Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Должностная инструкция секретаряреферента бланк образец 2021

Должностная инструкция секретарю-референту

Открыть документ в галерее:

Текст документа:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Секретарь-референт относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом руководителя организации.

2. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее (среднее специальное) образование без предъявления требований к стажу работы.

3. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

— методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

— правилами трудового распорядка;

— приказами и указаниями руководителя организации (непосредственного руководителя);

— настоящей должностной инструкцией.

4. Секретарь-референт должен знать:

— нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности;

— систему органов власти государственного управления в республике и в своем регионе;

— руководящий состав организации (фирмы), ее подразделений;

— структуру, функции, задачи организации (фирмы), ее взаимодействие по вертикали и горизонтали;

— правила составления деловых писем;

— приемы и методы ведения переговоров и протокола;

— руководящие материалы о правилах комплектования, хранения, поиска и выдачи информационно-справочного материала;

— технику реферирования, оргтехнику, организацию связей с общественностью и средствами массовой информации;

— 1 — 2 иностранных, русский и белорусский языки;

— основы экономики, организации производства, труда и управления;

— основы общей социальной психологии, этики, эстетики;

— основы трудового законодательства;

— правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

5. Во время отсутствия секретаря-референта его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

6. Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:

6.1. Организовывать работу по обеспечению документационного и бездокументационного обслуживания руководителя организации (фирмы).

6.2. Рационально формировать свой справочно-информационный фонд, организовывать информационное обслуживание руководителя.

6.3. Вести делопроизводство.

6.4. Подготавливать обзоры печати, комплектовать справочные материалы, классифицировать и систематизировать их, вести тематическое досье.

6.5. Обеспечивать прием, регистрацию, оперативный поиск, доставку документов, выдачу оперативной информации по документам.

6.6. Контролировать своевременное исполнение документов.

6.7. Готовить аналитические материалы, краткие справки по отчетам, а также проекты выступлений руководителю по важнейшим направлениям деятельности организации (фирмы).

6.8. Осуществлять работу по обеспечению связей организации (фирмы) (телефон, факс, компьютер и др.) с организациями-партнерами, средствами массовой информации.

6.9. Организовывать заседания, совещания, вести и оформлять протоколы, контролировать реализацию их решений.

6.10. Готовить проекты деловых писем, телеграмм, телефаксов и иных документов, направляемых сторонним организациям, принимать участие в переговорах с зарубежными партнерами без переводчика, готовить ответы авторам писем.

6.11. Обеспечивать организацию работы руководителя по вопросам подготовки деловых поездок и встреч, приема посетителей, а также планирование его рабочего времени.

6.12. Вести учет и контролировать положение по исполнению поручений руководителя.

6.13. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

6.14. Оказывать содействие и сотрудничать с нанимателем в деле обеспечения здоровых и безопасных условий труда, немедленно сообщать непосредственному руководителю о каждом случае производственного травматизма и профессионального заболевания, а также о чрезвычайных ситуациях, которые создают угрозу здоровью и жизни для него и окружающих, обнаруженных недостатках и нарушениях охраны труда.

6.15. Принимать необходимые меры по ограничению развития аварийной ситуации и ее ликвидации, оказывать первую помощь пострадавшему, принимать меры по вызову скорой помощи, аварийных служб, пожарной охраны.

3. ПРАВА

7. Секретарь-референт имеет право:

7.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

7.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями предусмотренными настоящей инструкцией.

7.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений организации, получать информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

7.5. Вносить на рассмотрение руководителю организации представления о назначении, перемещении, увольнении подчиненных ему работников, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий.

Читать еще:  Что влияет на размер страховой пенсии по старости?

7.6. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

7.7. Принимать участие в обсуждении вопросов охраны труда, выносимых на рассмотрение собраний (конференций) трудового коллектива (профсоюзной организации).

4. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ)
5. ОЦЕНКА РАБОТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

10. Работу секретаря-референта оценивает непосредственный руководитель (иное должностное лицо).

11. Секретарь-референт несет ответственность:

11.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь.

11.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

11.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

11.4. За несоблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты — в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Республики Беларусь и локальных актов в _____________________.

КОММЕНТАРИЙ

Должностная инструкция разработана в соответствии с Квалификационным справочником должностей служащих для всех видов деятельности, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30 декабря 1999 г. N 159 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24 февраля 2009 г. N 29).

Данная инструкция является примерной. Она может применяться как основа при разработке соответствующей инструкции работника с учетом специфики деятельности организации.

Должностная инструкция секретаря-референта

Содержание

  1. Образец типовой должностной инструкции секретаря-референта
  2. Скачать

Должностная инструкция секретаря-референта упорядочивает трудовые отношения между работодателем и сотрудником. Документ содержит требования к квалификации, опыту работы, знаниям, навыкам должностного лица. Он устанавливает порядок подчинения, назначения, освобождения от должности, описывает функциональные обязанности, права сотрудника, его ответственность.

Образец типовой должностной инструкции секретаря-референта

І. Общие положения

1. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее образование и опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

2. Назначение или освобождение от должности секретаря-референта осуществляется приказом генерального директора.

3. Секретарь-референт непосредственно подчиняется генеральному директору.

4. Во время отсутствия секретаря-референта его права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

5. Секретарь-референт должен знать:

  • правила работы с документами;
  • иностранный язык;
  • нормы делового этикета;
  • правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
  • нормы техники безопасности, охраны труда и противопожарной защиты;
  • основы гражданского, трудового законодательства.

6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:

  • законодательством РФ;
  • Уставом организации;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами организации;
  • данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт выполняет следующие функциональные обязанности:

1. Проводит информационно-справочное обслуживание организации.

2. Ведет прием посетителей.

3. Организует встречи, командировки, поездки руководителя.

4. Готовит необходимые документы, осуществляет их прием, учет, хранение.

5. Контролирует качество подготовки, правильность содержания, согласования документов, передаваемых на визирование руководству организации.

6. Анализирует информацию, предоставляемую руководству, дает по ней компетентные заключения.

7. Контролирует исполнение документов и поручений руководства.

8. Занимается подготовкой заседаний, совещаний с участием руководителя. Собирает необходимые материалы, информирует участников о времени и месте их проведения, повестке дня, ведет и оформляет протоколы.

9. Выполняет служебные поручения руководителя в пределах своей компетенции.

ІІІ. Права

Секретарь-референт имеет право:

1. Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей.

2. Требовать от руководства создания нормальных условий для исполнения своих полномочий и сохранности документов, материальных ценностей.

3. Направлять руководству рационализаторские предложения по совершенствованию своей работы и деятельности организации.

4. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.

5. Получать от подразделений необходимые материалы и пояснения причин задержки выполнения заданий, поручений руководства.

6. Информировать непосредственного руководителя о недостатках в деятельности организации, вносить предложения по их ликвидации.

7. Не приступать к выполнению своих обязанностей при возникновении опасности для здоровья и жизни.

ІV. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

Читать еще:  Ходатайство об отложении рассмотрения гражданского дела по мировому соглашению

1. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

2. Качество документов, предоставляемых на визирование руководству организации.

3. Последствия принимаемых решений, собственных действий.

4. Проведение несанкционированных руководством встреч, представлений интересов организации.

5. Нарушение положений руководящих документов организации.

6. Неправомерное разглашение личной информации, передачу коммерческой тайны, конфиденциальных сведений.

7. Нанесение ущерба организации, ее сотрудникам, государству, контрагентам.

8. Нарушение положений трудовой дисциплины, норм техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

9. Нарушение норм делового общения и этикета.

Должностная инструкция секретаря-референта

_________________ (ОАО «_______»)

Должностная инструкция секретаря-референта

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция секретаря-референта, далее — «должностная инструкция секретаря», определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря-референта.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Общества.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно _________________ Общества.
1.4. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Секретарь-референт должна знать:
— положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда; должностную инструкцию секретаря.
1.6. В период временного отсутствия секретаря-референта ее обязанности возлагаются на ___________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Секретарь-референт осуществляет следующие обязанности:
Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
Печатает по указанию руководителя различные материалы.
Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
Принимает документы на подпись руководителю.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

3. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности секретаря-машинистки.
3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию секретаря-машинистки.
3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с ее профессиональной деятельностью.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
4.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.
4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.
4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Руководителя Общества.
4.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы секретаря-референта определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.
5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь-референт обязана выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Читать еще:  Как при разводе поделить квартиру, купленную в браке, в том числе в ипотеку?

Дополнительные должностные обязанности доступны в типовом бланке и образце должностной инструкции секретаря-референта вариант которой можно скачать из прикрепленного файла.

Что должна содержать должностная инструкция секретаря: примеры и образцы документов

Работа секретаря отличается многозадачностью и необходимостью успеть все и сразу, ведь в противном случае вся работа фирмы может пойти наперекосяк.

В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию секретаря, а также представим несколько готовых вариантов данного документа.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции прописывается:

  • к какой категории сотрудник принадлежит;
  • кому он подчиняется;
  • кем назначается и освобождается от должности;
  • кому переходят функциональные обязанности сотрудника в момент его отсутствия на рабочем месте.

Как правило, на данную должность назначаются лица с образованием не ниже специального и опытом работы на аналогичной должности от одного года, однако порой в небольшие фирмы принимают людей без какого-либо опыта вовсе. В то же время в крупных организациях условия трудоустройства могут быть более жесткими.

Для успешного выполнения порученных задач секретарю необходимо знание:

  • организационной структуры;
  • норм делового общения;
  • организации делопроизводства;
  • основ гражданского и трудового законодательства;
  • правил эксплуатации вычислительной и организационной техники;
  • прикладных программ;
  • машинописи;
  • правил охраны труды, противопожарной защиты и техники безопасности.

Руководствоваться в своей деятельности секретарь должен:

  • действующим законодательством;
  • уставом предприятия;
  • руководящей документацией предприятия;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • собственной должностной инструкцией.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь и его ответственность

Отдельным параграфом прописываются должностные обязанности секретаря, в том числе:

  • прием посетителей;
  • прием и передача на подпись руководителя документов и личных заявлений;
  • получение корреспонденции, поступающей в адрес руководителя на рассмотрение, и ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения или конкретным лицам;
  • проведение коммуникаций с помощью средств связи, регистрация и передача служебной информации руководителю;
  • осуществление деятельности по техническому и организационному обеспечению работы руководителя;
  • составление запросов, писем и других документов по поручению руководителя;
  • подготовка заседаний и совещаний, устраиваемых руководителем, а также ведение и оформление протоколов;
  • организация командировок руководителя: приобретение билетов, аренда транспорта и помещения;
  • контроль выполнения сотрудниками предприятия распоряжений и приказов руководства;
  • формирование дел, обеспечение сохранности документов и передача их в архив в определенные сроки;
  • выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Помимо обязанностей секретарь имеет и права, в том числе на:

  • принятие самостоятельных решений в рамках собственной компетенции;
  • отказ от выполнения полномочий в случае возникновения опасности для здоровья или жизни;
  • предъявление руководству требований о создании нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов и материальных ценностей;
  • получение служебной информации в полном объеме для исполнения собственных полномочий;
  • направление в адрес руководства рационализаторских предложений по улучшению деятельности предприятия и собственной работы;
  • информирование руководителя о выявленных в деятельности организации недостатках и выдвижение предложений по их устранению;
  • получение от работников структурных подразделений необходимых материалов и пояснений причин нарушения качества и сроков выполнения заданий, поручений руководителя.

В следующей главе следует прописать зону ответственности сотрудника. Секретарь, как правило, отвечает за:

  • несанкционированное представление интересов организации;
  • результаты самостоятельно принятых решений и совершенных действий;
  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
  • нарушение требований руководящей документации предприятия;
  • неправомерное обращение с личными сведениями и передачу конфиденциальных данных;
  • причинение вреда организации, ее персоналу, контрагентам и государству;
  • нарушение правил трудового распорядка, требований трудовой дисциплины, противопожарной защиты и норм техники безопасности;
  • нарушение норм делового общения.

Образцы должностной инструкции секретаря

В зависимости от места и особенностей работы трудовые функции секретаря могут иметь определенные нюансы, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов документов, предназначенных для использованиях в различных организациях.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector