Должностная инструкция и обязанности делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя определяет спектр функциональных обязанностей специалиста, ответственного за ведение документооборота в организации.

Образец должностной инструкции делопроизводителя

Общие положения

Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.
Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.
Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
- актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;
- законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;
- внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;
- принципов составления аналитических документов по документообороту;
- должностной структуры компании;
- действующих системы электронного оборота документов в компании;
- ведения базы данных документов компании;
- типовых сроков и принципов обращения с документами;
- требований к сохранности и хранению документации;
- требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;
- норм архивирования документов;
- нормативов составления описи документов по заданным критериям;
- правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.
В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
- действующими законами;
- положениями данной инструкции;
- документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.
Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.

Обязанности делопроизводителя

Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
Ведет внутреннюю базу документов компании.
Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
Обеспечивает ведение текущей документации компании.
Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
Контролирует доведение документов до их адресатов.
Дает справки по документам компании.
Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.
Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.
Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.

Права

Делопроизводитель обладает правами:

На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.

Ответственность

Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:

За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.

Необходимость должностной инструкции делопроизводителя

Данный документ регулирует основные моменты взаимоотношений специалиста с руководителями и коллегами. Для самого делопроизводителя документ служит основой выполнения им своих функциональных обязанностей. Для руководителей инструкция дает ориентир по взаимодействию со специалистом в рабочем процессе. Для обеих сторон инструкция выполняет важную профилактическую роль, позволяя на ранних подступах гасить потенциальные конфликтные ситуации.

Принципы должностной инструкции

Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:

Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
Права — дается перечень прав специалиста.
Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.

К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.

Читать еще: Должностные обязанности Менеджера администратора торгового зала

Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.

Составление должностной инструкции

Документ желательно печатать на стандартном бланке компании. Соответственно, правая часть сверху отводится для данных о компании и руководителе. Далее по центру пишется наименование документа. Что касается самого содержания разделов, то оно расписано ниже.

Общие положения

В первую очередь, здесь прописывают:

категорию, к которой относится делопроизводитель;
требования по квалификации;
кому он подчиняется;
кто его должен заменить в случае необходимости.

Обязательным является перечень навыков и знаний, набором которых должен обладать делопроизводитель.

Важно! Перечень знаний соответствует потребностям каждой конкретной организации и не является стандартным.

Обязанности

Именно на основании данного раздела и строится повседневная деятельность делопроизводителя. Поэтому необходимо четко прописать функции сотрудника, не обременяя его и, с другой стороны, не забывая включать сюда ключевые рабочие обязанности.

Важно! Если делопроизводителей несколько, то рекомендуется не дублировать обязанности, а четко их прописать для каждого работника.

Права

В разделе даётся перечень прав, которым наделяется делопроизводитель для эффективного выполнения им своих обязанностей.

Важно! Необходимо четко соотносить объем прав с функциональными обязанностями делопроизводителя.

Ответственность

Здесь дается перечень причин, на основании которых работник может быть привлечен к ответственности. Принципы ответственности даются в общем виде, поскольку конкретная ответственность может наступить после юридических разбирательств.

После составления инструкция дается для ознакомления самому сотруднику. Если замечаний нет и сотрудник согласен с содержимым, то остается лишь подписать документ. Для этого в левом нижнем углу даётся подпись делопроизводителя и её расшифровка. При необходимости она дополняется подписью ответственного лица, например, начальника кадрового отдела. Печать компании не требуется.

Должностная инструкция делопроизводителя (рус.)

Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению ______________ (заведующего канцелярией (отдела документационного обеспечения), иного должностного лица).
Делопроизводитель должен знать:
— Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.
— Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
— Структуру предприятия и его подразделений.
— Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
— Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
— Основы организации труда.
— Правила эксплуатации вычислительной техники.
— Законодательство о труде.
— Правила внутреннего трудового распорядка.
— Правила и нормы охраны труда.
Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:
— Положением о ____________ (канцелярии; отделе документационного обеспечения; ином структурном подразделении).
— Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
— Настоящей должностной инструкцией.
Делопроизводитель подчиняется непосредственно _____________.
На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
_________________________________________________________________.
_________________________________________________________________.

Делопроизводитель:

Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
Отправляет исполненную документацию по адресатам.
Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
Принимает документы на подпись (заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения), иного должностного лица) проверяет правильность их составления и оформления.
Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
_________________________________________________________________.
_________________________________________________________________.

Делопроизводитель имеет право:

Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
В пределах своей компетенции сообщать (заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения), иному должностному лицу) о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.
Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
_________________________________________________________________.
_________________________________________________________________.

Читать еще: Счет 05 в бухучете Амортизация нематериальных активов

Должностные обязанности и функции делопроизводителя

Должностные обязанности делопроизводителя в основном сводятся к работе с документами: оформлением бумаг, приемом и отправкой необходимой корреспонденции, а также к выполнению дополнительных поручений руководителя. Конкретный перечень обязанностей определяется должностной инструкцией. Ее описание и пример можно увидеть ниже.

10 основных обязанностей

Практически любая средняя или крупная компания учреждает должность делопроизводителя. Эта штатная единица может иметь разные названия, например:

секретарь;
секретарь-делопроизводитель;
помощник руководителя;
ассистент и т.п.

Однако основная задача работы практически всегда одинакова – это оформление, хранение, доставка, распределение документов. Основные обязанности сотрудника сводятся к следующим задачам:

Прием и регистрация поступающей (входящей) корреспонденции в соответствии с правилами компании. Обычно заводится специальный журнал регистрации корреспонденции: каждой бумаге присваивается номер и дата поступления, после чего она направляется в соответствующий отдел предприятия.
Отправка корреспонденции – письма могут направляться как по почте, так и в электронном виде. Все отправляемые документы также регистрируются в указанном журнале.
Ведение картотеки учета или иного документа, фиксирующего движение документов по предприятию (документооборот). Делопроизводитель должен создать и вести банк данных, по которому можно отследить нахождение конкретного документа в данный момент.
Передача распоряжений на исполнение в тот или иной отдел (например, приказ директора о приеме нового сотрудника на работу – в отдел кадров и в бухгалтерию).
Систематизация и хранение бумаг в архиве. Обычно у каждой бумаги есть свой «срок действия», по истечению которого ее можно передать на хранение в архив. Делопроизводитель должен обеспечить максимально оперативный доступ к этим бумагам в случае их востребования.
Организация работы с текущими документами, обеспечение оперативного доступа к любой бумаге. Обычно для этого создаются картотеки и электронные базы данных.
Прием документации на подпись руководителя или его заместителей, иных уполномоченных лиц. Как правило, сотрудники передают бумаги не лично руководителю, а именно делопроизводителю, который обязан бережно хранить их и передавать на подпись в установленный срок, а затем распределять по отделам компании или хранить в определенном месте.
Обеспечение сохранности любой документации, в некоторых случаях – ограничение доступа к документам со стороны посторонних лиц.
Принятие участие в разработке отдельных документов – например, фирменных бланков, типовых форм (приказы руководителя) и т.п.
Выполнение отдельных поручений руководителя, в том числе и связанных с доставкой документов, представлению интересов компании.

Должностная инструкция делопроизводителя

Этот документ подписывается работником в обязательном порядке (обычно в день приема на работу) вместе с трудовым договором. Инструкция обычно состоит из 4-5 разделов, включающих информацию об общем описании должности, конкретных обязанностях, а также правах и ответственности работника.

5 основных требований к сотруднику

Конкретные требования к этому сотруднику сильно зависят от компании. Например, в крупных организациях, имеющих представительства в России и за рубежом делопроизводитель – это лицо компании, которое обязано в том числе владеть и английским языком. Однако в большинстве случаев требования к этому работнику сводятся к следующему:

Наличие среднего профессионального или высшего образование (обычно в сфере экономики, документоведения или архивоведения).
Умение работать с документами (оформление, хранение, распределение, организация системы учета).
Опыт работы в аналогичной сфере – 1 год и более.
Развитые навыки работы на ПК (уверенный, опытный пользователь) и на оргтехнике (принтеры, сканеры и т.п.).
Коммуникативные навыки: делопроизводителю нередко приходится иметь дело с клиентами компании, поэтому необходим навык корректного и дружелюбного общения.

Какие должностные обязанности у делопроизводителя

Должностные обязанности делопроизводителя заключаются в ведении документооборота предприятия (организации) – специалист организует:

регистрацию, учет и хранение внешнего;
регистрацию, учет и хранение внутреннего.

Что это за сотрудник

Выполняемый в компаниях функционал делопроизводителя — административная, офисная работа. ЕКСД относит должность к категории служащих, действующий профстандарт 07.002 — к специалистам.

Напоминаем, с 2016 года ЕКСД действуют наравне с профессиональными стандартами. Работодатели самостоятельно принимают решение о их применении для описания обязанностей в должностных инструкциях и наименования должностей, кроме случаев, специально оговоренных в законодательстве или отраслевых НПА (122-ФЗ и Письмо Минтруда № 14-0/10/В-2253).

Читать еще: Порядок заполнения 6НДФЛ

Не все предприятия переходят на электронный документооборот. Делопроизводитель выполняет «ручную» работу по обслуживанию движения внутренней и внешней корреспонденции и документации, занимается ее оформлением, регистрацией и подготовкой ко хранению:

принимает и регистрирует корреспонденцию (письма, извещения, претензии, приказы и т. д.);
передает на исполнение;
ведет банк данных документов, составляет учетные карточки;
выдает справки;
готовит описи и сдает в архив.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

В небольших фирмах они входят в обязанности секретаря-делопроизводителя в организации и совмещаются с обязанностями помощника руководителя. ЕКСД содержит более низкий уровень требований к квалификации сотрудника. Перечислены следующие необходимые для исполнения обязанностей знания.

Профстандарт 07.002 называется «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Требования к специалисту «делопроизводитель» содержатся в описании обобщенной функции «3.2. Документационное обеспечение деятельности организации». Совмещение с функцией «Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации» не предусматривается — что делает секретарь-делопроизводитель, описывается в обобщенной функции профстандарта «3.3. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации». Квалификационные требования к делопроизводителю выше предъявляемых ЕКСД.

Какие у работника обязанности

Обязанности по ЕКСД приведены простым перечислением. При описании следует выбрать те, которые поручаются работнику на данном предприятии.

Обязанности по профстандарту — трудовые действия, детализирующие каждую трудовую функцию описываемой должностной позиции (обобщенную трудовую функцию).

Специалист, если описать обязанности делопроизводителя кратко, выполняет три трудовые в рамках обобщенной — «3.2. Документационное обеспечение деятельности организации», а именно:

3.2.1. работа с документами;

3.2.2. текущее хранение документов;

3.2.3. обработка дел для последующего хранения.

Каждая описывается в табличном виде (внизу таблицы перечисляются знания и умения, необходимые для выполнения каждой).

Структура раздела «Обязанности» должностной инструкции на основе профессионального стандарта имеет особенности.

Заполненный раздел ДИ на основе профстандарта 07.002, содержащий функции делопроизводителя в организации, имеет следующий вид.

Права, ответственность и заключительный раздел

Все переданные работодателем обязанности делопроизводителя в государственном учреждении и в любом другом предполагают наделение сотрудника правами и ответственностью в соответствии с трудовым и общим законодательством РФ. Заключительный раздел регламентирует порядок ознакомления с должностной инструкцией и дает ссылку на использованный профстандарт, другие НПА.

4. Права

Делопроизводитель имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. … (другие права)

5. Ответственность

5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности:

за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
за причинение ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. … (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления», утвержденного Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н, с учетом… (реквизиты локальных нормативных актов).

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. … (другие заключительные положения).

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

0 0 голоса

Рейтинг статьи