Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
12 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Гарантийное письмо об оплате. образец и бланк для скачивания 2021 года

Инструкция: составляем гарантийное письмо об оплате товара

Ключевые основы

В торговых взаимоотношениях довольно часто возникают ситуации, когда один из партнеров не в состоянии расплатиться за товар или услугу сразу. Есть несколько способов получить отсрочку платежа:

  • заключить дополнительное соглашение с поставщиком;
  • получить кредит или заемный капитал;
  • оформить покупку в рассрочку;
  • оформить документальную гарантию.

Документ не имеет существенной юридической силы, и нарушить письменное обещание расплатиться в срок покупателю ничего не мешает. Но такой вид документации может:

  • восстановить срок исковой давности, то есть ГП подтверждает, что должник признает и принимает задолженность;
  • компенсировать отсутствие заключенного договора, например, если товар поставлен, а договор еще не подписан, то «гарантийка» исключит юридические проблемы;
  • исправить ошибки договора, например, если соглашение между компаньонами заключено неуполномоченным лицом, то ГП исключит юридическую помарку.

В некоторых случаях поставщик самостоятельно требовать гарантийное письмо об оплате, даже если условия договора не «горят». Например, гарантия требуется предоставить третьим лицам в качестве подтверждения условий поставки и расплаты.

Порядок составления «гарантийки»

Унифицированного образца гарантийного письма об оплате за услуги или товары нет. Устанавливать единую форму бессмысленно, так как в каждом случае содержание и текст просьбы-гарантии определяются в индивидуальном порядке. Вот примерный шаблон.

Гарантию составляем на листе формата А4, допустимо использовать фирменный бланк организации. С ледуем простым правилам:

  1. В первую очередь прописываем наименование и адрес получателя «гарантийки», указываем должность руководителя компании и его Ф.И.О.
  2. Указываем наименование документации, образец: «гарантийное письмо об оплате за товар».
  3. Подробно расписываем условия и суть обращения. В обязательном порядке указываем реквизиты договора и расчетных документов, прописываем сроки и порядок проведения расчетов между компаньонами. Указываем сумму, которая подлежит перечислению, периодичность платежей и особые условия, при наличии.
  4. Если ГП составляется для корректировки реквизитов, условий соглашения, то необходимо подробно расписать новые условия и реквизиты.
  5. Подписываем документ у руководителя и главного бухгалтера. Ставим дату и печать компании.
  6. Регистрируем документ в журнале исходящей документации.

Образец гарантийного письма

Аналогичным образом составляется гарантийное письмо об оплате кредиторской задолженности.

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо — одна из форм деловой переписки. В нем даются обещания и гарантии исполнения каких-либо обязательств. При составлении гарантийного письма, как любого другого официального документа, необходимо соблюдать определенные правила.

Цель составления гарантийных писем

Гарантийными письмами обмениваются организации или юридическое лицо и физическое лицо. Например, юридическое лицо может подтвердить гарантию оплаты работ, исполненных физическим лицом.

В случаях, когда одной из сторон устные договоренности не внушают доверия, она может потребовать составления гарантийного письма. Однако нужно сказать, что никаких юридических гарантий такой документ не обеспечивает. При этом гарантийные письма очень популярны сейчас в деловых кругах.

Чаще всего гарантийные письма составляют:

  • чтобы подтвердить оплату товаров (услуг, работ). В этом случае в письме должен быть указан номер договора поставки (выполнения работ) и номер счета для оплаты;
  • для информирования третьих лиц при регистрации предприятия. Наличие гарантийного письма подтверждает юридический адрес. Если речь идет о банковских операциях, такое письмо может служить подтверждением обеспечения кредита;
  • для подтверждения отсроченного платежа;
  • с целью обозначения намерения о возможном сотрудничестве. Это происходит обычно, когда договор о сотрудничестве еще не заключен.
Читать еще:  Уведомление о прибытии иностранного гражданина 2021

Правила составления гарантийного письма

У гарантийного письма существует определенная форма, которой стоит придерживаться, составляя этот документ:

  • избегайте слишком длинных фраз и обтекаемых выражений — язык документа должен быть деловым;
  • формулируйте мысли четко и ясно, укажите гарантируемые обязательства, иногда бывает необходимо изложить подробно процедуру исполнения обязательств;
  • письмо должно быть напечатано на фирменном бланке организации и скреплено печатью;
  • если речь идет о гарантии оплаты, письмо должно быть подписано руководителем организации и главным бухгалтером.

Реквизиты гарантийного письма:

  • название организации;
  • код организации;
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  • индивидуальный налоговый номер (ИНН);
  • указание адресата;
  • заголовок;
  • номер и дата регистрации письма.

Как правило, гарантийное письмо начинается со слов: «Настоящим письмом гарантируем…», хотя возможен иной вариант, если письмо начинается с изложения перечня причин, являющихся основанием для требования гарантий. «Ввиду того, что нашими организациями подписан договор об оказании услуг и произведена предоплата…», — один из возможных вариантов.

В письме можно дополнительно указать на возможность послеоплаты, кредита, а также напомнить о штрафных санкциях, последующих в случае нарушения сроков оплаты и т. п.

Самыми распространенными фразами для подобной переписки являются:

  • Фирма «XXX» гарантирует своевременную оплату…
  • Настоящим гарантируем оплату…
  • Гарантируем, что.

Даже если в документе нет слова «гарантия», смысл письма остается гарантийным.

Кроме этого, к письму можно приложить копии документов:

  • Свидетельство о регистрации предприятия (индивидуального предпринимателя),
  • Свидетельство о постановке на налоговый учет,
  • Выписка из ЕГРЮЛ,
  • Приказ о назначении руководителя или другого должностного лица; уполномоченного подписывать документы.

Бланк и образец гарантийного письма об оплате

Автор: Кирилл Юрьевич Обновлено: 04 января 2020

Наиболее простой формой расчета между сторонами является оплата сразу после получения товара, услуги или предъявления законного требования.

А если оплата будет позже?

Если расчет предполагается произвести спустя некоторое время, то покупатель (плательщик) предоставляет гарантийное письмо и обязуется произвести оплату.

Примером подобных ситуаций является оказание ремонтных, консультационных или посреднических услуг, а также предварительная поставка товара (без предоплаты).

Содержание и форма гарантийного письма

Разнообразие поводов, по которым составляется документ, делает практически невозможной задачу унификации и создания единого гарантийного бланка.

К их числу относятся:

  • номер и дата, регистрируемые в журнале исходящей корреспонденции. Для физических лиц достаточно указать только дату отправления;
  • дата составления письма (может отличаться от даты исходящей корреспонденции);
  • наименование предприятия, на адрес которого направляется письмо, а также ФИО его руководителя;
  • регистрационные и налоговые реквизиты компании-гаранта или паспортные данные лица, составившего обязательство;
  • юридический адрес;
  • фактическое местонахождение фирмы или адрес проживания частного лица;
  • банковские сведения гаранта (название и местонахождение банка, расчетный и корреспондентский счет, БИК);
  • подписи директора и главного бухгалтера;
  • контактные данные непосредственного составителя (фамилия, телефон или e-mail), указываемые в нижнем левом углу листа.
Читать еще:  Особенности расчета с подотчетными лицами

Особенности оформления и использования гарантийного письма

Требование обязательной подписи бухгалтера связано с подтверждением финансовой значимости операции, по которой составляется гарантия.

Если должность главного или обычного бухгалтера в компании отсутствует (это часто встречается в ЧП), то в письме ставится соответствующая пометка.

(«Уведомляем, что должность главного бухгалтера (бухгалтера) в ООО «Альянс» отсутствует»)

Поскольку определение гарантийного письма в существующем законодательстве отсутствует, такая фраза будет вынуждать фирму соблюдать взятые обязательства.

При нарушении порядка или суммы выплат правильно составленное письмо может стать главным судебным доказательством.

Желательным условием является перечисление в документе наименований, на оплату которых берется обязательство.

Без указания назначения платежа любое гарантийное свидетельство может быть признано ничтожным.

Чтобы избежать затруднений при оформлении документа, следует воспользоваться готовыми формами.

Как написать гарантийное письмо о погашении задолженности

Гарантийное письмо по оплате задолженности — это документ деловой переписки, в котором заказчик подтверждает свое намерение погасить долги перед контрагентом за товары, услуги либо выполненные работы. На его основании поставщик вправе требовать исполнения обязательства и даже использовать его в судебных разбирательствах.

  • Как написать заявление об оскорблении
  • Дают ли больничный в платной клинике
  • Повышение зарплаты медработникам
  • Что такое справка уклониста и нужно ли ее получать
  • Коды 10 и 21 в больничном листе

Скачать образец гарантийного письма об оплате задолженности с графиком платежей

Скачать образец гарантийного письма об оплате задолженности по аренде помещения

Скачать образец гарантийного письма об оплате задолженности по договору услуги связи

Скачать образец гарантийного письма об оплате задолженности за электроэнергию

Скачать образец гарантийного письма об оплате в связи с финансовыми трудностями

Скачать бланки документов для ФНС (заявление, обязательство и поручительство)

В каких случаях готовят гарантийное письмо

Часто возникают ситуации, когда компании или предприятия испытывают временные финансовые затруднения и не успевают вовремя оплатить полученные товары или услуги. Тогда организация-поставщик вправе взыскать долги через суд, но существует возможность договориться о некоторой отсрочке платежей. Для этого необходимо составить гарантийное обязательство на официальном бланке по всем правилам деловой переписки и направить его контрагенту. Такой документ считают юридически значимым и в случае необходимости используют в последующих судебных долговых спорах.

Как его составить

По сути документ представляет собой обещание о погашении какой-либо задолженности в полном или частичном объеме. Также обязательно указывается гарантированный срок исполнения. Подобное обязательство используется и для гарантии выполнения работ или услуг, которые уже оплачены.

Официально форма не утверждена. Документ составляется в произвольном виде с учетом общих правил деловой переписки. Есть лишь разница в оформлении. Юридические лица используют фирменный бланк организации, физические — оформляют обязательство на обычном листе формата А4.

Документ по погашению задолженности юридического лица перед контрагентом обязательно содержит следующие данные:

  • дату составления и № документа по правилам делопроизводства;
  • сведения об отправителе (наименование организации, адрес, Ф.И.О. и должность руководителя);
  • сведения о получателе (наименование организации, адрес, Ф.И.О. и должность руководителя);
  • основную формулировку (гарантия оплаты товара/услуги, выполнения работ по договору и т.п.);
  • текстовую часть (ниже приведены образцы);
  • подписи ответственных лиц (директора, бухгалтера);
  • печать организации.
Читать еще:  Переход права собственности на недвижимое имущество

Текстовая часть составляется произвольно, но обязательно указываются:

  • вид задолженности;
  • договор, который заключен между поставщиком и получателем (№, дата);
  • размер долга к погашению;
  • способ оплаты;
  • срок оплаты товара/услуги.

Кроме этого, в текст вносят обязательную выплату пени за просрочку платежа в качестве подтверждения гарантии исполнения обещания.

Обязательство, которое составляет физическое лицо, к примеру, индивидуальный предприниматель (ИП), аналогично содержит:

  • сведения о получателе (название организации, адрес, телефоны, Ф.И.О. и должность руководителя);
  • сведения об отправителе (Ф.И.О., адрес);
  • текстовую часть с обещанием уплаты за полученные товары/услуги/выполненные работы;
  • размер суммы к погашению, срок, способ перечисления денежных средств;
  • подпись составителя;
  • дату составления документа.

Образец

Примерный образец, как составить гарантийное письмо об оплате уже поставленного товара, выглядит так:

Общество с ограниченной ответственностью ООО «Clubtk.ru»
Почтовый адрес: 123456, Санкт-Петербург, ул. Правды, д. 1

Генеральному директору
ООО «Торговая фирма «Астра»»
А.П. Виталину
(адрес: 4567890, г. Тверь, ул. Московская, д. 10)

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО №1
во исполнение договора поставки от 4 февраля 2021 г. №17

«06» февраля 2021 г.

Настоящим гарантируем оплату товара, поставленного Вами 2 февраля 2021 г. во исполнение договора поставки от 5 февраля 2021 г. №70 (товарная накладная от 15 декабря 2020 г. № 2345), в размере 200 000 (Двести тысяч) руб. с расчетного счета №40702810400000000001 в АКБ «СБТ», к/с 30101810400000000345, БИК 044583345 до 20 апреля 2021 г.

В случае несоблюдения гарантийных обязательств об оплате указанной суммы в установленный срок нами будет осуществлена выплата пени в размере 0,1% от суммы задолженности за каждый день просрочки уплаты в соответствии со статьей 823 Гражданского кодекса РФ.

Этот пример — образец, как написать гарантийное письмо об оплате задолженности с использованием рассрочки платежей:

Еще один пример письма — о погашении задолженности по аренде помещения:

Задолженность организации перед ФНС

Отдельный случай — составление гарантийного письма для налоговой службы. Если компания задерживает уплату налогов из-за сложных обстоятельств, финансовых или юридических проблем, то необходимо сообщить об этом в налоговую инспекцию и попросить отсрочку.

Для этого оформляется пакет следующих документов в ФНС:

  1. Заявление с просьбой изменить срок уплаты налоговых сборов.
  2. Обязательство по выплате денежных средств.

Возможно, в налоговой инспекции потребуют еще заявление о согласии на поручительство (залог). Затем остается дождаться, какое решение примут в госслужбе: установят новый срок погашения долга либо предоставят кредит.

Подробные правила составления этих документов установлены в Приказе от 16.12.2016 №ММВ-7-8/ [email protected] .

Как передать документ

Гарантийное обязательство об оплате доставляют двумя способами:

  • заказным письмом по почте или курьерской доставкой с описью вложения и уведомлением о вручении;
  • лично под роспись руководителю компании-поставщика товаров/услуг/выполнения работ или его представителю.

Важным является подтверждение получения документа адресатом.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector