Формирование и хранение дел с перепиской организации

5.6. Формирование и оформление дел

Делом является совокупность документов (в отдельных случаях — документ), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел руководства предприятия проводит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник под непосредственным контролем руководителя предприятия.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

название вида документов (приказы, контракты, протоколы);

краткое содержание («Переписка с ОАО «ЭРА» по строительству автостоянки»);

дата (период), к которому относятся документы дела («Приказы по основной деятельности за 1997 г.);

слова «копии», если дело сформировано из копий документов (например «Решения Совета учредителей за 1997 год.

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется, например «Переписка с ЗАО «ЭЛИТ» о поставке товаров за 1997 г.». Составление заголовков типа «Разная переписка», «Доку-менты по общим вопросам» не допускается. Не следует употреблять также в заголовке дела слово «материалы». В ряде случаев можно использовать термин «Документы» с расшифровкой в скобках их видов, например «Документы (акты, контракты, переписка) об аренде технических средств за 1997 г.».

В процессе ведения дела заголовки могут уточняться, дополняться.

При формировании дел необходимо, соблюдать следующие требования:

в дело помещаются документы, работа по которым проведена;

документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

в дело включается один экземпляр документа;

каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.);

в дело формируются, как правило, документы одного года;

в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;

документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности (01.01.97, 02.01.97 и т. д.) или в нумерационной (№ 1, № 2. ).

Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах.

Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую — трудовые контракты (договоры) с работниками.

Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

Документы ограниченного доступа с грифом «Конфиденциально» формируют отдельно от остальных документов предприятия.

При формировании дел с перепиской одним из решающих факторов является ее объем.

При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы.

Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов.

При дальнейшем возрастании объема можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов на письма и факсы.

В ряде фирм при формировании дел с перепиской используется подшивка «письма-ответа» рядом с «письмом-запросом».

Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, то в этом случае можно применить объектовый признак формирования документов, то есть в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, телефонограммы и т.

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Бизнес- планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, например, бизнес-план на 1995-2000 гг. будет находиться в деле 1995 г.

При формировании дел используются отечественные скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов, и импортные, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше.

Папки импортного производства могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года. Оформление обложки российского дела приведено на рис. 4.

Документы (контракты, акты, переписка)

о поставке фарфоровых изделий за 1997 г.

(заголовок дела) 1997 г. на лист.

Рис. 4. Форма заполнения обложки дела.

Оформление дел в папках импортного производства имеет свои особенности (рис. 5).

Такая папка предназначена для многократного использования, поэтому все необходимые сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листке-вкладыше

, который помещается в специ- 64

ОАО «Лотус» Секретариат

КОНТРАКТЫ 1997 г.

Рис. 5. Оформление обложки дела (типа Leitz)

альный «карман» на корешке обложки. Такие «карманы» могут иметь разные размеры — от небольшой ячейки в верхней части корешка до полного формата корешка папки.

Формирование и хранение дел в делопроизводстве (2)

Главная > Реферат >Делопроизводство

Формирование и хранение дел в делопроизводстве

Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Порядок формирования и оформления дел должен быть изложен в инструкции по делопроизводству предприятия с учетом специфики отдельных категорий дел. Контроль за правильностью оформления дела и методическое руководство осуществляет ведомственный архив.

Правила формирования дела:

В дело помещаются только исполненные документы, работы над которыми завершена. Запрещается подшивать в дело неисполненные и подлежащие возврату документы

В дело подшиваются только подлинники и заверенные документы (как правило, подшивается один экземпляр документа). Черновики и размноженные копии в дело помещать запрещается (за исключением копий особо ценных документов и копии, дополняющие содержание основных документов

В дело включают один экземпляр документа

Документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела. В случае, если дело посвящено одному вопросу, возможно помещение документов с разными сроками хранения); если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делают запись в графе номенклатуры «примечание»

В дело группируют, как правило, документы одного года (исключение составляют «переходящие» дела в судопроизводстве, личные дела, учебная документация за учебный год)

Документы подшиваются в дело со всеми дополнительными материалами и приложениями; в случае, если приложение большое, его формируют в самостоятельные дела

Документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности

Документы по личному составу (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников

Докуметы разных видов формируются отдельно друг от друга (коммерческие договоры и трудовые контракты, документы с грифом «ДСП» и конфиденциальные документы, учредительные и ОРД и проч.

Для личных дел и дел, содержащих ценные документы, составляется внутренняя опись:

документов дела N —

Личный листок по
учету кадров

Заявление о приеме
на работу

Копия приказа о
приеме на работу

Заявление об
увольнении

Приказ об увольнении

Итого 7 (семь) документов.

Количество листов внутренней описи 1 (один).

Главный специалист отдела кадров

ОАО «Созвездие» И.Н. Морозова

Если в процессе деятельности предприятия составляются единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку с заголовком: «документы по различным вопросам за данный период» и составляют внутреннюю опись дела

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления и утверждения. (К примеру, отчет за 2004 год составлен в начале 2005 года, но помещается в дело 2004 года. Планы, рассчитанные на несколько лет, помещаются в дело первого года).

Дела могут формироваться централизованно ( в службе делопроизводства, секретариате), или децентрализовано. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом предприятия.

Формирование дел с перепиской:

При формировании дел с перепиской определяющим фактором является ее объем. При небольшом объеме заводится одно дело, содержащее как входящие, так и исходящие письма, при большом объеме ее разъединяют. Если число предприятий, с которыми поддерживается переписка, стабильно, то в одном деле будут находиться различные виды документов (контракты, факсы, письма), относящиеся к одной организации.

Переписку систематизируют в хронологической последовательности

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности:

внутренняя опись документов, хранящихся в личном деле

заявление, или лист приема на работу (вместо них могут быть направление, представление)

анкета или личный листок по учету кадров

автобиография документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении, иди копии выписок

документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел /( справки о состоянии здоровья, с места жительства и проч.)

Оперативное хранение дел:

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи их на архивное хранение. Во время оперативного хранения дела могут выдаваться для временной работы сотрудникам предприятия и сторонним организациям. Сотрудникам предприятия дела выдаются по указанию руководителя структурного подразделения. При выдаче дел сотрудникам с них берется расписка, дела выдаются сотрудникам вво временное пользование на срок до одного месяца. На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту-заместитель дела. Она содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, фФИО того, кому выдано дело, название структурного подразделения, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате и примечание.

Сторонним организациям дела выдаются по письменному запросу и указанию руководителю предприятия- владельца документов. В карте-заместителе в этом случае указывают дополнительное наименование организации, запрашивающей документы, и составляют акт приема-передачи дела.

За сохранность документов несут ответственность руководителя структурных подразделений и работники службы ДОУ.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕНННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Сущность экспертизы ценности заключается в определении значимости документов с точки зорения практического, экономического, социально-культурного и другого значения.

Экспертиза ценности рпоходит в несколько этапов: 1)-этап – устанавливается срок хранения документа при составлении номенклатуры дел; 2второй этап – когда документ вышел из оперативной работы и ведется подготовка документов к долительному хранению или сдаче в архив учреждения, а на третьем этапе проводится уточнение ценности документов.

Для организации и проведения экспертизы по определению сроков хранения документов, либо к уничтожению создается экспертная комиссия. Ее состав определяется приказом руководителя, как правило он должен включать в себя не менее 3 человек, имеющих большой опыт работы. Примерный состав комиссии может включать в себя:

ведущего специалиста (юриста, работника службы делопроизводства, отдела кадров, архива)

главного бухгалтера организации

экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения по хранению и уничтожению документов протоколируются и вступают в силу после утверждения руководителем предприятия.

Функции экспертной комиссии:

Рассмотрение годовых томов дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по л/с

Составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению

Решение вопросов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения

Решение вопросов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение

Решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения

Подготовка и внесение на рассмотрении экспертной комиссии предложений об установлении и изменении сроков хранения документов

Рассмотрение перечней документов, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству и проч.

По результатам работы экспертной комиссии документы можно подразделить на следующие группы:

1)документы постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив

2)документы, передаваемые на длительное хранение в архив сроком свыше 10 лет

3) документы временного хранения сроком до 10 лет включительно

4)документы, подлежащие уничтожению (с истекшим сроком хранения и утратившие свое практическое значение)

5) срок ДМН – означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документов определяет предприятие, исходя из практической ценности документации, при этом он не может быть меньше одного года

в архив передаются следующие документы:

Устав, учредительный договор, решение о создании общества

Свидетельство о государственной регистрации

Документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на балансе предприятия

Положение о филиалах или представительствах общества

Годовые финансовые отчеты

Документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления

Протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции)

Списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций

Акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального и финансового контроля

Внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом

Документы по личному составу предприятия

Кроме того, в архив передаются годовые отчеты предприятия, бизнес-планы, приказы руководителя по основной деятельности.

Сроки хранения документов:

Документы по личному составу личные карточки, личные дела – до 75 лет (75 лет с отметкой ЭПК)

Личные документы руководителей постоянно

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, баоансов) – 5 лет, и на архивное хранение не передаются. ЗАПРЩАЕТСЯ выделять к уничтожению документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

Переписка – 3 года, на архивное хранение не передается (исключение составляют очень важные для работников письма)

При проставлении сроков хранения учитываются только годы, конкретная дата значения не имеет. (контракты за 2000 г. Со сроком хранения в 5 лет включаются в акт на уничтожение не раньше 1 января 2006.

Критерии ценности документов:

Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. Ценность комплексов документов, создаваемых на организациях и предприятиях определяется значимостью учреждения

значимость содержания документов- обычно документы, созданные в организациях, делят на две группы – документы по основной деятельности и вспомогательные (последних много, но срок их хранения невелик – 1,3,5 лет)

время и место образования документов- эти критерии взаимосвязаны

подлинность и копийность документов – (копии ценны, когда утрачен оригинал, при этом копия должна быть заверена)

юридическая сила документа

особенности документа (языковые, художественные)

Формирование и хранение дел

Формирование дел

Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.

Каждое структурное подразделение формирует исполненные документы в дела по профилю своего отдела.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;

расположение документов внутри дела в определенной последовательности;

оформление обложки дела.

Дела формируются с начала года.

На каждое названное в номенклатуре дело заводится папка-скоросшиватель либо папка-регистратор.

На обложке дела в верхней части указывается название организации, название вышестоящей организации и структурного подразделения.

В середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например: Дело № 01-91. Индекс дела является адресом хранения дела. Затем переносится заголовок.

Дата дела показывает, за какой период времени в деле сгруппированы документы. Внизу обложки указывается срок хранения.

Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного года, могут дополняться и уточняться. Например, если сформировалось несколько томов дела, рядом с индексом дела должен быть проставлен номер тома: «Том 1», «Том 2» и т. п.

В дальнейшем формирование дел состоит из распределения и группировки документов по делам, расположения документов внутри дел в определенной последовательности и дооформления обложки по окончании календарного года (следует проставить количество листов дела и уточнить крайние даты томов).

Признаки группировки документов дела:

номинальный — указывает на вид документов, подшиваемых в дело, например: «Приказы директора по основной деятельности фирмы»;

авторский — в заголовках к распорядительным документам, протоколам, отчетам, планам после указания вида документов указывают автора, например: «Приказ директора»; «Переписка отдела сбыта»;

предметно-вопросный (основной), отвечающий на вопрос «о чем документы?». Следует помнить, что в дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу. Например: «Переписка с фирмой «Север» о поставке комплектов вычислительной техники»;

корреспондентский — определяется по реквизиту «Адресат» или по названию корреспондентов организаций, от которых будут получены документы. Этот признак используется при составлении заголовков к делам с перепиской, например: «Переписка с фирмой «Заря» о поставке строительных материалов»;

хронологический — содержит указание о том, за какой период сгруппированы документы в деле. В дело подшивают документы одного делопроизводственного года, кроме дел «переходящих», то есть таких дел, в которых подшивают документы за несколько лет. Например: «Личное дело» (его закрывают после увольнения лица, на которое оно заведено);

географический, при котором в дело группируют документы нескольких организаций, объединенных признаком территориальности (региона). Например: «Переписка с фирмами о. Сахалин о поставке рыбной продукции за 1999 г.».

Для дел, содержащих особо ценные документы, а также для личных дел составляют внутреннюю опись, в которую включают каждый подшиваемый документ. Опись помещается в начале дела.

Внутренняя опись документов дела №___

Номера листов дела

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования.

В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год, личных, судебных и других дел.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно, чтобы не усложнять отбор документов на дальнейшее хранение.

В дело включается один подлинный экземпляр исполненного документа или заверенная копия. Не допускается включение в дело черновиков, проектов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату. Исключение составляют копии, которые имеют резолюции, пометки, являющиеся дополнением к основному документу.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями основных положений ГСДОУ и государственных стандартов. Группировку документов в дела осуществляют в соответствии с «Отметкой об исполнении документа и направлении его в дело» (реквизит 28). Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

Не допускается разобщение в делах запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении. Переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался следом за документом-запросом.

Дело должно содержать не более 250 листов. Ограничений по минимальному объему не существует. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят деление документов на тома, части. Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.

Небольшие приложения подшивают вместе с теми документами, к которым они относятся. Приложения больших объемов целесообразно группировать в отдельные тома. Например, документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключения и т. д.).

Размещение документов внутри дел производится в хронологической последовательности. Переписка группируется за период календарного года в хронологии (запрос — ответ). Документы могут размещаться и в алфавитной последовательности. Например: предложения, жалобы, заявления.

Хранение дел

Во время исполнения документы должны храниться у исполнителя.

Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до передачи в архив организации.

Наиболее распространенный способ хранения дел — шкафы, сейфы. Для обеспечения быстрого поиска на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел, дела располагаются на полках вертикально, на корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Расположение дел на полках должно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

Если необходимо документ изъять из дела для временного пользования, на место документа сотрудник, ответственный за формирование и хранение дел, ставит лист-заместитель.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, где указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, расписка получателя и расписка о приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на место выданного дела. После возврата дело ставят на место, а карта-заместитель изымается.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается только руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры, суда и т. д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Формирование дел — группировка документов в дела согласно номенклатуры.

К началу нового года разрабатывается или пересматривается номенклатура дел. Готовятся папки для формирования новых дел согласно номенклатуры дел.

На папках указываются реквизиты:

¨ наименование вышестоящей организации;

¨ наименование структурного подразделения;

¨ номер (индекс) дела;

¨ дата (начало и окончание);

На делах постоянного хранения указывается: “хранить постоянно”.

Исполненные документы распределяются и раскладываются в дела в день исполнения или на следующий день.

В дела подшиваются документы, исполненные в течение одного календарного года, в которых проставлены все делопроизводственные пометки. Прежде необходимо проверить наличие реквизитов: подписи, даты, индекса, заверительной надписи, отметки об исполнении (В дело № ).

Документы постоянного хранения — уставы, приказы, положения, отчеты, протоколы собраний. Каждое дело должно содержать не более 250 листов.

При большем количестве документов их формируют в самостоятельные дела по узким вопросам: “Переписка с фирмой “Омега” о поставке множительной техники”, “Переписка с облстатом”, “Переписка со строительной фирмой “Атлант” и т.д.

Документы подшивают в хронологическом, алфавитном или нумерационном порядке. Документы личных дел следует подшивать в алфавитном порядке. Накладные и квитанции — в нумерационном. В хронологическом порядке подшивают служебные письма, систематизируя их так, чтобы письмо-ответ было подшито за письмом-запросом. По хронологии подшивают распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления).

Дела по заявлениям и жалобам граждан формируют отдельно от общей переписки.

Приказы по общей деятельности подшивают в дела отдельно от приказов по личному составу.

Приложения к документам большого объема подшивают в отдельные тома, а небольшие — присоединяют к документам, к которым они относятся.

Документы оформляют в твердых папках-скоросшивателях или в более удобных папках-регистраторах, применяемых в последнее время.

Оформление дел проводится тщательно, чтобы в архив поступали дела, не требующие дополнительной обработки.

Хранить дела следует в запирающихся шкафах, разделенных на ячейки, в которых можно поставить 5-10 папок с документами.

Располагают папки вертикально, что обеспечивает быстрый поиск нужного дела. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре, а на внутренней дверце шкафа крепится копия НД. Последовательность расположения дел на полке должна соответствовать НД. При поиске документов сначала находят номер нужного дела по номенклатуре, затем по номеру — папку с документами.

В последнее время получила распространение система подвесного хранения в специальных шкафах, сложная по устройству, но обеспечивает компактное хранение и быстрый поиск.

Горизонтальный способ хранения — менее удобен (папки лежат стопками).

При формировании дел следует руководствоваться следующими правилами:

1 — документы группируют в дела только за календарный год;

2 — исключение составляют переходящие дела, а также личные дела, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника в учреждении;

3 — документы учебного заведения формируют за учебный год;

4 — нельзя помещать в дело документы постоянного и временного хранения;

5 — включают в дело документы в одном экземпляре; черновики и размноженные копии в дело не подшивают.

При выдаче документа, подшитого в дело, на его место закладывается лист-заместитель, в котором указывается: кому, когда и на какой срок выдан документ.

При необходимости дело может быть выдано во временное пользование. На его место помещается карта-заместитель с указанием номера дела, даты выдачи, фамилии лица, которому оно выдано, даты возвращения, росписи в получении и приеме дела.

Выдача бухгалтерских дел производится по распоряжению главного бухгалтера.

Выдачу копий документов, вынос дел из учреждения или передача в другое структурное подразделение можно производить только с разрешения руководителя учреждения или начальника структурного подразделения.

Выдавать документы из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (по требованию судебно-следственных органов) изъятие производится с разрешения руководителя, а вместо документа оставляют заверенную копию и акт о причине изъятия.

Хранятся дела централизованно в канцелярии или в структурных подразделениях (у исполнителей – нежелательно). Дела должны храниться в шкафах.

Заключительным этапом работы с документами является подготовка дел к сдаче в архив для последующего хранения.

В структурных подразделениях дела хранятся еще год после их формирования для дальнейшей работы, а потом их сдают в архив.