Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Хранение электронных документов особенности сроки организация архива

Новые сроки хранения документов в компании: инструкция по применению

В процессе деятельности любой компании образуется много документов. Для них законодательством установлены определенные сроки хранения. Посмотрим, как следует исчислять эти сроки и что делать с документами после истечения сроков их хранения.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень). Он применяется с 18 февраля 2020 г. В дополнение к Перечню Росархив издал инструкцию, в которой разъяснено, как этот Перечень применять (утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, далее — Инструкция).

В Инструкции при разъяснении особенностей хранения некоторых документов используется понятие «источники комплектования государственных и муниципальных архивов». Попробуем разобраться, относится ли к таким источникам коммерческая организация.

Источники комплектования государственных и муниципальных архивов

Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами признаются государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы (п. 1 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее — Закон № 125-ФЗ).

К архивным относятся документы, которые хранятся в силу их значимости для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). В Архивный фонд РФ включаются архивные документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющиеся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ (п. 8 ст. 3 Закона № 125-ФЗ).

Значимость документов и возможность их включения в Архивный фонд РФ определяется в процессе экспертизы ценности документов (п. 16 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). Ее проводит созданная в организации экспертная комиссия (п. 4.7 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее — Правила). Экспертиза ценности документов проводится ежегодно (п. 4.11 Правил). Окончательное решение о включении в состав Архивного фонда РФ конкретных документов принимается экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела (п. 4.4 Правил).

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы в эти архивы. Негосударственные организации и граждане включаются в эти списки на основании договора, заключенного с архивом (п. 2 ст. 20 Закона № 125-ФЗ).

Таким образом, коммерческая организация будет являться источником комплектования государственных и муниципальных архивов, только если она заключит соответствующий договор с архивом.

Виды сроков хранения документов

В Перечне используются сроки хранения пяти видов: временно, постоянно, до ликвидации организации, до минования надобности, до замены новыми. Каждый из них имеет свои особенности.

Временные сроки хранения

Временными считаются сроки хранения документов в течение ограниченного периода, указанного в Перечне (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет, 75 лет). Временные сроки начинают исчисляться с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. А по реестрам, книгам, журналам — с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение (п. 4.1 Инструкции).

Разберемся, когда документы считаются законченными делопроизводством. Из положений п. 2 ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ следует, что термин «законченные делопроизводством» нужно применять в значении, предусмотренном п. 17 ст. 3 Закона № 125-ФЗ. В этой норме речь идет об упорядочении архивных документов. Под ним понимается комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Следовательно, документы считаются законченными делопроизводством, когда эти документы сформированы в дела, которые описаны и оформлены в соответствии с требованиями законодательства.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел (п. 1.1.2 Методических указаний по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, разработанных Росархивом в 2018 г., и п. 3.5.1 Основных Правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Таким образом, отсчет временного срока хранения документов нужно начинать с 1 января года, следующего за годом, в котором эти документы были исполнены и сформированы в дела.

В пункте 5.15 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, сказано, что документ считается исполненным после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам. Из этого определения следует, что исполненными являются документы, которые выполнили свою функцию и более не используются компанией. Например, приказы — после выполнения всех содержащихся в них распоряжений, договоры — после выполнения по ним сторонами всех взятых на себя обязательств, налоговые документы — после того, как они в последний раз были использованы для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов (письмо Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829), бухгалтерские документы — после их использования для составления бухгалтерской отчетности.

Компания в феврале 2020 г. сформировала в дело счета-фактуры, которые последний раз были использованы при составлении отчетности по НДС за налоговые периоды 2019 г.

Срок хранения счетов-фактур составляет пять лет (п. 317 Перечня). Следовательно, сформированные в дело счета-фактуры компания должна хранить по 31 декабря 2025 г. включительно.

Организация вправе продлить временные сроки хранения документов сверх установленных Перечнем, если это вызвано особенностями ее работы и практическими потребностями. Продление производится при проведении экспертизы ценности документов (п. 4.11 Инструкции). А вот снижать установленные сроки хранения компании не вправе (п. 4.10 Инструкции).

После того, как временный срок хранения документов истек, они подлежат уничтожению (п. 4.3 Инструкции).

Прочие сроки хранения

По ряду документов срок их хранения указан в Перечне как «Постоянно». Например, такой срок хранения установлен для штатных расписаний организации (п. 40 Перечня), актов сдачи-приемки, ввода в эксплуатацию зданий, строений, сооружений (п. 544 Перечня), протоколов, постановлений, решений контрольных и ревизионных органов организации (п. 18 Перечня).

Срок хранения «Постоянно» не означает, что документы с этим сроком должны постоянно храниться в организации. В пункте 4.4 Инструкции указано, что для организаций, не являющихся источником комплектования государственных и муниципальных архивов, срок хранения «Постоянно» означает, что документы должны храниться не менее 10 лет. То есть для большинства коммерческих компаний срок хранения «Постоянно» является временным сроком хранения, по истечении которого документы, как мы уже говорили выше, подлежат уничтожению.

Временно хранят такие документы также организации — источники комплектования государственных и муниципальных архивов. Но они по истечении временного срока хранения, установленного в договоре с архивом, документы со сроком хранения «Постоянно» передают в Архивный фонд РФ для постоянного хранения (п. 4.4 Инструкции). Таким образом, постоянно такие документы хранятся только в государственных и муниципальных архивах.

Некоторые документы перечня имеют срок хранения «До ликвидации организации» (например, договоры купли-продажи земельных участков, разрешения на строительство и ввод в эксплуатацию (п. 87 Перечня), договоры дарения недвижимого и движимого имущества (п. 90 Перечня)). Такой срок хранения означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации и при ликвидации они подлежат экспертизе ценности (п. 4.5 Инструкции). По ее результатам документы либо отбираются для дальнейшего возможного их включения в состав Архивного фонда РФ, либо уничтожаются (п. 4.5 Инструкции, п. 4.5 Правил).

Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения этих документов. При этом такой срок хранения не может быть менее одного года (п. 4.6 Инструкции). Срок хранения «До минования надобности» установлен, например, для проектов правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, штатных расписаний (п. 9, 41 Правил).

Срок хранения «До замены новыми» применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе (например, к копиям локальных нормативных правовых актов, предусматривающих введение, замену, пересмотр норм труда (п. 394 Перечня)). Такой срок означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми (п. 4.7 Инструкции).

Читать еще:  Как вывезти ребенка за границу без согласия отца, местонахождение которого неизвестно?

В Перечне у некоторых документов срок их хранения указан с отметкой «ЭПК». Например, такая отметка есть у договоров об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации, которые хранятся пять лет по истечении срока действия исключительного права (п. 135 Перечня). Указанная отметка свидетельствует о том, что такие документы могут быть отобраны на постоянное хранение в государственных и муниципальных архивах по результатам экспертизы их ценности (п. 4.9 Инструкции). Если в ходе экспертизы выявлено, что документы ценности не имеют, они подлежат уничтожению (п. 4.11 Правил).

Порядок хранения документов в компании

Все документы формируются в дела согласно номенклатуре дел, установленной в компании (п. 2.1, 2.2, 4.18 Правил). Номенклатура дел является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документов в компании (п. 4.15 Перечня). Она разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения (п. 4.17 Правил) и служит для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве (п. 4.14 Правил).

Ежегодно экспертной комиссией компании проводится экспертиза ценности, в ходе которой производится отбор документов:

со сроками хранения свыше 10 лет;

со сроками хранения до 10 лет включительно;

с истекшим сроком хранения (п. 4.5 Правил, п. 1.1.2 Методических указаний).

Документы со сроками хранения свыше 10 лет передаются в архив организации, но не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения их в делопроизводстве (п. 4.1 Правил). Документы со сроками хранения до 10 лет включительно в архив организации не передаются и хранятся в структурных подразделениях организации (п. 4.2 Правил).

Согласно п. 4.19 Правил дела, которые передаются в архив организации, подлежат оформлению и описанию. Оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов дела;

оформление обложки дела.

Документы в деле подшиваются на четыре прокола (на три прокола — для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления из документов удаляются. В начале дела подшиваются листы внутренней описи документов, а в конце каждого дела — лист-заверитель дела (п. 4.21 Правил). Все листы дела (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно (п. 4.22 Правил). Дело не должно содержать более 250 листов и быть толщиной более 4 см (п. 4.20 Правил).

Передача электронных документов в архив организации производится по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах (п. 4.34 Правил).

Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. Они включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (п. 4.11 Правил). Дела на бумажном носителе передаются на уничтожение (утилизацию) по акту или на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию). При уничтожении электронных документов проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (п. 4.13 Правил).

Ответственность за нарушения хранения документов

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрен штраф на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ).

Если АО (ООО) не исполняет обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об АО (ООО), а также нарушает установленные порядок и сроки хранения таких документов, штраф для должностных лиц составит от 2500 до 5000 руб., а для компании — от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП РФ).

Отсутствие у компании в течение установленных сроков хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также аудиторского заключения (когда аудит является обязательным) считается грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету. За это предусмотрен штраф для должностных лиц в размере от 5000 до 10 000 руб., а при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Кроме того, за отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского и налогового учета организация наказывается штрафом по ст. 120 НК РФ в размере 10 000 руб., а при нарушении в течение более одного налогового периода — 30 000 руб. Если же эти деяния повлекли за собой занижение налоговой базы (базы для исчисления страховых взносов), налагается штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 000 руб.

Хранение электронных документов в архиве

Многие современные организации уже перевели в электронный формат все свои документы. Их так же, как и обычные бумаги, следует где-то хранить. Для этого важно создавать электронные архивы, к которым государство предъявляет особые требования.

Требования к хранению

Все подобные требования прописываются в специальном стандарте. Среди них можно найти следующие правила по хранению документов в электронном архиве:

  • Хорошая читаемость документации;
  • Перезапись электронного файла в тех случаях, когда появляются новые технологии и программы;
  • Присутствие логики между связанными документами;
  • Формирование актов, в которых описывается хранение файлов в электронном архиве.

Внутренняя опись

Вся документация организации должна направляться в архив определенным образом. Этот порядок регулируется государственными законами. Хранение электронных документов в архиве московских предприятий и организаций других городов должно осуществляться по следующему порядку:

  1. Каждый год производится экспертиза ценности файлов.
  2. По итогам проведения экспертизы необходимо уничтожать те файлы, которые имеют истекший срок хранения.
  3. Те файлы, которые еще актуальны и подлежат хранению, необходимо внести в опись.

Особенности описи

Для описи также имеются свои правила. Среди них самыми важными являются:

Передача документов в архив

Специалисты обязаны сначала подготовить документацию, перевести ее в электронный формат, создать при необходимости описи старых файлов. Работник архива получает все документы на носителях и проверяет файлы на наличие вирусов, читаемость и сохранность документации. В описи ставится отметка о передаче. Данный документ должен быть подписан двумя лицами: сотрудником, который передавал документы, и архивным работником, который принимал документы.

Требования к электронным файлам

Существует ряд рекомендаций, которые следует соблюдать, прежде чем направлять документацию в архив:

  1. Формат файла должен соответствовать нормам.
  2. Создание контейнера в виде файла zip.
  3. Документация фильтруется и направляется в контейнеры специальными работниками.
  4. Контейнеры отправляются в архив с помощью интернета или посредством любого современного носителя.

Выдача и уничтожение документации

Чтобы выдать файл из архива, его необходимо скопировать и отправить по локальной сети компании. Оригинальность документа подтверждается специальной программой, которая устанавливается каждому сотруднику фирмы.

Уничтожение неактуальной документации происходит в стандартном режиме. Комиссия контролирует весь процесс и составляет соответствующий акт об уничтожении. Все удаленные файлы следует убирать из архива полностью без возможности восстановления.

Достоинства и недостатки электронных архивов

Среди плюсов можно выделить следующие факты:

  • С электронными файлами намного удобнее работать;
  • Чтобы найти необходимую документацию, не нужно тратить много времени;
  • Для работы выдается копия файла, а оригинал остается в сохранности;
  • Резервные копии архивов позволяют сохранить все при чрезвычайных ситуациях.

Электронные архивы обладают не только преимуществами, но и определенными минусами:

  • Необходимо покупать специальные программы, чтобы работать с архивом;
  • Позаботиться о безопасности хранения документации;
  • Если нет возможности сделать резервную копию, то существуют риски потерять разом весь архив документов.

Хранение электронных документов особенности сроки организация архива

ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Мишина Ю.В.

Тамбовский государственный университет имени Г.Р.Державина

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. С каждым годом электронные документы все больше превращаются в важнейшее средство закрепления, обмена и хранения информации о современном обществе.

Читать еще:  Индексация зарплаты Изменил ли ВС сложившуюся практику?

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершении работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные дела, электронные документы и описи электронных дел. Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра [5].

Экспертиза ценности электронных документов – определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости электронных документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

Экспертиза ценности электронных документов организации проводится:

— при разработке номенклатуры дел организации;

— по истечении сроков временного хранения электронных документов [8].

Электронные документы по срокам хранения подразделяются на:

— электронные документы временного срока хранения (до 10 лет включительно);

— электронные документы временных сроков хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу;

— электронные документы постоянного срока хранения.

Электронные документы постоянного и временных сроков хранения, в том числе по личному составу, включаются в состав архивного фонда организации [1].

Электронное дело представляет собой отдельный электронный документ или комплект электронных документов и является единицей хранения электронных документов.

Электронное дело имеет следующую структуру:

— внутренняя опись электронных документов дела, которая заполняется исполнителем в момент помещения электронного документа в электронное дело, с указанием индекса дела и заголовка дела по номенклатуре дел;

— файл или файлы электронных подписей электронных документов или файл, содержащий расположенные в хронологической последовательности отметки о результатах проверок подлинности электронных подписей [3].

При подготовке электронных документов к передаче в архив каждое электронное дело, сформированное в соответствии с номенклатурой дел, записывается на физически обособленный материальный носитель однократной записи в двух экземплярах – основном и рабочем.

Основной экземпляр электронных документов является эталонным экземпляром и используется в исключительных случаях, когда необходимо создать копию рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного экземпляра. Рабочий экземпляр электронных документов в архиве организации является экземпляром, с которого при необходимости изготавливаются дополнительные рабочие экземпляры, в том числе для фонда пользования.

Обеспечение сохранности архивных документов — одно из главных направлений работы архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

Сохранность электронных документов в архиве организации обеспечивается:

— созданием оптимальных условий хранения носителей электронных документов;

— рациональным размещением электронных носителей в архивохранилище;

— проверкой наличия и состояния электронных документов;

— контролем физического и технического состояния носителей и электронных документов.

Для обеспечения сохранности электронных документов в архиве организации необходимо выполнять мероприятия по информационной безопасности:

— защиту электронных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ;

— защиту электронных документов от несанкционированного доступа к ним.

Защита электронных документов обеспечивается за счет соблюдения:

1) светового режима хранения;

2) температурно-влажностного режима хранения;

3) санитарно-гигиенического режима хранения [4].

Электронные документы на обособленных носителях в помещениях для их хранения размещаются в соответствии с учетными документами архива, что обеспечивает их оперативный поиск [2].

Основной и рабочий экземпляры единиц хранения электронных документов рекомендуется хранить раздельно. Основной экземпляр единиц хранения предпочтительнее размещать в хранилище архива организации отдельно от места хранения рабочих экземпляров электронных документов.

Каждый обособленный электронный носитель должен иметь негерметичный индивидуальный футляр, при этом должно быть исключено свободное перемещение электронного носителя внутри футляра, падение и существенное отклонение от вертикали, для чего футляры должны иметь фиксаторы или перетягиваться специальными резинками.

Футляры с электронными носителями размещаются вертикально в контейнерах в специализированных шкафах, на полках стеллажей, шкафов.

В ходе проверки наличия и состояния электронных архивных документов в архиве организации осуществляются следующие мероприятия:

— установление фактического наличия единиц хранения электронных документов и единиц учета электронных документов, находящихся на хранении;

— выявление и устранение недостатков в учете единиц хранения электронных документов;

— контроль физического и технического состояния единиц хранения электронных документов.

Проверка наличия и состояния электронных документов проводится не реже одного раза в 5 лет, а также при перемещении архива в другое помещение, при смене руководителя архива и перед передачей документов на хранение в государственный или муниципальный архив [7].

Проверка наличия и состояния электронных документов осуществляется в несколько этапов:

— предварительная проверка наличия единиц хранения электронных документов фонда;

— оценка физического состояния электронных носителей;

— оценка технического состояния единиц хранения;

— проверка наличия единиц учета электронных документов;

— оценка технического состояния и воспроизводимости электронных документов;

— заключительная проверка наличия единиц хранения [6].

Электронные дела постоянного и временного сроков хранения передаются в архив организации ежегодно не позднее чем через 3 года после завершения работы с документами.

Прием электронных документов в архив оформляется составлением итоговой записи в конце каждого экземпляра сдаточной описи, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных носителей, их объем в байтах, номера отсутствующих электронных носителей, дата приема–передачи, подтверждаемой подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные документы.

Таким образом, автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

Учитывая определенные затраты на создание системы, можно выделить основные достоинства электронного архива.

Во-первых, повышение полноты и оперативности отработки запросов к архиву.

Во-вторых, компактность и надежность хранения. Можно отказаться от дорогостоящих хранилищ документов, сокращать издержки и занимаемые площади. Сужение круга допущенных лиц, контроль и учет доступа к системе позволит повысить не только сохранность, но и безопасность конфиденциальной информации.

Таким образом, можно констатировать наличие достаточной нормативной базы для практического использования электронных документов, что и происходит на практике, и вместе с тем, нерешенность таких актуальных проблем, как использование аналогов собственноручной подписи, факсограмм, электронной почты и все возникающих новых способов записи и передачи информации.

Список использованных источников:

1. Делопроизводство : учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2005.- 243 с.

2. Елизаветина Т.М. Делопроизводство на компьютере: 2-е издание / Т.М. Елизаветина, М.В. Денисова. – М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2002. – 304 с.

3. Кирсанова М.В., Современное делопроизводство: учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005.- 215с.

4. Кузнецов С.Л. Обеспечение сохранности документов в электронной форме. //Секретарское дело. – 2004. — №10. – С. 27.

5. Куприянова Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере: составление документов, ведение учета, организация работы. – М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2001. – 256 с.

6. Максимович Г.Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организация доступа к ней. //Секретарское дело. – 2005. — №1. – С. 34.

7. Тихонов В.И. Современные концепции электронных архивов / В.И.Тихонов, И.Ф. Юшин // Отеч. архивы. – 1999. — №1. – С.21.

8. Тихонов В.И. Методология экспертизы ценности электронных документов нуждается в развитии // Отеч. архивы. — 2003. — №5. — С. 33.

Создание электронного архива документов

Служба файловых хранилищ (Directum File Storage Services) — это система хранения документов в электронном виде, которая обеспечивает:

  • надежность хранения документов;
  • конфиденциальность и разграничение прав доступа;
  • отслеживание истории использования документа;
  • удобство и скорость поиска.

Обычно электронный архив работает с неструктурированными документами, у которых есть структурированное описание (карточка документа). Например, текстовые документы, электронные таблицы, графические файлы.

Архив документов и отлаженная работа с ним являются залогом здорового документооборота в любой организации. Система Directum решает широкий круг задач, связанных с организацией электронного документооборота.

Особенности и преимущества системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum:

  • Размещение всего электронного архива документов в едином информационном пространстве базы данных и файловых хранилищ;
  • Организация быстрого поиска документов по заданным реквизитам, полнотекстового поиска по содержимому текста с учетом всех языковых словоформ;
  • Использование любых программ для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, AutoCad, CorelDraw, Visio и др.);
  • Автоматическое создание документов, имеющих определенный заданный вид на основе заранее составленных шаблонов («Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение»);
  • Сортировка архива документов по степени актуальности (в разработке, действующий или устаревший документ), с возможностью визуального отображения каждой из категорий;
  • Работа с документами в различных режимах: на рабочем месте; экспорт документа из системы и импорт в систему;
  • Реализация в системе управления архивом документов механизма, предотвращающего проблемы при одновременном доступе нескольких пользователей к одному документу;
Читать еще:  Уставы И Положения О Дисциплине

И, наконец, важнейшим преимуществом программы для работы с электронными архивами документов является защита информации от несанкционированного доступа, которая обеспечивается: контролем и настройкой прав доступа; шифрованием электронных документов; протоколированием всех действий пользователей; наличием электронной подписи (ЭП), позволяющей работать с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФСБ и ФСТЭК.

Подходы Directum к организации хранилищ

Существует два подхода к хранению документов: в базе данных SQL-сервера и непосредственно в файлах. Directum предлагает комбинированный вариант, который сочетает преимущества обоих подходов: простоту администрирования и высокую производительность хранилищ SQL-сервера и практически неограниченный объем данных при низкой стоимости хранения с возможностью потокового доступа к документам в файловых хранилищах.

Известно, что после 2-3 лет работы в системе документооборота около 50% документов перестают использоваться или используются реже одного раза в год, а с течением времени доля редко используемых документов постоянно увеличивается.

В Directum документы, находящиеся в оперативном обороте, могут располагаться в хранилище SQL-сервера, а для редко используемых документов и документов большого объема предусмотрена организация распределенных файловых хранилищ.

При этом пользователь может работать со всеми документами из одной среды.

Время восстановления системы

Обеспечение непрерывности бизнеса — важная задача всех систем управления. Выход из строя корпоративной системы даже на несколько часов может привести к огромным убыткам.

Благодаря использованию нескольких хранилищ разных типов уменьшается вероятность выхода из строя всей системы одновременно, резко снижаются косвенные и прямые затраты. Снижение прямых затрат связано, в первую очередь, с возможностью использования более дешевого оборудования для архивных данных. Снижение косвенных затрат объясняется меньшим временем восстановления системы после сбоя — за счет вынесения архивных данных из хранилища SQL-сервера увеличивается скорость ее восстановления и скорость включения пользователей в работу. Восстановление остальных частей системы может производиться уже в фоновом режиме. После накопления критической массы документов полное восстановление при использовании нескольких хранилищ происходит быстрее, чем при использовании одного хранилища за счет малой вероятности их одновременного отказа и возможности параллельного восстановления.

Типовые схемы организации единого электронного архива документов

Базовая

Преимуществом базовой схемы хранилищ является простота. Данная схема предполагает хранения всех документов в хранилище SQL-сервера и оправдывает себя до момента накопления критического объема документов.

Решение рекомендуется как начальный уровень и может быть расширено до описанных ниже систем хранилищ.

Классическая

Данная схема предусматривает наличие в системе двух хранилищ: оперативного на базе SQL-сервера и архивного файлового хранилища.

Такое решение позволяет работать со стандартными документами объемом до 100 Мб и обеспечивает высокую скорость работы с документами, находящимися в оперативном обороте, при низкой стоимости хранения и практически неограниченном объеме архива документов.

Мультимедийная

Необходимость работы с документами большого объема (видео, графикой, картами, чертежами и т.д.) диктует свои требования к хранилищу документов. В частности, необходима возможность потокового доступа к данным, т.е. возможность работы только с частью документа, не считывая его целиком.

Данная схема включает в себя 4 хранилища: оперативное на SQL-сервере и соответствующее ему архивное файловое хранилище для работы с документами небольшого объема и не требующими потокового доступа, и оперативное и архивное файловые хранилища для документов объемом более 100 Мб.

Такое решение позволяет оперативно работать с документами любого объема, долговременно хранить архивные документы и иметь возможность доступа к ним.

Распределенная

При большом объеме данных и количестве пользователей мощности одного сервера может быть недостаточно. В этом случае нагрузка может быть перераспределена между несколькими файл-серверами и сервером базы данных.

Распределение документов по нескольким хранилищам позволит сбалансировать нагрузку на сервера, сеть, увеличить максимальный объем хранимых данных, повысить отказоустойчивость системы в целом и снизить стоимость хранения.

Политики миграции документов в электронный архив документов

Применение тех или иных схем позволяет построить масштабируемое решение по управлению электронными документами организации, когда для документов нужного типа выделяется соответствующее им хранилище. Однако гибкость Directum File Storage Services проявляется не только в этом.

Для документов может быть настроена гибкая схема миграции между хранилищами.

При создании документа он размещается в хранилище по умолчанию этого вида документов (например, отчеты располагаются в файловом хранилище, видео-ролики — в хранилище медиаданных, а проекты договоров — в хранилище SQL-сервера). Для видов документов настраивается также и время нахождения документа в оперативном доступе; если документ не менялся (или не просматривался) в течение определенного периода, он переносится в архив.

Взаимное соответствие оперативных и архивных хранилищ задается при создании хранилища и может быть изменено.

За время своей жизни документ может быть вручную перемещен в другое хранилище — как в оперативное, так и в архивное. Использование workflow позволяет регламентировать этот процесс. Например, заявление сотрудника после согласования и подписания помещается в архив.

Преимущества электронного архива документов Directum

За счет использования Directum File Storage Services различным по требованиям хранения контентом можно управлять из единой системы. Благодаря этому отпадает необходимость использования дополнительных средств для архивного хранения документов, для хранения документов большого объема и т.д.

Уменьшение объема оперативных данных и времени восстановления системы после сбоя позволяет повысить масштабируемость системы, т.е. увеличение общего объема корпоративных данных со временем не приведет к снижению скорости работы системы.

Как следствие, снижается совокупная стоимость владения системой, что важно для организации любого масштаба.

Эффективные хранилища

Службы электронного архива документов управляют хранилищами электронных документов Directum, предоставляя возможности создания в организации гибкого и масштабируемого электронного архива для различных видов контента.

Эффект от использования хранилищ системы Directum почувствуют любые организации независимо от их размеров:

  1. Малые организации:
    • снижение стоимости оборудования за счет замедления темпов роста базы данных и вынесения части электронных документов на менее мощные файловые сервера или даже рабочие станции.
  2. Средние организации:
    • накопление и эффективное управление корпоративной информацией;
    • комфортная работа постоянно возрастающего числа пользователей.
  3. Крупные организации:
    • практически неограниченный объем хранимых данных;
    • высокая отказоустойчивость системы;
    • автоматизация большого количества прикладных задач.

Каждый сотрудник организации получает преимущества от использования электронного архива документов в своей работе:

  1. Все пользователи. Получают возможность работы с разными видами контента в единой среде:
    • получают оперативный доступ к регламентирующим и организационным документам;
    • могут хранить медиаданные (видео, фотоархивы, рекламные и картографические материалы и т.д.) и прочие документы объемом более 100 Мб при приемлемом уровне оперативности доступа к ним;
    • получают возможность перевода документов в архивное хранение и имеют доступ к документам электронного архива;
    • получают повышение быстродействия работы системы за счет снижения нагрузки на SQL-сервер.
  2. Руководители. Ресурсы должны использоваться эффективно:
    • стоимость хранения данных должна быть минимальной, электронные архивы документов могут располагаться в более дешевых хранилищах;
    • распределенная система хранилищ более отказоустойчива и значительно лучше справляется с задачей обеспечения непрерывности бизнеса.
  3. Администраторы. Администрирование нескольких отдельных хранилищ более эффективно, чем администрирование одного огромного хранилища:
    • вероятность одновременной потери всех документов (т.е. выхода из строя всех хранилищ) снижается;
    • восстановление вышедших из строя хранилищ занимает меньше времени, чем восстановление всей системы;
    • уменьшение объема базы данных SQL-сервера упрощает ее администрирование, — а это наиболее важная часть системы.
  4. Специалисты по безопасности Можно более надежно защищать данные:
    • конфиденциальные данные можно перенести в особо защищенные хранилища и закрыть к ним доступ даже для администраторов;
    • конфиденциальные данные можно шифровать средствами операционной системы.
  5. Разработчики. Широкие возможности для автоматизации задач бизнеса:
    • возможность автоматизации процессов, связанных с необходимостью хранения документов большого размера;
    • простота разработки, независимо от количества хранилищ.

Долговременный архив

С помощью файловых хранилищ и решения «Долговременный архив» можно организовать единый архив бумажных и электронных документов организации, работающий по правилам российского архивного делопроизводства. При этом на протяжении всего срока хранения электронных документов поддерживается их юридическая сила.

Решение позволяет снизить нагрузку на оперативные хранилища компании, упрощает и ускоряет работу архивистов и делопроизводителей за счет автоматизации рутинных операций. «Долговременный архив» взаимодействует с информационными системами любого класса (ECM, ERP и т.д.) — в результате все документы компании хранятся в единой системе по установленным правилам.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector