. Не проводится он также в отношении трудовых книжек и «Сведений о трудовой деятельности».

Работодатель должен за 1 месяц предупредить персонал о начале применения электронного кадрового документооборота. Работники, в т.ч., новые сотрудники, оформляющиеся на работу, вправе отказаться от участия в эксперименте, или согласиться, подав соответствующее заявление. Работодатель за свой счет обеспечивает работникам изготовление ЭЦП (электронной цифровой подписи). Отсутствие ЭЦП у сотрудника, устраивающегося на работу, не может стать основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.

Результаты эксперимента позволят определить условия, необходимые для внедрения цифрового документооборота для всех работодателей, а также внести соответствующие изменения в трудовое законодательство.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.