Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

1. Общие положения

1.1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.

1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом управляющего директора компании по предъявлению административного директора и директора по персоналу и организационного развития.

1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех СП компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.

1.4. ВСпоДО должен знать:

1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.

1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата.

1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).

1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.

1.4.6. Методы оформления и обработки документов.

1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.

1.4.8. Персональный компьютер: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).

1.4.10. Схемы документооборота.

1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.

1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники.

1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.

1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.

1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.

1.4.21. Системы мотивации.

1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется:

1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании.

1.5.2. Положением о документообороте компании.

1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании.

1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией.

1.5.6. Трудовым договором.

1.5.7. Положением о персонале.

1.5.8. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО.

1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору компании.

1.7. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата.

1.8. На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

2.1. Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании.

2.2. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.

2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). Разрабатывает документы, регламентирующие деятельность компании в области документооборота.

2.6. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание.

2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — административного директора и управляющего директора компании.

2.15. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.

2.17. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.

2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.

ВСпоДО имеет право:

3.1. Выносить на рассмотрение управляющего директора, административного директора и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата — форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Выносить на рассмотрение административного директора и управляющего директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

ВСпоДО несет ответственность:

4.1. За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимодействие с другими структурными

ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями:

5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов.

5.2. С юридическим департаментом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3. С хозяйственной службой компании — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр.

5.4. С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.

5.5. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).

5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.

«С должностной инструкцией ознакомлен(а)»:

Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании

Дата: «__» __________ 20__ г. ________________

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Ведущий специалист по документообороту относится к категории руководителей среднего звена. На должность ведущего специалиста по документообороту назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях численностью от человек , а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет. Назначение на должность ведущего специалиста по документообороту и освобождение от нее производится приказом руководителя организации по представлению. Ведущий специалист по документообороту в своей деятельности руководствуется:.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот медицинского учреждения — Документооборот в медицине

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Должностная инструкция главного специалиста по документообороту

Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия. Профессиональные требования Специалист должен знать: — структуру предприятия; — организацию делопроизводства на предприятии; — схемы документооборота; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — применение средств вычислительной и организационной техники; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; — документы менеджмента качества.

Советы по поиску работы, публикации для соискателей Специалист по документообороту Специалист по документообороту нужен в любом более-менее крупном предприятии, так как поток счетов, договоров, отчётов бывает довольно велик. Иногда для исполнения этой обязанности приходится нанимать отдельного специалиста. Важно Какие же функции исполняет данный сотрудник?

Читать еще: Основные принципы организации рабочего места

Что из себя представляет работа специалиста по документообороту Данный специалист отвечает за получение корреспонденции, а также, как и диспетчер по грузоперевозкам, организовывает получение извне документации другого рода. Также происходит оформление передачи документации контрагентам. Таким образом, осуществляется взаимодействие с курьерскими службами. Корреспонденция необязательно может адресоваться клиентам или коллегам из другого офиса.

Часто какие-либо договора или отчёты нужно отдать на ознакомление кому-нибудь внутри компании. Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции; Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела. Опыт работы также немаловажен, как и для работы художником-постановщиком, так как сотрудник обязан быть уверенным пользователем персонального компьютера, уметь со всей аккуратностью и педантичностью составлять документы, систематизировать их, ориентироваться в базе и большом объёме данных, а также отлично владеть оргтехникой.

Из личных качеств приветствуются внимательность, организованность, аккуратность. Эта работа не требует физической или чрезмерной моральной нагрузки. Как правило, стрессовые состояния для такого случая не характерны. Единственное, что требуется от сотрудника — повышенное внимание ко всем документам. Если имеются соответствующие знания и опыт, вполне можно рассчитывать на неплохое продвижение по карьерной лестнице.

Он позволяет не задерживать документы в отделах или не терять их после отправки. Специалист по документообороту составляет важное звено в слаженном механизме работы банка, поэтому он должен обладать повышенной работоспособностью, внимательностью, ответственностью, пунктуальностью и способностью быстро принимать решения.

Оплата труда специалиста по документообороту с партнерами банка. Средний уровень дохода может варьироваться от 20 до 40 рублей в зависимости от региона работы и уровня важности документов, с которыми придется работать. Зарплата состоит только из окладной части, премии возможны и зависят от результата деятельности всего отдела. Требования к специалисту по документообороту с партнерами банка:. Главная Без рубрики. Содержание: Какие обязанности у специалиста по документообороту? Какие же функции исполняет данный сотрудник?

Бесплатная консультация, звоните прямо сейчас: 8

Должностная инструкция специалиста по документообороту

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции; Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела. Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту ВСпоДО административного департамента управляющей компании.

Деятельность Специалиста по документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:. Специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:. Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:. С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности.

Специалист по документообороту обязанности

Должностные обязанности 2. Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту ВСпоДО административного департамента управляющей компании 1. Назначение на должность инженера и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению………………………………………………. Инженер подчиняется непосредственно: ………………………………………………. На время отсутствия инженера его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. В своей деятельности инженер руководствуется: — приказами и распоряжениями руководства; — инструкцией по направлению деятельности структурного подразделения; — уставом предприятия; — правилами трудового распорядка; — настоящей должностной инструкцией. Перспективы технического развития и особенности деятельности предприятия подразделений предприятия цеха, участка и т.

Какие обязанности у специалиста по документообороту?

Деятельность Специалиста по документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:. Специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:. Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:. Я сам не знал столько, ну вот нарыл и скинул Вам, сори ссылку на то где нашел скинуть не могу, машинально закрыл и теперь найти не могу. Еще раз мой извинения.

Выносить на рассмотрение административного директора и управляющего директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины. ОтветственностьВСпоДО несет ответственность За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция специалиста по сопровождению сэд

Деятельность работников многих специализаций, востребованных на российских предприятиях, регламентируется профессиональными стандартами — источниками норм, утверждаемыми на уровне государственных структур. Соответствующие документы могут быть впоследствии задействованы компаниями-работодателями в целях реализации и совершенствования собственной управленческой политики в тех или иных направлениях. Например, в части кадрового менеджмента.

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с главным специалистом по документообороту и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации. Назначается и освобождается от должности распоряжением руководителя организации по представлению руководителя отдела. Во время отсутствия главного специалиста по документообороту командировка, отпуск, болезнь и др. В своей деятельности главный специалист по документообороту и текущему контролю руководствуется:. Контролировать оформление нормативно — правовых актов в соответствии с Инструкцией администрации по делопроизводству. Выдавать под роспись исполнителям необходимые документы с печатью контроля исполнения, следить за своевременным их исполнением.

Менеджер по документообороту обязанности

Организовывать работу документооборота организации и работу секретариата и архивной службы компании, распределять нагрузку среди подчиненных сотрудников, вести финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата. Обеспечивать контроль документооборота организации бумажного и электронного , своевременно обрабатывать поступающую и отправляемую корреспонденцию, контролировать ее доставку по назначению. Осуществлять контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления; обеспечивать хранение печатей компании. Планировать работу секретариата: представлять на согласование и утверждение планы работы секретариата, организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение и т. Участвовать в совершенствовании создании, разработке инструкции по ведению делопроизводства и во внедрении ее новых положений; создавать единую систему документооборота ЕСДО в организации электронного и бумажного ДО , разрабатывать иные документы, регламентирующие деятельность организации в области документооборота.

ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях численностью от человек , а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом управляющего директора компании по предъявлению административного директора и директора по персоналу и организационного развития. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Делопроизводитель — очень важная должность на любом предприятии. От его грамотности и оперативности зависит организация документооборота в организации. А это влияет на работу структурных подразделений, своевременное принятие важных решений со стороны руководства. Делопроизводитель — востребованная профессия.

Типовая должностная инструкция главного специалиста отдела сопровождения договоров добровольного медицинского страхования ДМС Похожие формы Программа добровольного медицинского страхования приложение к договору добровольного медицинского страхования Анкета оценки качества медицинских услуг добровольного медицинского страхования ДМС Реестр договоров обязательного. Сфера деятельности: Информационные технологии, интернет, телеком Функциональные обязанности:. Должностная инструкция специалиста по сопровождению сэд образцы оформления документов Директор по экономике П.

Должностная инструкция менеджера по документообороту. По данным портала obzorzarplat. Менеджер по документообороту должностная инструкция инструкция philips sru Образец должностной инструкции специалиста по работе. Должностная инструкция менеджера по документообороту,Должностная инструкция специалиста по документообороту,Блaнки договоров куплю договорa, Вологда череповец расписание автобуса, Влияние человека на человека реферат. Специалист по делопроизводству должностная инструкция Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту.

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с главным специалистом по документообороту и текущему контролю и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование. Во время отсутствия главного специалиста по документообороту и текущему контролю командировка, отпуск, болезнь и др. Регистрацию Постановлений и Распоряжений главы улуса по общим вопросам проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам. Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией. Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера?

Читать еще: Печать организации требования и образец 2021

Карпова Надежда Афанасьевна — Ведущий специалист-эксперт

Должностной регламент

Должностная инструкция

должности муниципальной службы ведущего специалиста-эксперта отдела муниципальных услуг администрации города Чебоксары

Общие положения

1.1. Ведущий специалист-эксперт отдела муниципальных услуг администрации города (далее – ведущий специалист-эксперт) замещает младшую должность муниципальной службы согласно Реестру должностей муниципальной службы в Чувашской Республике.

1.2. Ведущий специалист-эксперт подчиняется непосредственно начальнику отдела муниципальных услуг.

1.3. Ведущий специалист-эксперт назначается и освобождается от должности главой администрации города Чебоксары по представлению начальника отдела муниципальных услуг, согласованного заместителем главы – руководителем аппарата администрации города Чебоксары и начальником организационно-контрольного управления.

1.4. В период временного отсутствия ведущего специалиста-эксперта его обязанности распределяются между специалистами отдела.

1.5. Ведущий специалист-эксперт в своей деятельности руководствуется Конституциями Российской Федерации и Чувашской Республики, законодательными актами Российской Федерации и Чувашской Республики, нормативными актами Президента Российской Федерации и Главы Чувашской Республики, Уставом муниципального образования города Чебоксары – столицы Чувашской Республики, решениями Чебоксарского городского Собрания депутатов, Регламентом администрации города, постановлениями и распоряжениями администрации города Чебоксары, Положениями об организационно-контрольном управлении и отделе муниципальных услуг, настоящей должностной инструкцией и документами по системе менеджмента качества.

Должностные обязанности

2.1. Осуществляет прием, регистрацию и передачу по назначению служебных документов, распорядительных документов.

2.2. Фиксирует информацию о рассмотрении и исполнении документа.

2.3. Контролирует оформление, прохождение и исполнение документов в установленные сроки.

2.4. Реализует технологию внутреннего безбумажного документооборота (электронная почта).

2.5. Осуществляет быстрый поиск любой справочной информации о документах, хранящихся в базе данных.

2.6. Формирует и печатает сопроводительные материалы: копии и фрагменты контрольно-регистрационных карт, сопроводительные письма к документам, напоминания об истечении сроков исполнения поручений и др.

2.7. Требует надлежащего оформления документов, предназначенных для отправки адресатам.

2.8. Является ответственным владельцем сертификата ключа подписи главы администрации города Чебоксары.

2.9. Переводит документы с русского на чувашский язык или в обратном порядке, соблюдая правила орфографии и пунктуации.

2.10. Обеспечивает правильное оформление, хранение и своевременную передачу дел в архив администрации города Чебоксары.

2.11. Соблюдает ограничения, не нарушает запреты, которые установлены Федеральным законом о муниципальной службе и другими федеральными законами.

2.12. Сообщает представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимает меры по предотвращению такого конфликта.

2.13. Уведомляет представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.

2.14. Своевременно принимает меры по устранению причин коррупции в своих структурных подразделениях.

2.15. Соблюдает Кодекс этики и служебного поведения муниципальных служащих исполнительно-распорядительного органа города Чебоксары – администрации города Чебоксары и служебный распорядок.

Должностные полномочия

Ведущий специалист-эксперт имеет право:

3.1. Проверять и изучать работу структурных подразделений администрации города Чебоксары по вопросам своей компетенции.

3.2. Возвращать исполнителям документы, не соответствующие требованиям инструкции по делопроизводству.

3.3. Вносить предложения о привлечении к ответственности лиц, допустивших нарушение установленного порядка рассмотрения документов.

3.4. Участвовать в совещаниях и семинарах, проводимых в администрации, по совершенствованию системы документационного обеспечения.

Ответственность

Ведущий специалист-эксперт несет ответственность за:

4.1. Невыполнение обязанностей и функций, предусмотренных настоящей должностной инструкцией;

4.2. Необеспечение установленного порядка работы с документами в администрации города.

4.3. Невыполнение указаний и поручений руководства.

4.4. Нарушение правил служебного распорядка администрации города, превышение должностных полномочий.

4.5. Несоблюдение норм и требований Кодекса этики и служебного поведения муниципальных служащих исполнительно-распорядительных органов местного самоуправления города Чебоксары.

4.6. Несоблюдение ограничений, нарушение запретов, невыполнение обязательств и требований к служебному поведению, которые установлены законодательством о муниципальной службеи другими федеральными законами.

4.7. Несвоевременное сообщение представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов.

4.8. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления служебной деятельности в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.9. Непринятие мер по устранению причин коррупции в администрации города Чебоксары.

Служебные взаимоотношения

Ведущий специалист-эксперт взаимодействует с:

5.1. Структурными подразделениями администрации города – по вопросам деятельности отдела.

5.2. Администрациями районов города – по вопросам оперативного прохождения документов.

5.3. Чебоксарским городским Собранием депутатов.

5.4. Органами исполнительной власти Чувашской Республики.

5.5. Юридическими и физическими лицами, общественными объединениями города Чебоксары и иными учреждениями по вопросам, входящим в его компетенцию.

Квалификационные требования

К должности муниципальной службы ведущего-специалиста эксперта устанавливаются следующие квалификационные требования:

6.1. К уровню профессионального образования: профессиональное образование.

6.2. К стажу муниципальной службы или стажу работы по специальности, требования не предъявляются.

6.3. Профессиональные требования, предъявляемые к знаниям:

Государственного языка Российской Федерации (русского языка);

основ Конституции Российской Федерации и Чувашской Республики;

Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

Закона Чувашской Республики от 05.10.2007 № 62 «О муниципальной службе в Чувашской Республике»;

Федерального закона «О противодействии коррупции» от 25.12.2008 №273-ФЗ.

6.4. Профессиональные требования, предоставляемые к умениям:

решения поставленных руководством задач;

эффективного планирования работы и рабочего времени;

работы с современной оргтехникой, программными продуктами и в сети Интернет;

практического применения нормативных правовых актов;

проведения анализа и обобщения информации;

решения задач, требующих наличия аналитического мышления;

работы в условиях ограниченного времени исполнения поставленной задачи;

систематического повышения своей квалификации;

систематизации информации, работы со служебными документами, разработки проектов правовых актов и организационно-распорядительных документов, деловых писем;

Должностная инструкция на должность ведущего специалиста отдела по муниципальной службе и делопроизводству, секретарь приемной

Россия Федерацията

Саха Республикатын

МИИРИНЭЙ ОРОЙУОНУН

«Мииринэй куорат»

МУНИЦИПАЛЬНАЙ ТЭРИЛЛИИ ДЬАhАЛТАТА

Российская Федерация

Республика Саха (Якутия)

АДМИНИСТРАЦИЯ

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«Город Мирный»

МИРНИНСКОГО РАЙОНА

Глава города

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

на должность ведущего специалиста отдела по муниципальной службе и делопроизводству, секретарь приемной

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Наименование должности, согласно Перечню муниципальных должностей и должностей муниципальной службы, утвержденному решением городского Совета от 01.01.2001 г. № 10-9 – ведущий специалист отдела по муниципальной службе и делопроизводству, секретарь приемной.

1.2. Группа должностей муниципальной службы, согласно закону Республики Саха (Якутия) от 01.01.2001 г. 535-З N 1073-III – старшая.

1.3. Ведущий специалист отдела по муниципальной службе и делопроизводству, секретарь приемной (далее – ведущий специалист) подчиняется непосредственно 1-му заместителю Главы по муниципальной политике, социальным вопросам и кадрам, заместителю Главы по экономике и финансам (далее – заместители Главы), начальнику ОМСиД.

1.4. Ведущий специалист назначается на должность Приказом Администрации города, на основании личного заявления и подписанного трудового договора. Освобождается от замещаемой должности по основаниям и в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом Российской Федерации и законодательством о муниципальной службе.

1.5. На период отсутствия ведущего специалиста, исполнение его обязанностей может быть возложено на зав. приемной Главы, либо на иного сотрудника Администрации, принятого на данную должность на условиях срочного трудового договора.

1.6. Ведущий специалист может исполнять обязанности зав. приемной Главы в период его отсутствия.

1.7. Основные документы, которыми руководствуется ведущий специалист в процессе деятельности:

— Конституция (Основной закон) Республики Саха (Якутия);

— Федеральный закон от 01.01.2001 г. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

— Федеральный закон от 01.01.2001 г. «Об архивном деле в Российской Федерации»;

— Закон Республики Саха (Якутия) от 01.01.2001 г. 83-З «О порядке рассмотрения обращений граждан в Республике Саха (Якутия);

— а также: Указы и Распоряжения Президента Российской Федерации, Постановления и Распоряжения Правительства РФ, Указы и Распоряжения Президента Республики Саха (Якутия); Постановления и Распоряжения Правительства РС(Я), касающиеся работы с документами; инструкция по делопроизводству Администрации МО «Город Мирный», муниципальные правовые акты органов местного самоуправления муниципального образования «Город Мирный» РС(Я);

1.8. На должность ведущего специалиста назначается лицо, соответствующее следующим квалификационным требованиям:

1.8.1 Наличие высшего или среднего профессионального образования без предъявления требований к стажу;

1.8.2 Навыки: оперативного исполнения управленческих решений, публичного выступления, подготовки проектов правовых актов, эффективного планирования рабочего времени, владения компьютерной и другой оргтехникой, необходимой для исполнения должностных обязанностей, владения необходимым программным обеспечением, систематизации информации, работы со служебными документами, адаптации к новой ситуации и принятия новых подходов в решении поставленных задач, владения приемами межличностных отношений, другие навыки, необходимые для исполнения должностных обязанностей;

1.8.3 Знание и умение применять: Конституцию Российской Федерации, Конституцию (Основной закон) Республики Саха (Якутия), федеральные законы и законы Республики Саха (Якутия), Устав МО «Город Мирный» и иные нормативные правовые акты МО «Город Мирный» по вопросам организации и деятельности органов местного самоуправления; структуру и полномочия органов государственной власти и местного самоуправления; законодательство Российской Федерации и Республики Саха (Якутия), регулирующее вопросы прохождения муниципальной службы; основы делопроизводства; порядок работы со служебной информацией, основы муниципального управления; правовые акты, регламентирующие служебную деятельность;

Читать еще: Инженер ПТО обязанности требования и обучение

1.8.4 Специальные профессиональные знания, необходимые для исполнения должностных обязанностей, которые подтверждаются соответствующим документом (диплом государственного образца о высшем или среднем профессиональном образовании, о профессиональной переподготовке; свидетельство о прохождении и курсов повышения квалификации).

2. ФУНКЦИИ И ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Согласно Положению об отделе по муниципальной службе и делопроизводству ведущий специалист исполняет функции, возложенные на отдел в области делопроизводства и работе с гражданами.

2.2. В целях выполнения предусмотренных Положением об отделе по муниципальной службе и делопроизводству функций, на ведущего специалиста возлагаются следующие должностные обязанности:

2.2.1 Работа в автоматизированных программах «Письма граждан» и «Документооборот» согласно инструкции;

2.2.2 Осуществление регистрации исходящей корреспонденции, оформленной за подписью Главы города, заместителей Главы, ее регистрация в соответствующей автоматизированной программе, отправка (письмом, в том числе заказным; через курьера; факсом; лично в руки адресату). Исходящая корреспонденция, после ее регистрации, может быть передана на руки исполнителю, для организации ее передачи адресату (в отдельным случаях по просьбе самих исполнителей);

2.2.3 Осуществление приема входящей корреспонденции, оформленной на имя заместителей Главы, ее регистрация в соответствующей автоматизированной программе;

2.2.4 Формирование и направление входящей корреспонденции на рассмотрение Заместителей Главы;

2.2.5 Внесение в соответствующую автоматизированную программу резолюций заместителей Главы и передача документов на исполнение;

2.2.6 Осуществление контроля качества подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись заместителям Главы;

2.2.7 Организация телефонных переговоров заместителей Главы;

2.2.8 Передача документов городской Администрации факсимильной связью (документы, подписанные Главой города и его заместителями; документы за подписью остальных сотрудников Администрации – по согласованию с начальником ОМСиД);

2.2.9 Передача телефонограмм (по указаниям заместителей Главы и начальника ОМСиД);

2.2.10 Оформление и организация отправки телеграмм от имени Главы города и городской Администрации;

2.2.11 Приглашение на совещания (по указаниям заместителей Главы и начальника ОМСиД);

2.2.12 Печать служебных материалов для заместителей Главы (по их поручениям);

2.2.13 Ведение и оформление протоколов отдельных совещаний при Главе города;

2.2.14 Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение сохранности документов;

2.2.15 Организация приема посетителей;

2.2.16 Участие в обеспечении представительских функций заместителями Главы (организация чаепития);

2.2.17 Осуществление контроля оснащения рабочих мест заместителей Главы необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями;

2.2.18 Выполнение иных поручений заместителей Главы и начальника ОМСиД, связанных с его профессиональной деятельностью.

В целях исполнения своих должностных обязанностей ведущий специалист отдела по муниципальной службе и делопроизводству, секретарь приемной имеет право:

3.1. Возвращать исполнителям исходящую корреспонденцию за подписью заместителей Главы на доработку (исправление), в случаях выявления лингвистических ошибок, несоблюдения установленных правил оформления документов;

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы с документами;

3.3. Определять порядок и способы рассылки исходящей корреспонденции, в случаях отсутствия специальных указаний;

3.4. Совершенствовать формы внутренних документов (отчеты, справки и т. д.);

3.5. Использовать имеющиеся в Администрации материально-технические ресурсы (компьютерная и оргтехника, телефонная связь, служебный автотранспорт и т. д.);

3.6. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией;

3.7. Сообщать начальнику ОМСиД о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению;

3.8. Ведущий специалист имеет другие права, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, законодательством о муниципальной службе.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Ведущий специалист отдела по муниципальной службе и делопроизводству, секретарь приемной несет ответственность за:

4.1. Разглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;

4.2. Упущения, недостатки, ошибки, допущенные в результате исполнения должностных обязанностей;

4.3. Действие или бездействие в рамках своих служебных полномочий, ведущих к нарушению действующего законодательства, а также прав и законных интересов граждан и организаций;

4.4. Неисполнение должностных обязанностей, связанных с соблюдением требований действующего законодательства по соответствующим направлениям деятельности, которое является основанием для привлечения городской Администрации, ее должностных лиц к административной ответственности;

4.5. Сохранность имущества, вверенных ему материальных ценностей и правильное использование оргтехники и материалов;

4.6. Несоблюдение ограничений и запретов, предусмотренных Федеральным законом «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

4.7. Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка;

4.8. Нарушение данной инструкции в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

Специалист по документообороту: должностные обязанности и права

В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.

Делопроизводитель – кто это?

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
во время собеседования с претендентом на должность;
в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

Соискатель должен досконально знать:

Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
Правила уничтожения документов и ревизии.
Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
Технику безопасности.
Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

ПВТР.
Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
Уставом предприятия.
Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
Приказами и распоряжениями администрации компании.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Специалист по документообороту ежедневно должен:

Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
Разрабатывать номенклатуры дел.
Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
Передавать с описью документы на хранение в архив.
Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.

Делопроизводитель несет ответственность:

За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

Права специалиста по документообороту

Делопроизводитель в процессе своей работы имеет право:

Предлагать улучшить свою работу, вносить какие-то изменения в процесс, направленные на повышение его эффективности.
Потребовать у администрации проекты решений, которые уже были утверждены.
Требовать от других сотрудников сведения и документы, необходимые для нормальной работы предприятия и выполнения должностных обязанностей.

Заключение

Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия. Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ.

Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию.

0 0 голоса

Рейтинг статьи