Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Хранение электронных документов где и как

Как соблюдать срок хранения электронных документов

Принципы хранения бумажных документов знакомы бухгалтеру: и сроки, и лучшие способы ведения архива. Но электронные документы – новинка, использовать повсеместно их стали не так давно, потому и возникают вопросы вроде «Сколько хранить электронный документ?», «Как учитывать электронные документы в архиве?», «Как хранить электронный документ 50 и более лет?», и так далее.

Хранение документов в электронном виде регулируется теми же нормативными документами, что применимы и для бумажных документов:

  • Закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
  • Закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Будут полезны:

  • Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
  • Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи»
  • Приказ ФНС от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме»
  • Приказ ФНС от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551@ «Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме»
  • Приказ ФНС от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме»

Где хранить электронные документы

Для начала скажем, что в случае с бухгалтерскими документами электронный вид может совмещать два понятия. Это может быть документ, который был электронным сразу: его оформили в программе, подписали электронной подписью и отправили по ЭДО. В этом случае вопрос хранения стоит не так остро: за сохранность этого документа отвечает не только организация, но и сам оператор ЭДО, который хранит все переданные документы на своих серверах (пусть и в зашифрованном виде, чтобы никто, кроме отправителя и получателя, не имел к ним доступ).

Но это может быть бумажный документ, который отсканировали и для удобства сохранили в электронном виде.

В любом случае, мест для хранения электронных документов условно четыре:

  1. Внешние носители. Вы можете записать документы на диск или флешку. Этот способ самый ненадежный, так как носители имеют свойство устаревать (вспомните дискеты – сейчас даже не каждый компьютер их прочитает) и портиться со временем.
  2. Локальный компьютер или на локальном сервере. Например, документы хранятся в папке бухгалтерского компьютера. Можно настроить доступ к этой папке для других сотрудников, но это снизит защищенность информации в архиве. При этом для того, чтобы получить документ, компьютер всегда должен быть включен. И основные проблемы появятся на том этапе, когда архив разрастется и будет занимать слишком много виртуального пространства.
  3. Программа электронного архива. Системы электронного документооборота могут не только помогать в отправке и получении документов, но и в их последующем хранении, а также контроле. Так, «Скан-Архив» позволяет хранить электронные копии документов в привязке к базе «1С», находить эти документы через программу, выгружать их и отправлять «пачкой» сразу в контролирующие органы. Доступ к документам в таком случае тоже настраивается через программу: например, загружать и изменять документы может только бухгалтерия, а просматривать могут и менеджеры.
  4. Облачное хранилище. Сейчас популярно хранить файлы «в облаке». С электронными документами, которые передаются по ЭДО, тем удобнее: оператор ЭДО сам отвечает за их сохранность. Из минусов данного способа можно отметить необходимость доступа в Интернет, но случаи, когда подключение к Сети невозможно, сейчас довольно редки.

Сроки хранения электронных документов

Технология хранения электронных документов по срокам не отличается от хранения бумажных.

В таблице ниже указаны примерные сроки для хранения документов.

Письма, спецификации, справкиБухгалтерские документы: счета-фактуры, акты, накладныеДоговорные документы: договоры, приложения, спецификации, дополнительные соглашения
В среднем – 5 летНе менее 5 летОт 5 лет до постоянного хранения

Если вы храните бумажный документ в электронном виде, бумажный оригинал так же следует сохранять.

Если документ изначально электронный и создавать его бумажную копию не требуется (например, по договору с контрагентом или по требованию налоговой), распечатывать его не нужно (см. п. 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Другой вопрос, сколько длится юридическая сила электронного документа, которая определяется легитимностью электронной подписи.

Известно, что сертификат электронной подписи действует один год. В законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» указано, что для сохранения легитимности документа сертификат электронной подписи должен быть либо действителен, либо должны иметься доказательства, что он был действующим на момент подписания документа. Эти доказательства можно запросить у аккредитованного центра, который выдал вам электронную подпись. Даже если он прекратит свое существование к моменту запроса, информация должна будет сохраниться в головном удостоверяющем центре.

Архивное хранение электронных документов

После автоматизации документооборота, неизменно возникает вопрос о хранении документов. Неужели автоматизация прошла даром и на последнем этапе документ придется распечатывать, чтобы обеспечить его архивное хранение? Сложности обеспечения сохранности электронных документов объясняются быстрым устареванием компьютерной техники, несовершенством информационных носителей и отсутствием успешных международной практик в этой области. Однако существуют документы, в которых описаны требования и рекомендации по хранению электронных документов.

Требования к хранению электронных документов

Обратимся к требованиям ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».

Документ должен быть читабельным на протяжении всего срока хранения. Из-за быстрого устаревания компьютерной техники и программного обеспечения возможна ситуация, когда документ созданный много лет назад будет невозможно прочитать, из-за отсутствия необходимого ПО или устройства.

Читать еще:  Все Субсидии 2021 изменения и поправки

Необходимо перезаписывать документы для устранения проблемы устаревания носителей. Например уже сегодня сложно прочитать информацию с 3,5 дюймовой дискеты, которые 10 лет назад были распространенным носителями информации. Решением этой проблемы законодатели видят периодическую перезапись информации с устаревающих носителей на более современные.

Документ должен содержать атрибуты, позволяющие его идентифицировать. Имея гипотетическое хранилище электронных документов, необходимо хранить документы таким образом, чтоб не открывая каждый документ пользователь мог найти нужный. Тут помогут уникальные идентификаторы и различные методы группировки и сортировки.

Документ должен быть доступен для чтения, независимо от появления новых версий редакторов и ридеров. Не зря на сегодняшний день все крупные разработчики ПО при разработке новых версий продукта поддерживают форматы и технологии предыдущих версий.

Должна быть обеспечена возможность установки логических связей между документами, для правильной интерпретации текста документа. Например суть договора, в котором идет ссылка на приложение к договору, будет не понята в полной мере без прочтения приложения. Поэтому визуально и физически эти два документа должны быть связаны для быстрого и удобного поиска.

Согласно другого документа — Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций, организации должны разработать внутренние нормативные документы по комплектованию, учету, хранению и использованию электронных документов. Часть рекомендаций приведена в этом же документе, что существенно облегчает формирование внутренних нормативных документов.

Прием документов в архив организации и информационные системы

В рекомендациях говорится о том, что «технические аспекты приема электронных документов в архив организации, операции учета, отбора, обеспечения сохранности и хранения, конвертирования в новые форматы и миграции на новые носители устанавливаются в специальных инструкциях, разрабатываемых в организации», а так же что «архив организации осуществляет администрирование информационных систем организации в части соблюдения требований к хранению созданных и/или включенных в них электронных документов».

Также определено, что в архив организации должны передаваться документы со сроком хранения более 10 лет. Документы со сроком хранения менее 10 лет должны храниться в информационной системе организации, в которой были созданы. «При этом они должны быть систематизированы в соответствии с существующей на предприятии номенклатурой дел и проиндексированы в соответствии с правилами для дел бумажных документов».

Требования к документам, передаваемым в электронный архив

Не менее важны вопросы по формату передаваемых документов в архив: •При сдаче документов в архив их необходимо сконвертировать в формат архивного хранения, которым назван формат — PDF/A-1.

  • Учетной единицей электронных документов в архиве организации является единица хранения – контейнер электронного документа. Контейнер электронного документа представляет собой zip-архив, который содержит сам документ и его метаданные, включая ЭП.
  • Систематизация документов в дела и распределение в контейнеры проводится в подразделении, в котором ведется дело.
  • Контейнеры на хранение могут передаваться по сети или на обособленном носителе информации однократной записи в двух экземплярах –основной и рабочий.
  • Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные документы и описи электронных документов, дел.
  • Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра, понятно, что если документы передаются обособленных носителях, то шифр необходимо проставлять на футляре носителя. При хранении электронного документа в информационной системе шифр включается в метаданные контейнера документа
  • Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает те же элементы, что и архивный шифр хранения бумажных документов и дополнительно указывается отметка о статусе экземпляра электронных документов: (осн.) –основной, (раб.) – рабочий.

Требования к сохранности электронных документов

Описаны процедуры для обеспечения сохранности ЭД и требования для хранения боксов с обособленными носителями информации: «Должна проводиться проверка наличия и состояния документа при сдаче в архив, раз в три года и при перемещении архива в другое место, при смене руководителя архива, при переносе документов на другие носители и перед передачей документов в государственный архив. В документе описаны правила и цели проведения проверки».

Выдача документов

Для выдачи электронного документа из архива документ копируется, а его достоверность должна подтверждаться отсоединенной ЭП. Факт выдачи фиксируется в журнале.

Архив организации может предоставлять электронные документы по локальной сети организации. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируется: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.

Большинство из нас привыкли работать с документами в электронном виде, и вышеперечисленные факты еще на шаг приближают такой режим работы к законодательно правильному. И хочется верить, что совсем скоро мы будем вести полностью автоматизированный документооборот

Часть 5. Хранение электронных документов

В пятой статье проекта «Электронный документооборот. Школа бухгалтера» рассказываем, в чем разница бумажного и электронного архива. А также выясним, что делать тем, кто работает и с печатными, и с цифровыми оригиналами.

Одно дело — организовать внутренний и внешний электронный документооборот, изучить все нюансы применения электронной подписи или сдачи налоговой отчётности в цифровом виде. И совсем другое — выстроить правильное хранение электронных документов.

В пятой статье проекта рассказываем, в чем разница бумажного и электронного архива. А также выясним, что делать тем, кто работает и с печатными, и с цифровыми оригиналами.

Хранение документов в электронном виде. Главные вопросы

С одной стороны, законодательством определены одни и те же правила — как для бумажных, так и для электронных оригиналов. Основные понятия и требования описывает ФЗ № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации».

Читать еще:  Запрос в архив загс. образец и бланк для скачивания 2021 года

С другой стороны, есть несколько важных моментов, которые нужно учесть при работе с документами в электронном виде.

Где хранить?

Во-первых, нужно подготовиться технически. Придётся решать, где именно хранить электронные оригиналы: локально, в облаке или на носителях. Последние, кстати, быстро «устаревают» и изнашиваются — через 5-10 лет может случиться и так, что вы не сможете сохранённый когда-то открыть акт или счёт. И вот мы подобрались ко второму вопросу:

Как воспроизвести?

Сохранить — это легко, но для ведения бухгалтерского архива недостаточно. Его нужно «прочитать» завтра, через месяц или 5-10 лет спустя. Плохая новость в том, что форматы постоянно меняются — недавно был.XLS, а теперь.XLSX. Плюс к тому утверждаются обязательные форматы для документов, которые переводят в статус «формализованные». Насколько быстро устареют те, что вы использовали до момента «икс»?

Важно: юридическое лицо несёт ответственность как за сохранность электронных документов, так и за их воспроизведение. В частности, такое требование содержится в ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте».

Как организовать длительное хранение электронных документов?

Закон требует хранить некоторые оригиналы более 50 лет. Что делать с ними? Какие меры нужно предпринять, чтобы документ можно было без проблем прочитать даже спустя полвека?

Решений на рынке пока немного. На их фоне выделяется «Долговременный архив» от Directum — централизованное хранение всех документов в течение любого срока, установленного государством. При этом соблюдается легитимность процесса и их юридическая сила.

Подробнее о решении «Долговременный архив» — на сайте Directum >>

Способы хранения электронных документов

Рассмотрим самые популярные варианты, которые точно соответствуют требованиям законодательства.

Локально. На самом деле нет разницы, как именно получаете и потом работаете с документами. В этом случае вы просто сохраняете на жесткий диск своего компьютера или в специально выделенную папку в локальной сети.

«Недостаток этого способа — нет гарантии того, что документы будут в сохранности. Настроить ограниченный доступ к папкам очень сложно. При этом следить за тем, сколько уже хранится оригинал и мог ли кто-то внести в него изменения, придётся самому пользователю. Плюс для того, чтобы можно „воспроизвести“ акт или счёт, придётся озаботиться соответствующим ПО — как минимум редакторами. И наконец, уже через год-два вы увидите, насколько масштабным стал архив. Найти в нём нужный документ будет очень сложно».

Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs

Электронный архив. Речь о специально разработанных под эти задачи решениях. Как правило, их предоставляют в рамках ECM- и других систем.

Приятных моментов здесь уже больше. Во-первых, работать с документами в так намного комфортнее. Найти необходимый акт или договор можно в пару кликов. Если нужно оставить какой-либо документ в тайне от сотрудников, которым знать о нём не положено, можно ограничить права доступа.

При этом не нужно устанавливать другие программы. Система отобразит документ в читаемом виде и предоставит дополнительную информацию о нём. А сроки для разных видов документов реализуются автоматически.

Пример — «Финансовый архив» Directum. Благодаря решению можно сократить сроки подготовки к проверке ФНС в 12 раз.

Хранение документов в облаке. Вариант подходит компаниям, для которых покупка ECM-системы пока не по карману или не является первоочередной задачей.

Более того, хранить электронные оригиналы в облаке могут клиенты оператора ЭДО. Если ваша компания использует сервис обмена, то наверняка замечали — всё, что вы отправляли или получали, хранится прямо там же. И если под рукой будет интернет, то сможете с ними ознакомится — даже удалённо (дома, в отпуске и т. д.).

Часто операторы хранят документы, даже если абонент их об этом не просит. Обратная ситуация — дополнительные настройки облачного хранилища. Допустим, вам нужно изменить правила доступа к файлам или обеспечить какими-либо дополнительными гарантиями, придётся обратиться к провайдеру. Такие функции оплачиваются отдельно.

Сроки хранения документов

Как долго нужно хранить электронные документы, определяет законодательство. В частности, требования к срокам содержатся в ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте». Согласно закону первичные документы нужно хранить в течение 5 лет после года, когда их в последний раз использовали для отчётности.

Логичное наблюдение: чем значимее для государства (контролирующих органов) документ, тем дольше его необходимо хранить:

Архив и электронная подпись

Пока вы храните электронный документ, он должен иметь юридическую силу. На протяжении всего срока, что ему отведено государством. Главным гарантом его легитимности является электронная подпись.

Вопрос: что делать, если документ будет храниться ещё 2 года, а ваш сертификат подписи уже недействителен? Действительно, его выдают только на год. А сроки обеспечения сохранности зачастую намного больше.

Однако трагедии в этой ситуации нет. ФЗ № 63 «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания.

«Такими доказательствами могут быть, например, штампы времени и информация о действительности ЭП (OCSP-ответы или списки отзывов сертификатов — CRL-списки). Если взять, к примеру, наш сервис, то при передаче электронной подписи она как раз дополняется данными доказательствами. Фактически, мы делаем из квалифицированной ЭП — усовершенствованную подпись (расширенный формат), которая поможет снять все существующие на сегодняшний день опасения об обеспечении легитимности ЭД».

Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs

А если коротко

Закон определяет сроки хранения документов одинаково — что для бумажных, что для электронных оригиналов. Архив можно организовать прямо на жестком диске своего компьютера, в облаке (сервисе оператора ЭДО) или специализированном решении от разработчиков информационных и иных систем.

Читать еще:  Письмосогласие Образец и бланк 2021 года

Какой вариант подойдет вашей компании, зависит от того нюансов — от необходимости обеспечить конфиденциальность коммерческих данных до желания ускорить процесс в работе с документами.

  • Термины и понятия документооборота
  • ГОСТы и правовое регулирование
  • Комментарии к законодательству

После автоматизации документооборота, неизменно возникает вопрос о хранении документов. Неужели автоматизация прошла даром и на последнем этапе документ придется распечатывать, чтобы обеспечить его архивное хранение? Сложности обеспечения сохранности электронных документов объясняются быстрым устареванием компьютерной техники, несовершенством информационных носителей и отсутствием успешных международной практик в этой области. Однако существуют документы, в которых описаны требования и рекомендации по хранению электронных документов.

Требования к хранению электронных документов

Обратимся к требованиям ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».

