Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
10 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Должностная инструкция делопроизводителя по профстандарту

Образец должностной инструкции делопроизводителя в 2021 году

Из статьи вы узнаете:

Должность делопроизводителя обычно утверждается в любой средней или крупной компании. Главная функция этого специалиста – это организация и выполнение работ по документационному обеспечению организации. Должностная инструкция делопроизводителя в 2021 году должна отражать должностные обязанности и права работника, требования для занятия должности и применяемые меры ответственности за ненадлежащее исполнения возложенных задач.

Что учитывать при составлении инструкции?

При подготовке должностной инструкции делопроизводителя нужно учитывать несколько моментов.

Во-первых, в РФ утвержден Общеотраслевой квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, включающий подраздел «Делопроизводитель», где расписаны должностные обязанности, требования относительно квалификации и необходимых умений, знаний подобных сотрудников.

Во-вторых, 15.07.2020 года Минтруд своим приказом утвердил Профстандарт №333н, который регламентирует организационно-правовой статус специалистов по организационному и документационному обеспечению управления в организации, в том числе и делопроизводителей.

Вам также будет интересно:

В-третьих, в вышеуказанных нормативных актах перечислены только общие требования к навыкам делопроизводителя. Однако каждая компания может дополнить или расширить перечень основных прав и обязанностей специалиста, отразив это в должностной инструкции. При этом необходимо учитывать отраслевую специфику организации, ее размер, количество штатных единиц делопроизводителей и другие моменты.

Структура должностной инструкции

Любая должностная инструкция включает в себя 4 базовых раздела:

  1. Раздел 1 – Общие положения.
  2. Раздел 2 – Должностные обязанности.
  3. Раздел 3 – Права.
  4. Раздел 4 – Ответственность.

Иногда включают дополнительные разделы, например, об условиях труда, взаимосвязях с другими структурными подразделениями компании или о порядке пересмотра должностной инструкции.

Разделы состоят из пунктов. Инструкция составляется в единственном экземпляре в форме:

  • отдельного документа;
  • приложения к трудовому договору.

Содержание должностной инструкции

Начать следует с названия документа – « Должностная инструкция делопроизводителя ». Если фирма небольшая, организация делопроизводства может быть возложена на секретаря, помощника руководителя или ассистента. В таком случае и название документа будет соответствующее, например, « Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя ».

Далее рассмотрим содержание инструкции в разрезе каждого из основных блоков.

Общие положения

Также необходимо определить:

  • кому непосредственно подчиняется работник, например, руководителю службы делопроизводства или заведующему канцелярии, заместителю генерального директора либо генеральному директору;
  • кто замещает работника в период его временного отсутствия на работе.

Отдельным пунктом выделите требования к образованию, обучению, практическому стажу. Согласно профстандарту к работникам, обобщенной трудовой функцией которая является документационным обеспечением деятельности организации, предъявляются следующие требования:

  1. образование и обучение – среднее профильное профессиональное образование либо среднее не профильное профессиональное образование и дополнительное профобразование по дополнительным профессиональным программам;
  2. опыт практической работы – не требуется.
  3. особые условия допуска к работе – не предусмотрены.

Далее следует перечислить, какими знаниями и умениями должен владеть делопроизводитель. Вот примерный список того, что должен знать такой работник:

Регламентирующие документы / Документационное обеспечение

Как составляется должностная инструкция

Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность делопроизводителя. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее полное общее образование и специальную подготовку по установленной программе не менее 3 месяцев, без предъявления требований к стажу работы.

Делопроизводитель относится к категории служащих, принимается и увольняется в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального кого такого делопроизводителя его обязанности организации. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом организации, настоящей должностной жмите, положениями, приказами и распоряжениями вышестоящего руководства организации.

В своей деятельности Ктг подчиняется непосредственно начальнику управления административно-хозяйственного обеспечения и находится в оперативном подчинении офис-менеджера. На время отсутствия кого такого делопроизводителя его обязанности командировка, отпуск, болезнь его обязанности может исполнять лицо, назначенное в установленном делопроизводитешь, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Соблюдать требования охраны труда, установленные законодательством и иными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда. Немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве или об ухудшении своего здоровья. Выполнять служебные поручения своего руководителя точно и в установленный срок.

Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения.

В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных. Вести картотеку учета прохождения документальных Кто таких делопроизводителей его обязанности, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в кто такой делопроизводитель его обязанности.

Читать еще:  Ответственность за разглашение персональных данных

Обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Обеспечивать порядок в канцелярии, требовать от сотрудников обеспечения порядка и тишины. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать их в архив. Требовать в пределах возложенных на него обязанностей от непосредственного руководителя создания условий для работы и обеспечения всем необходимым для выполнения https://100resheniy.ru/oformlenie-sdelok/pravila-povedeniya-na-vodoemah.html обязанностей.

Знакомиться с решениями руководства предприятия, касающимися его деятельности. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. За неисполнение ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

За невыполнение приказов, распоряжений и указаний вышестоящего руководства в части, его касающейся. За совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

II. Должностные обязанности

Своевременное получение и отправление корреспонденции подразделениям и сторонним организациям. Взаимодействует со всеми работниками, руководителями подразделений и руководством организации по вопросам, входящим в его компетенцию.

Взаимодействует с представителями сторонних предприятий, организаций, учреждений по вопросам, относящимся к его компетенции. Согласование инструкции зависит от того, кто ее утверждал.

Если ДИ утверждает генеральный директор, то, как правило, она согласовывается с директором по персоналу, возможно согласование с начальником юридического управления.

Должностные обязанности делопроизводителя

Главная Контакт. Главная Избранное Новости Образцы. Должностная инструкция делопроизводителя Образцы по теме: Должностная инструкцияИнструкцияТруд. Общие положения 1.

Квалификационные характеристики 2. Делопроизводитель должен знать: — нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; — основные положения Единой государственной системы делопроизводства; — структуру предприятия обязаннсоти его подразделений; — Кто такие делопроизводители его обязанности унифицированной системы организационно-распорядительной документации; — порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; — основы организации труда; — правила эксплуатации вычислительной и оргтехники; — основы законодательства о труде; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

Делопроизводитель должен уметь: — пользоваться современными техническими средствами обработки информации, коммуникаций и связи, вычислительной техники. Должностные обязанности 3.

Должностная инструкция делопроизводителя школы

В своей деятельности делопроизводитель обязан: 3. Соблюдать регламентирующие документы, указанные в п. Отправлять исполненную документацию по адресатам. Копировать необходимые для работы документы.

Права Делопроизводитель имеет право: 4. Ответственность Делопроизводитель несет ответственность: 5. За достижение поставленных перед ним целей и задач. За неразглашение коммерческой тайны. За недостоверную информацию, предоставляемую руководству. Критерии эффективности деятельности делопроизводителя 6. Качественное выполнение должностных обязанностей.

Обязательна ли должностная инструкция?

Взаимоотношения Делопроизводитель: 7. Последние новости Проверки по НДС и налогу на прибыль в году Определение налоговой базы и ставки НДС при выполнении работ Утверждены формы бюллетеня для голосования на выборах президента О заполнении формы обоснования закупок при формировании и утверждении плана-графика закупок.

Кто обязан платить за отрицательное влияние на обязанност среду?

Профстандарт делопроизводителя

Профессиональный стандарт делопроизводителя помогает определить круг задач работника, требуемые от него навыки и его уровни квалификации. По действующему законодательству он обязателен для госсектора, а компании из частной сферы применяют его для профилактики конфликтов с проверяющими инстанциями, а также для корректного формирования списка требований к претендентам на позиции.

Правовые основы профстандартов

Внедрение профстандартов в кадровое делопроизводство началось в 2015-м году, с принятием Федерального закона №122-ФЗ. На его основе были проведены следующие изменения:

  • В Трудовой кодекс была внесена статья 195.3. В ней говорилось, что профстандарты обязательны для профессий, к которым в законах особо установлены квалификационные требования. Эти положения были подтверждены статьей 57 ТК РФ, которая установила их необходимость для позиций, имеющих законодательно оформленные льготы или ограничения.
  • Правительством было принято Постановление №584, обязавшее использовать профстандарты организации, находящиеся под государственным контролем (бюджетный характер или доля государства свыше 50%).
Читать еще:  Получение автомобиля в наследство

Для разъяснения положений этих актов на практике Минтруд дополнительно издал Письмо №14-0/10/В-2253. На основе данных актов можно сказать, что профстандарты необходимы:

  • Когда организация находится под полным или частичным контролем государства (доля в капитале больше 50%).
  • Когда для позиции законодательно установлены особые требования – льготы, компенсации, квалификационные параметры.

В иных случаях они внедряются в практику на добровольной основе для получения некоторых плюсов:

  • Корректировки имеющейся трудовой документации, что не только помогает навести порядок в документообороте, но и снижает вероятность конфликтов с контролерами (ФНС, трудовая инспекция и пр.).
  • Закрепления квалификационных параметров для действующих сотрудников и кандидатов.
  • Получения возможности корректно указывать сотрудникам на необходимость дополнительных мер по повышению квалификации.
  • Проведения аттестации или переаттестации работников.

Внимание! Вместе с профстандартами сохраняют силу должностные классификаторы (ЕКС, ЕТКС). Работодатель вправе выбрать предпочтительный документ при решении кадровых вопросов.

Структура и содержание профстандарта делопроизводителя

В 2015-м году приказом Минтруда был принят стандарт 07.002 для специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией. В него входят четыре раздела, содержащие основные характеристики деятельности делопроизводителя.

Во вводной части содержится группа и вид деятельности по классификаторам ОКВЭД и ОКЗ.

Вторая часть дает перечень обобщенных функций, лежащих в основе профессии, а также их составляющих. Насчитывается 4 обобщенных функции и 24 их составляющих. Так, обобщенная функция по документационному обеспечению работы организации включает три составляющих:

  • организация работы с документами;
  • их хранение;
  • обработка дел для дальнейшего хранения.

Для функций и их составляющих приведены коды и уровни (подуровни) квалификации, нужные специалисту для их выполнения.

Третий раздел состоит из перечня функций с их подробными характеристиками. Для каждой обобщенной профильной функции приведены следующие параметры:

  • наименование и происхождение;
  • требования к образованию и рабочему опыту специалиста;
  • критерии для допуска специалиста к работе;
  • прочие характеристики.

Так, делопроизводителю для выполнения обязанностей по обеспечению документационной деятельности нужно среднее профессиональное образование.

Для составляющих трудовых функций приведены следующие характеристики:

  • трудовые действия;
  • нужные специалисту для их выполнения знания и умения;
  • прочие характеристики.

Например, для составляющей «Организация работы с документами» приведены:

  • десять трудовых действий (прием и первичная обработка документации, её регистрация и пр.);
  • пять умений в практической области (уметь пользоваться БД, СПС и т.д.);
  • нужные от специалиста знания в девятнадцати областях (понимание структуры организации, порядка обработки документов и пр.).

В заключительную часть документа входит список его организаций-разработчиков.

Внимание! Часть должностных характеристик (полномочия, льготы и пр.) отсутствуют в документе. Для освещения этих аспектов дополнительно используется должностная инструкция.

Нюансы внедрения профстандартов

Корректное применение профстандартов обычно включает следующие стадии:

  • Создание регламента, регулирующего процессы внедрения. В нем должны содержаться порядок этапов, их продолжительность, ответственные лица.
  • Рассмотрение организации, её отраслевых особенностей, иерархической структуры, нагрузки сотрудников.
  • Нахождение профстандартов, подходящих для профиля деятельности сотрудников.
  • Изменение на их основе действующей трудовой документации.
  • Документирование новых параметров квалификации сотрудников.
  • Анализ, на основе новой документации, нагрузки работников, соответствия обязанностей их позициям и прочих кадровых аспектов.
  • Проведение изменений в организационной структуре – освобождение сотрудников от непрофильных обязанностей, переименование позиций и т.д.

В итоге работодатель приобретет возможности корректно отказывать кандидатам, проводить переаттестацию действующих работников, требовать от них прохождения профильного обучения для повышения квалификации.

Внимание! Трудовой кодекс не предполагает возможности увольнения сотрудника за его несоответствие параметрам, установленным в профстандарте. В этом случае можно предложить ему переход на другую позицию по ст. 72.1 ТК.

Профстандарт делопроизводителя. Составление должностной инструкции, права и обязанности работника

Должностная инструкция делопроизводителя представляет собой внутренний документ, регламентирующий его деятельность и определяет пределы его компетенции внутри хозяйствующего субъекта. Этот документ очерчивает круг должностных обязанностей делопроизводителя, его ответственность за ненадлежащее их исполнение, а также его права.

При совпадении общих положений некоторые пункты должностных инструкций могут варьироваться в зависимости от специфики места их применения.

  1. Профстандарт
  2. Кто должен разрабатывать ДИ в организации?
  3. Правила оформления
  4. Общие положения
  5. Функции
  6. Права и обязанности
  7. Ответственность
  8. Особенности ДИ работника в детском саду и школе

Профстандарт

В 2020 г содержание ДИ базируется на профстандарте 07.002, который был утверждён приказом Министерства труда РФ № 276н от 06.05.2015. При этом различная специфика конкретного места применения ДИ позволяет вносить в неё необходимые коррективы. Но в любом случае данный документ обязательно должен состоять из:

  • общих положений;
  • должностных функций делопроизводителя;
  • его должностных обязанностей;
  • прав;
  • ответственности.

Кто должен разрабатывать ДИ в организации?

В предусмотренном законодательством трудовом договоре обязательно должны быть оговорены должностные обязанности сотрудника, пределы его ответственности и предоставляемые ему права. Поэтому создаётся впечатление, что должностные инструкции в хозяйствующем субъекте излишни.

Читать еще:  Сопроводительное письмо в ФСС о предоставлении документов

Однако на практике в процессе трудовой деятельности зачастую происходят изменения в первоначальных функциях сотрудника, требующие заключения с ним дополнительных соглашений. Чтобы избежать этого и упростить делопроизводство и разрабатываются должностные инструкции, предусматривающие различные варианты служебных функций и обязанностей.

В качестве инициатора разработки ДИ выступает руководитель хозяйствующего субъекта, который поручает работу над документом своим подчинённым. Практика свидетельствует, что наиболее действенной ДИ получается, когда в её разработке участвуют несколько разнопрофильных специалистов. Чаще всего к составлению ДИ делопроизводителя привлекаются:

  • представитель отдела кадров;
  • штатный юрист;
  • руководитель хозяйствующего субъекта, который и подписывает документ.

Правила оформления

Как уже говорилось выше, существуют обязательные пункты, которые должны содержаться в ДИ делопроизводителя. Они присутствуют в любых должностных инструкций независимо от специфики хозяйствующего субъекта.

Общие положения

Общие положения констатируют, что делопроизводитель относится к категории технических исполнителей и перечисляет квалификационные требования к кандидату на эту должность. В этой же главе описывается порядок назначения на должность, снятия с неё и замещения во время отсутствия делопроизводителя.

Функции

Глава, описывающая должностные функции, включает в себя:

  • работу с деловой корреспонденцией;
  • доведение до сведения персонала указаний руководителя;
  • контроль за исполнением документированных распоряжений руководства;
  • создание реестра всей существующей на предприятии документации;
  • организацию архива;
  • выдачу необходимых справок и копий документов по запросам сотрудников.

Права и обязанности

Список должностных обязанностей, которые включают в себя основные функции делопроизводителя, наиболее подвержен изменениям, зависящим от специфики:

  • предприятия;
  • организации;
  • учреждения;
  • заведения;
  • фирмы;
  • компании и т. д.

Например, на крупных производствах может быть несколько делопроизводителей, у каждого из которых свой узкий круг непосредственных обязанностей, которые не пересекаются с обязанностями коллег. И наоборот, в небольших организациях делопроизводитель может ещё параллельно выполнять и обязанности секретаря руководителя, из-за чего сфера его деятельности заметно расширяется (о должностной инструкции секретаря, а также о том, кто разрабатывает документ, можно узнать здесь).
Кроме должностных обязанностей, делопроизводитель обладает и особыми правами, которыми зачастую наделяет его руководитель хозяйствующего объекта, что свидетельствуют о важности выполняемой работы. Например, делопроизводитель имеет прямой доступ к нужной информации и возможность запрашивать необходимые сведения, связанные с деятельностью предприятия.

При этом в его ДИ прописаны также и права, предоставляемые всем остальным сотрудникам хозсубъекта. У него есть право предлагать руководству свои мысли о совершенствовании документооборота на предприятии, а также участвовать в совещаниях, где обсуждаются проекты важных для компании решений.

Ответственность

Обсуждаемая категория работников при ненадлежащем выполнении своих должностных обязанностей, а также при нанесении ущерба хозсубъекту и при совершении правонарушений несёт такую же ответственность, как и остальной персонал. Однако особые права, зачастую даваемые делопроизводителям руководством компании, влекут за собой и повышенную ответственность.

Особенности ДИ работника в детском саду и школе

Специфика дошкольных образовательных учреждений и школы неизбежно накладывает свой отпечаток на должностные инструкции работающего там делопроизводителя. Кроме выполнения общих для его коллег должностных функций и обязанностей, он должен также соблюдать технику безопасности, правила внутреннего распорядка и придерживаться инструкции по охране здоровья и жизни детей.

При этом необходимо наличие у него опыта и способностей общения с детьми. При разработке ДИ для делопроизводителей в ДОУ должны обязательно учитываться требования, содержащиеся в Федеральном законе РФ № 124-ФЗ «Об основных гарантиях прав ребенка в РФ» от 24.07.1998, которых специалист в дошкольном образовательном учреждении обязан придерживаться в своей работе.

Обычно на данную должность принимаются граждане, имеющие общее среднее образование и стаж работы по специальности свыше 1 года.

В школах начального, среднего, профессионального и специального назначения на должность делопроизводителя, как правило, берутся лица с начальным профессиональным образованием, знакомые с психологией учащихся и имеющие навык общения с подростками.

На делопроизводителя в школе ложится немалая нагрузка, которая, кроме ведения дел каждого из учеников школы, состоит из необходимости:

  • готовить материалы для педсовета школы;
  • для попечительского совета;
  • совета школы;
  • организовывать директорские совещания;
  • создавать условия для максимально эффективной работы директора.

Тот факт, что многие высшие учебные заведения России активно открывают у себя курсы, дающие знания по документоведению и архивоведению, свидетельствует о растущей востребованности специальности делопроизводителя. Кроме того, о престижности профессии говорит и то обстоятельство, что зарплата опытного делопроизводителя на многих хозяйствующих объектах достигает уровня менеджера среднего, а то и высшего звена.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector