ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ КУРЬЕРА ПО КОНТРОЛЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Должностная инструкция курьера отдела документооборота и регламентации

167 Общие положения

167.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Курьера, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

167.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

167.3 Переименование, ликвидация должности Курьера, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

167.4 Курьер подчиняется непосредственно Начальнику Отдела документооборота и регламентации.

167.5 У Курьера подчиненных нет.

168 Цели и должностные обязанности

168.1 Деятельность Курьера направлена на достижение следующих целей:

168.1.1Осуществление своевременной доставки по назначению деловых бумаг, пакетов, писем и т. п. между XXX и внешними организациями.

168.2 Для достижения установленных целей Курьер исполняет следующие обязанности:

168.2.1Доставляет или получает деловые бумаги, пакеты, письма и т. п.

168.2.2Своевременно уточняет местонахождение адресатов, разрабатывает маршруты движения, согласовывает дни и часы приема в организациях-адресатах.

168.2.3Своевременно получает доверенности, необходимые для выполнения поручений.

168.3 Для достижения установленных целей Курьер осуществляет взаимодействие с иными организациями:

— организации, в которые осуществляется доставка документации, по вопросам передачи/получения документов

169 Показатели оценки деятельности

Деятельность Курьера оценивается на основе следующих показателей:

169.1 Своевременная и качественная доставка документации.

170 Общекорпоративные нормы

Деятельность Курьера регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

170.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***;

170.6Положение об Отделе документооборота и регламентации XXX.

Курьер имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

171.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции.

171.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей

Курьер несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

173 Требования к работнику при приеме на работу

Что должна содержать должностная инструкция курьера: образцы документов

Дневной заработок курьера зависит от скорости выполнения заказов, поэтому для успешной работы ему необходимо хорошо знать местность города и уметь выбирать маршруты, обходя дорожные пробки. Помимо этого в рабочую инструкцию работника нередко вносятся требования о наличии водительских прав и личного авто.

О том, как правильно составить должностную инструкцию курьера и что в ней следует указать, читайте в нашей статье.

Как составить: общие положения

Должностная инструкция разрабатывается руководителем отдела и согласовывается с кадровой службой и юридическим отделом. При ее составлении необходимо учитывать функции, характеристики и требования, описанные в нормативных документах предприятия.

Курьер относится к категории рабочих и подчиняется директору отдела управления персоналом или менеджеру подразделения. При этом зачастую он должен иметь среднее профессиональное образование — требования к стажу работы, как правило, не предъявляются.

Назначается на должность и освобождается от нее доставщик приказом генерального директора.

Служащий должен знать:

• стандарты доставки, хранения и учета;
• местность и транспортную развязку города;
• нормы охраны труда.

Руководствоваться в своей деятельности работнику должен законодательством РФ, Уставом предприятия, распоряжениями и приказами руководства.

Должностные обязанности: на что имеет право курьер и его ответственность

В разделе «Обязанности» следует указать конкретные функции работника:

• получение заданий в подразделениях по доставке;
• исполнение поручений в определенные сроки;
• уточнение местонахождения адресатов;
• создание маршрутов;
• контроль над сохранностью груза во время транспортировки;
• ведение журнала поручений.

В разделе «Права» указываются полномочия, закрепленные за данной должностью и необходимые для выполнения трудовых функций.

Как правило, доставщик имеет право на компенсацию транспортных расходов и получение проездных документов. При этом он может требовать от руководства предприятия содействия в исполнении своих обязанностей, а также получать необходимую информацию для осуществления своей деятельности от сотрудников других подразделений.

Раздел «Ответственность» в должностной инструкции устанавливает действия, за которые предусмотрены меры наказания, согласно федеральным законам и нормативным актам организации. Так, работник ответственен за причинение материального ущерба предприятию и порчу вверенных ему ценностей. Кроме этого, курьер отвечает за неисполнение обязанностей и совершение правонарушений во время осуществления своей деятельности.

Должностная инструкция офис-менеджера — образец (2021)

• Для чего составляется инструкция
• Порядок утверждения должностной инструкции
• Где найти бланк должностной инструкции офис-менеджера
• Структура должностной инструкции
• Требования к сотруднику
• Что входит в функциональные обязанности офис-менеджера
• Права сотрудника и ответственность за невыполнение обязанностей
• Итоги

Для чего составляется инструкция

Утверждение должностной инструкции офис-менеджера поможет руководителю четко очертить круг прав и обязанностей определенного сотрудника. В случае обнаружения невыполнения или получения отказа от выполнения прописанных в инструкции обязанностей руководитель имеет право привлечь провинившегося к дисциплинарному взысканию.

В должностной инструкции работодатель указывает:

• Какие квалификационные требования предъявляются к соискателю на должность. Следовательно, при несоответствии претендента указанным в инструкции квалификационным требованиям работодатель может отказать ему в приеме на работу.
• Круг должностных обязанностей сотрудника. Закрепленные в инструкции обязанности помогут при разрешении трудового спора.
• Границы ответственности за невыполнение сотрудником обязанностей.

Инструкция дает сотруднику представление о его основных обязанностях на этой должности. Так, наличие инструкции поможет не допустить вменения сотруднику дополнительных неоплачиваемых обязанностей.

Порядок утверждения должностной инструкции

Должностная инструкция может быть утверждена как самостоятельный кадровый документ либо быть приложением к трудовому договору. Должностные инструкции, как правило, не составляются персонально для каждого сотрудника, а разрабатываются для определенной должности (письмо Роструда № 3042-6-0 от 09.08.2007).

При приеме нового сотрудника на должность офис-менеджера специалист, отвечающий за кадровый учет в организации, распечатывает два экземпляра соответствующей инструкции (в них проставляется Ф.И.О. нового сотрудника). Один из них передается работнику (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6), а второй остается в его личном деле (на этом экземпляре должна стоять роспись сотрудника об ознакомлении с документом).

Возможны и другие варианты фиксации факта ознакомления сотрудника с инструкцией:

• соответствующая запись об ознакомлении делается в трудовом договоре;
• отметка об ознакомлении ставится на отдельном листе, который подшивается к утвержденному бланку должностной инструкции;
• делается запись в специальном журнале об ознакомлении с должностной инструкцией (локальным актом организации).

Инструкция офис-менеджера разрабатывается кадровой службой предприятия и утверждается директором. Подписывается инструкция тем лицом, которое ее составило. Форма инструкции не утверждена, но при ее составлении рекомендовано придерживаться:

• требований к структуре и содержанию документа, отраженных в приложении к постановлению Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;
• стандартов, предусмотренных ГОСТ Р 7.0.97-2016..

Все должностные инструкции обычно регистрируются в специальном журнале. Подробнее о порядке ведения такого регистра вы узнаете из нашей статьи «Журнал регистрации должностных инструкций — образец».

При наличии такой практики на предприятии перед передачей инструкции на утверждение директору она может быть завизирована рядом служб, например юридической. В соответствии с п. 5.21 ГОСТ Р 7.0.97-2016 виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), а также дату визирования. Виза располагается на обратной стороне последнего листа инструкции.

Для утверждения инструкции может издаваться соответствующий приказ, однако на практике руководитель ограничивается подписью под грифом «Утверждаю» с указанием наименования должности, подписи, инициалов, фамилии утверждающего лица и даты утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 ). Именно с этой даты должностная инструкция вступает в действие.

Как грамотно составить трудовой договор с офис-менеджером? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и скачайте образец трудового договора, составленный экспертами системы.

Где найти бланк должностной инструкции офис-менеджера

В связи с тем, что форма должностной инструкции офис-менеджера не является унифицированной и положение о порядке ее составления на законодательном уровне не утверждалось, бланк этого локального документа разрабатывается каждой организацией самостоятельно.

Поскольку права/обязанности офис-менеджеров в большинстве компаний мало чем отличаются, принято использовать уже готовый бланк должностной инструкции. Скачать актуальный бланк вы можете на нашем сайте в начале статьи, блок «Вам помогут документы и бланки».

Структура должностной инструкции

Общепринятая структура должностной инструкции выглядит так:

• Общие положения о должности.
• Порядок субординации, связи по должности.
• Функциональные обязанности.
• Права сотрудника.
• Ответственность за ненадлежащее/неполное неисполнение обязанностей.

Требования к сотруднику

На эту должность зачастую принимаются специалисты с высшим (желательно филологическим или в области менеджмента) образованием. При этом опыт работы зачастую не требуется. Но есть и такие работодатели, для которых опыт работы по данной или смежной специальности (в идеале не менее двух лет) является ключевым требованием. При этом образование у претендента может быть и средним профессиональным.

Одним из важных требований, предъявляемых к сотруднику, часто является знание иностранных языков. Также важны знания основ делопроизводства и деловой этики, обладание навыками ведения административно-хозяйственной деятельности. Не меньшее внимание уделяется работодателем грамотной речи и навыкам владения офисной техникой.

Приступив к работе, офис-менеджер должен выяснить:

• структуру компании и принципы зонирования различных служб;
• принципы управления персоналом компании;
• сферу деятельности компании, рамки полномочий и пределы ответственности офисных сотрудников;
• методы планирования и мотивации, используемые в компании;
• особенности построения документооборота и порядок ведения делопроизводства;
• особенности составления и оформления документации по стандартам, принятым в компании;
• принципы организации обеспечения офиса предметами производственной необходимости (канцелярией, предметами обихода, санитарно-гигиеническими средствами, расходными материалами и пр.);
• техническое оснащение офиса и правила работы с имеющейся техникой;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила техники безопасности, охраны труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии.

С одной из таких обязательных инструкций (по охране труда) вы ознакомитесь, прочитав нашу статью «Инструкция по охране труда для офисных работников (2021)».

Что входит в функциональные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер подчиняется напрямую руководителю предприятия — именно от решения директора зависит его утверждение на должность и увольнение. В связи с этим обязанности офис-менеджера связаны в основном с выполнением прямых распоряжений руководства. Кроме того, офис-менеджер должен обеспечивать бесперебойную работу офиса и координировать взаимодействие отделов между собой.

В связи с этим можно выделить основные должностные обязанности офис-менеджера:

• обеспечение бесперебойной работы офиса, включая секретарскую, курьерскую службу, водителей и техперсонал;
• систематизация и поддержание порядка в организационной документации;
• прием/распределение поступающих телефонных звонков (организация работы секретарского/диспетчерского состава);
• распределение рабочих обязанностей офисных сотрудников (секретарей, курьеров, диспетчеров, водителей, технических сотрудников и т. д.);
• обеспечение сотрудников офиса визитками, раздаточными материалами, контроль за соблюдением дресс-кода (при его наличии);
• разработка и исполнение бюджета на офисные нужды;
• организация обеспечения офиса всем необходимым для его функционирования (канцелярией, офисной мебелью и техникой, расходными материалами и пр.);
• обеспечение хранения вверенных ему материальных ценностей;
• организация порядка использования офисной техники, в случае ее неисправности вызов соответствующих техников для проведения ремонтных работ, обеспечение модернизации техники и программного обеспечения;
• организация встреч, приема гостей/делегаций, материально-техническое сопровождение всех встреч и мероприятий в офисе;
• планирование деловых встреч, их модерация, организация протоколирования и иного документального оформления таких событий;
• организация офисного документооборота / деловой корреспонденции, координация работы по ведению делопроизводства;
• контроль за соблюдением офисными сотрудниками трудовой дисциплины, ведение табеля учета рабочего времени подчиненных;
• координация завершения/начала трудового дня.

Права сотрудника и ответственность за невыполнение обязанностей

Основные права офис-менеджера следующие:

• ознакомление с документацией, имеющей отношение к выполняемым им должностным обязанностям;
• внесение предложений по улучшению офисной работы;
• подписание и визирование документации, входящей в его компетенцию;
• распоряжение вверенными денежными средствами и материальными ресурсами для достижения поставленных целей и выполнения возложенных функциональных обязанностей;
• подача руководителю данных о кадровом перемещении подчиненных сотрудников, наложении дисциплинарных взысканий;
• требование о создании надлежащих условий для исполнения возложенных на него обязанностей.

В случае если офис-менеджер не справляется со своими обязанностями, он несет ответственность в рамках, предусмотренных трудовым законодательством.

Итоги

При приеме на работу офис-менеджера важно заранее очертить круг его обязанностей. Необходимые правила поведения обычно закрепляются в должностной инструкции — локальном документе, в котором содержатся все требования руководителя к подчиненному.

Должностная инструкция утверждается руководителем и передается сотруднику для ознакомления. Роспись об ознакомлении означает, что сотрудник обязуется выполнять все вмененные ему функции, а также знает об ответственности за их неисполнение.

Должностная инструкция логиста

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность логиста общества с ограниченной ответственностью «Олимп» (далее — Общество).

1.2. На должность логиста назначается сотрудник, имеющее высшее образование без требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 3 лет.

1.3. Логист назначается на должность и освобождается от должности приказом Генерального директора в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации .

1.4. Логист относится к категории специалистов, подчиняется руководителю отдела логистики, в случае его отсутствия Коммерческому директору.

1.5. Во время отсутствия логист (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности выполняет специалист, назначаемый в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.6. В своей работе логист руководствуется:

— законодательными и нормативно-правовыми актами Российской Федерации, а также локальными и организационно-распорядительными документами Учреждения;

— правилами внутреннего трудового распорядка;

-правилами и нормами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;

— указаниями, поручениями, приказами и распоряжениями генерального директора, коммерческого директора Общества, руководителя отдела логистики;

— настоящей должностной инструкцией.

1.7. Логист должен знать:

— Конституцию Российской Федерации, законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие ведение предпринимательской деятельности;

— действующие в Обществе локальные нормативные акты, регулирующие производственный и хозяйственный процессы в Обществе;

— основы логистической деятельности;

— порядок составления планов, основы ведения учёта и составление отчётности;

— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

2. Функции

На логиста возлагаются следующие функции:

2.2. Снижение затрат на транспортные и погрузо-разгрузочные работы организация выполнения обязательств по тендерам по логистической части

2.3. Поиск и заключение договоров с Перевозчиками

2.4. Контроль исполнения договоров со стороны Перевозчиков

2.5. Организация своевременного документооборота

3. Должностные обязанности

3.1. Планирование работы отдела на день, неделю, месяц.

3.2. Расчет затрат на логистику, разработка бюджета на логистику по каждому тендеру, обеспечение его соблюдения.

3.3. Организация и координация грузоперевозок.

3.4. Подготовка списка перевозчиков грузов и предложение на согласование оптимального варианта, исходя из наиболее эффективных схем работы транспортных организаций и наиболее оптимальных видов транспорта (в соответствии со стандартами на условия транспортировки отдельных видов грузов), транспортных тарифов, технико-эксплуатационных, экономических и стоимостных показателей перевозки

3.5. Составление маршрутов транспортировки грузов.

3.6. Подготовка, согласование и заключение договоров на перевозку, транспортно-экспедиционное и иное обслуживание, связанное с транспортировкой грузов (подготовка документации для осуществления перевозки).

3.7. Организация технологического процесса перевозки (передача грузов перевозчикам, контроль за доставкой грузов грузополучателям, координация погрузочно-разгрузочных работ).

3.8. Получение отчетной документации по экспедированию .

3.9. Обеспечение страхования оборудования, товаров, сырья, материалов, грузов, ответственности перевозчиков.

3.10. Организация мероприятий по обеспечению сохранности грузов при транспортировке.

3.11. Составление внутреннего рейтинга перевозчиков по регионам (регион/город, срок доставки груза, качество перевозки, своевременность доставки груза, стоимость услуг на направление)

3.12. Ежемесячный мониторинг рынка транспортно-экспедиторских компаний.

3.13. Получение счетов на оплату по транспортно-экспедиторским услугам.

3.14. Информирования Перевозчика об оплате счетов.

3.15. Ведение базы перевозчиков.

3.16. Выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя.

3.17. Участие в разработке инструментов работы для получения максимально возможной информации по тендерам, связанных с услугами компании

3.18. Взаимодействие с подразделениями Общества для выполнения поставленных задач

3.19. Ведение и предоставление отчетности

4. Права

Логист имеет право:

4.1. Вносить предложения по развитию и совершенствованию деятельности Общества;

4.2. Запрашивать у руководства, получать и пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей;

4.3. Принимать участие в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, связанные с его работой;

4.4. Повышать свою квалификацию.

Логист пользуется всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и Трудовым договором.

5. Ответственность

Логист несет ответственность:

5.1. За осуществление возложенных на него должностных обязанностей;

5.2.За организацию своей работы, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководителей, нормативно-правовых актов по своей деятельности;

5.3. За рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

5.4. За соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности сотрудниками Общества;

5.5.За соблюдение трудовой дисциплины и выполнение должностных обязанностей;

5.8. За нарушение нормативно-правовых актов Логист может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности.

С инструкцией ознакомлен: _________________________»__» _____________ 2017г.