Документ должен быть читабельным на протяжении всего срока хранения. Из-за быстрого устаревания компьютерной техники и программного обеспечения возможна ситуация, когда документ, созданный много лет назад, будет невозможно прочитать из-за отсутствия необходимого ПО или устройства.

Необходимо перезаписывать документы для устранения проблемы устаревания носителей. Например, уже сегодня сложно прочитать информацию с 3,5 дюймовой дискеты, которые 10 лет назад были распространенными носителями информации. Решением этой проблемы законодатели видят периодическую перезапись информации с устаревающих носителей на более современные.

Документ должен содержать атрибуты, позволяющие его идентифицировать. Имея гипотетическое хранилище электронных документов, необходимо хранить документы таким образом, чтобы, не открывая каждый документ, пользователь мог найти нужный. Тут помогут уникальные идентификаторы и различные методы группировки и сортировки.

Документ должен быть доступен для чтения, независимо от появления новых версий редакторов и ридеров. Не зря, на сегодняшний день, все крупные разработчики ПО при разработке новых версий продукта поддерживают форматы и технологии предыдущих версий.

Согласно другому документу — Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций-, организации должны разработать внутренние нормативные документы по комплектованию, учету, хранению и использованию электронных документов. Часть рекомендаций приведена в этом же документе, что существенно облегчает формирование внутренних нормативных документов.

Прием документов в архив организации и информационные системы

В рекомендациях говорится о том, что «технические аспекты приема электронных документов в архив организации, операции учета, отбора, обеспечения сохранности и хранения, конвертирования в новые форматы и миграции на новые носители устанавливаются в специальных инструкциях, разрабатываемых в организации», а так же, что «архив организации осуществляет администрирование информационных систем организации в части соблюдения требований к хранению созданных и/или включенных в них электронных документов».

Также определено, что в архив организации должны передаваться документы со сроком хранения более 10 лет. Документы со сроком хранения менее 10 лет должны храниться в информационной системе организации, в которой были созданы. «При этом они должны быть систематизированы в соответствии с существующей на предприятии номенклатурой дел и проиндексированы в соответствии с правилами для дел бумажных документов».

Требования к документам, передаваемым в электронный архив

Не менее важны вопросы по формату передаваемых документов в архив:

  • При сдаче документов в архив их необходимо сконвертировать в формат архивного хранения, которым назван формат — PDF/A-1.
  • Учетной единицей электронных документов в архиве организации является единица хранения – контейнер электронного документа. Контейнер электронного документа представляет собой zip-архив, который содержит сам документ и его метаданные, включая ЭП.
  • Систематизация документов в дела и распределение в контейнеры проводится в подразделении, в котором ведется дело.
  • Контейнеры на хранение могут передаваться по сети или на обособленном носителе информации однократной записи в двух экземплярах –основной и рабочий.
  • Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные документы и описи электронных документов, дел.
  • Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра, понятно, что если документы передаются обособленных носителях, то шифр необходимо проставлять на футляре носителя. При хранении электронного документа в информационной системе шифр включается в метаданные контейнера документа
  • Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает те же элементы, что и архивный шифр хранения бумажных документов и дополнительно указывается отметка о статусе экземпляра электронных документов: (осн.) –основной, (раб.) – рабочий.

Требования к сохранности электронных документов

Описаны процедуры для обеспечения сохранности ЭД и требования для хранения боксов с обособленными носителями информации: «Должна проводиться проверка наличия и состояния документа при сдаче в архив, раз в три года и при перемещении архива в другое место, при смене руководителя архива, при переносе документов на другие носители и перед передачей документов в государственный архив. В документе описаны правила и цели проведения проверки».

Выдача документов

Для выдачи электронного документа из архива документ копируется, а его достоверность должна подтверждаться отсоединенной ЭП. Факт выдачи фиксируется в журнале.

Архив организации может предоставлять электронные документы по локальной сети организации. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируется: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.

Большинство из нас привыкли работать с документами в электронном виде, и вышеперечисленные факты еще на шаг приближают такой режим работы к законодательно правильному. И хочется верить, что совсем скоро мы будем вести полностью автоматизированный документооборот.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector