Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
6 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Должностная инструкция офисменеджера с функциями секретаря

Должностные инструкции офис-менеджера: образец

Офис-менеджер осуществляет полный контроль, прием и подсчитывание всего объема документации, а также личных заявлений, которые адресованы директору компании. После проверки и подсчета всех экземпляров данный работник должен отнести их на подпись.

Документационное обеспечение отделения

  1. Проставление печати с гербом на всех договорах и приказах.
  2. Осуществление работы с разнообразной документацией, которая заключается в подготовке, согласовании проекта. Офис-менеджер должен не только принимать участие в оформлении и дополнении документации, но и доводить до сведения сотрудников ее содержание, расшифровывать непонятные детали и уметь объяснять все аспекты, о которых у людей могут появиться вопросы. Также иногда данный сотрудник должен вести статистику выполнения и эффективности различных нововведений, если этого требует руководство.
  3. Полное оформление всей входящей корреспонденции. Офис менеджер взаимодействует с письмами, сообщениями и уведомлениями. Он обязан принять и зарегистрировать информацию в полном объеме, а затем передать адресату. При необходимости он добавляет информацию в отчетную документацию, а в некоторых случаях осуществляет ее сбор и хранение, а также несет ответственность за конфиденциальность и сохранность всей поступившей документации.

Дополнительные обязанности

  1. Отправка и гарантия получения документации по электронным и почтовым адресам, а также распоряжение и курирование курьерской доставки.
  2. Присутствие на совещаниях с целью записывания или съемки всех происходящих на них событий, а также оформление полученных данных в наилучшем виде, их передача должностным лицам.
  3. Оформление по предварительному приказу доверенностей на должностных лиц, разрешающих им получать определенную корреспонденцию или осуществлять другие действия.
  4. Осуществление работ по копированию и размножению документации в печатном виде, а также контроль за сохранностью и правильным распределением всех экземпляров.
  5. Подготовка проектов и шаблонов писем, если поступает распоряжение генерального директора. Также в обязанности офис-менеджера входит формирование и отправка различных запросов, если это необходимо и существенным образом влияет на деятельность компании.
  6. Печать служебных материалов, а также формирование базы данных, ее распределение и расширение новыми подразделами.

Обязанности, схожие с работой секретаря

  1. Постоянное нахождение на рабочем месте с целью своевременного приема звонков, записи всех полученных данных или перевода вызова на телефоны тех сотрудников, которым он предназначен.
  2. Фиксирование информации, которая направлена лично генеральному директору, ее запись в цельном виде, последующее хранение и передача.
  3. Подготовка мероприятий внутри компании по поручению генерального директора. Это касается информирования сотрудников и организации помещений, приобретения необходимых предметов для полноценного проведения совещаний или других аналогичных мероприятий, что определяет должностная инструкция офис-менеджера по продажам.

Важные и неотложные поручения

  1. Организаторская деятельность на проектах, посвященных встречам клиентов, гостей или посетителей компании.
  2. Заказ билетов для поездок сотрудников, бронирование гостиничных номеров, слежение за протеканием командировок, своевременное реагирование на сообщения о неудобствах в пути или возникающих осложнениях, исправление неполадок, а при необходимости оповещение о проблемах других сотрудников или генерального директора.

Действия внутри офиса

  1. Своевременный заказ воды для возможности ее употребления всеми сотрудниками в любом количестве.
  2. Каждый квартал следует осуществлять заказ канцелярии. Для этого офис-менеджер проводит опрос сотрудников и осмотр рабочих мест для выявления недостатков в определенных вещах, а впоследствии проводит закупку всех деталей. Это предусматривают должностные инструкции офис-менеджера.
  3. Оформление подписки на деловые или научные издания, которые необходимы для развития компании или для конкретных сотрудников, пожелавших получать корреспонденцию на рабочем месте.
  4. Прием и оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений, а также всех платежных документов, касающихся оплаты коммунальных счетов, что определяет должностная инструкция офис-менеджера с функциями бухгалтера.
  5. Организация мер безопасности, касающихся как работы сотрудников, так и соответствующей техники на производстве, контроль за их соблюдением.

Офис-менеджер контролирует работу некоторых сотрудников

В обязанности офис-менеджера входит контроль за деятельностью таких сотрудников:

  1. Водителя. При взаимодействии с данным работником офис-менеджер должен принимать и вести учет всех заявок, которые предопределяют необходимость использования машины, а также формировать график и скорость функционирования службы доставки.
  2. Курьеров.
  3. Уборщицы.

Обязанности офис-менеджера в качестве участника трудового коллектива

  1. Выполнять предназначенные для него обязанности добросовестно, не отступать от внутреннего распорядка коллектива, норм трудового права, а также морально-этических принципов. Это определяют должностные инструкции офис-менеджера.
  2. Соблюдать трудовую дисциплину и все предписания, которые составлены и озвучены руководством компании.
  3. Своевременно и неукоснительно соблюдать все поступающие распоряжения от администрации и руководителя, который постоянно оформляет и доносит до офис-менеджера список его обязанностей и необходимые действия на каждый день, что предусматривает должностная инструкция офис-менеджера отдела продаж.
  4. Использовать все отведенное на работу время для добросовестного труда, не отступая от собственных обязанностей.
  5. Выполнять все задания в установленные сроки и с надлежащим качеством. Часто помимо осуществления трудовой деятельности офис-менеджер вынужден заниматься составлением отчетной документации, поэтому необходимо всегда вести учет выполненных дел и записывать их в установленном порядке, что предписывает должностная инструкция офис-менеджера с функциями кадровика.

Важные обязанности

  1. Заниматься уборкой в целях сохранности собственного рабочего места в чистоте и порядке. Также офис-менеджер ведет контроль за своевременной уборкой служебных помещений. Он вынужден контролировать соблюдение порядка хранения отчетной и проектной документации, при необходимости самостоятельно систематизировать все материалы. Это предопределяют должностные инструкции офис-менеджера.
  2. Аккуратно и эффективно применять предоставленную оргтехнику, компьютеры, любые другие устройства. направляя их работу только на цели компании, не осуществляя личные дела через технику, которая предоставлена компанией. Так поступать предписывает должностная инструкция секретаря офис-менеджера.
  3. Экономно и с пользой расходовать предоставленные материалы и другие ресурсы, применять их только для пользы фирмы и достижения высоких результатов от собственной трудовой деятельности и работы других сотрудников предприятия. Должностная инструкция офис-менеджера, образец которой показывает все предписания по работе данного сотрудника, подтверждает, что он должен не просто работать, но и приносить максимальную пользу компании.
  4. Соблюдать и следить за выполнением норм и предписаний по охране труда, обеспечению безопасности на рабочем месте для каждого сотрудника, что определяет должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря.
  5. Не применять для осуществления публицистических или научных публикаций, выступлений сведения, которые получены в силу служебного положения, пи просмотре документов, являющихся собственностью компании. Нельзя использовать информацию, разглашение которой может повлечь за собой материальный ущерб для компании или испортить ее репутацию. Это предусматривают должностные инструкции офис-менеджера.

Права

  1. Получать информацию, а также конфиденциальные данные для необходимых действий в рамках служебных полномочий и при руководстве начальства.
  2. Требовать от различных сотрудников доработки или переделки документов, которые были оформлены с ошибками, содержат неверную информацию.
  3. Осуществлять контроль и подтверждение документов в рамках собственной компетенции и назначенных руководителями полномочий.
  4. Представлять начальству требования об улучшении условий для самостоятельной работы, а также трудовой деятельности других сотрудников. Офис-менеджер может вносить предложения не только по поводу деятельности конкретного работника или отдела, но и касательно работы всей компании.
  5. Требовать предоставления надлежащих условий для обеспечения сохранности всех документов и возможности гарантировать конфиденциальность информации и осуществляемых действий, если их необходимо скрыть от конкурентов.
  6. Принимать решения по поводу деятельности определенных людей в компании в рамках собственной компетенции и вверенных полномочий.
  7. Распределять финансовые или должностные поощрения, а также применять наказания к тем сотрудникам, которые подчиняются офис-менеджеру. Для осуществления данных действий необходимо предварительное разрешение генерального директора.

Офис-менеджер обязан четко и правильно выполнять свои обязанности, осуществлять деятельность на благо компании. Всю работу он делает для того, чтобы систематизировать и упростить деятельность других сотрудников, а также донести до сведения генерального директора или его заместителя успехи или ошибки в работе других сотрудников.

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря: специфические особенности и требования

Даже при незначительном штате, включающем лишь руководителя компании и его наемных работников, необходим ответственный сотрудник, который являлся бы организующей силой, способной направлять и контролировать рабочий процесс — именно эта мысль определяет текст должностной инструкции офис-менеджера.

Читать еще:  Счет 80 Уставный капитал

Такая должность предполагает наличие у соискателя набора определенных навыков и соответствующего образования, а также умение взаимодействовать с людьми. Впрочем, этим список требований не ограничивается.

Должностная инструкция

Уже на стадии соискания должности кандидат может ознакомиться с нормативным актом, регулирующим его права, обязанности и зону ответственности в компании. Такой документ называется должностной инструкцией. Она состоит из пяти основных разделов:

  1. Общие положения. В них содержится вся организационная информация: наименование предприятия, занимаемой должности и структурного подразделения, к которому она принадлежит. Там же указываются субординация, порядок замещения должности и увольнения, а также требования к образованию и квалификации.
  2. Обязанности. В этом разделе приводятся перечень обязанностей работника, а также способы их реализации.
  3. Права служащего, то есть все дополнительные возможности, способствующие эффективному исполнению обязанностей.
  4. Ответственность. В соответствии с этим разделом руководство принимает решения об оценке качества труда, поощрении или штрафе.
  5. Взаимоотношения. Этот раздел регулирует все связи с внешними и внутренними подразделениями, которые могут возникнуть у работника в процессе осуществления своих функций.

Принципы составления должностной инструкции

Нормативной базой для составления такого рода документов является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (1998 г.). При его разработке значительное внимание уделялось описанию должности и условий выполнения работником своих обязанностей. Специфика работы включается в заглавие документа, например, «Должностная инструкция секретаря» (офис-менеджера или главного бухгалтера).

Кроме того, если существуют две должности с одинаковыми названиями, но разными задачами, то должны быть подготовлены разные документы, отображающие эти различия. Должностные инструкции офис-менеджера кадровика имеют определенные отличия от такого же нормативного акта для секретаря.

Требования к офис-менеджеру

Кандидату на должность так или иначе придется руководить людьми. Это может быть всего лишь пара человек в небольшой компании или весь административный персонал на крупном предприятии. Естественно, соискатель должен быть уверенным пользователем ПК и уметь работать с другой офисной техникой (сканером, принтером или факсом). Офис-менеджер часто является представителем компании, поэтому обязательным требованием является грамотная речь и умение составлять деловые письма. Очень часто компании требуют от таких сотрудников знания основ делопроизводства и трудового законодательства. Владение как минимум одним иностранным языком пока еще является желательным навыком, однако при устройстве на крупное предприятие это уже одно из обязательных требований.

В ряде случаев офис-менеджеру приходится совмещать свои обязанности с функциями других работников. Это приводит к увеличению требуемых навыков. Так, офис-менеджер с функциями бухгалтера должен иметь соответствующее образование и владеть специальными программами.

Основные обязанности

Типовая должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря включает в себя следующие пункты:

  • обработка почтовых отправлений, как входящих, так и исходящих; их перераспределение внутри компании;
  • контроль за сроками исполнения принятых обязательств по договорам и соглашениям;
  • совершение исходящих и прием входящих звонков;
  • работа с клиентами и представителями партнерских компаний;
  • контроль за наличием необходимых канцелярских принадлежностей;
  • поддержание офисной техники в рабочем состоянии и вызов специалистов в случае ее поломки;
  • распределение времени внутри рабочего графика (в некоторых случаях и для руководителя);
  • организация необходимых мероприятий (встреч, конференций, командировок, корпоративных вечеринок);
  • протоколирование хода совещаний;
  • обновление и пополнение свежим контентом корпоративного сайта.

Этот список включает в себя лишь базовые требования. Другие пункты могут быть добавлены в соответствии со спецификой заключаемого трудового договора. Должностная инструкция офис-менеджера с функциями кадровика, например, предписывает сотруднику вести и своевременно предоставлять всю отчетную документацию или замещать начальника отдела кадров в случае его отсутствия.

Дополнительные обязанности

Помимо основных функций в должностной инструкции офис-менеджера содержится перечень различных обязанностей, которые могут варьироваться в зависимости от направлений деятельности компании. Офис-менеджеру может быть предписано работать с административными органами, то есть получать разрешение на проведение торговли, открытие филиала компании или дочернего предприятия и т. д.

Одной из самых ответственных задач является фактическое руководство компанией в отсутствие ее директора. Разумеется, это возможно лишь в том случае, когда сотрудник зарекомендовал себя как ответственный и надежный человек, на которого можно положиться. Кроме того, должностная инструкция офис-менеджера часто содержит пункт о необходимости оформления генеральной доверенности. Такой документ может потребоваться, например, для получения почтовых отправлений высокой степени важности.

Неформальные требования

Крупные компании обычно заранее позволяют ознакомиться с образцом должностной инструкции офис-менеджера кандидатам на эту должность, чтобы те в полной мере отдавали себе отчет о перечне требований и обязанностей.

Но даже при виде таких полномочий соискатель должен понимать, что он остается одним из многих сотрудников предприятия. В связи с этим не следует забывать о том, что не прописано в должностной инструкции. Офис-менеджер с функциями секретаря должен быть человеком, тонко чувствующим время, чтобы иметь возможность распределить его необходимым образом.

Задачи по организации рабочего процесса

Самое главное требование к его труду состоит в эффективности, поэтому человек, занимающий такую должность, обязан экономно расходовать офисные материалы, контролировать объем потребляемой электроэнергии.

За других сотрудников компании офис-менеджер отвечает едва ли не наравне с руководителем. В силу этого он должен следить за тем, чтобы условия труда соответствовали принятым санитарным нормам и правилам безопасности. Наконец, исполняя свои прямые обязанности, офис-менеджер получает доступ к секретной документации, поэтому одним из требований становится подписание договора о неразглашении коммерческой тайны или любой другой информации, которая могла бы нанести ущерб позициям компании на рынке.

Права офис-менеджера

Разумеется, исполнение такого числа обязанностей позволяет сотруднику пользоваться особыми правами. Они тоже прописаны в должностной инструкции офис-менеджера. Суть некоторых из них, таких как возможность доступа к конфиденциальной информации, напрямую проистекает из необходимости выполнять свои рабочие обязанности. Другие связаны с властными привилегиями. Так, офис-менеджер вправе требовать от остальных сотрудников исправлять допущенные ими по небрежению ошибки в производственных документах, устанавливать для них размеры поощрения или применять к нерадивым штрафные санкции.

Зачастую офис-менеджер оказывается связующим звеном между сотрудниками и руководящими лицами. Такая позиция позволяет ему добиваться улучшения условий труда и представлять коллективные пожелания по улучшению качества работы как отдельно взятого отдела, так и предприятия в целом.

Особенности должностной инструкции офис-менеджера отдела продаж

Офис-менеджеры давно стали незаменимыми в крупных и не очень компаниях, поэтому для замещения такой вакансии им требуются некоторые специальные навыки. Распространенным является случай, когда на одном предприятии трудятся сразу несколько офис-менеджеров с особыми функциями, над которыми стоит старший. Их должностные инструкции по сути своей совпадают, но отличаются дополнительным набором функций.

Так, если офис-менеджер работает в отделе продаж, в его должностной инструкции могут содержаться такие пункты, как:

  • поиск новых точек сбыта;
  • отслеживание изменений в структуре спроса;
  • подготовка отчетных документов по совершенным продажам;
  • непосредственная работа с клиентом по приему заказов и их последующей обработке;
  • работа по информированию клиентов о возможных изменениях в ассортименте товара и перерасчете цен;
  • организация необходимых совещаний;
  • подписание контрактов о поставках товара.

Дальнейшие требования могут быть связаны со спецификой предлагаемых компанией товаров. Если фирма связана с куплей-продажей недвижимости, то в число обязанностей офис-менеджера могут входить подготовка информационных буклетов и оформление специфических документов.

Ответственность офис-менеджера

В случае неисполнения своих обязанностей, при совершении правонарушений, в том числе разглашении коммерческой тайны, или совершения других действий, наносящих ущерб имиджу компании, офис-менеджер несет ответственность в соответствии с нормами административного, гражданского и уголовного кодексов. Если был нанесен материальный ущерб организации, то наказание выносится согласно предписаниям трудового кодекса.

Читать еще:  Обязательные отметки в путевом листе грузового автомобиля

Обязанности и требования по должностной инструкции офис-менеджера

Профессия «офис-менеджер» возникла не так давно. В наше время, когда рынок стремительно развивается, а компании, как российские, так и зарубежные набирают оборот роста, эта должность становится все больше востребованной. Партнеры и посетители, которые приходят в офис, первым кого видят, это офис-менеджера. По первому впечатлению формируется мнение о компании, порой очень важное, от которого зависят новые контракты, а соответственно прибыль.

Офис – менеджер выполняет административные, хозяйственные и даже маркетинговые функции. Одна из главных целей этого сотрудника – это следить за благоприятной средой в коллективе, которая будет способствовать трудовому процессу. Основная сложность этой работы заключается в огромном потоке информации, проходящей через него, который нужно своевременно обработать и правильно этой информацией распорядиться.

Основной регулятивный функционал

Офис-менеджер – это одна из самых ответственных должностей в офисной иерархии. Результативность любой деятельности, во многом зависит насколько хорошо организовано делопроизводство. Должен быть идеальный порядок в документах, приказы своевременно доведены до тех, кто их исполняет. Своевременно должна быть обработана любая информация. Посетители должны быть соответственно и вовремя приняты. Именно за эти моменты и отвечает офис-менеджер и старается достичь поставленных задач.

Он негласный посредник между вышестоящим и рядовым персоналом. Часто этого специалиста называют администратором компании или секретарем, но его обязанности более широкопрофильные:

  1. Входящая документация распределяется этим специалистом.
  2. Изучение корреспонденции.
  3. Координация деятельности нижестоящего персонала.
  4. Ведение протоколов на заседаниях.
  5. Организация приема посетителей.
  6. Переговоры с клиентами, как по телефону, так и личные, также организация их приема.
  7. Естественно, владение оргтехникой.
  8. Трудовой распорядок офиса также в его компетенции.
  9. Формирует и следит за бюджетом на нужды офиса.
  10. Контролирует технические службы.

Бывает, что руководитель наделяет офис-менеджера правом подписи, что несет определенную ответственность.

Общие положения инструкции вакансии офис-менеджер

Общие положения дают нам информацию о классификации и специфике, здесь отображается информация, кто принимает на работу этого сотрудника, кому он подчиняется, что у него за категория. Утверждение должностной инструкции производится Генеральным директором. Изучать ее нужно до того, как заключается договор о трудоустройстве, чтобы потом не было ненужных казусов.

Итак, в этом блоке информации должностной инструкции офис-менеджера указываются следующие моменты:

  1. Является специалистом компании и решает ее организационные задачи.
  2. Непосредственное подчинение Генеральному директору.
  3. Освобождает и назначает на должность офис-менеджера Генеральный директор посредством приказа.
  4. Курьер, заведующий хозяйством, уборщица находятся в непосредственном подчинении этого специалиста.
  5. Во время отсутствия начальника отдела кадров менеджеру вменены его обязанности, включая кадровое делопроизводство.
  6. Должен иметь средне специальное, неполное высшее, высшее образование, обладать навыками работы с оргтехникой, быть уверенным пользователем ПК и программ Microsoft Office.

Офис-менедже обязан знать:

  • задачи и функции компании
  • свои права и обязанности
  • штатно-организационную структуру компании

Должностные обязанности и задачи.

Цель этого специалиста заключается в максимально эффективном организационном и документационном ведении процесса. Его работа подразумевает как исполнительную, так и руководящую деятельность. В ней могут быть небольшие отличия в зависимости от размера и статуса компании, но в целом, они похожи.

Таким образом, его основные задачи и обязанности:

  1. Контроль за документооборотом
  2. Печать документов
  3. Оформление и регистрация входящей корреспонденции.
  4. Контроль своевременного исполнения сотрудниками устных поручений руководителя.
  5. Обеспечение жизнедеятельности компании (закупка воды, канцелярии и т.д.)
  6. Поддержание офисного этикета и культуры корпорации.
  7. Руководство АХО (Административно-хозяйственный отдел), если компания небольшая.
  8. Встреча посетителей.
  9. Выполнение поручений руководителя.
  10. Отправка почты.
  11. Подготвка и организация командиовок руководителя.
  12. Необходимое сопровождение всех внутриофисных процессов.

В обязанности может так же входить контроль за соблюдением инструкций по противопожарной безопасности и по охране труда.

Требования к специалисту

Такая должность, как офис-менеджер, отсутствует в Квалификационном справочнике, по этой причине каждый руководитель сам формирует требования к соискателям этой работы. Но наиболее распространенные следующие:

  • Соискатели с высшим образованием будут иметь преимущества;
  • Иметь навыки составления деловых писем, ведение протоколов;
  • Хорошее знание оргтехники;
  • Знание английского языка требуется для тех, кто собирается трудиться в иностранной компании;
  • Грамотное ведение переговоров по телефону;
  • Этика делового общения.

Офис-менеджер является правой рукой руководителя. Несомненно, он должен обладать определенными качествами, которые помогут продуктивно трудиться на благо компании.

  • Пунктуальность.

Опоздания могут случаться у других работников, но только не у офис-менеджера. Он первый, кто появляется в офисе, и он же последний, кто его покидает, проверив досконально, все ли в порядке, выключено ли то, что должно быть выключено, закрыто ли то, что должно быть закрыто, выставлена ли сигнализация. Кстати, в случае несанкционированного проникновения в офис, который выставлен на сигнализацию, одним из первых, прибывших на место должен быть именно офис-менеджер.

  • Хозяйственность.

Хороший специалист бережет бюджет компании, где он трудиться. Получается ли экономно приобрести канцтовары, забронировать гостиницу по акции заранее для руководителя, тем самым сэкономив денежные средства.

Именно офис-менеджер ведет переписку и неграмотное изложение может бросить тень на всю компанию, причиной может быть окончание сотрудничества.

  • Коммуникабельность.

Некоммуникабельный человек вряд ли сможет хорошо работать на должности офис-менеджера. Умение общаться и вовремя поддержать разговор на любые темы является важным моментом. Но лишняя разговорчивость тоже может нанести вред, если человек не может вовремя остановится и не контролирует свою речь, ведь конкуренты не дремлют.

Этот специалист должен быть человеком, излучающим само дружелюбие. Согласитесь, придя ранним утром на работу и встретив хмурое лицо за секретарской стойкой, вряд ли вы вдохновитесь на плодотворный рабочий процесс. Ну а если с таким выражением встречать потенциальных бизнес-партнеров, вряд ли это пойдет на пользу переговорам.

Права

У офис-менеджера много обязанностей, но он наделен и определенными правами, их нужно знать. Эти пункты могут быть дополнены, в каждой компании свои уставы. Компетентность хорошего сотрудника определяется не только знанием своих обязанностей, но и своих прав, которыми нужно умело пользоваться:

  1. Этот специалист в праве поощрять тех работников, которые находятся у него в подчинении, но только после согласования с руководителем.
  2. Проявлять инициативу в решении определенных задач, которые находятся в его ведении.
  3. Самостоятельное решение вопросов, связанных с незапланированными ситуациями в рамках своей компетенции.
  4. Имеет право потребовать у директора соответствующих условий для рабочего процесса.
  5. Требовать от сотрудников доработки документации, если в ней нарушены стандарты и установленные нормы.

Эти пункты могут быть дополнены, в каждой компании свои уставы.

Ответственность

При безответственном выполнении своих прямых обязанностей или невыполнении поставленных руководителем задач, при несоблюдении сохранности документов и упущений, которые привели к материальному ущербу компании, этот работник несет ответственность. Если возникнет необходимость, этот специалист будет обязан компенсировать материальные убытки, если они возникли по его вине.

Офис – менеджер привлекается к ответственности при:

  1. При нарушении сохранения информации, которая является конфиденциальной.
  2. При несоблюдении субординации в компании.
  3. При использовании информации, которая является коммерческой.
  4. При превышении прав, установленных руководителем компании.
  5. При отсутствии должной подготовки документов.

Плюсы и минусы работы

В деятельности офис-менеджера можно отыскать много как положительных моментов, так и отрицательных, в общем как в любой работе. Он появляется в офисе раньше всех, порой приходится исполнять личные просьбы руководителя, стрессоустойчивость должна быть высокой. Если это большая компания в его обязанности входит обучение и контроль над секретарями подразделений. Подготовкой корпоративов и покупкой оргтехники занимается также он. Следить за работой водителей и курьеров вменено в обязанности этого специалиста. Нередко он принимает непосредственное участие при собеседовании новых сотрудников при приеме на работу.

Начать карьеру со службы офис-менеджера, это неплохой старт, вполне возможно, что отработав 2-3 года, выполняя ответственно и творчески свою работу, проявляя инициативу у вас появятся новые возможности. Вполне вероятно, что вас заметят и предложат новую должность. Хороший специалист, визитная карточка компании. Сейчас на рынке труда это одна из востребованных профессий.

Читать еще:  Как зарегистрировать право собственности на гараж?

Интересное видео-отзыв о работе офис-менеджером, возможно именно после этого видео у вас появится правильное понимание этой должности.

Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря

Вне зависимости от профессии, от должности и уровня заработной платы, каждый работник, официально оформленный на работу, должен выполнять свои обязанности. За выполнение функций такому работнику платят заработную плату. Но возникает вполне логичный вопрос о том, что входит в перечень должностных обязанностей работника. Ведь, ни для кого не секрет, что при трудоустройстве говорят одно, а по факту – получается совсем другое. Но функции и обязанности любой должности в штате регламентирует должностная инструкция. И далее именно о том, что такое должностная инструкция и какие обязанности в соответствии с ней предусмотрены для офис менеджера с функцией секретаря.

Что представляет собой должностная инструкция

Наверное, трудно найти человека трудоспособного возраста, который хотя бы раз в жизни не сталкивался с должностной инструкцией. Но если кто-то еще в виду своей занятости не слышал о таком документе, то:

  1. должностная инструкция – это документ организационно-правового характера, который закрепляет функции и обязанности определенной должности, предусмотренной в штатном расписании;
  2. бумага содержит информацию о правах и ответственности такого должностного лица в соответствии с действующим законодательством, Трудовым правом и внутренним регламентом предприятия.

Кому выгодно, чтобы такой документ был на предприятии? Это выгодно всем:

  • Работодателю, который может четко определить обязанности сотрудника и, в случае чего, спросить с него за их невыполнение;
  • Работнику, который осуществляет свою деятельность на предприятии исключительно в рамках своих должностных обязанностей. Выполнение задач и функций, не прописанных в таком правовом документе, не входит в компетенцию штатного сотрудника;
  • Трудовой инспекции и другим контролирующим организациям, которым легче с наличием инструкции доказать и фиксировать факт нарушения трудового законодательства.

Таким образом, наличие такого документа является обязательным залогом соблюдения трудового законодательства. Кроме того, такой документ выполняет ряд важных функций, среди которых можно выделить следующие:

  1. Точно и правильно распределять функции среди штатных работников;
  2. Обеспечивать выполнение поставленных задач и целей конкретным работником, отделом и в целом предприятием;
  3. Защищать права работника, четко их определив в документе;
  4. Обеспечивать правильное подчинение сотрудника конкретному руководителю;
  5. Правильно мотивировать работника к труду;
  6. Повышать эффективность работы в целом.

Как составляется должностная инструкция

Допустим, руководитель компании понимает важность и необходимость составления должностной инструкции, например, того же офис-менеджера, как и где он должен брать сведения для составления такого документа, что является основой для такого документа и т.д.

Думаем, что у руководителя любого отдела, который начинает работать на предприятии с нуля, такие вопросы возникнуть, ведь только что зарегистрированное учреждение не может иметь должностных инструкций. И далее попробуем ответить на данный вопрос.

Какие источники информации могут использоваться при составлении должностной инструкции:

  • Положения про структурные подразделения компании, принятые при создании компании;
  • Штатное расписание, устанавливающее наличие конкретных должностей;
  • Нормативы труда;
  • Справочник должностей квалификационного характера;
  • Интернет ресурсы;
  • Опросы работников;
  • Другие источники информации.

Но, как отмечают эксперты, наиболее важным и необходимым источником информации для составления инструкции служит Квалификационный справочник должностей. Это база, от которой и следует отталкиваться. В данном документе прописаны все требования, компетентности, квалификационные критерии, выдвигаемые к каждой штатной единицы.

Конечно, такой справочник должен стать основой. Но на каждом предприятии должностная инструкция может быть видоизменена с учетом требований предприятия.

Справочная информация: для каждой штатной единицы разрабатывается отдельная должностная инструкция.

Должностная инструкция всегда должна разрабатываться на основании тех задач, которые в целом ставятся перед подразделением. Исходя из задач и функций структурного отдела, разрабатываются и функции отдельного работника. При этом документ всегда должен состоять из конкретно выделенных элементов:

  • Общие положения;
  • Задачи и функции работника;
  • Обязанности;
  • Права;
  • Ответственность.

Допустимо, чтобы указанные разделы совмещались или укрупнялись, но при этом документ обязательно должен их содержать. И далее на примере разберем, как выглядит должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря.

Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря

Конечно, сама должность офис менеджера, да еще с функциями секретаря, понятие обтекаемое. Здесь может возникнуть масса проблем, поскольку, когда берут человека на такую вакансию, то предполагается, что он будет выполнять все: от подачи кофе до управления всем офисом. И если провести опрос сотрудников, которые когда-то работали на такой должности, то половина из них вообще не видели такого документа как должностная инструкция.

Но наличие должностной инструкции зависит не от самого офис менеджера, а от руководителя, который хочет или нет соблюсти закон, и защитить права самого сотрудника. И далее поговорим о том, что может входить в функции, задачи и обязанности такой штатной единицы.

Структура должностной инструкции офис менеджера с функциями секретаря будет представлена в таблице.

· Должность относится к категории специалистов;

· Принимаются субъекты только с высшим образованием по соответствующему или схожему профилю;

· Наличие стажа работы на аналогичной должности;

· Назначение на работу осуществляется директором.

1. Обеспечивать офис канцелярскими принадлежностями и другими МШП, необходимыми для нормального функционирования офиса;

2. Следить за правильной работой оргтехники офиса;

3. Осуществлять действия, направленные на обеспечение нормальной работы офиса, в частности: отвечать на звонки, принимать корреспонденцию, передавать поступающую информацию руководителю, собирать документы на подпись, передавать их начальнику, а потом передавать по отделам;

4. Составлять и доводить до сведения структурных подразделений приказы, распоряжения руководителя;

5. Осуществлять подготовительную и организационную работу по провидению переговоров с партнерами, совещаний с подчиненными, общение с прессой и т.д.;

6. Своевременно осуществлять печать поступающей на имя руководителя корреспонденции;

7. Осуществлять делопроизводство офиса, в том числе регистрировать входящие и исходящие бумаги;

8. Проводить контроль и организовывать посещение граждан в стенах кабинета руководителя;

9. Вести учет поступающих в офис товаров и услуг;

10. Контроль над соблюдением чистоты, техники безопасности, пожарной безопасности в офисе.

· Разрабатывать и предлагать новшества по улучшению работы офиса;

· Осуществлять запросы и ходатайства в отделы по поводу предоставления нужной информации;

· Своевременно в полном объеме знакомиться с решениями руководства, которые прямо или косвенно затрагивают его работу;

· Требовать от руководителя комфортных условий труда, которые обеспечивают выполнение поставленных перед ним задач.

Как правило, раздел «Права» всегда по объему наименьший.

Он несет определенную ответственность, которая и прописывается в должностной инструкции. Кроме того, в инструкции прописано и за что он несет ответственность:

· За невыполнение своих должностных обязанностей;

· За ненадлежащее выполнение своих обязанностей;

· За нарушение норм законодательства;

· За причинение материального ущерба предприятию;

· За использование активов фирмы в собственных целях или в целях, не предусмотренных внутренним распорядком.

Таким образом, из представленной информации можно сделать вывод, что любая должностная инструкция, в том числе и офис менеджера с функциями секретаря является в некой мере уникальной бумагой, которая составляется конкретно под запросы фирмы. Конечно, можно использовать разработанные шаблоны (образец должностной инструкции офис менеджера с функциями секретаря можно скачать по ссылке ниже), но для максимального результата и удовлетворенности руководителя, необходимо разрабатывать документ с учетом индивидуальных особенностей компании.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector