Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Электронные счетафактуры формат и порядок выставления

Сроки и особенности выставления электронных счетов-фактур

Больше материалов по теме «Налоги и учёт» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. Электронный счет-фактура – юридический оригинал
  2. Эволюция нормативной базы
  3. Положительные свойства счетов-фактур онлайн
  4. Недостатки электронного счета-фактуры
  5. Особенности использования электронных счетов-фактур
  6. Порядок действий участников документообмена при выставлении электронного счета-фактуры
  7. Сроки выставления и цена опоздания

Обмен документами через интернет очень удобен для предпринимательской деятельности. В современный электронный обиход входит все большее количество видов документации. Сегодня уже практически повсеместно принят обмен счетами-фактурами в электронном виде, имеющими такую же юридическую силу, как и аналог этого документа, оформленный на бумаге.

Рассмотрим преимущества выставления и получения счетов-фактур онлайн, раскроем нюансы этой процедуры, поговорим о сроках и рисках их нарушения.

Электронный счет-фактура – юридический оригинал

Счет-фактура, выставленный (полученный) в электронном формате, не является копией своего отпечатанного прототипа. Его отправка и получение – акт, имеющий самостоятельную юридическую значимость, поскольку это отражает специально созданная законодателями нормативная база. Для него характерны те же особенности, что и для документа в бумажной форме, а именно:

  • данные и реквизиты организации;
  • сроки выставления (на сегодня составляют 5 дней);
  • обязательное визирование руководством или другим лицом, имеющим такое право;
  • регистрация в учетных документах (журнале, книге покупок и продаж и т.п.);
  • обязанность хранения на протяжении 4 лет (естественно, в виде файла);
  • является основанием для вычетов по налогу на добавленную стоимость.

Эволюция нормативной базы

Перевод счетов-фактур в область электронного документообмена не совершился в одно мгновение, это новшество было долгожданным для всех предпринимателей, являющихся плательщиками НДС. Нормативная база этой процедуры прошла довольно тернистый путь из нескольких этапов:

  1. Федеральный закон от 27 июля 2010 № 229-ФЗ о внесении изменений в пункт Налогового Кодекса РФ, гласящих, что счета-фактуры теперь можно выставлять и в электронном виде (абзац 2 п. 1 ст. 169 НК РФ) при определенных условиях.
  2. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н, утверждающий процедуру выставления и получения электронных счетов-фактур.
  3. Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, регламентирующее форму счета-фактуры (основного и корректировочного) и особенности его заполнения.
  4. Приказ ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36, утвердивший документы в электронном формате, которые подтверждают отправку и получение счета-фактуры.
  5. Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138 от 28 февраля 2012 г. зафиксировал электронные форматы всех учетных документов, имеющих отношение к счетам-фактурам (журналов учета их получения и выставления, книг покупок и продаж, дополнительных листов к этим книгам).

Положительные свойства счетов-фактур онлайн

Невзирая на то, что в обмене документами по интернету существует некоторое количество подводных камней, преимуществ в нем значительно больше. Рассмотрим самые очевидные:

  1. Незамедлительность. Чтобы обменяться бумажными документами, нужно время, иногда значительное. Дополнительное время нужно также на подтверждение получения. Электронная информация доходит до адресата мгновенно, будь это контрагент или контролирующий налоговый орган.
  2. Экономия. Чем больше документов переходят в электронную форму, тем меньше компания будет тратить средств на расходы, обязательные при фактическом документообороте: канцелярию и курьерские (почтовые) затраты.
  3. Освобождение ресурсов. В результате обмена документами по сети у организации освобождаются временные и финансовые резервы, которые можно направить на повышение эффективности ее деятельности, и в итоге на увеличение рентабельности.
  4. Безошибочность. Пусть не полностью, но электронный счет-фактура в большой мере защищает отправителя и получателя от досадных ошибок, которые могут сделать недействительным бумажный аналог и стать поводом для отказа в возвращении НДС.
  5. Прозрачность. В отправленный счет-фактуру, подтверждение которого получено, невозможно внести никаких искажающих изменений.

Недостатки электронного счета-фактуры

На фоне множества бесспорных позитивных свойств недочеты электронного счета-фактуры покажутся совсем небольшой «ложкой дегтя». Они вытекают как раз из достоинств, поскольку являются их обратной стороной:

  • невозможность оформления «задним числом»;
  • доступность всех отправленных вариантов налоговому контролю;
  • вычет по НДС можно получить немного позже обычного, поскольку день получения счета-фактуры отображается в реальном формате.

Особенности использования электронных счетов-фактур

Организация не обязана использовать электронный документооборот, но у нее есть такое право, если другая сторона сделки также согласна. Выражение согласия сторон может быть любым, но в любом случае документально оформленным.

ВАЖНО! Кроме согласия (и согласования) сторон, для электронного обмена документами у обеих компаний должны быть соответствующие технические возможности.

Соглашение должно быть заключено с еще одной стороной, обеспечивающей обмен счетами-фактурами. Выставить другой стороне сделки этот документ возможно исключительно с помощью оператора электронного документооборота (сокращенно ЭДО), официально зарегистрированного в ФНС РФ (их перечень содержится на официальном сайте ФНС). Оператор обязан гарантировать:

  • контроль формата файла, содержащего счет-фактуру;
  • своевременное отправление документа получателю;
  • формирование служебных документов, подтверждающих дату отправки и получения счета-фактуры;
  • независимое удостоверение дат отправки счетов-фактур в различных инстанциях (перед партнерами, органами ФНС, в суде).

Для оперирования электронными счетами-фактурами предпринимателям понадобится сертификат ключа электронной подписи, оформляемый на имя руководителя или доверенного лица, который они должны взять в удостоверяющем центре (перечень этих центров – на сайте ФНС).

Последовательность действий регламентирована законодательно. По каждому конкретному счету-фактуре производится отдельный акт электронного оборота, это значит, что при отправке каждого документа необходимо повторять один и тот же алгоритм.

Читать еще:  Какие существуют надбавки к военной пенсии и случаи ее повышения?

Порядок действий участников документообмена при выставлении электронного счета-фактуры

Рассмотрим, что делается в процессе выставления счета-фактуры через интернет участниками сделки (подразумевается, что сертификаты ключей ими уже получены, соглашение друг с другом и с операторами заключено):

  1. Составление документа в формате, закрепленном налоговыми органами (это делает продавец). Для этого он должен либо скопировать его из бухгалтерской программы, либо заполнить бланк в спецпрограмме оператора ФНС.
  2. Отправление сформированного документа своему оператору. Обязательно нужно дождаться подтверждения оператора о получении файла, в котором будет значиться дата и время акта, чем и фиксируется акт отправки.
  3. Продавец извещает оператора о том, что получил его уведомление.
  4. Оператор продавца производит пересылку счета-фактуры оператору покупателя.
  5. Оператор покупателя осуществляет отправление файла другой стороне сделки.
  6. После получения покупатель отправляет ответное уведомление, которое также пройдет через обоих операторов, прежде чем поступит контрагенту.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Электронной подписью скрепляется каждый документ в процессе электронного оборота, а не только сами счета-фактуры.

Сроки выставления и цена опоздания

Органы ФНС вменяют продавцу в обязанность выставление счета-фактуры в срок не позже 5 рабочих (календарных) суток с момента совершения сделки, которым может считаться:

  • отгрузка;
  • выплата покупателю аванса или всей стоимости покупки;
  • доставка товара покупателю или до пункта, оговоренного в договоре;
  • момент оказания услуги.

Бумажное оформление счетов-фактур позволяло подкорректрировать дату в ситуации опоздания, обозначив ее «задним числом». Электронный формат исключает такую возможность. Однако опоздание не столь страшно, оно не является существенным нарушением, могущим повлечь за собой отказ в возврате НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Главное, чтобы были выполнены остальные существенные требования:

  • возможность полной и достоверной идентификации продавца и покупателя;
  • указание товара (услуги, работы);
  • подтверждение прав собственности и их перехода в результате акта продажи;
  • точные данные о стоимости, влияющие на базу и сумму НДС.

Электронные счетафактуры формат и порядок выставления

Фомичева Л.П.,
аудитор

Электронные счета-фактуры стали реальностью

За последние 20 лет бухгалтерский и налоговый учет претерпел значительные качественные изменения. Сегодня уже невозможно представить себе бухгалтера компании без персонального компьютера, на котором установлено специальное программное обеспечение. А ведь первая программа для бухгалтера появилась только в 1991 году. Теперь есть возможность передавать налоговые декларации, расчеты по страховым платежам во внебюджетные фонды, бухгалтерскую отчетность и иные документы в электронном виде через Интернет. При этом чаще используется система электронного документооборота (СЭД), одной их основных функций которой является обмен документами между компаниями либо между компаниями и их клиентами в обход бумажных носителей.

Совсем недавно сложно было представить, что российские компании встанут в ряд с европейскими и начнут обмениваться счетами-фактурами в электронном виде. И вот теперь это становится реальностью. В статье 169 Налогового кодекса прописано, что счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе или в электронном виде. Счета-фактуры в электронном виде должны быть подписаны электронной подписью руководителя организации или иных уполномоченных лиц. Их могут выставлять не только продавцы, но и налоговые агенты, указанные в статье 161 Налогового кодекса, комиссионеры, агенты, действующие в интересах принципала, которые реализуют либо приобретают от своего имени товары.

Приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. N 50н был утвержден Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи (далее — Порядок обмена). Он регулирует обмен электронными счетами-фактурами между контрагентами и действует с 3 июня 2011 года. Бумажный и электронный счета-фактуры имеют равную юридическую силу и никакого дублирования не требуют.

Плюсы электронной версии

Внедрение электронного документооборота позволит компаниям обмениваться счетами-фактурами с контрагентами, вести в электронном виде журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж и дополнительные листы к ним, предъявлять их в ИФНС для предоставления вычетов, в суды, банки, таможни и прочие инстанции. Выгоды электронного документооборота и его эффективность для налогоплательщиков очевидны:

— нет затрат на печать, а значит, снизятся расходы на бумагу, приобретение принтеров, картриджей, временные затраты на выведение бумажных носителей, почтовые расходы на пересылку, затраты на хранение бумажных документов и их копирование для представления по требованию налоговых органов. Иными словами, электронные документы будут дешевле бумажных;

— экономится время на поиск документов или их распределение, документы быстро доходят до получателя и не теряются, значит, электронные счета-фактуры помогают сократить доначисления НДС и ускорить его возмещение, не представлять уточненные налоговые декларации по НДС;

— оптимизируется работа бухгалтерии, ведь входящие бумажные документы бухгалтеры вручную заводят в системы учета. Если таких документов много, не исключены и ошибки, неизбежно возникающие при рутинном вводе данных;

— совершенствуются внутренние бизнес-процессы, растет качество управления, в конечном итоге повышает прибыльность бизнеса.

Во внедрении электронного документооборота заинтересовано и государство, поскольку это облегчит процесс администрирования налогов. Внедрение электронных счетов-фактур позволит отслеживать в онлайн-режиме сомнительные сделки, что приведет к пресечению на ранней стадии деятельности лжепредприятий. Введение электронного документооборота позволит снизить нагрузку на ИФНС, повысит оперативность и корректность проведения проверок, что, несомненно, позитивно как для государства, так и для честных налогоплательщиков.

Читать еще:  Когда у наследника наступает обязанность по уплате налогов на унаследованное имущество?

Естественно, отказ от бумажных документов не будет мгновенным. Переход на электронные документы — это ответственное решение. Электронные документы повлияют на все связанные с документооборотом процессы. Будет затронута вся внутренняя организация компании, причем иногда сразу невозможно предугадать, где проявится та или иная недоработка.

Несмотря на все организационные трудности, операторы рассчитывают, что через год электронными станут до 1% от всех счетов-фактур, а через несколько лет эта цифра может вырасти до 20-30%. Чтобы начать обмениваться электронными документами, нужно заинтересовать в этом своих контрагентов, которые не всегда готовы к переменам. Следует обеспечить техническую сторону обмена, обучить сотрудников.

Какими должны быть первые шаги для перехода с бумажного на электронный документооборот? Это зависит от размера компании. Небольшие организации могут отказаться от бумажного документооборота в какой-то части (например, в отношениях с определенными контрагентами). В крупных же компаниях необходимо провести всестороннюю аналитику всех процессов, связанных с бумажным документооборотом, и встроить эти бизнес-процессы в модель с электронным документооборотом. Затем провести интеграцию учетной системы компании с системой электронного документооборота, провести несколько пилотных проектов, доработок и т.д. Им лучше довериться опытным операторам, которые организуют электронный документооборот под ключ и будут его в дальнейшем сопровождать.

Соглашение сторон

Электронный формат счетов-фактур, разработанный ФНС России, носит рекомендательный характер. С одной стороны, он повторяет форму счета-фактуры, утвержденную постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137 (далее — Постановление N 1137), и содержит обязательные реквизиты. С другой стороны, он допускает возможность внесения в электронный счет-фактуру дополнительных сведений в зависимости от деятельности налогоплательщика. Например, в этот реквизит можно вписать номер договора, номер счета и прочую необязательную информацию, которую любят указывать бухгалтеры в бумажных носителях.

Утверждение формата электронного счета-фактуры не означает, что абсолютно все налогоплательщики обязаны перейти на эту электронную форму. В абзаце 2 пункта 1 статьи 169 Налогового кодекса и пункта 1.4 Порядка обмена указаны основные условия, которые налогоплательщикам необходимо соблюсти для составления счетов-фактур в электронном виде:

Электронные счета-фактуры

elektronnye_scheta-faktury.jpg

Похожие публикации

Являющийся важным звеном в налоговом учете и законным аргументом для возмещения из бюджета сумм НДС, выставленных поставщиком при продаже товаров/услуг, счет-фактура (СФ) наряду с традиционным оформлением в бумажном варианте может иметь и электронный формат. Выписка электронных счетов-фактур стала возможна с утверждением специального Порядка выставления/получения СФ в электронном виде по ТКС (приказ Минфина РФ № 174н от 10.11.2015). Поговорим об особенностях выставления этих документов.

Счета-фактуры в электронном виде

Возможность применения электронных счетов-фактур (ЭСФ) зафиксирована в п. 1 ст. 169 НК РФ. ЭСФ вправе выставлять продавцы, комиссионеры, агенты (налоговые и работающие по агентским договорам). При обмене ЭСФ компании обязаны руководствоваться утвержденным Порядком, где прописаны основные критерии, не противоречащие ст. 169 НК:

Обе стороны согласны на применение электронного варианта СФ;

Контрагенты имеют возможность и соответствующее оборудование для приема-обработки ЭСФ;

ЭСФ оформляются по утвержденному формату и заверяются квалифицированной электронной подписью.

Форма электронных счет-фактур

Счет-фактура по НДС (электронная версия) является столь же юридически значимым документом, как и бумажный. В нем содержатся те же реквизиты и сведения, подписывается он руководителем компании или уполномоченным сотрудником. Электронный документ так же, как и бумажный, регистрируют в журнале учета и книгах продаж/покупок. Хранить их в электронном виде компания должна на протяжении 4-х лет.

Формат электронного счета-фактуры утвержден приказом ФНС № ММВ-7-15/155 от 24.03.2016. Утвержденный формат действителен до конца 2019г., хотя с учетом изменений в налоговом законодательстве ФНС издала новое распоряжение № ММВ-7-15/820 от 19.12.2018, утвердившее с 02.02.2019 обновленную редакцию формата, в котором изменена величина налоговой ставки – 20% вместо 18%, и введена строка «Код вида товара». В течение 2019 года компании могут применять предыдущую форму электронного документа, поскольку обязательным новый формат станет лишь с 01.01.2020г.

Как отправить электронную счет-фактуру

Разница между применяемыми видами документа (бумажным и электронным) предполагает и некоторые отличия в работе с ними. Формирование и отправка ЭСФ контрагенту регулируется Порядком обмена, утвержденным приказом № 174н, которым предусмотрен особый порядок действий.

Прежде, чем выписать электронную счет-фактуру, необходимо получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) в специализированном аккредитованном удостоверяющем центре (любом из действующих на сегодняшний день). Полный перечень этих центров представлен на сайте Минкомсвязи .

Доставлять электронные счет-фактуры вправе лишь операторы электронного документооборота (ОЭД). Эти компании обеспечивают форматный контроль ЭСФ, осуществляют техническую поддержку электронного документооборота счетов-фактур между организациями, гарантируют доставку ЭСФ и оформляют документы, подтверждающие ее исполнение. Их деятельность регулируется приказом ФНС № ММВ-7-6/253 от 20.04.2012, а перечень этих предприятий фигурирует на официальном сайте ФНС .

Этапы обмена ЭСФ таковы:

Поставщик составляет и отправляет файлом через оператора ЭСФ, подписанный руководителем;

Через сервис оператора, фиксирующего дату получения, файл поступает покупателю;

Получив ЭСФ, покупатель проверяет подлинность подписи продавца и направляет извещение о получении оператору (поставщику — по договоренности).

Дата выставления и получения ЭСФ

Моментом выставления ЭСФ является дата, указанная в подтверждении оператора о поступлении документа на сервер. Согласно Порядку обмена, передача ЭСФ сопровождается формированием следующих технических документов:

Читать еще:  Лист простоя грузового автомобиля при международной перевозке

подтверждения о датах получения и отправления ЭСФ, направляемые впоследствии оператором обоим партнерам;

оба контрагента заверяют и переправляют оператору извещения о поступлении подтверждения;

при поступлении ЭСФ покупателю автоматически создается соответствующее извещение, которое он заверяет и направляет поставщику;

ОЭД формирует подтверждение о дате отправки этого извещения и отправляет его покупателю;

у покупателя формируется уведомление о получении подтверждения.

Таким образом происходит обмен информацией о передаче ЭСФ. Все подобные извещения формируются автоматически, фиксируя конкретную дату выставления электронных счетов-фактур и исключая путаницу в числах. Их формирование необходимо при возникновении споров с ФНС или между партнерами, разрешающихся при помощи сведений протокола передачи документов ОЭД, в котором отражаются все реквизиты передачи ЭСФ – даты отправки и поступления, подписи адресатов.

Как правило, электронный документооборот исключает возможность дублирования ЭСФ бумажным вариантом счета-фактуры, но при возникновении различных обстоятельств, например, технической невозможности вовремя отправить документ, допускается оформление обычного СФ и передача его по почте.

Факт передачи ЭСФ указывается поставщиком — в книге продаж (регистрируется обязанность уплаты НДС), покупателем – в книге покупок (возникает право на налоговый вычет). Особых правил для этого не предусмотрено, порядок внесения записи тот же, что и для бумажного аналога СФ. Все счета-фактуры (первичные, исправленные, корректировочные), составленные на любом носителе, подлежат единой регистрации.

Исправленные и корректировочные электронные счета-фактуры в 2019 году

При обнаружении ошибок в ЭСФ их исправление осуществляется составлением новых документов – исправленных (если допущена неточность в отражении реквизитов или ошибка в сумме) или корректировочных (если после завершения операции произошло изменение цены). Выставление исправленного варианта ЭСФ аналогично описанному выше порядку передачи первичного документа.

Для внесения исправлений покупатель через ОЭД направляет продавцу уведомление об уточнении данных счета. Получив его, поставщик устраняет неточности и направляет покупателю исправленный ЭСФ.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Налог на добавленную стоимость: Счет-Фактура

Счет-фактура: Утвержден порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде

Приказ Минфина России от 25.04.2011 N 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»

В соответствии с п. 9 ст. 169 НК РФ порядок обмена электронными счетами-фактурами устанавливает Минфин России, а формат счета-фактуры — ФНС России. Форматы журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде должна утвердить также ФНС России.

Во исполнение изложенных положений Налогового кодекса РФ, введенных Законом N 229-ФЗ, Минфин России определил Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи (далее — Порядок). Выделим несколько основных правил применения утвержденного Порядка.

Если стороны сделки договорились выставлять и получать счета-фактуры в электронном виде, то делать это они могут только через специализированного оператора, который обеспечивает обмен информацией по телекоммуникационным каналам связи (п. 1.3 Порядка). При этом необходимо:

— подписывать счет-фактуру электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП), принадлежащей уполномоченному лицу участника электронного обмена (п. 1.5 Порядка);

— использовать сертифицированные средства криптографической защиты информации. Они должны быть совместимы с аналогичными средствами, используемыми ФНС России (п. 1.6 Порядка).

Согласно п. 2.1 Порядка покупателю и продавцу (включая налоговых агентов, указанных в п. п. 4 и 5 ст. 161 НК РФ, а также комиссионера, агента, действующего в интересах принципала от своего имени) для участия в электронном документообороте необходимо:

— получить сертификаты ключей ЭЦП руководителя организации (либо иных уполномоченных лиц), индивидуального предпринимателя в соответствии с действующим законодательством;

— подать оператору заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур. В этом заявлении должны быть указаны наименование организации (Ф.И.О. предпринимателя), место нахождения (жительства), ИНН, сведения о владельцах полученных сертификатов ключа ЭЦП, реквизиты этих сертификатов, контактные данные организации (предпринимателя), а также сведения об инспекции, в которой организация (предприниматель) состоит на учете;

— получить у оператора идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие необходимые данные.

Выставлять и получать счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи можно как в зашифрованном, так и в незашифрованном виде (п. 1.7 Порядка). Какую дату считать датой выставления и получения электронного счета-фактуры, определено в п. п. 1.10 и 1.11 Порядка. Процедура действий каждого участника электронного документооборота (продавца, покупателя и оператора) при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи подробно прописана в разд. II Порядка.

Порядок вступает в силу с момента его официального опубликования (п. 2 Приказа Минфина России от 25.04.2011 N 50н). Однако еще раз отметим, что воспользоваться предоставленной возможностью налогоплательщики смогут после утверждения ФНС России форматов счетов-фактур, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж в электронном виде (абз. 2 п. 9 ст. 169 НК РФ).

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector