Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Использование служебного автомобиля в личных целях

2 вопроса о Служебном Автомобиле в Личных Целях

Краткое содержание данной статьи:

Эксплуатация служебного автомобиля в любой организации завязана на ведении путевой документации. Использование служебного автомобиля в личных целях многих специалистов ставит в тупик.

Это связано с тем, что сразу появляются сомнения, как правильно вести путевую документацию и надо ли вообще вести путевые листы при использовании в личных целях.

И самые распространенные вопросы на эту тему звучат так:

  • Есть ли разница в использовании служебного автомобиля в рабочих и личных целях?
  • Необходимы ли для этого дополнительные документы или пометки в путевом листе при личном использовании с разрешения руководства?

Служебный автомобиль или все-таки личный?

Есть заслуживающая внимание аналитическая статья на «Гарант-сервисе» (официальный партнер компании ГАРАНТ в Липецке и Липецкой области), но сразу скажу, что данная статья, хоть и подкреплена судебной практикой, но она однобоко рассматривает этот вопрос.

Вопрос о служебном автомобиле в личных целях и как оформить этот момент рассматривается, только с точки зрения налоговых органов. И вопрос по оформлению путевого листа, например, рассматривается без учета еще одного очень важного момента — это требования обеспечения безопасности дорожного движения.

Бухгалтер не знает, что на путевом листе завязаны три мероприятия по обеспечению БДД, поэтому выводы, которые делаются в этой статье задают неправильный вектор поведения.

Обращаются внимание на такие моменты:

  • путевой лист можно оформлять на любой срок — от одного дня до одного месяца;
  • компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно.

Первый момент очень сильно радует организации: как хорошо, можно выписать путевой лист на месяц.

С точки зрения налоговых органов можно, а с точки зрения надзорных органов (транспортная инспекция, УГАДН) нельзя, потому что в путевом листе служебного автомобиля должны ежедневно проставлятся отметки о предрейсовом медосмотре.

А также ежедневно должны проставляться отметки специалиста ответственного за техническое состояние автомоблией при выпуске на линию.

К тому же в путевом листе должен прослеживаться режим труда и отдыха водителя каждую смену (потому что есть ограничения).

И это относится не только к штатному водителю, но и к директору, если он сам управляет служебным автомобилем.

Поэтому давайте рассмотрим вопрос служебного автомобиля немного в другой плоскости.

Кстати, если вы еще ни разу не приобретали Пакет Готовых Шаблонов для немедленного документирования своей работы в области обеспечения БДД, то последняя версия понравится не только вам, но и надзорным органам:

Пакет готовых шаблонов
Всегда актуальная версия. О самом пакете готовых шаблонов можно узнать пройдя по ссылке

Есть ли разница в каких целях используется?

Конечно разница есть. Рассмотрим в качестве примера коммерческую организацию. Деятельность ее направлена на извлечение прибыли. И любой автомобиль приобретенный или взятый в аренду, будет рассматриваться налоговым органом либо как объект с помощью которого извлекают прибыль (перевозка на сторону), либо он необходим для работы организации в целом (перевозка для служебных нужд).

Есть 3 (три) варианта для анализа:

  • эксплуатация для личных целей;
  • эксплуатация для служебных целей и (если есть необходимость) для личных целей;
  • Эксплуатация для служебных целей.

Третий вариант я не рассматриваю, потому что в этом случае все понятно (обозначил для полноты).

Что касается первого варианта, то он категорически исключается по одной простой причине. Налоговая принимает обоснованное списание топлива только на расходы деятельности компании. На личное использование списание топлива не происходит (будут проблемы с налоговой).

Поэтому заполнение путевого листа на личные цели бессмысленно. Оно бессмысленно потому, что даже если вы выпишите отдельный путевой лист и водитель заправит за свой счет служебный автомобиль, то бухгалтерия его не сможет приобщить, так как он ничего общего с расходами на организацию не имеет.

В итоге у вас возникнет пробел между показаниями спидометра (он же крутится). Этот пробел лишний повод для надзорных органов задавать неудобные вопросы.

Теперь о втором варианте (самом распространенном). Чтобы совместить использование служебного автомобиля в рабочих и личных целях есть выход. Но сразу скажу выходом это назвать сложно, потому что сам процесс хоть и соответствует всем требованиям законодательства и надзорных органов, но является абсолютно не пригодным ввиду его трудоемкости.

Итак, начнем с того что спидометр на автомобиле крутится постоянно (если вы конечно не Кулибин, и не сделали отдельный тумблер на него). Километраж на спидометре и километраж в путевом листе служебного автомобиля должен быть одинаковым — это аксиома.

Также, к слову говоря, аксиомой является и то, что остаток в баке по путевому листу должен быть не больше чем объем бака автомобиля. Иначе встает вопрос, а где водитель возит излишки?

И теперь перед нами стоит задача: как сделать так, чтобы пробел в километраже по спидометру, который вы накрутили при личном использовании, не выпал из документооборота бухгалтерии, а также документооборота транспортного отдела.

Выход (если это можно так назвать) есть. Нужно документально оформлять передачу автомобиля водителю, который будет его использовать в личных целях с фиксацией спидометра. Таким документом является акт приема-передачи автомобиля (кстати образец этого документа есть в Пакете Готовых Шаблонов).

Да, да. В этом случае составляется акт приема-передачи автомобиля каждый раз когда служебный автомобиль передается сотруднику для использования в личных целях.

Составляет этот акт и контролирует его наполнение не один водитель, как вы знаете, а ответственный за техническое состояние и эксплуатацию (совместно с водителем, конечно).

Читать еще:  Как проводится государственная итоговая аттестация учащихся 9-х классов?

Но, если вы думаете, что это все. То нет. Если речь идет о водителе, то мало каждый раз составлять акт приема-передачи автомобиля. Необходимо основание для его передачи, потому что акт является конечным документом при передаче автомобиля.

Таким документом является договор аренды (или субаренды если он уже в аренде). Вы спросите для чего он нужен? Здесь есть 2 (два) момента:

  • момент выгоды для коммерческой организации;
  • момент обеспечения БДД.

На счет коммерческой выгоды, вы должны понимать, что коммерческая организация не может работать себе в убыток, и даже не может работать безвозмездно, то есть в «0». Опять будут вопросы у налоговой. Поэтому возмездный договор аренды должен быть, хотя бы на минимальную символическую сумму.

На счет обеспечения БДД. Вы должны понимать, что если водитель взял автомобиль в личное пользование и попал в ДТП с пострадавшими, то вы всегда можете сказать, что водитель был не на служебном задании (вот приказ о предоставлении выходного дня, вот договор аренды, вот акт приема-передачи).

Кстати, если вы еще ни разу не приобретали Пакет Готовых Шаблонов для немедленного документирования своей работы в области обеспечения БДД, то последняя версия понравится не только вам, но и надзорным органам:

Пакет готовых шаблонов
Всегда актуальная версия. О самом пакете готовых шаблонов можно узнать пройдя по ссылке

Использование служебного автомобиля в личных целях

Краткий итог, какие же документы должны быть, чтобы можно было использовать служебный автомобиль в личных целях:

  • Приказ о предоставлении выходного дня (если используется в рабочее время);
  • Договор аренды (субаренды);
  • Акт приема-передачи.

А теперь представьте, если у вас водитель или специалист по несколько раз в неделю (если не за день) использует служебный автомобиль в личных целях. И каждый раз возникает необходимость правильно оформлять все документы.

Именно поэтому я сразу обозначил, что этот вариант совсем не подходит для практического применения. Хотя для редких (разовых) случаев именно так и надо оформлять все документы.

Как бы плохо это не казалось, но в этой ситуации нужно просто определиться и сделать выбор. Есть 3 (три) варианта:

  • Либо вы ставите табу на личное использование;
  • Либо вы даете в личное пользование на определенное время, и водитель едет за счет организации и вы это никак не отражаете, принимая на себя все риски (если с ним или с кем-то что-то произойдет);
  • Либо, как говорится, специалист (или водитель) «выписывает» авто. Официально делается Приказ (если необходимо), разовый договор с официальной передачей авто с фиксацией состояния, спидометра и остатка в баке.

Кстати, у нас единственное в России обучение по БДД, которое проводится при нашей экспертной поддержке на базе собственного образовательного учреждения.

Это дистанционное обучение по всей России
с выдачей Диплома установленного образца. А также Бонусы от нас бесплатно.

Вывод.

  • Ситуация конечно интересная. Использование служебного автомобиля в личных целях практикуется везде. И, как правило, все действуют по второму варианту. А какой выберете вы? Жду комментариев.

Если у вас есть комментарий, обязательно поделитесь с нашими читателями (ниже)

Если вы не прослушали подкаст (аудио) о разборе вопроса нужен ли путевой лист (аудио вопрос-ответ), то прослушать можно здесь>>>

автор статьи, эксперт в области обеспечения БДД, идеолог и директор компании ООО «Транспортный консалтинг»

Время от времени появляется очень актуальный и интересный материал или ценное предложение. Оставьте свой e-mail, чтобы быть в курсе и держите себя в теме последних событий. Подписная форма НИЖЕ.

За личное пользование служебным автомобилем надо заплатить НДФЛ

В организации есть служебный автомобиль. Генеральный директор организации использует его также и для личных целей.

Какими внутренними документами должна быть закреплена в организации возможность ис­поль­зо­ва­ния директором автомобиля для личных целей?

Какие налоговые риски в части исчисления и уплаты НДФЛ возникают в связи с таким использованием?

Ответ:

Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях прямо законом не установлен, но вы можете предусмотреть такую возможность в трудовом договоре, а также в специальном локальном нормативном акте. После этого рекомендуем издать приказ об использовании служебной машины в личных целях и составить акт приема-передачи транспортного средства.

Если сразу при приеме на работу вы желаете разрешить генеральному директору использовать служебную машину в личных целях, то в трудовом договоре рекомендуем прописать следующие условия:

возможность использовать служебный автомобиль в личных целях и условия его использования (например, запрет выезда за пределы города и другие);

характеристики автомобиля (в частности, марку, государственный номер);

порядок приема-передачи служебного автомобиля для использования в личных целях, а также возврата и прекращения использования служебной машины в личных целях (например, в одностороннем порядке с вашей стороны);

срок, в течение которого генеральный директор может использовать свой служебный автомобиль в личных целях;

порядок оплаты штрафов, ремонта, топлива, иных расходов (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

Если генеральный директор уже работает у вас и вы решили предоставить ему служебную машину для использования в личных целях, то заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и отразите в нем все указанные выше условия (ст. 72 ТК РФ).

При наличии в Организации локального нормативного акта (коллективного договора), в котором подробно регламентирован порядок использования служебного автомобиля в личных целях, в трудовом договоре его условия вы можете не дублировать.

Достаточно указать условие о возможности использовать служебный автомобиль в личных целях, характеристику автомобиля, срок, на который он передается, и сделать ссылку на локальный нормативный акт.

Читать еще:  В каком размере производится доплата за совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания?

Главное, чтобы работник (генеральный директор) был ознакомлен с локальным нормативным актом под подпись (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

В отношении исчисления и уплаты НДФЛ отметим следующее.

Безвозмездное пользование служебным автомобилем в личных целях является экономической выгодой для пользователя — директора.

При этом доходом налогоплательщика признается экономическая выгода, полученная в том числе в натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая по правилам главы 23 НК РФ (п.1 ст.41 НК РФ).

Тем не менее в Вашей ситуации для возникновения у физического лица на­ло­го­об­ла­гае­мо­го дохода необходимо, чтобы у работодателя была возможность опре­де­лить размер полученной им экономической выгоды согласно главы 23 НК РФ.

В самой главе 23 НК РФ порядка определения размера получаемой физическим лицом экономической выгоды нет. Хотя из ее содержания можно сделать вывод, что в целях выполнения налоговым агентом своих обязанностей организация должна принимать все возможные меры по оценке и учету экономической выгоды (дохода), получаемой физическими лицами.

При определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (п.1 ст. 210 НК РФ).

Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 НК РФ.

Так как положений, предусматривающих освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц безвозмездного пользования служебным автомобилем в личных целях, статья 217 НК РФ не содержит, указанный доход подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке. При получении налогоплательщиком дохода от организаций и индивидуальных предпринимателей в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества налоговая база определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг), иного имущества, исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 105.3 НК РФ (п.1 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина России от 09.03.2017 № 03-04-05/13125).

Возникающий доход в натуральной форме, можно рассчитывать, например, исходя из стоимости проката или аренды транспортного средства, аналогичного тому, которым воспользовался работник (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).

Так же необходимо вести отдельно учет расходов, связанных с использованием служебного автомобиля по служебным поездкам и личным (ГСМ и другие расходы).

Оборотная сторона мигалки

Столичным чиновникам запретили использовать служебные автомобили в личных целях

Мэр Москвы Сергей Собянин подписал указ, запрещающий столичным госслужащим использовать «в личных целях» служебные машины. Каким образом будет осуществляться контроль за перемещением чиновников, в мэрии пока не придумали. Эксперты считают, что выявить нецелевое использование служебного транспорта практически нереально.

Подписанный мэром Москвы указ утверждает порядок «транспортного обслуживания, обеспечиваемого в связи с исполнением должностных обязанностей государственными гражданскими служащими города Москвы». Право у столичных чиновников на это обслуживание закреплено федеральным законом «О государственной гражданской службе РФ» 2004 года, однако его порядок в Москве до сих пор не был установлен.

Указ касается ситуаций, когда госслужащему необходимо на автомобиле совершить служебную поездку. Если чиновник использует для этих целей личный транспорт, то ему положена компенсация — в нее входят затраты «на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт». Конечный размер компенсации будет определяться госорганом, в котором работает чиновник, «в зависимости от технических параметров (класса) личного транспорта и интенсивности его использования для служебных поездок». Отметим, что подобные нормы установлены в постановлении правительства 2004 года (касается налоговой отчетности организаций) — в нем размер компенсации зависит от объема двигателя личного автомобиля, который используется для служебных нужд. Чтобы получить деньги за использование своей машины, чиновник должен представить в ведомство, где он работает, заявления о выплате, копию техпаспорта, водительских прав, а также «чеки на горюче-смазочные материалы, акты выполненных работ по ремонту».

Ситуации, когда чиновник использует служебный автомобиль, описаны в указе не так подробно. Установлено, что госорган, в котором работает госслужащий, устанавливает правила «режима сменности личного транспорта» и «порядок предоставления» автомобиля. При этом подчеркивается, что «использование служебного транспорта для личных целей не допускается». Каким образом будет контролироваться использование служебных автомобилей, в мэрии пока не придумали. «Будет разработана схема, которая позволит максимально достоверно и оптимально решить эту проблему,— пояснил «Ъ» источник в мэрии.— Один из возможных способов контроля — использование спутниковых средств слежения, а также отслеживание по километражу автомобиля».

«Кто и как будет определять, с какой целью госслужащий использует служебный транспорт? Если, чиновник, к примеру, поехал в Завидово встречаться с потенциальным инвестором, который готов вложиться в город,— это нужно расценивать как личные или служебные цели?» — удивляется экс-префект САО Олег Митволь. Сложность контроля, по его словам, усугубляется еще и тем, что водитель служебного автомобиля обязан каждый день сдавать путевой лист, подписанный тем же госслужащим, которого он возит. «Этот документ скорее направлен против водителей, которые любят полевачить на служебном авто»,— предположил Олег Митволь. «Технически проконтролировать пробег служебного авто можно с помощью GPS-трекера, установленного в машине,— считает координатор движения «Синие ведерки» Петр Шкуматов.— Но эти данные будет получать сначала чиновник, за которым надо следить. Боюсь, что независимый контроль организовать вряд ли удастся». Он также отметил, что в современных иномарках, которыми пользуются чиновники, пробег можно «элементарно» скрутить с помощью компьютера.

Читать еще:  Список документов необходимых для получения субсидии ЖКХ

Господин Шкуматов добавил, что тема использования служебного транспорта столичных чиновников тесно связана с проблемой использования спецсигналов. Согласно постановлению правительства РФ N 737, среди московских чиновников право на проблесковый маячок имеют только три человека — мэр, его заместитель и главы Мосгордумы. «Часто бывает, когда гаишники на территории района знают служебную машину префекта или его замов и закрывают глаза на нарушения, несмотря на отсутствие мигалок и каких-либо особых номеров,— отметил он.— Если бы мэрия Москвы опубликовала список номеров служебных автомобилей, можно было бы организовать за их передвижением гражданский контроль».

Служебный автомобиль

Служебный автомобиль — это автомобиль, который работодатель предоставляет в пользование работнику. Право работника на пользование служебным автомобилем может следовать непосредственно из трудового договора или из отдельного соглашения между работодателем и работником. Работодатель может предоставить работнику автомобиль для личного или исключительно для служебного пользования. Если работодатель предоставляет автомобиль в том числе для личного пользования, то это является частью вознаграждения.

При использовании служебного автомобиля следует обратить особое внимание на следующие пункты:

Использование служебного автомобиля

Работодатель и работник могут согласовать возможность и объем использования служебного автомобиля в рамках договора. На практике работодатель в большинстве случаев определяет, может ли служебный автомобиль использоваться в личных целях или исключительно в служебных целях. Если допускается использование автомобиля в личных целях наряду со служебными целями, то имеет место случай смешанного использования. Смешанное использование — это стандартный вариант. Возможность исключительно служебного использования, напротив, встречается очень редко. Такая возможность предусмотрена, например, в отношении так называемых «корпоративных автомобилей». Это могут быть автомобили, доступные для всех сотрудников или предназначенные для определенного круга сотрудников.

Совет

Обратите внимание, что смешанный вариант использования может иметь место без четкой договоренности. Это касается, например, случаев, когда работник фактически использует автомобиль в личных целях, работодателю известно об этом, и он одобряет использование автомобиля.

Использование в личных целях

Возможность использования служебного автомобиля в личных целях представляет собой элемент вознаграждения в натуральной форме. Соответственно, это имеет значение при определении размера компенсации или в рамках иска о защите от необоснованного увольнения — в случае подачи заявления о прекращении трудовых отношений. Право на пользование служебным автомобилем сохраняется в случае отсутствия на работе и действует до тех пор, пока работодатель несет обязанность по продолжению выплаты заработной платы. Поэтому дальнейшее использование служебного автомобиля, как правило, допускается — в частности, в ежегодном оплачиваемом отпуске. Иначе ситуация выглядит, например, в случае, если работник находится в отпуске по уходу за ребенком. Работодатель также может поставить условие о возможности отмены права пользования служебным автомобилем в личных целях в период отсутствия на работе, следствием чего может являться аннулирование возможности использования автомобиля в личных целях.

Совет

Обратите внимание, что работодатель должен конкретно указать случай, подпадающий под условие о возможности отмены права пользования автомобилем.

Подробная информация о пользовании служебным автомобилем зачастую приводится в правилах пользования служебным автомобилем, которые являются приложением к трудовому договору или дополнительному соглашению относительно служебного автомобиля. Правила пользования служебным автомобилем обычно оформлены в виде общих условий заключения сделок (AGB) и, соответственно, не должны противоречить нормам законодательства.

Ответственность за ущерб

При определении ответственности за ущерб, причиненный служебному автомобилю, необходимо различать, был ли ущерб причинен в рабочее время или при личном использовании. В течение рабочего времени работник может рассчитывать на смягчение ответственности (предоставление привилегий), в то время как при личном использовании работник несет ответственность в соответствии с общими принципами гражданского права.

Возврат служебного автомобиля

Как правило, служебный автомобиль подлежит возврату после прекращения трудовых отношений. Споры относительно возврата зачастую возникают в рамках иска о защите от необоснованного увольнения. В этом случае работник, как правило, должен вернуть автомобиль к моменту увольнения.

Совет

Обратите внимание, что договор может предусматривать возврат автомобиля в более ранние сроки.

В некоторых случаях работник может изначально отказаться от возврата автомобиля. Это касается случаев, когда увольнение очевидно является недействительным, или если имеется решение суда первой инстанции о недействительности увольнения.

Нормы о налоге на заработную плату

Личное пользование служебным автомобилем представляет собой материальную выгоду работнику и облагается налогом. При этом может применяться правило 1% в качестве общего метода расчета или метод подробной документации. Метод подробной документации предполагает ведение работником подробного журнала поездок с точным указанием, например, причины и продолжительности поездки.

Равным образом налоговая обязанность распространяется на рабочий маршрут, пройденный работником на служебном автомобиле — в этом случае также возможен общий или конкретный расчет. Под рабочим маршрутом понимается поездка от места жительства до первого места деятельности. При общем расчете каждый пройденный километр соответствует 0,03% от заявленной суммы за каждый месяц. При фактическом расчете в рамках каждой отдельной поездки один пройденный километр соответствует 0,002% от заявленной суммы — исключительно для фактически пройденного рабочего маршрута.

Совет

обратите внимание, что метод конкретного расчета может быть выгоден в том случае, если Вы используете автомобиль в личных целях исключительно для поездок на небольшие расстояния. Если Вы не собираетесь использовать автомобиль в личных целях, и, например, оговорено использование общего метода налогового учета, то рекомендуется согласовать с работодателем полное исключение возможности личного пользования автомобилем из договора, поскольку в противном случае Вы будете нести налоговую обязанность.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector