Инструкция и особенности заполнения кассовой книги

Как правильно заполнить кассовую книгу

Кассовая книга — это внутренний документ, который иллюстрирует совокупность всех операций в организации за конкретный рабочий день. Она бережет от штрафных санкций, которые могут достигать 50 000 рублей. Узнайте, как правильно ее оформить и заполнить.

Унифицированный бланк кассовой книги указывается как КО-4 (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88). Применять кассовую книгу как в бумажном, так и в электронном виде могут как предприятия бизнеса, так и бюджетные и некоммерческие организации.

С 2013 года ведение кассовой книги не является обязательным, теперь это решение принимается учреждением самостоятельно. Бланк документа может быть разработан и закреплен локальными нормативно-правовыми актами организации. В статье вы найдете инструкцию, как заполнять кассовую книгу, образец также прилагается.

Как заполняется кассовая книга

Итак, у вас есть кассовая книга, как правильно вести 2020 годом? Процесс происходит по такой схеме. За кассу должен отвечать кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указаний № 3210-У). При отсутствии должности кассира в учреждении за ведение кассовой книги отвечает иной сотрудник бухгалтерии, которого указывает непосредственно руководитель в соответствующем приказе. Контролирующая функция остается за главным бухгалтером. Каждая организация по факту сама регламентирует процесс движения наличных денежных средств. В бюджетных учреждениях, где идет постоянное движение денежных средств, обязательно должна присутствовать кассовая книга. Ведение кассовой книги в 2020 году можно отразить в следующей обобщенной схеме:

1. Кассир ежедневно сводит остатки на начало и конец рабочего дня. Суммы эти должны быть равны. Если же за какой-либо день операции не производились, свод можно не формировать. Остаток автоматически перенесется на следующий день.
2. Приход (поступление) денежных средств оформляется приходным кассовым ордером, выдача наличных денег проводится через расходные ордера. Номера каждому из этих документов присваиваются по порядку, а информация о них отражается в кассовой книге.
3. В дни, когда осуществлялось движение наличных денег, завершать работу кассир будет подведением итогов расчетного периода. В книге отражаются все дневные операции и заверяются подписью ответственного работника. Все движения и их записи в кассовой книге должны поступить на проверку главному бухгалтеру.

Перед вами печатный вид кассовой книги. Код формы по ОКУД — 0310004. По сути это пустая кассовая книга, образец заполнения вручную можно найти в конце статьи.

Вот так выглядит бланк кассовой книги, скачать word можете бесплатно.

Заполнение кассовой книги

Если говорить об оформлении КО-4, то необходимо соблюдать следующие требования:

• на титульном листе кассовой книги отражаются реквизиты организации и ответственное подразделение (при наличии);
• бланк соответствует одному финансовому году;
• каждая страница должна быть пронумерована.

Заполнять можно как вручную, так и в бухгалтерских программах.

Некоторые учреждения ведут бланк вручную. На первом листе открывается порядковая нумерация. Записи делаются шариковой ручкой с черными и синими чернилами. При внесении информации в графы кассир использует копирку, чтобы продублировать вносимую запись. Отрывной частью служит та, на которой нанесена «живая» запись. Дублированная часть остается в кассовой книге. Подпись на каждой части ставится отдельно. Информация о РКО и ПКО вписывается в каждую строку. Она должна быть одинаковой в каждой из двух частей кассовой книги. Если в отчетный день совершается множество операций с денежными средствами, и одной страницы для их внесения не хватает, то маркируется «перенос». В этом столбце отражаются приходная и расходная величина на момент переноса. Записи на следующем листе начинаются этой же цифрой.

Конец периода фиксируется итогами по ПКО и РКО, и выводится наличный остаток на конец дня. Главный бухгалтер производит сверку с первичными приходными и расходными документами и заверяет кассовую книгу.

Сшивается журнал по итогам года, период — с 01 января по 31 декабря финансового года. Каждый лист должен быть пронумерован, прошит и закреплен печатью на последней странице. Также необходимо указывать количество прошитых листов. Обязательна запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Заверяется сшив подписями руководителя и главного бухгалтера организации (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88).

Как исправлять ошибки

Исправления ошибок в КО-4 допустимы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ № 3210-У). Если недочет не влияет на кассовый итог, то неправильное значение аккуратно зачеркивается поперек, а сверху обозначается правильная надпись. Исправление заверяется подписями ответственных лиц.

Если погрешность затронула итоговый результат, то страница с ошибкой полностью аннулируется, а верные данные отражаются на новом листе. По факту исправления составляется специальная справка с указаниями измененных значений. Исправления вносит кассир или другой ответственный за ведение.

Образец заполнения кассовой книги

Ответственность и штрафные санкции

Если учреждение оперирует денежными средствами, но при этом не ведет кассовую книгу или же заполняет ее с грубыми нарушениями, то такие действия признаются административным правонарушением. Следовательно, административная ответственность ляжет на плечи руководителя (или главного бухгалтера) организации. Действующим законодательством предусматриваются штрафные санкции:

• в отношении юридического лица — в размере от 40 000 до 50 000 рублей;
• в отношении руководящего должностного лица или главного бухгалтера (их ИФНС рассматривает как физлицо) — в размере до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Заполнение кассовой книги: правила оформления, инструкция, возможные ошибки и примеры

• 31 Августа, 2019
• Бухгалтерия
• Марина Лобачева

Для ведения учета наличных средств в компаниях используется кассовая книга. Она применяется как фирмами, так и частными предпринимателями. С ее помощью значительно упрощается процедура составления разной бухгалтерской отчетности. Заполнение кассовой книги осуществляется назначенным ответственным специалистом, который наделяется соответствующими полномочиями на основании приказа руководителя фирмы. Обычно он представлен работником бухгалтерии, но некоторые ИП самостоятельно выполняют данный процесс.

Понятие документа

Данная книга представлена финансовой документацией, с помощью которой учитывается движение наличности в компании или у ИП. В ней фиксируется выдача денег или принятие средств.

Ее листы содержат таблицы, которые заполняются в течение каждого рабочего дня при совершении разных финансовых операций.

Для чего нужна кассовая книга?

На основании сведений, содержащихся в этом документе, контролируется финансовое состояние любой компании. Он может использоваться даже налоговиками, занимающимися проверкой компании. Дополнительно книга полезна для руководителя любой фирмы, так как с ее помощью можно легко понять, сколько денег получает компания, а также какое количество средств тратится на те или иные цели.

Кассовая книга является обязательной документацией, причем она представлена в каждой фирме в единственном экземпляре. По закону не допускается ведение сразу нескольких книг, содержащих разные данные.

Кто занимается ведением?

Заполнение кассовой книги может осуществляться от руки или с помощью компьютера. Занимается данным процессом кассир или бухгалтер, назначаемый ответственным за ведение книги с помощью специального приказа. Он представлен материально ответственным лицом. В его обязанности входят следующие действия:

• грамотное заполнение кассовой книги;
• выдача и прием денег или иных материальных ценностей и ценных бумаг;
• принятие и выдача разной подотчетной документации;
• заполнение доходных или расходных кассовых ордеров, которые требуются при выдаче зарплаты или премий;
• контроль над разными кассовыми операциями.

Деятельность кассира контролируется со стороны главного бухгалтера предприятия. Если бизнесмен является индивидуальным предпринимателем, то он самостоятельно занимается заполнением этого документа.

Правила заполнения

Каждый человек, назначенный ответственным лицом за заполнение данной документации, должен разбираться в том, как вести правильно кассовую книгу. Для этого учитываются следующие правила и требования:

• вносятся данные в документацию на основании специальных указаний, выпущенных Центральным банком;
• допускается вести документ в бумажном или электронном виде;
• используются для этих целей исключительно бланки, обладающие строго установленной формой;
• не допускается пользоваться собственной формой, разработанной работниками отдельной фирмы, так как по закону нужно применять единый формат;
• начинается новая книга ежегодно, поэтому в конце года с ее помощью можно определить, какое количество средств было заработано и потрачено компанией;
• важно грамотно нумеровать каждый лист книги, поэтому пропуск страниц является грубым нарушением;
• все страницы обязательно сшиваются, а в конце прописывается количество имеющихся листов;
• на документе ставится подпись директора предприятия, а также печать компании;
• если книга ведется в печатном виде, то делается сразу два одинаковых экземпляра.

Во время ведения документации ответственное лицо должно стремиться к тому, чтобы отсутствовали какие-либо помарки, ошибки или исправления.

Особенности для электронных книг

Все реже осуществляется заполнение кассовой книги вручную, так как многие компании предпочитают переходить на электронный документооборот. Поэтому и этот документ заполняется в электронном виде. Чтобы выполнить этот процесс грамотно, учитываются следующие правила:

• как только документ будет полностью заполнен, он обязательно распечатывается;
• распечатанная документация сшивается и скрепляется подписью директора фирмы;
• если в фирме ответственное лицо занимается ведением кассового реестра в электронном виде, то допускается оформлять книгу поквартально;
• записи должны вноситься ежедневно назначенным лицом;
• обязательно указывается в начале дня остаток денег на счете, а в конце дня подводится итог на основании проведенных операций за один день работы;
• любые операции, реализуемые в течение дня, обязательно указываются в книге.

К преимуществам использования электронного варианта относится то, что если кассир по разным причинам допустит какую-либо ошибку, то ее можно будет легко и оперативно исправить.

Инструкция по заполнению

Если кассир плохо разбирается в этой работе, то он должен изучить пример заполнения кассовой книги. На самом деле процедура считается оперативной и простой. Для этого нужно только следовать правильной инструкции:

• начинается книга с титульного листа, где указывается общая информация о предпринимателе или компании;
• указываются личные данные ИП, представленные его Ф.И.О., датой рождения и паспортными данными;
• если заполняется документ в компании, то приводится ее наименование, юридический адрес и другие значимые реквизиты;
• на титульном листе указывается период, за который ведется документация;
• далее заполняются обычные листы книги, предназначенные для внесения сведений обо всех операциях, реализуемых в течение рабочего дня;
• каждый листок имеет две части, которые могут легко отрываться;
• сверху приводится дата внесения сведений, а также номер листка;
• дальше располагается таблица, в которой имеется 5 столбиков;
• в таблице указывается номер документа, субъект, от которого были получены деньги или которому были выданы средства, номер счета, а также размер прихода и расхода;
• в конце приводится остаток на начало и конец дня;
• если после заполнения таблицы остаются пустые строки, то они должны перечеркиваться с помощью большой буквы Z, чтобы в будущем невозможно было внести какие-либо недостоверные сведения в кассовую книгу;
• в конце листа ставится подпись кассира, занимающегося ведением документации.

Образец заполнения кассовой книги можно изучить ниже.

Правила исправления сведений

Нередко в процессе ведения документации ответственные лица допускают какие-либо ошибки. Заполнение кассовой книги считается простым процессом, но всегда существует вероятность, что будут внесены неправильные сведения. В официальной документации не приветствуются разные описки или опечатки, а также исправления.

Любое исправление может признаваться в компании нарушением, поэтому за него ответственное лицо может привлекаться к дисциплинарной ответственности. Допускаются только мелкие ошибки, которые не связаны с указанными суммами и не влияют на подводимый итог. Как исправить ошибки? Для этого учитываются следующие правила:

• неверные данные просто зачеркиваются;
• сверху пишутся верные сведения;
• правильно исправленная ошибка заверяется подписью ответственного кассира и бухгалтера, который занимается проверкой документации;
• если же выявляются ошибки, связанные с размером остатка, то полностью перечеркивается лист, имеющийся в книге, после чего ставится отметка о его аннулировании;
• после зачеркивания одного листа производится заполнение второго листа.

Именно кассир несет ответственность за правильность заполнения документа, поэтому если им допускаются серьезные ошибки, то важно составить специальную служебную записку на имя главного бухгалтера компании. Данная записка рассматривается специально созданной комиссией, после чего вносятся нужные изменения. Бухгалтер формирует справку о внесенных корректировках. Только после этого производится аннулирование страницы.

Правила сшивания

Кассир, назначенный в качестве ответственного за ведение документации, должен разбираться не только в правилах заполнения кассовой книги, но и в особенностях ее сшивания. Все листы обязательно нумеруются и прошиваются. Для этого используются качественные специальные нитки. После их завязывания они должны находиться с обратной стороны документа.

К узлу приклеивается небольшая бумага, содержащая информацию о количестве листов. Информация заверяется печатью компании, после чего лист подписывается директором.

Особенности ведения

Индивидуальные предприниматели могут не заниматься ведением кассовой книги, но они должны вести учет своих расходов и доходов. Поэтому наиболее актуально для этого воспользоваться именно этим документом. Если бизнесмен пользуется кассовой книгой, то он обязан следовать правилам ее оформления. Не требуется указывать лимит остатка кассы, а также предпринимателями не составляются кассовые ордера.

Компании обязаны следовать всем требованиям, предъявляемым к этой документации. Если будут иметься ошибки или нарушения, то это может стать основанием для более тщательной проверки со стороны работников ФНС.

Образец заполнения кассовой книги вручную можно изучить ниже.

Можно ли не распечатывать электронный документ?

Компании имеют право вести кассовую книгу в электронном виде без распечатки. В этом случае предприятие полностью переходит на электронный документооборот. В качестве основания для заполнения кассовой книги выступает любая финансовая операция, совершаемая в фирме.

Возможность вести документацию исключительно в электронном виде появляется только после покупки компанией определенных технических средств. Именно они обеспечивают защиту данных от мошенников и хакеров. При их использовании гарантируется, что ответственное лицо никаким образом не сможет допустить ошибку. Дополнительно документация защищается от потери сведений.

Все электронные образцы книги непременно подписываются с помощью электронной подписи, которая должна отвечать условиям ФЗ № 63. Электронная версия немного отличается от бумажного документа по внешнему виду, но в ней содержатся те же строки и столбцы.

Если предприниматель принимает решение перейти полностью на электронную версию книги, то он должен подготовиться к серьезным тратам, связанным с приобретением дорогостоящего оборудования. Выбранный кассир должен уметь работать с этой техникой.

Заключение

Кассовая книга ведется любой организацией, но ИП могут не заполнять эту документацию, хотя она обеспечивает легкость и оперативность учета. Документация может вестись в электронном или бумажном виде. Она содержит данные обо всех финансовых операциях, совершаемых в течение каждого рабочего дня.

При наличии ЭЦП и специальной техники можно вести документ исключительно в электронном виде, поэтому не возникает необходимости распечатывать его на принтере.

Как правильно вести кассовую книгу?

Один из важных аспектов работы предпринимателя – работа с наличными и безналичными средствами. Отчетность на этот счет пестрит изобилием необходимых к заполнению бумаг, основным среди которых является кассовая книга.

Существует немало нюансов ее ведения и заполнения, несоблюдение которых чревато неприятностями.

Что такое кассовая книга и для чего она нужна?

Данный документ бухгалтерского учета отражает как доход, так и расход фирм. По причине того, что она – главный документ учета, вести ее необходимо аккуратно и следуя всем правилам и стандартам, поскольку львиная доля всех проверок учета приходится именно на нее.

Такая книга на предприятии может существовать только одна. Однако, если это предприятие крупное, с множеством подразделений, каждое из которых имеет свой отдельный бюджет – в таком случае, книг будет несколько, по одному на отдел.

Оригинал каждой такой книги, согласно правилам, находится в том подразделении, бюджет которого она учитывает, а в головную организацию или офис могут передаваться только копии книг.

Как оформляется кассовая книга?

Существуют единые правила оформления кассовых книг, оговоренные в соответствующей инструкции. Книга обязательна к шнуровке, нумерации, проставлению печатей и заверению подписями в первую очередь главного бухгалтера и директора организации.

Если получилось так, что листов в книге не хватило на один год, дополнительные листы не вклеиваются в старую книгу, а заводится новая с указанием конкретного временного промежутка, в который она велась.

Титульный лист книги должен содержать наименование организации или личные данные индивидуального предпринимателя, на ней должен быть указан временной промежуток, к которому она относится, а так же наименование конкретного подразделения при условии, что книг на производстве несколько.

Как осуществляется ведение кассовой книги?

Заполнение книги подразумевает под собой внесение информации в готовую форму для записи.

Все записи за день, который оформляется по книге, делаются на одной странице, в конце этих записей обязательно суммируются итоги основных показателей, то есть прихода и расхода.

Деньги в конце дня так же сдаются материально ответственным лицом, обычно это кассир, в бухгалтерию. Средства должны точно совпадать с числом, указанным в книге.

Электронный учет

Технический прогресс, как известно, на месте не стоит, поэтому заполнение книги возможно не только вручную, но и с помощью электронных систем.

Однако, не стоит забывать, что такая книга не остается полностью в электронном виде – отчеты распечатываются и подшиваются точно так же, как и в рукописном варианте.

Подписи в распечатанном варианте книги должны быть рукописными, электронная роспись не считается действительной.

Инструкция и особенности заполнения кассовой книги

Сама по себе страница книги выглядит, как лист, разделенный на две части. Допускается сгибание по линии перфорации, необязательно заполнять отдельно обе части листа – можно использовать копировальную бумагу.

Одна из частей отрывается по указанной линии, подшивается в папку вместе с документами кассовой отчетности – накладными, заявлениями на выдачу средств, например, авансовые выплаты, ведомости и так далее.

Некоторые графы повторяются показаниями за несколько дней, например:

• Показания остатка предыдущего дня должны совпадать с первым показателем следующего
• Номера листов идут строго по порядку.
• Во вторую графу переносится вся информация об ордерах, которые приложены и подшиты в соответствующую папку.
• В организационных книгах обязательны указания кодов соответствующих выплат, например, код 70 будет означать зарплатные выплаты, подотчеты означены кодом 71 и так далее.
• После указания суммы «переноса» обязательно нужно проставить знак Z, исключающий дальнейшие подписи в колонку.
• Показания на начало и конец дня должны совпадать с учетом прихода и расхода предыдущего и текущего дня.
• Обязательно должны быть зафиксированы все данные с помощью подписей ответственных лиц (бухгалтер организации и кассир текущей смены).
• Указано количество подшитых ордеров.

Контрольно-кассовая машина (ККМ)

ККМ – это государственная система отслеживания и контроля за ведением отчетных бухгалтерских документов организации.

Контрольно-кассовые машины делятся по отраслям применения – для торговли в сфере услуг, гостиничного бизнеса и, отдельно, в нефтяной промышленности.

По конструкции они так же будут различаться на активную, пассивную, автономную и фискальную.

Касса

Кассы на данный момент различаются всего две:

• по Ф-системе
• и системе ЭКЛЗ

Повсеместно более применима вторая, поскольку первая выведена из системы регистрирования и встретить её уже нельзя: они были выведены из системы регистрации более десяти лет назад, а срок их работы составляет ровно семь лет.

У новой же системы не имеется ограничений по времени работы.

Видов отчетов по кассовым аппаратам существует всего три.

• Х-отчет, который можно снимать неограниченное количество раз в течение смены, на нем отображается общее число операций и сводный итог
• Z-отчет, который можно снимать всего один раз за смену, подтверждая его закрытие. На нем отображается финальный итог смены, этот документ является отчетным и обязателен к подшивке в архив
• ЭКЛЗ-отчет, своеобразная замена Х-отчетам, разница между которыми состоит в том, что в последнем виде отчетов возможен просмотр всех операций по отдельности

Фискальная память так же является неотъемлемой частью системы. Она содержит данные обо всех снятых отчетах, данные об организации, код налогового инспектора и многое другое.

При обнаружении несоответствий ведения кассовой отчетности с данными фискальной памяти накладывается штраф. В случае её неисправности она подлежит срочной замене во избежание несоответствий с отчетами.

Еще один элемент отчетности – контрольная лента, которая бывает двух видов:

• Бумажная
• Электронная

Она так же подлежит подшивке и хранению на протяжении не менее, чем пяти календарных лет.

Образец заполнения кассовой книги

Кто должен вести кассовую книгу?

Кассовую книгу на любом предприятии, где имеется касса, должен вести кассир или лицо, в обязанности которого входит ведение операций, связанных с применением кассового аппарата.

Если отдельного работника, отвечающего за ведение таких операций нет, за кассовую книгу автоматически отвечает тот, кто производит расчетные операции по установленному аппарату.

Как сшивать кассовую книгу?

Правила прошивки кажутся детской игрой на уроке труда, однако, зачастую в приеме документов отказывают не по причине некорректного составления, и именно из-за неверного оформления.

Вам понадобятся:

• Документы для прошивки
• Плотная нить (жгут)
• Ножницы
• Белая чистая бумага
• Клей
• Дырокол

Инструкция:

1. Распечатайте все необходимые для прошивки документы
2. Проделайте дыроколом отверстия
3. Проденьте плотную нить
4. Завяжите ее узлом на обратной стороне стопки
5. Отрежьте от листа белой бумаги небольшой кусочек примерно 2х8 см
6. Заклейте промежуток между отверстиями дырокола поверх нити
7. Подпишите бумажку следующим по следующему образцу: «Всего прошито и пронумеровано *кол-во прошитых листов цифрой и прописью* листа/ов» (например: «всего подшито и пронумеровано 5 (пять) листов»)
8. Поставьте под надписью свою подпись с расшифровкой так, чтобы она немного заходила за края кусочка бумажки, т.е. если листочек оторвать – края росписи будут видны

Особенности кассовой книги для ИП и ООО

Индивидуальные предприниматели и малые предприятия (малыми считаются те организации, в которых работает менее ста человек, а общий годовой доход которых – менее четырехсот миллионов) не обязаны вести кассовую книгу учета. Однако, закон не запрещает им делать это по своей инициативе.

Для ООО ведение этого документа строго обязательно.

Руководство по правильному заполнению кассовой книги

Кассовая книга – это документ финансовой отчетности, позволяющий вести учет о движении наличных средств на предприятии, в организации и учреждении, у индивидуального предпринимателя. В документе фиксируется выдача, а также принятие денежных средств.

• Кто её должен вести? ↓
• Правила ведения ↓
• Образцы заполнения ↓
• Инструкция по заполнению ↓
• Исправления ↓
• Как сшивать ↓
• Особенности кассовой книги для ИП и ООО ↓
• Электронный учет ↓

С помощью кассовой книги можно контролировать финансовое состояние организации. Она полезна не только для проверяющих способ ведения учета на предприятии (зачастую это налоговая инспекция), но и для самого предприятия, так как определяется количество полученных и расходуемых средств.

Кто её должен вести?

Кассир на предприятии – материально ответственный специалист в финансовой сфере, осуществляющий ведение кассы, выдачу и прием материальных ценностей, ценных бумаг. Кассир принимает и выдает подотчетные деньги, в случае получения наличными – зарплаты, материальной помощи, премий и т.д., заполняет доходные и расходные бумаги.

Контроль за осуществлением кассовых операций и за работой кассира ведет главный бухгалтер. Встречаются случаи отсутствия должности главного бухгалтера в организации, тогда финансовым контролем занимается директор (генеральный директор), руководитель предприятия.

Правила ведения

Порядок ведения кассовой книги в обновленном варианте существует с 2014 года в соответствии с указанием Центрального банка. Этим указанием закреплен новый формат осуществления кассовых операций, однако же, внешний вид документа остался прежним.

Как известно, на сегодня существует возможность вести кассовую книгу в двух вариантах:

• печатном (заполняется от руки);
• электронном (автоматизированный вариант).

Правила заполнения печатной кассовой книги:

• Бланки для всех одинаковы и имеют установленную форму. Не может существовать на предприятии какая-либо «особенная» кассовая книга, которая бы отличалась от установленной законодательством. Это связано с упрощением для самих предприятий процедуры оформления. Унификация позволяет упростить учет, способствует достижению единого и четкого результата.
• Кассовая книга оформляется каждый год, то есть отчетный период, показывающий движение наличных на предприятии равен календарному году.
• Что касается заполнения, то в ней нумеруется каждый листок. Не допускается пропуск страниц. Все страницы книги сшиваются, в конце указывается общее количество пронумерованных листов, сама книга скрепляется подписью руководителя и печатью организации.
• Кассир в книге, оформленной вручную, ведет записи в двойном экземпляре. Это связано с тем, что один экземпляр является элементом кассовой книги, а второй – элемент отчета перед бухгалтерией. Каждый кассир должен избегать исправлений, ошибок и каких-либо помарок.

Правила заполнения электронной кассовой книги:

• Практически существуют незначительные различия между печатной ручной и электронной книгой, но все же определенные нюансы существуют. Оформленная в электронном виде книга распечатывается, чтобы иметь материальный вид.
• В конце года, как и «ручная» книга, скрепляется подписью и печатью. Обложка также распечатывается в конце года.
• Если же на предприятии ведется кассовый электронный реестр, допускается поквартальное оформление кассовой книги. В отличие от рукописаного варианта, в которой второй экземпляр отрезается по соответствующей вертикальной линии, электронные книги разрезаются по горизонтали, и второй вариант является также отчетом кассира.
• Кассир обязан вносить записи ежедневно, указывая при этом в начале рабочего дня остаток на счету, а в конце дня после учета проведенных операций за день итог за день, где закрепляет внесенную сумму в кассу, а также растраты. Каждая операция, проведенная за день, должна быть отражена в книге.

Образцы заполнения

Инструкция по заполнению

Как уже упоминалось выше, существует установленная форма кассовой книги. Проведем краткий экскурс в метод и форму заполнения кассовой книги.

Для того чтобы правильно заполнить кассовую книгу, необходимо знать алгоритм:

• Каждая книга начинается с обложки. Обложка является лицом. На обложке указываются общие данные, то есть наименование предприятия либо же анкетные данные индивидуального предпринимателя (фамилия, имя и отчество). Если книга заполняется в структурном подразделении организации, то и его название. Также титульный лист должен содержать отчетный период, на который заводится книга.
• Далее идут обычные стандартные листы кассовой книги, в которых, собственно, и отражаются операции. Каждый лист состоит из двух частей, имеющих отрывной характер. Вверху указывается дата, то есть тот день, за который ведется учет, а также номер листа. Далее идет таблица, разделенная на 5 столбцов:
  • номер документа;
  • субъект (физическое лицо, предприятие, предприниматель), от которого получена либо же которому выдана сумма;
  • номер корреспондирующего счета (к/с);
  • сумма прихода;
  • сумма расхода.

После этих оглавлений указывается сумма на начало дня (остаток), а после уже таблица заполняется в соответствии с названиями столбцов.

В конце, документ подписывается кассиром с расшифровкой подписи и заверяется бухгалтером с отметкой о получении кассового документа в двух экземплярах.

Исправления

Опечатки, описки, исправления, зачеркивания и прочие ошибки никогда не приветствовались. Но все мы люди и иногда допускаем свои ошибки. Конечно, это не критично, но лучше внимательно отнестись к заполнению кассовой книги. Любые исправления считаются нарушением, в связи с чем можно схлопотать выговор или же понести какое-либо наказание.

Есть два вида допускаемых ошибок:

• Не связанные с суммой, отраженной в документе, и не влияющие на итог. Эта проблема решается путем зачеркивания неверно указанного элемента, над ним пишется правильный вариант. Указанная ошибка заверяется подписью составляющего отчет кассира, а также проверяющего бухгалтера.
• Связанные с неправильным указанием суммы остатка. Данный вариант несет более глобальный характер. При таких ошибках перечеркивается полностью заполненный кассиром лист, указывается пометка «аннулировано» и заполняется новый лист. Так как кассир несет ответственность за неверное указание этих данных, то он составляет на имя бухгалтера служебную записку (рапорт) о том, что им была обнаружена ошибка такого характера. Этот рапорт рассматривается созданной комиссией, которая несет ответственность за внесение каких-либо исправлений, корректировок. После этого кассир вносит вышеуказанные исправления и по итогу составляет справку о внесенных изменениях.

Как сшивать

Книга по итогу года должна быть пронумерована и прошита:

• книга прошивается специальными нитками таким образом, чтобы концы нитки после связывания находились на оборотной стороне книги;
• на узел, сформированный нитью, наклеивается специальная бумага, на которой указывается количество прошитых и пронумерованных листов;
• такая прошивка заверяется печатью организации, ИП, и подписывается руководителем.

Особенности кассовой книги для ИП и ООО

Для индивидуальных предпринимателей отсутствует обязанность по ведению кассовой книги. Но при этом предприниматели должны все равно вести в ней учет доходов. Однако, если предприниматель уже ведет либо желает вести именно кассовую книгу, его никто не ограничивает, это является его правом.

Примечательным также является то, что ИП не оформляют так называемые расходники – кассовые ордеры.

Что касается обществ с ограниченной ответственностью, то здесь также немножко упрощена процедура, не указывается:

• корреспондентский счет;
• отсутствует графа, определяемая как «субсчет»;
• коды аналитиков;
• целевое назначение.

Однако, все так же указывается лимит кассы.

Электронный учет

Электронный отчет помогает избежать возможных помарок, которые кассир может сделать при заполнении вручную.

Как мы уже определились, учет кассовых операций может осуществляться в электронном виде.

Электронный учет подразумевает под собой ведение реестра проведенных кассовых операций при помощи автоматизированной программы.

Для этого на компьютере сотрудника (кассира) устанавливается специальное программное обеспечение.

В конце дня после формирования на ПК листа кассовой книги и отчета кассира, эти документы распечатываются, подписываются и передаются бухгалтеру.

Как и рукописная кассовая книга, электронная распечатывается и формируется воедино путем прошивания и заверения.