Кадровая отчетность в 2021 году

Календарь кадровика: какие отчеты сдать в 2021 году

Какие отчеты составляет кадровик в частной организации:

• о трудовой деятельности сотрудников;
• о военнообязанных;
• о принимаемых и увольняемых иностранных работниках;
• статистические данные;
• сведения о вакансиях для инвалидов.

У каждой такой формы свой срок сдачи. Если его пропустить, оштрафуют и компанию, и должностное лицо.

Ежемесячная отчетность кадровика

Поскольку отдел кадров — основное подразделение, занимающееся персоналом, обязательные отчеты кадровика в конце каждого месяца касаются застрахованных лиц, за которых работодатель платит страховые взносы (форма СЗВ-М). Данные передают регулярно, не позже 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Дополнительно в ПФР кадровики готовят отчет о кадровых мероприятиях в отношении работников (прием, увольнение, перевод) по форме СЗВ-ТД. Но ее сдают регулярно только в тех случаях, когда имели место какие-то изменения. Сроки сдачи (при необходимости) — не позже рабочего дня, следующего за днем принятия решения о проведении кадрового мероприятия.

Еще одна государственная структура, куда должен отчитываться кадровик ежемесячно, — служба занятости. Не позже 25-го числа работодателям следует отчитываться о вакантных (квотируемых) местах для инвалидов.

Помимо сведений в ПФР и центр занятости, отчеты отдела кадров ждут в Росстате. От работодателей требуют сведения о просроченной задолженности по заработной плате (форма 3-Ф) — в первый день после отчетного периода. А от организаций, где трудоустроены более 15 человек, ежемесячно до 15-го числа требуют форму П-4 с данными о численности и заработной плате сотрудников.

Квартальные отчеты

Абсолютно вся квартальная отчетность, которую ведет кадровик в 2021 году, связана со статистическими данными. Росстат от компаний с работниками хочет получить информацию о зарплате, численности и движении работников.

Чтобы не запутаться, посмотрите отчетность кадровых сотрудников в 2021 году в таблице:

Наименование отчета и полезные материалы по заполнению

Компании, где меньше 15 человек

Не позже 15-го числа месяца, следующего за отчетным

Компании, где трудоустроено более 15 работников, не имеющие статус МСП

До 8-го числа следующего месяца

Государственные и муниципальные образовательные организации

На 10-й день после отчетного периода

Государственные и муниципальные организации, занимающиеся научными исследованиями и разработками

Государственные и муниципальные медицинские организации

Государственные и муниципальные организации, предоставляющие соцуслуги

Государственные и муниципальные организации, работающие в кинематографе, сферах культуры и искусства

Государственные и муниципальные организации, осуществляющие деятельность в области физической культуры и спорта

Отчетные формы, которые сдают раз в год

Есть небольшой список кадровой отчетности, которую передают в государственные органы по итогам года. В этом перечне:

• форма персонифицированного учета СЗВ-СТАЖ, которую сдают в ПФР не позже 1 марта;
• форма 1-Т (условия труда) для Росстата. Ее подают не позже 21 января все работодатели, кроме тех, кто отнесен к субъектам малого предпринимательства;
• отчет по форме 7-травматизм. Отправить сведения следует до 25 января, но не всем — исключения перечислены в Приказе Росстата № 326 от 22.06.2020;
• отчет в Росстат № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников». Его готовят те, кто не передавал данные по форме П-4, в срок до 30 января;
• отчет из приложения 11 к методическим рекомендациям, утв. Минобороны 11.07.2017, содержащий отчет о молодых парнях в возрасте 15–16 лет, который сдают в сентябре в военкомат. По той же форме до 1 ноября следует отчитаться о мужчинах, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в будущем году;
• отчет о работающих и забронированных гражданах, пребывающих в запасе, для военкомата. Его подают не позже 1 декабря.

Нерегулярная (периодическая) отчетность отдела кадров

Представленный перечень форм и график сдачи отчетности кадровика будут неполными, если не сказать о периодических отчетах. Так, работодатели, которые трудоустраивают иностранных граждан, обязаны уведомлять о заключении и расторжении договоров МВД. Делать это надо в трехдневный срок с даты оформления или разрыва отношений.

Если организация намерена ввести режим неполного времени или приостановить деятельность на время, она уведомляет об этом службу занятости в трехдневный срок со дня принятия решения. Если планируется массово уволить сотрудников в связи с сокращением штата или ликвидацией, об этом необходимо уведомить ЦЗН в следующие сроки:

• для юрлиц — не позже, чем за 3 месяца до планируемых увольнений (2 месяца, если сокращение штата не приведет к массовым увольнениям);
• для ИП — не позже, чем за 2 недели.

Еще один периодический отчет — подача сведений о новом военнообязанном работнике, пребывающем в запасе. Кадровики готовят документ в военкомат и подают его в течение двух недель со дня приема сотрудника.

Отдельно остановимся на нерегулярных отчетах кадровых работников для Росстата. В ведомстве собирают данные от респондентов либо при наличии исследуемого события, либо с периодичностью 1 раз в 2–3 года. Поскольку статистических форм много, и в них легко запутаться, мы собрали в таблицу сроки отчетности кадровика в 2021 году, которая позволит ничего не упустить.

СЗВ-ТД – 2022: сроки сдачи, виды кадровых событий, штрафы

Форма СЗВ-ТД обязательна для всех, у кого есть наемные работники. В форме, которая сдается в ПФР, отражается любое кадровое изменение или событие.

СЗВ-ТД – форма несложная и редко у бухгалтеров возникают проблемы с ее заполнением. В этой статье мы даем построчный обзор СЗВ-ТД, чтобы у вас была шпаргалка, в которую можно заглянуть в любой момент и уточнить детали заполнения.

Форма СЗВ-ТД была изменена с августа 2021 года: из бланка удалили отчетный период, добавились новые коды и разделы. Изменения были не существенными.

Что изменилось СЗВ-ТД в 2021 году

С 1 июля 2021 года в форме СЗВ-ТД нужно заполнять реквизит «Код выполняемой функции». Код выполняемой функции заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (ОКЗ), принятым и введенным в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 декабря 2014 г. № 2020-ст.

Кто сдает СЗВ-ТД

Все организации и ИП, которые нанимают на работу персонал. Форма сдается в ПФР. СЗВ-ТД содержит информацию о трудовой деятельности работника и заполняется на каждого из них по отдельности.

Сроки сдачи СЗВ-ТД

СЗВ-ТД сдается до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Отчетный месяц – этот месяц, в котором произошло кадровое событие. Но, СЗВ-ТД нужно сдавать на следующий день, если в компании было кадровое событие: прием или увольнение работника.

Если событий не было, отчет сдавать не нужно. Нулевого СЗВ-ТД не бывает.

На следующий день после кадрового события:

Прием и увольнение работника.

До 15 числа месяца, следующего за отчетным после кадрового события:

• перевод на другую работу;
• подача заявления о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде;
• присвоение новой квалификации, дополнительной специальности, профессии;
• решение суда о запрете на занятие определенной должности или ведение деятельности;
• изменение наименования организации-страхователя.

До 15 февраля следующего за отчётным года

Если не было никаких кадровых событий в течение всего календарного года.

Построчный обзор формы СЗВ-ТД

Бланк СЗВ-ТД утвержден постановлением Правления от 27.10.2020 №769п. В форме всего 6 разделов.

1. Сведения о страхователе: Регистрационный номер в ПФР, Наименование, ИНН, КПП.
2. Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователе. Этот раздел заполнят при реорганизации. В нем указывают: регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН, КПП.
3. Сведения о зарегистрированном лице: фамилия, имя, отчество, дата рождения, СНИЛС.
4. Информация о подаче заявления о переходе на электронную трудовую.
   • В поле «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» нужно проставить дату, если работник хочет оставить трудовую бумажном виде.
   • В поле «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» списывается дата, если работник подал заявление о переходе на электронный вариант трудовой.
5. Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица:

• Графа 1. Номер порядковой записи.
• Графа 2. Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения. Эти данные нужно взять из приказа.
• Графа 3. Сведения о приеме, переводе, увольнении.
• Графа 4. Работа в районах Крайнего Севера//Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера. Графа не заполняется, если таких условий нет. Ставятся коды РКС или МКС соответственно.
• Графа 5. Трудовая функция. Здесь нужно списать должность работника с указанием структурного подразделения либо выполняемую работу.
• Графа 6. Код выполняемой функции. Данные для заполнения этой графы нужно взять из Общероссийского классификатора занятий (ОК 010-2014). Код нужно указывать из 5 цифровых знаков, где первые 4 знака — кодовое обозначение группы занятий из общероссийского классификатора, а последний знак — контрольное число.
• Графа 7. Причины увольнения. В этой графе нужно указать причину по ТК РФ, она будет совпадать с приказом.
• Графа 8. Наименование документа. Здесь нужно указать документ компании обычно, это приказ, либо протокол собрания акционеров, либо решение.
• Графа 9 и графа 10. Это реквизиты документа, которым инициировано кадровое событие. Например, номер дата приказа о приеме на работу или дата составления протокола.
• Графа 11. Признак отмены записи. Нужно заполнять если была ошибка или неточность. в предыдущем отчете. Составляется СЗВ-ТД, вносится ошибочная запись, и в графе 11 ставится знак Х.

Правила представления СЗВ-ТД в 2021 году

C 2020 года у работодателей (организаций и индивидуальных предпринимателей) появилась обязанность предоставлять сведения о трудовой деятельности работников в пенсионный фонд (п. 2.4 ст. 11 Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ — далее Закон N 27-ФЗ). Но вопросов по этой отчетности до сих пор много. Расскажем в какие сроки и как ее нужно заполнять начиная с августа 2021 года (с учетом поправок, внесенных Постановлением Правления ПФ РФ от 27.10.2020 N 769п).

В каких случаях работодатель обязан подавать сведения СЗВ-ТД

Форма СЗВ-ТД заполняется на каждого работника отдельно. Отчитаться по форме СЗВ-ТД работодатель должен в том случае, если в календарном месяце:

• работника приняли на работу, перевели на другую постоянную работу или уволили;
• работник получил новую профессию, специальность или квалификацию;
• суд запретил работнику занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью;
• организация была переименована и т.п.

Обратите внимание! Сведения подаются только на тех работников, у кого были перечисленные выше кадровые мероприятия.

Сроки представления СЗВ-ТД с 1 января 2021 года

С 1 января 2021 года работодатели продолжат представлять СЗВ-ТД:

• при приеме на работу и при увольнении сведения по форме СЗВ-ТД нужно будет подать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (расторжение) трудовых отношений;
• при переводе на другую постоянную работу или при иных кадровых мероприятиях СЗВ-ТД нужно представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло соответствующее событие.

Отражение сведений в СЗВ-ТД с учетом новых требований

Сведения, которые указываются в СЗВ-ТД, существенно расширили:

Введена графа 4 для проставления отметки о работе в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним: РКС — при работе в районах Крайнего Севера, МКС — при работе в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера. Если сотрудник работает в обычных условиях, то графа 4 просто не заполняется.

Это важное нововведение, так как работники, которые трудятся в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, имеют право на надбавку к зарплате, а размер надбавки зависит от стажа работы на Севере, который определяется на основании записей в трудовых книжках. В бумажных трудовых книжках такая графа отсутствует и работодатель не обязан делать отметки о работе на Севере, но большинство работодателей по просьбе работников делали такие отметки.

Из отчета СЗВ ТД исключен раздел «Отчетный период».

Пример: Бухгалтер принят на работу с 02.08.2021 года (приказ № 25 от 02.08.2021 года) в организацию находящуюся в удаленных районах Крайнего Севера. Для бухгалтера код выполняемой функции по ОКЗ — 2411.6. СЗВ-ТД нужно представить не позднее 03.08.2021 года.

СЗВ-ТД на совместителей

Записи о работе по совместительству в бумажную трудовую книжку вносятся по желанию работника работодателем по основному месту работы (ч. 5 ст. 66 ТК РФ). Но Порядок заполнения СЗВ-ТД не освобождает работодателей, у которых работают совместители, от подачи сведений на них.

Информация о том, что работник является совместителем, относится к графе 4 «Трудовая функция». ПФР пояснил, что в графе 5 «Трудовая функция» табличной части формы СЗВ-ТД нужно указать на совместительство (письмо ПФР от 05.03.2020 N В-6181-19/10665-20), например «курьер по совместительству».

Если штатный работник изъявил желание совмещать несколько должностей или обязанностей, т.е. стал внутренним совместителем, то это кадровое событие также необходимо отразить в СЗВ-ТД. При этом следует учитывать положение Порядка, согласно которому при представлении формы СЗВ-ТД в отношении работника впервые одновременно нужно предоставить сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у этого работодателя. То есть при оформлении внутреннего совместителя нужно указать в СЗВ-ТД и предыдущую запись из трудовой книжки.

Какие отчеты должен сдавать работодатель в 2021 году

В 2021 году соблюдение правил кадрового учета приобрело особое значение. Работодателям приходится передавать в государственные органы и внебюджетные фонды внушительный объем отчетности. Какие именно документы необходимо составлять, рассказали юристы.

Сведения в ПФР

В территориальные подразделения Пенсионного фонда РФ предприниматели и компании направляют три отчета:

1. СЗВ-М. Бланк утвержден постановлением ПФР № 83п. В форме отражают информацию о сотрудниках, по которым делают отчисления в фонд. В документе раскрывают данные граждан, привлеченных на основании трудовых или гражданско-правовых договоров. Сдавать СЗВ-М ежемесячно обязаны иностранные и российские фирмы, филиалы, предприниматели, а также частнопрактикующие специалисты. Наличие наемного персонала предполагает предоставление отчетности даже в период приостановки деятельности или отсутствия выплат. Документы высылают до 15 числа каждого месяца.
2. СЗВ-СТАЖ. Регулярно до 1 марта в ПФР работодатели направляют сводный отчет. Последние изменения бланка пришлись на осень 2020 года. При обозначении льготных ставок пенсионных взносов теперь используют новую кодификацию.

СЗВ-ТД. Документ составляется при увольнении, переводе или приеме на работу гражданина. Дополнительным основанием является подача заявления о сохранении бумажной трудовой книжки. При заключении или расторжении договора с сотрудником форма направляется в фонд в течение 1 рабочего дня. Отсчет ведут с момента издания кадрового приказа. А вот о переводе уведомляют до 15 числа следующего месяца.

Информация в ПФР направляется в электронной форме. Отчетность принимают на сайте внебюджетного фонда в личном кабинете страхователя. Альтернативой служит сервис на портале государственных услуг.

Сведения в Росстат

Объем статистической отчетности во многом зависит от предприятия. Получить полный перечень документов работодатель может на ведомственном сайте. Для этого достаточно ввести в электронную строку ИНН. Так, в 2021 году Росстат принимает следующие сведения:

1. Среднесписочная численность. Ежемесячно до 15 числа данные подают все работодатели. От обязанности освобождены только субъекты среднего и малого предпринимательства.
2. Условия труда. Каждый год до 21 января коммерсанты должны сообщать о состоянии рабочих мест, а также компенсациях за вредные или опасные факторы. Обязанность возложена на компании и предпринимателей с определенными видами экономической деятельности. Малый бизнес от отчетности освобожден.
3. Повышение квалификации. Документы направляются в Росстат каждые 2 – 4 года до 3 февраля. Требование не распространяется на государственные и военные структуры, страховые организации, религиозные объединения, домашние хозяйства, малый и средний бизнес.
4. Неполная занятость. Отчет необходимо сдавать ежеквартально. Конечной датой является 8 число месяца, наступившего за расчетным периодом. Уведомления не направляют субъекты малого и среднего предпринимательства.

По требованию ведомства работодатели должны отчитываться по заработной плате с учетом численности сотрудников, профессии, а также сообщать о потребности в отдельных специалистах.

Сведения в центры занятости

В 2021 году кадровые службы продолжают сообщать государственным органам о вакансиях. Сроки предоставления данных определяются региональным нормативным актом. Информировать о свободных рабочих местах компании обязаны даже при отсутствии намерений по их замещению.

Дополнительные документы сдают организации, которым предписано резервировать места для граждан с инвалидностью. В большинстве случаев таковыми признаются предприятия с численностью сотрудников более 100. Однако отдельные регионы опустили планку до 35 человек в штате. Форму и периодичность отчетности определяют субъекты РФ.

Документы в военный комиссариат

Работодатели обязаны раскрывать сведения о численности зарезервированных и забронированных работников. Дополнительно в комиссариат направляются общие данные о воинском учете. Документы передаются до конца года, предшествующего отчетному периоду.

Кроме того, ежегодно кадровые службы передают в комиссариат:

• перечень сотрудников-мужчин 15 – 16 лет;
• списки работников для постановки на воинский учет.

Документы предоставляются до 15 сентября и 1 ноября соответственно. Если в штате отсутствуют зарезервированные или забронированные граждане, отчетность об их численности не сдается.

Сроки представления отчетности по застрахованным лицам в контролирующие органы в 2021 году