Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

График документооборота для учетной политики образец nalognalogru

График документооборота: образец

grafik_dokumentooborota_obrazec.jpg

Похожие публикации

Залог эффективной работы компании и отлаженных бизнес-процессов — грамотно составленный график документооборота. Как правильно составить такой график и для чего он необходим в компании — узнайте из статьи ниже. В конце вы можете скачать образец графика документооборота.

Зачем регламентировать документооборот

В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно. Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются. Бухгалтерия при этом обрабатывает множество документов: часть их исходит от компании, а другие поступают извне. Каждый отдел составляет типовые или собственные формы бланков, которые подтверждают и сопровождают текущую деятельность.

Специалисты обязаны составлять, подписывать, передавать на хранение и впоследствии на уничтожение документы своевременно. Особенно актуально соблюдение сроков обработки для финансовой, бухгалтерской и кадровой документации: за нарушение сроков ответственность предусмотрена на законодательном уровне. Деятельность фирмы контролируется проверяющими органами: ФНС, внебюджетными фондами и другими государственными учреждениями. Поэтому при нарушении сроков подачи необходимых документов и отчетности, составленной на основании этих документов, компанию ждет наложение санкций.

Для того чтобы соблюдать сроки и регламентировать обработку и исполнение всех документов фирмы используют специальный график документооборота.

Без четко расписанного графика передачи документов внутри компании внутренние бизнес-процессы компании сложно контролировать или оптимизировать. Человеческая память не может сохранить абсолютно все детали и сроки работы, поэтому специально составленный график является специальной памяткой для сотрудников.

Основные задачи графика документооборота:

оперативный контроль за соблюдением сроков составления, обработки и исполнения документов;

своевременное формирование отчетности на базе первичных регистров;

исключение авралов, форс-мажора и соблюдение ритмичности работы исполнителей;

формирование дел и передача их в архив в положенные сроки;

получение в срок информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений.

График документооборота 2019: правила составления

График составляют в виде схемы, таблицы или текста с указанием сроков передачи документов между отделами. Важно понимать, где и кем составляется первичный документ, через какие отделы он проходит, кто его проверяет и как он попадает в бухгалтерию для учета.

Документооборот можно представить в виде схемы взаимодействия между отделами от момента создания и до сдачи в архив или передачи на уничтожение. Также под документооборотом подразумевают перечень всех первичных документов компании, разработанных и утвержденных в соответствии с учетной политикой.

График документооборота в бухгалтерии может быть составлен для каждого первичного документа: горизонтальными строками в таблице или схеме обозначаются первичные документы (как в нашем примере графика). Подобным образом графики могут составляться:

для каждого отдела;

для каждой должности.

Если график составляется для подразделений, то в каждом из них необходимо назначить ответственное лицо, отвечающее за соблюдение графика.

Для каждого документа или отдела обязательно указывается срок, в течение которого первичный регистр согласовывается, утверждается и передается на исполнение.

Разрабатывает график, как правило, главный бухгалтер или финансовый директор, а утверждает руководитель компании. При составлении графика необходимо активное участие и обсуждение всех структурных отделов фирмы. Например, менеджер по продажам может попросить передвинуть выставленные ему сроки передачи документов в связи с большой загруженностью, или водитель скажет, что путевой лист не всегда возможно предоставить в течение одного рабочего дня, т. к. он находится в постоянных разъездах.

Часто к составлению графика привлекаются внештатные специалисты. Например, аутсорсинговая компания, которая выслушав все мнения, пожелания отделов, на их основе составляет приемлемый для всех образец графика документооборота в бухгалтерии с учетом нормативных требований законодательства.

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера, т.к. он возглавляет бухгалтерию — отдел, ведущий учет финансовой деятельности компании и отвечающий за наличие и сохранность документации.

График необходимо составить так, чтобы при максимальной загруженности бухгалтерии все сроки обработки документации могли быть соблюдены. Требуется исключить моменты откладывания документов «на потом» или обработку их в неположенные сроки.

Каждому сотруднику или отделу необязательно распечатывать весь график документооборота. Достаточно сделать для ответственных лиц выписку из него: перечислить все первичные регистры, входящие в его зону ответственности, указать сроки исполнения и названия подразделений, куда необходимо передавать документацию. Чтобы изначально мотивировать сотрудников на соблюдение сроков документооборота, ведение графика закрепляют в должностных инструкциях ответственных лиц.

За несоблюдение сроков ответственного сотрудника допустимо привлечь к дисциплинарной ответственности: объявить выговор, лишить части оплаты труда в виде зарплаты или премии. Об этом прямо сказано в Письме Роструда от 18.12.2014 г. № 3251-6-1.

График документооборота: образец 2019 года

Представленный ниже бесплатный образец графика документооборота поможет вам составить собственную схему движения первичных документов в вашей компании. Если у вас есть филиалы, составьте общий график, в который включите графики для филиалов и головной организации. В представленном графике документооборота (образец ниже) схема движения составлена для каждого отдельно взятого первичного документа. Это наиболее простая схема документооборота для небольшой компании. Для большой структурированной фирмы, состоящей не только из бухгалтерии, но еще и производственного цеха, отдела продаж, склада, юридического, экономического подразделений и т.д., оптимальнее будет составить регламент документооборота в разрезе каждого подразделения.

Как составить график документооборота в бухгалтерии?

Автор: Алексеева М., эксперт журнала

Налаженная система документооборота в бухгалтерии позволяет своевременно отражать факты хозяйственной жизни в учете, в том числе передавать первичные учетные документы для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета и составлять на их основе бухгалтерскую и иную отчетность. Регламентировать процесс движения документов с момента их составления или получения до завершения исполнения (использования для формирования отчетности, отправки, помещения в архив и др.) можно с помощью графика документооборота. О том, как правильно его составить, поговорим в статье.

Общие правила формирования графика документооборота.

Документооборот является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета. Правила его организации и технология обработки (представления (обмена)) учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в учете, устанавливаются учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 9 СГС «Учетная политика»[1], п. 22 СГС «Концептуальные основы»[2]).

Как правило, график документооборота оформляется в качестве приложения к учетной политике учреждения. Следует отметить, что утвержденной формы этого документа нет. Каждое учреждение разрабатывает ее самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.

Общие правила формирования графика документооборота содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105, которое применяется до сих пор в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее (см. Информацию Минфина РФ № ПЗ-13/2015). В данном положении также приведена примерная форма графика, которую можно взять за основу при составлении собственной.

Читать еще:  Должностная инструкция специалиста по маркетингу 2021

Разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер, а утверждает – руководитель учреждения.

График может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи этих подразделений и сроков выполнения работ.

График документооборота в бухгалтерии должен устанавливать рациональный документооборот: каждый первичный документ должен проходить оптимальное число подразделений и исполнителей, срок его нахождения в каждом из подразделений должен быть минимальным.

График документооборот в бухгалтерии необходимо соблюдать всем лицам, ответственным за составление и обработку документов. Для этого им выдается выписка из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они передаются.

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В таких целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем – сдать в архив учреждения.

До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Отметим, что за несоблюдение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации работодатель вправе объявить ответственному работнику выговор либо лишить его премии или выплатить премиальные в меньшем размере (Письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251‑6‑1).

Основные этапы разработки графика.

В графике документооборота должно быть определено несколько этапов движения документов внутри учреждения: составление (получение), проверка и обработка, передача в архив. При его разработке важно:

1) установить перечень документов, используемых для оформления всех фактов хозяйственной жизни учреждения. Унифицированные формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, которые государственные (муниципальные) учреждения обязаны использовать в своей деятельности, а также методические указания по их применению утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Если для отражения определенных операций унифицированная форма первичного учетного документа не предусмотрена, учреждение вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в учетной политике (п. 9 СГС «Учетная политика»). Документы неунифицированной формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[3], п. 25 СГС «Концептуальные основы»;

2) установить и утвердить лиц, ответственных за оформление (прием) документов, схему движения документов между ними;

3) определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов;

4) установить предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив.

В графике также могут быть указаны сроки хранения документов, хотя это и необязательно, поскольку они установлены законодательно.

Напомним, что учреждения обязаны хранить первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие бухгалтерские документы учреждение учетной политики, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться учреждениями не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

При определении конкретных сроков хранения бухгалтерских документов в 2020 году следует использовать новый перечень, который вступил в силу 18.02.2020, – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Сроки, которые установлены этим перечнем, применяются ко всем документам, законченным делопроизводством, в том числе до вступления его в силу. Исключение – бухгалтерские документы учреждение, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные до начала действия Приказа Росархива № 236 (Письмо Росархива от 13.03.2020 № Р/М-479).

Действовавший ранее Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, устанавливавший сроки хранения документов, утратил силу (см. Приказ Минкультуры РФ от 17.12.2019 № 1964).

Приведем образец заполнения графика документооборот в бухгалтерии.

Наименование документа

Составление документа

Обработка документа

Передача в архив

Ответственное лицо

Срок исполнения

Ответственное лицо

Срок
обработки

Ответственное лицо

Срок
передачи

Приходный кассовый ордер (ф. 0310001)

По мере приема денег

В день поступления

По истечении отчетного года

Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)

По мере выдачи денег

В день поступления

По истечении отчетного года

Авансовый отчет (ф. 0504505)

В течение трех рабочих дней по прибытии из командировки

В течение трех рабочих дней

По истечении отчетного года

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)

По мере поступления товара

В течение трех рабочих дней

По истечении отчетного года

Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101)

Материально ответственные лица

По мере совершения хозяйственной операции

В течение трех рабочих дней

По истечении отчетного года

График документооборота должен устанавливать рациональный документооборот и способствовать улучшению всей учетной работы в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Такой документ целесообразно оформить в качестве приложения к учетной политике. С его положениями следует ознакомить в установленные сроки под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов.

[1] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2017 № 274н.

[4] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н.

[3] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

Зачем директору читать учетную политику?

В конце каждого календарного года организации принимают учетную политику для целей налогообложения и ведения бухгалтерского учета на следующий год. В 2006 году, если организация не приняла учетную политику для целей налогообложения, считалось, что она учитывает налоги на основании бухгалтерского учета. С 1 января 2007 года Законом № 137-ФЗ закрепляется обязанность организаций иметь учетную политику для целей налогообложения, причем налоговые органы получили законное право ее потребовать. Принятие налоговой учетной политики является обязательным для всех организаций и учреждений, в том числе применяющих упрощенную систему налогообложения и бюджетных учреждений.

Читать еще:  Что делать физическому лицу, если таможня признала его багаж коммерческой партией?

Как правило, директора подписывают учетную политику организации не читая. Показательны слова директора одной из московских компаний: «Последние два года я не читаю свою учетную политику, подписываю «не глядя». Учетную политику разрабатывает главный бухгалтер, а я полностью ему доверяю».

Между тем, учетная политика, это документ на который стоит обратить самое пристальное внимание, так как он позволяет не только организовать удобный учет, но и оптимизировать налогообложение.

Какие задачи решает учетная политика?

Учетная политика составляется для решения четырех основных задач:

1. Выбор одного из нескольких взаимоисключающих вариантов учета, присутствующих в законодательстве. Если организация не внесет нужный элемент в учетную политику, то налоговый учет будет вообще невозможен. Классический пример — выбор метода оценки стоимости покупных товаров (по стоимости товаров, первых по времени приобретения (ФИФО); по стоимости товаров, последних по времени приобретения (ЛИФО); по средней стоимости; по стоимости единицы товара).

2. Отказ от метода учета, предусмотренного «по умолчанию». Если налогоплательщик хочет воспользоваться альтернативным вариантом, предусмотренным в Налоговом кодексе, он должен об этом заявить в своей учетной политике. Например, есть два варианта учета в расходах процентов по займам/кредитам: либо по реально заплаченным процентам, либо по расчетной ставке рефинансирования. Если не отразить метод списания в учетной политике, то списать на расходы можно будет только по 1,1 расчетной ставки рефинансирования (сейчас она составляет 11% годовых). Отразив — по реальным процентам, что значительно выгоднее.

3. Сближение бухгалтерского и налогового учета, а, соответственно, уменьшение объема работы бухгалтера. Налоговые консультанты часто предлагают директорам пристально изучить ученую политику, даже приводят инструкции какие строки с какими надо сравнивать, чтобы выявить, что бухгалтерия делает как проще, а не как выгоднее. Следует иметь ввиду, что конечная стоимость больших различий в налоговом и бухгалтерском учете и, как следствие, повышение вероятности ошибок, увеличение времени на само ведение учета может свести на нет всю экономию.

4. Минимизация ожидаемых (прогнозируемых) налогов. Грамотная учетная политика позволит реально уменьшить налоговые выплаты. Например, при отнесении затрат на производство/реализацию, можно установить для налогового учета иной перечень прямых расходов чем для бухгалтерского учета. В этом случае списание затрат можно будет осуществить сразу, не растягивая на длительный период, минимизировав таким образом налоговые выплаты. Однако следует понимать, что возникает разница между бухгалтерским и налоговым учетом, а бухгалтеру придется выполнять дополнительную работу, применяя ПБУ 18/02, призванное согласовать разницу учетов.

Какие разделы учетной политики стоит обсудить с главным бухгалтером?

Приведем в качестве примера, несколько разделов учетной политики организации для целей ведения бухгалтерского учета, которые стоит обсудить с главным бухгалтером:


    Закрепление обязанности ведения бухгалтерского учета
    В учетную политику следует внести запись, что «главный бухгалтер несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности». Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 24.10.2006 № 18 (пункты 23-26) определило что к административной ответственности за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, может быть привлечен только главный бухгалтер. Так как руководитель организации несет ответственность за надлежащую организацию бухгалтерского учета, а главный бухгалтер — за ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Руководитель организации может быть привлечен к административной ответственности за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, только в случае, если ведение бухгалтерского учета в организации производится на основании гражданско-правового договора третьими лицами или при делегировании обязанности ведения бухгалтерского учета сторонней организации (например, аудиторской фирме, управляющей компании или индивидуальному предпринимателю).
Утверждение форм первичных документов
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 31 марта 2005 г. № 171 с 1 января 2007 года отменяются «старые» бланки строгой отчетности. За два года Минфин должен был разработать и утвердить новые бланки. На сегодняшний день это сделано лишь для страховых организаций и ломбардов.

Чтобы организация могла применять в своей деятельности и учитывать в расходах «старые» бланки строгой отчетности, необходимо внести соответствующую запись в учетную политику.

  • Утверждение форм бухгалтерской отчетности
    Приказ Минфина РФ от 18.09.2006 № 116н внес изменения в 13 ПБУ из 20, изменив деление прочих расходов. Организации необходимо внести изменения в «Отчет о прибылях и убытках» и утвердить его в учетной политике.
  • График документооборота и технология обработки учетной информации
    Основная цель введения графика состоит в рационализации документооборота в организации и назначения ответственных сотрудников за каждый этап обработки информации.
  • Теперь рассмотрим несколько разделов учетной политики для целей налогообложения (в части налога на прибыль):

    • Порядок исчисления и уплаты налога на прибыль
      Главой 25 Налогового кодекса РФ установлено несколько способов исчисления и уплаты налога на прибыль. Уплата ежемесячных авансовых платежей может производиться исходя из 1/3 суммы налога, подлежащей уплате за предыдущий квартал. Данный вариант уплаты налога невыгоден для организаций, умеющих неравномерные показатели по прибыли, так как, даже получив убыток в текущем налоговом периоде, придется уплатить ежемесячный авансовый платеж. В этом случае целесообразно перейти на исчисление ежемесячных авансовых платежей исходя из фактически полученной прибыли, внеся соответствующую запись в учетную политику.
    • Определение даты получения дохода
      Достаточно часто, если у организации есть договоры, относящимся к нескольким налоговым периодам, момент признания доходов по ним может быть перенесен на более поздний сок, а соответственно, будет перенесен момент уплаты налога на прибыль.
    • Определение даты осуществления расхода
      Если организация имеет затраты, по договорам с неопределенным сроком действия, например, по приобретению программного обеспечения или маркетинговым исследованиям, их можно учесть в расходах в момент приобретения (в бухгалтерском и в налоговом учете), если дополнить учетную политику положением, что расходы по договорам с неопределенным сроком действия учитываются при налогообложении в момент возникновения расходов.
    • Прямые и косвенные расходы
      Для сближения бухгалтерского и налогового учета, организация должна установить одинаковый перечень прямых и косвенных расходов в обоих учетах.
      Для минимизации налогов нужно утвердить минимально возможный перечень прямых расходов. Например, указать в учетной политике, что прямые расходы распределяются пропорционально доле таких затрат в плановой себестоимости продукции.
    • Порядок учета основных средств
      Для сближения бухгалтерского и налогового учета, организация должна установить стоимостный лимит при принятии объектов к бухгалтерскому учету в качестве основных средств в размере 10 000 руб. Однако, в этом случае объекты со стоимостью от 10 000 до 20 000 руб. будут признаваться ОС и с них придется платить налог на имущество.
    • Амортизация основных средств
      В налоговом учете амортизацию основных средств можно начислять одним из двух методов: линейным или нелинейным. При выборе метода начисления амортизации необходимо учесть, что используемый метод не может быть изменен в течение всего периода начисления амортизации по объекту амортизируемого имущества.
      Линейный способ позволяет равномерно погашать стоимость амортизируемого имущества в течение всего срока полезного использования этого имущества. При использовании нелинейного метода большая часть стоимости амортизируемого имущества списывается в расходы в течение первой половины срока полезного использования.
    • Оценка незавершенного производства
      Для сближения бухгалтерского и налогового учета, организация должна при расчете налога на прибыль распределять прямые расходы на незавершенное производство.
      Для минимизации налога на прибыль, прямые расходы на остатки незавершенного производства распределять не надо.
    • Технологические потери
      Сумма потерь при транспортировке в пределах норм технологических потерь, обоснованных предприятием, признается внереализационными расходами и уменьшает налоговую базу при исчислении налога на прибыль.
      Натуральные показатели, характеризующие технологические потери при транспортировке, должны быть обоснованы и документально подтверждены. Для документального подтверждения норм технологических потерь при транспортировке следует воспользоваться разработками соответствующих специалистов, ведомств, научно-исследовательских институтов или экспертной оценкой технологов, привлеченных или состоящих в штате.
    • Создание резервов на предстоящие расходы
      Организации, которые признают доходы и расходы от реализации товаров (работ, услуг) по методу начисления, могут создавать резервы на предстоящие расходы. Средства, направляемые на создание резервов, уменьшают налог на прибыль уже в текущем периоде, еще до использования резерва. В соответствии с нормами гл. 25 НК РФ организация может создать резервы:
      — на предстоящую оплату отпусков работникам;
      — на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет;
      — на предстоящий ремонт основных средств;
      — на гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание;
      — на формирование расходов по сомнительным долгам.
      В учетной политике для целей налогообложения необходимо определить, какие резервы будет создавать организация.

    Когда можно внести изменения в учетную политику?

    Внести изменения в свою учетную политику каждая организация может в конце года, определяясь с параметрами учета на следующий год. Изменить внесенные положения до конца года будет нельзя, а вот внести дополнения можно в любой момент.

    Учетная политика при судебной защите налогоплательщика

    В заключение статьи, рассмотрим судебные дела, в которых грамотно составленная учетная политика оказала значительную помощь при защите интересов налогоплательщика в суде.

    Арбитражным судом Восточно-Сибирского округа от 25.08.2005 по делу № А74-461/05-Ф02-4081/05-С1 налоговому органу отказано во взыскании штрафа с организации за неуплату НДС, поскольку согласно принятой в организации учетной политике в целях налогообложения выручка от реализации работ, выполненных в рассмотренном периоде, не подлежала включению в налоговую базу.

    Арбитражным судом Волго-Вятского округа от 13.10.2006 по делу № А79-843/2006 налоговому органу отказано в удовлетворении требований, так как налогоплательщик избрал учетную политику «по оплате», следовательно, налоговый орган не вправе применять к нему иной способ определения налоговой базы.

    Как правильно вести документооборот

    Грамотное ведение документооборота — залог успешного функционирования предприятия. В статье мы рассмотрим, кто имеет право подписывать первичные документы, а также приведем пример графика документооборота.

    Первичные документы должны оформляться в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосред ственно после ее окончания.

    Так, например, получая деньги в кассу организации, кассир сразу же должен оформить приходный кассовый ордер.

    Исключение предусмотрено для организаций, реализующих товары, работы или услуги с применением ККМ. Документ, подтверждающий оприходование наличных денег в кассу организации (приходный кассовый ордер), разрешается оформлять в конце рабочего дня на основании кассовых чеков (п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).

    Сроки оформления сводных документов (то есть документов, которые содержат обобщенные сведения о ряде операций) определяются законодательством или учетной политикой организации.

    Так, например, работник, получивший деньги на командировочные расходы, должен составить авансовый отчет не позднее чем через 3 рабочих дня после возвращения из командировки.

    Авансовый отчет о расходовании средств, ранее полученных для оплаты хозяйственных расходов, работник должен представить в бухгалтерию не позднее чем через 3 рабочих дня после того, как истек срок, на который эти деньги были выданы.

    При этом срок, на который можно выдавать наличные деньги под отчет, законодательством не ограничен. Его может (но не обязан!) установить руководитель организации.

    Таким образом, несмотря на законодательные ограничения, конкретный порядок, а также сроки создания и передачи в бухгалтерию первичных документов каждая организация определяет самостоятельно. Так, организация должна утвердить:

    ◆ перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов;

    Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов

    Перечень лиц, имеющих право подписывать первичныедокументы, утверждает руководитель организации по согласованиюс главным бухгалтером (п. 15 Положения по ведениюбухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).

    Руководитель организации может утвердить такой перечень отдельным распоряжением либо в качестве приложения к приказу об учетной политике.

    Приведем в качестве примера выдержку из такого перечня:

    График документооборота

    График документооборота – это график или схема, которые описывают движение первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение.

    Как правило, график документооборота составляется под руководством главного бухгалтера. Руководитель же утверждает график документооборота в составе учетной политики организации (п. 8 Положения по ведениюбухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).

    Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет его самостоятельно в зависимости от количества сотрудников, видов деятельности и способа организациибухгалтерского учета. На практике это может быть перечень работ по созданию, проверке и обработке документов с указанием должностей исполнителей и сроков выполнения работ.

    Приведем в качестве примера выдержку из графика документооборота для товарной накладной на отгрузку товаров (типовая форма № ТОРГ12):

    Чек-лист всех изменений
    принятых и вступивших в 2021 году

    Подготовьтесь к отчетности заранее, посмотрите изменения в бухучете за 2021 год, чтобы показатели налоговой отчетности не шокировали вас в конце года, а налоговиков не спровоцировали на проверку. Воспользуйтесь вашим бесплатным доступом к бератору.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector