Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Инструкция составляем официальное письмо в организацию

Как написать официальное письмо в организацию

Официальное письмо в организацию — это документ деловой переписки, содержащий информацию, предложение, обращение или запрос, способ взаимодействия, подтверждения фактов, предоставления гарантий и т.д.

  • Как написать заявление об оскорблении
  • Дают ли больничный в платной клинике
  • Повышение зарплаты медработникам
  • Что такое справка уклониста и нужно ли ее получать
  • Коды 10 и 21 в больничном листе

Нормативная база

Виды и отличия деловых писем

Деловая переписка получила большое распространение, так как помогает установить и регулировать взаимоотношения по разнообразным поводам. Передача информации упростилась, в обиход вошла электронная почта и мессенджеры. Обычная почта применяется наравне с ней, поэтому образец письма от организации к организации используется для разных форм обмена данными. Переписка используется для установления деловых взаимоотношений, предложений, рекламы, приглашений, обмена информацией и т.д.

Классификация переписки между контрагентами классифицируется в зависимости от содержания:

  • гарантия по исполнению текущих или будущих обязательств. Характеризуется такими формулировками: «прошу произвести погрузку, оплату гарантирую» или «долг признаю, оплату гарантирую до . »;
  • коммерческое предложение, реклама услуг, работы или товаров, конкретное предложения сотрудничества;
  • просьба или запрос прислать информацию, документацию и т.д. Начинается со слова «Прошу», «Просим»;
  • приглашение на мероприятие, конференцию, совещание, встречу;
  • извещение — донесение информации, фактов, например, уведомление об изменении реквизитов;
  • обращение с сообщением о фактах, событиях или с предложением;
  • напоминание, например, о встрече или наступлении срока платежа;
  • сопроводительная, например, опись вложений;
  • поздравление;
  • требование исполнить обязательства, предоставить документы в соответствии с договором.

В организацию вправе обращаться другие организации, государственные органы или физические лица (предприниматели, самозанятые и обычные граждане).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Правила написания и распространенные ошибки

Унифицированных бланков на все случаи нет, но есть правила документооборота и рекомендации:

  • составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
  • использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
  • основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
  • в обращении использовать имя и отчество руководителя;
  • указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
  • отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.

Для примера шаблон — образец, как пишется официальное письмо:

  • отсутствие темы. Если основной текст составляет больше одного абзаца, рекомендуется указать его тему в верхнем левом углу, чтобы было понятно, о чем оно, и найти впоследствии;
  • использование безличных обращений;
  • использование сленга;
  • личные вопросы;
  • ошибки в именах, названиях, реквизитах;
  • требовательный тон;
  • настойчивые рекламные лозунги;
  • грамматические ошибки.

Правила оформления по ГОСТу и без него

Как составляется официальное письмо, действующее законодательство не регулирует. Организация вправе разработать собственный унифицированный бланк. Правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 являются рекомендациями, а не обязательными требованиями.

В ГОСТ перечислены 30 реквизитов деловой документации и порядок их размещения, эту информацию допускается использовать в делопроизводстве.

  • заголовок или тема — вкратце сообщает, о чем письмо, располагается слева вверху;
  • обращение к адресату — по центру;
  • преамбула — вводная часть, которая вводит адресанта в суть дела;
  • основная или описательная часть, основной текст, обращение, предложение;
  • заключение, вывод или, например, призыв к действию, если это реклама;
  • подпись.

К письму иногда прилагаются дополнительные документы, которые содержат полное предложение, прейскуранты, копии, фотографии и т.д.

Основные рекомендации по составлению:

  • использовать достоверную информацию;
  • излагать информацию кратко и доступно;
  • использовать деловой стиль;
  • не использовать сокращения, даже общеупотребимые;
  • не использовать исправления.

На практике принято, что одной теме посвящается одно письмо, но все зависит от конкретной ситуации и требований целесообразности. Если обсуждается один договор, то допускается сразу изложить замечания по всем пунктам.

Образцы

Образец, как составить письмо-обращение:

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» 123456, Санкт-Петербург, ул. Правды, д. 1 ИНН/КПП 1213141516/111111111

Приглашение на выставку продукции

Уважаемая Нина Николаевна!

Приглашаю Вас принять участие в выставке продукции сельскохозяйственных производителей Ленинградской области, которая состоится 24.10.2020 г. по адресу нашей организации в 10-00. На ней будут представлены образцы продукции с целью оценки, выбора и заключения договоров поставки.

Сообщаем Вам, что на выставке будут соблюдены все санитарно-эпидемиологические меры. На выходе будут выдаваться средства индивидуальной защиты — респираторы и перчатки, регулярно будет проводиться проветривание и обработка кварцевыми лампами.

Генеральный директор ООО «Clubtk.ru» Воронов А.В. Воронов

Образец, как писать официальное письмо:

от Индивидуального предпринимателя

Иванова Ивана Ивановича

г. Санкт-Петербург, ул. Истины, д. 3

Уважаемый Андрей Викторович!

Сообщаю, что заинтересован в заключении договора аренды помещения 20–30 квадратных метров по адресу: Санкт-Петербург, улица Правды, дом 1, под размещение цветочного магазина. Прошу выслать образец договора аренды для ознакомления.

Читать еще:  Как получить освободившуюся комнату в коммунальной квартире?

Как написать электронное деловое письмо

В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).

  • тема;
  • приветствие;
  • краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
  • подпись.

При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме.

  • чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
  • поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
  • приветствие пишется в обычной форме;
  • в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
  • в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.

Письмо сохранить и выделить, если оно представляет особую важность.

Как выполнить требования властей об обязательной вакцинации: инструкция для бизнеса

С чего начать?

Для начала расскажите сотрудникам о необходимости прививки. Учитывая, что многие россияне не хотят прививаться, у бизнеса могут возникнуть трудности уже на стадии обсуждения: многих сотрудников придется уговаривать. Универсальных советов нет: даже масштабная информационная кампания государства не смогла убедить россиян прививаться.

Компании используют несколько приемов, чтобы мотивировать команду привиться. Процент согласных сделать прививку выше, если руководители показывают положительный пример и проходят вакцинацию первыми. Можно организовать бесплатные тесты на антитела в офисе, так сотрудники поймут, что специфической защиты от коронавируса у них нет. Некоторые работодатели дают дополнительную мотивацию: выходной, премию, переводят сотрудников на работу из дома на время вакцинирования.

Уведомите сотрудников о том, что они должны сделать прививку. Попросите работника сообщить, делал ли он уже прививку и есть ли у него противопоказания к ней. Если есть медицинские противопоказания (например, если есть подтвержденная аллергия на компоненты вакцины) — работник может отказаться от прививки.

Сколько сотрудников вакцинировать?

В соответствии с постановлениями правительств Москвы и области, вакцинироваться должны не менее 60% сотрудников компаний. Для подсчета используйте не среднесписочную численность, а фактическое количество работников, включая совместителей, а также исполнителей по гражданско-правовым договорам.

Что делать с теми сотрудниками, у которых есть противопоказания к прививке? В п. 3 постановления главврача указано, что обязательная вакцинация на работников с противопоказаниями не распространяется. Пока нет официальных разъяснений, более безопасный вариант — учитывать их при расчете общей численности и относить к 40% сотрудников, которым не надо проходить обязательную вакцинацию.

Что делать с дистанционными сотрудниками? Пока для них исключения не сделали, поэтому включайте их в общую численность.

Что делать с сотрудниками, работающими в обособленных подразделениях в других регионах? Их включать в общую численность не надо.

По какой формуле считать? Берем фактическое число всех сотрудников и исполнителей по гражданско-правовым договорам (ГПД), вычитаем сотрудников и исполнителей по ГПД, которые работают не в Москве, и умножаем на 60%. Из полученной цифры вычитаем уже вакцинированных сотрудников.

Пример:

Например, в компании работает всего 100 человек, из них в других регионах — 20. Значит, общая численность сотрудников в Москве — 80 человек. Вакцинировать необходимо 48 человек. Однако 20 сотрудников сообщили в отдел кадров, что уже сделали прививку от коронавируса, а 10 сотрудников сообщили, что у них есть противопоказания. Первых нужно исключить из числа 60% сотрудников, вторые должны относиться к 40%, которые не попадают под вакцинацию. Поэтому фактически нужно отправить на вакцинацию 28 человек (48–20).

Как проверить сертификат о вакцинации?

При самостоятельной вакцинации сотрудник должен подтвердить этот факт сертификатом. Это бумажный документ, в который вписаны даты введения вакцины, ее название и серия. Также там стоит подпись врача и печать медицинской организации.

Если сотрудник распечатал или скачал сертификат о прививке с портала «Госуслуги», проверить подлинность можно по QR-коду.

Можно ли привить сотрудника на рабочем месте?

Помимо самостоятельной вакцинации сотрудников, у компании есть выбор: направить их коллективно в медучреждение (по ОМС или ДМС) либо провести вакцинацию на рабочих местах. В первом случае достаточно выдать сотрудникам направление на вакцинацию, во втором — ситуация немного сложнее.

После подписания договора с медицинской организацией необходимо составить приказ (в произвольной форме) о проведении вакцинации и составить список сотрудников. В приказе должно быть прописано, кто будет проходить вакцинацию, и порядок ее проведения. С приказом необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись. Если сотрудники работают дистанционно, им нужно отправить скан документа.

Что делать, если сотрудник не хочет проходить вакцинацию?

Если работник, который обязан вакцинироваться, отказывается делать прививку без уважительной причины, его необходимо отстранить от работы, пока он не сделает прививку (п. 2 ст. 5 Закона от 17.09.1998 № 157-ФЗ). Предварительно предупредите сотрудника, что произойдет, если он откажется делать прививку. Свой отказ от вакцинации сотрудник должен подать работодателю письменно в произвольной форме. На основании отказа от вакцинации издайте приказ об отстранении сотрудника от работы в произвольной форме. С приказом ознакомьте сотрудника под подпись. Зарплату сотруднику за время отстранения от работы начислять не надо (ч. 3 ст. 76 ТК).

Читать еще:  Как написать заявление на соседей участковому

Как отчитаться о проведенной вакцинации?

После того как сотрудники сделают прививки, о них нужно отчитаться. Для этого работодателям Москвы нужно отправить сведения по форме, указанной в приложении 2 указа мэра Москвы от 16 июня 2021 года № 32-УМ. Сроки — с 1 по 15 июля 2021 года. Сведения нужно предоставить в электронном виде через личный кабинет юридического лица или ИП на официальном сайте мэра Москвы.

Работодатели Московской области отправляют сведения по форме, указанной в приложении постановления губернатора Московской области от 16.06.2021 № 184-ПГ. Сроки — с 1 по 15 июля 2021 года. Сведения нужно предоставить в электронном виде через личный кабинет юридического лица или ИП на региональном портале государственных и муниципальных услуг Московской области.

По каждому работнику, который привился от коронавируса, в сведениях нужно указать номер СНИЛС, номер полиса ОМС, если он есть, серию и номер документа, удостоверяющего личность, или патента для иностранцев, номер мобильного телефона. При этом ФИО указывать не нужно.

При отправлении информации отдельного согласия на передачу персональных данных у сотрудника брать не нужно: обработка персональных данных работников не требует согласия, когда обязанность передавать сведения установлена законодательно (ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Как правильно составить письмо-приглашение

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram
и группы во Вконтакте и Фейсбуке. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

  • Счета на оплату
  • Счета-фактуры
  • Накладные
  • Путевые листы
  • Доверенности
  • Акты выполненных работ
  • Акты приемки, инвентаризации
  • Коммерческие предложения
  • Кассовые ордеры

Письмо-приглашение – это частный случай письма-извещения, которое используется для приглашения на некоторое мероприятие (выставку, переговоры, встречи, семинары и т.п.)
Отличается тем, что письмо-приглашение можно оформить не на фирменном бланке и иметь художественные украшения: рисунки, орнаменты и так далее.

  • 50 актуальных бланков документов
  • Торговый и Складской учёт
  • CRM-система для работы с клиентами
  • Банк и Касса
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Встроенная почта и отправка SMS

Как правильно написать письмо-приглашение

Как и в других официальных письмах, в письме-приглашении принято использовать обращение от первого лица, множественного числа: «приглашаем», «просим» и т.д. (т. к. автор письма выступает от имени всей организации или подразделения).
Обычно (но не всегда) письмо-приглашение адресовано лично конкретному лицу, потому используется формулировка личного обращения: «Уважаемый(-ая, -ые)…,».
Так же используются стереотипные выражения:
«Приглашаем Вас, имеем честь пригласить вас, принять участие, посетить, и т.п.»
«Мы будем вам признательны, благодарны, обязаны, если вы посетите нас в качестве (экспертов, гостей и т.п.)…, и т.п.»

Как и другие виды служебных писем, письмо-приглашение составляется по шаблону:

[Адрес]
[телефон, email и т.д.]
Уважаемые(-ая, -ый) дамы и господа.

Приглашаем вас принять участие в [название и/или описание события], которое будет происходить в [адрес/название учреждения и т.п.].
Организаторы [название события]: [список организаторов].
Ведущие [название события]: [список ведущих].
Во время [название события]: [чему посвящено, список обсуждаемых вопросов и так далее].
[Некоторая дополнительная информация]

За дополнительной информацией о [название события] обращаться по [телефон, email, адрес, и т.п.].

Генеральный Директор такой-то конторы подпись В.М. Батькович

Обязательные реквизиты письма-приглашения: наименование организации, код организации, справочные данные об организации, ОГРН, ИНН, дата, регистрационный номер, адресат, подпись руководителя, отметка об исполнителе.

Текст письма-приглашения должен быть краток, лаконичен, корректным и не должен допускать различных толкований. Письмо-приглашение должно быть посвящено только одному вопросу (мероприятию, событию), кроме случаев их тесной взаимосвязи и расположении в одном структурном подразделении организации-отправителя. Письмо составляется в двух экземплярах (второй экземпляр визируется составителем, руководителем подразделения-отправителя и остаётся у организации-отправителя).

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram
и группы во Вконтакте и Фейсбуке. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

Как написать письмо с просьбой


Документ этого типа является деловым письмом и наиболее распространен в рабочей и предпринимательской сфере. Просьба может быть адресована частному лицу, коллективу, группе лиц, крупной организации, чиновнику. По тематическому признаку она относится к некоммерческому типу. Целью просьбы может быть побуждение к началу или прекращению какого-либо действия. Допускается конвертная, электронная и факсовая форма отправки.

Структура текста документа

Письмо с просьбой не может быть унифицировано и написано по стандартному образцу. Тем не менее, оно является официальным документом и требует соблюдения правил ведения деловой корреспонденции. Грамматические, синтаксические, пунктуационные ошибки, исправления и подчистки недопустимы.

Для достижения максимального эффекта необходимо персонализировать прошение и обращаться к получателю по имени отчеству. Так, примером начала письма может быть: «Уважаемый Сергей Степанович».

Читать еще:  Как получить жилищный сертификат?

В большинстве случае текст включает в себя вводную и основную часть. Во вводной части должна содержаться:

  • причина («вследствие изменения цен на энергоносители…», «в связи с производственной необходимостью», «в связи с отсутствием мест в детском саду» и т.п.);
  • цель («в целях безопасности прохождения груза…», «для согласования спорных вопросов» и т.п.);
  • ссылка («на основании нашего телефонного разговора», «учитывая, что производственные показатели снизились на…», «на основании постановления Правительства № __ от и т.п.).

В основной части заключается сама просьба. Ее необходимо высказывать с применением глагола «просить». Производная форма от этого глагола может быть любая («прошу вас», «убедительно прошу»). Учитывая повод такого послания, уважительная манера приветствуется и в основной части письма.

При обращении с несколькими запросами следует разбить вводную часть на абзацы и в каждом из них указать отдельную просьбу. При нехватке места на странице следует взять еще один чистый лист, т.к. писать можно только с одной стороны. В таком случае нумерация ведется со второго листа.

Отправлением и получением корреспонденции обычно занимается секретарь, либо целый отдел организации. Необходимо помнить, что письмо могут прочесть до передачи адресату. Чтобы этого не произошло, нужно ставить пометку «конфиденциально», либо «лично в руки».

Содержание письма

В шапке документа указываются реквизиты организации отправителя:

  • наименование;
  • фактический адрес;
  • почтовый индекс;
  • контактные данные: телефон, факс, адрес электронной почты.

Далее указываются такие же сведения об адресате, за исключением контактных данных. Наименования организации адресата или подразделения дается в именительном падеже, должность и фамилия – в дательном.

Затем следует озаглавить текст, указав, что это прошение или обратившись к конкретному лицу (необязательно). После самой части с прошением документ подписывается руководителем организации адресанта, либо уполномоченным лицом. В конце указывается дата написания ходатайства.

Образец

Пример грамотно составленного обращения президенту. В письме коротко и доходчиво объясняется причина обращения, которая звучит вполне убедительно. Затем следует само прошение (помощь музею), а далее отправитель использует действенный прием. Он напоминает о вышедшем незадолго до этого Указе, акцентируя внимание на актуальности проблемы.

Частные рекомендации

Написать действительно хорошую, убедительную просьбу может человек наделенный чувством такта, владеющий слогом, имеющий опыт в деловой переписке. Нужно понимать психологические аспекты, уметь поставить себя на место адресата, постараться составить обращение так, чтобы ему это было интересно и, возможно, с определенной точки зрения, выгодно.

Как заинтересовать получателя:

  • соблюдать почтительный тон к конкретному лицу, группе лиц;
  • указать, почему запрос поступает именно к этому человеку;
  • убедить адресата, что выполнение просьбы принесет ему выгоду. Это может быть реализация привлекательной возможности получателя или решение актуальных для него вопросов;
  • описать проблему таким образом, что она глубоко тронет адресата.

Рекомендуется не писать длинный текст – получатель не дочитает его до конца. С юридической и психологической точки зрения также важно оформление документа, это формирует правильный имидж, «показывает лицо» отправителя.

Как отправить письмо-просьбу

Для отправки ходатайства заявитель выбирает любой удобный способ:

  • пересылка почтой;
  • личная доставка;
  • факсимильная связь;
  • электронный адрес;
  • интернет-сервисы.

Почтовая пересылка

Консервативный способ отправления корреспонденции с помощью почтовых служб занимает длительное время. Но таким образом есть возможность солиднее и привлекательнее оформить документ. Речь идет об использовании хорошей бумаги, красивого каллиграфического почерка, если послание пишется от руки. Это подчеркивает важность обращения для адресанта, показывает его особое отношение к получателю.

Чтобы быть уверенным, что просьба дойдет до адресата лучше отправлять письмо с уведомлением о вручении.

Личная доставка

С оформленным обращением также можно обратиться в приемную организации. Рекомендовано составлять две копии письма. Одна останется у получателя, а вторая, с отметкой о получении, у заявителя.

Факсимильная связь

Не самый удобный вариант, особенно если факс настроен на автоматический прием корреспонденции. Юристы рекомендуют после отправки обязательно связаться с секретарем и уточнить, получено письмо или нет и насколько оно читаемо. В противном случае просьба рискует просто затеряться среди бумаг.

Электронная почта

При наличии адреса официальной электронной почты получателя просьба отправляется на e-mail. Это значительно быстрее и удобнее, чем отправка в конверте. В теме необходимо пометить ФИО получателя и отправителя.

Интернет-сервисы

На официальном сайте практически любой организации предусмотрена возможность отправить обращение. Если это торговая площадка, то обычно это форма обратной связи. Если просьба адресована чиновникам, то это электронная приемная (или интернет-приемная). Все, что необходимо – заполнить обязательные поля и нажать «Отправить». Правила оформления, требования к запросам и сроки их рассмотрения обычно прилагаются.

Видео: Реакция чиновников на просьбу пенсионерки

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector