Должностная инструкция архивариуса образец 2021

Что должна содержать должностная инструкция архивариуса: примеры и образцы документов

От того, насколько грамотно составлена должностная инструкция архивариуса, зависит, насколько качественно будет работать сотрудник. При этом в инструкции указываются не только трудовые обязанности архивариуса, но и его права и зона ответственности, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особым вниманием.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции работодатель прописывает:

к какой категории работников сотрудник принадлежит (архивариус является техническим исполнителем);
кем он назначается и освобождается от должности (приказом генерального директора предприятия);
кому работник подчиняется (заведующему архивом);
каким образованием и опытом он должен обладать (чем крупнее организация, тем серьезнее требования);
к кому переходят функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса во время его отсутствия на рабочем месте (уполномоченному должностному лицу).

Кроме того, от архивариуса зачастую требуется знание:

правил приема, обращения, хранения и передачи документов в архив;
единой государственной системы делопроизводства;
руководящих документов по ведению архивного дела в организации;
правил оформления дел и их подготовки к дальнейшему использованию и хранению;
порядка разработки описаний документов временного и постоянного хранения;
правил оформления актов об уничтожении документации;
организационно-штатной структуры предприятия;
норм ведения составления и учета отчетности;
правил обращения со средствами коммуникации;
основных принципов организации труда;
правил внутреннего трудового распорядка;
норм этики и делового общения;
законодательства о труде;
норм охраны труда и правил противопожарной защиты.

Должностные обязанности: на что имеет право архивариус и его ответственность

Трудовые функции архивариуса прописываются в отдельном разделе должностной инструкции и традиционно заключаются в:

создании справочной системы документов;
отборе, упорядочивании, комплектации, использовании и обеспечении сохранности документов;
контроле ведения и оформлении делопроизводства в структурных подразделениях организации;
приеме на хранение и регистрации документов от структурных подразделений организации;
обеспечении сохранности документов, переданных в архив;
шифровании единиц хранения в соответствии с действующими законодательством РФ;
разработке номенклатуры дел, проверке верности их состава и оформлении при передаче в архив;
создании системы поиска документов, обеспечении быстрого и удобного доступа к ним;
подготовке сводных описей единиц временного и постоянного хранения, актов для направления документов на государственное хранение, а также на списание и уничтожение документации;
слежении за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях, отведенных под архив;
контроле состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения условий в помещениях архива для обеспечения их сохранности и целостности;
выдаче архивных копий и документов в соответствии с поступающими запросами;
составлении справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, а также подготовке сведений для составления отчетов о его деятельности;
использовании в работе средств автоматизации учета и коммуникации;
разработке требований, инструкций по организации архивного дела и ведению делопроизводства;
оказании сотрудникам организации помощи в поисках необходимой документации;
инструктировании сотрудников предприятия о правилах подготовки и сдачи дел в архив.

В то же время архивариус вправе:

вносить предложения по улучшению собственной деятельности и работы предприятия в целом;
принимать самостоятельные решения в рамках установленных полномочий;
отказаться от выполнения полномочий при возникновении угрозы для жизни или здоровья;
требовать от руководства создания нормальных условий для сохранности документов, материальных ценностей и выполнения служебных обязанностей;
подписывать документы в рамках собственной компетенции;
представлять интересы организации в установленном порядке;
получать сведения о решениях руководства, касающихся работы архивариуса;
обращаться к специалистам по вопросам, выходящим за пределы профессиональной компетенции;
получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей;
вступать в коммуникацию с работниками структурных подразделений организации по рабочим вопросам.

Отдельным параграфом следует обозначить круг ответственности архивариуса. Как правило, данный сотрудник отвечает за:

нанесение ущерба организации;
ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
направление клиентам и руководству компании заведомо недостоверных данных;
неправомерное обращение с личными данными и коммерческой тайной организации, а также за разглашение конфиденциальных сведений;
качество ведения отчетной документации;
нарушение правил трудового распорядка, противопожарной защиты, техники безопасности и требований трудовой дисциплины;
последствия самостоятельных решений и действий;
несанкционированное руководством представление интересов организации;
нарушение норм делового общения и этикета;
нарушение требований руководящей документации предприятия.

Образцы должностной инструкции архивариуса

Типовая инструкция

Образец типовой инструкции архивариуса предприятия вы можете скачать здесь: https://yadi.sk/d/XM4eqakx3TY83E

Медицинского учреждения

Архивариусов больницы нередко называют сотрудниками медицинского архива или медицинскими архивариусами. При этом их должностные обязанности, как правило, выглядят так: https://yadi.sk/d/PmNV9CLn3TY8TM

Образовательного учреждения

Бланк должностной инструкции архивариуса института мы разместили по ссылке: https://yadi.sk/i/fHOfDjyS3TY9ZT

Читать еще: Справочники в формате Excel

Чтобы найти заполненный образец документа для работника колледжа, необходимо нажать сюда: https://yadi.sk/i/FLWBLyvl3TY9eC

Должностные обязанности архивариуса суда выглядят следующим образом: https://yadi.sk/i/70ucns8p3TY9pW

Архивариуса-делопроизводителя

Скачать примерную инструкцию для архивариуса с функциями делопроизводителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/7HtUpVQ13TY9vW

Таким образом, архивариус может быть работником как бюджетного, так и частного учреждения, однако в любом случае его должностная инструкция должна быть максимально полной, подробной и соответствующей законодательству.

Что должен знать и уметь архивариус

Должностные обязанности архивариуса:

формирование архива организаций любых организационно-правовых форм;
эффективное управление архивными делами (документами);
внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение эффективного управления архивными (делами) документами.

Что это за работник и чем он занимается

Архивариус — привычное название должности служащих архива по ЕКСД. Его должностные обязанности перечислялись длинным перечнем. Описание использовалось для разработки должностных инструкций в организациях и на предприятиях.

Требования к знаниям, образованию и квалификации архивариуса минимальные.

В связи с повсеместной цифровизацией изменились должностные обязанности и требования к архивариусу — специалист архива (в том числе электронного) выполняет более сложные задачи. Обязанности стали разнообразнее, они различны для организаций коммерческих и государственных. Последние обрабатывают большие данные, которыми стало сложно управлять, не только готовить их к хранению. Теперь информацией требуется обмениваться: например, работа архивариусом в суде состоит не только в подготовке данных к хранению и выдачи справок по личным обращениям, но и в передаче сведений в рамках межведомственного взаимодействия с использованием онлайн-формата.

Разработаны и приняты два профессиональных стандарта, в которых нет должности «архивариус», используется новая формулировка «специалист архива»: В профстандарте 07.009 это служащий по введению данных (ОКЗ 4132), в стандарте 07.012 — специалист, относящийся к административному (среднетехническому) персоналу (ОКЗ 3343).

Обратите внимание: работодатели обязаны применять профстандарты только в случаях, отдельно оговоренных в ФЗ РФ и отраслевых НПА (письмо Минтруда России от 04.04.2016 № 14-0/10/В-2253). Суть правила: стандарты необходимы, если требования к квалификации для выполнения определенной трудовой функции установлены Трудовым кодексом, федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами (ФЗ 122).

Используйте бесплатно инструкцию по охране труда для архивариуса от экспертов КонсультантПлюс, чтобы избежать ошибок и штрафа по статье 5.27.1 КоАП РФ.

Архивариус: требования к работнику и основная функция

Оба стандарта предъявляют похожие требования в должности. Из таблицы видно, кто такой архивариус и его обязанности в современных субъектах хозяйствования.

Должностные обязанности

Специалисты востребованы в организациях: роль архивариуса в деятельности организации с большим документооборотом более значительна. Госучреждения, государственные фонды пенсионного и социального страхования, страховые и финансовые компании содержат целые подразделения со сложной структурой и подчиненностью.

В зависимости от структуры организации и объема данных, работодатель самостоятельно определяет функции архивариуса в организации, объем должностных обязанностей.

Профстандарт 07.009 используется в организациях, выполняющих оцифровку большого массива данных, в том числе за истекшие периоды времени. Должностные обязанности архивариуса электронного архива, занимающегося созданием графических образов документов электронного хранилища документов с использованием информационно-коммуникационных технологий, описаны в 3 разделе стандарта (функция 3.1). В должностной инструкции это выглядит следующим образом.

Профстандарт 07.012 больше подходит для организаций и крупных промышленных предприятий. У специалиста оцифровка (создание графических образов) является частью обязанностей. Ему необходимо знание промышленной документации, порядка и способов ее хранения. Должностные обязанности архивариуса на предприятии реализуются через более широкий спектр трудовых действий, сгруппированных в пять трудовых функций (раздел 3.1 стандарта).

Права и ответственность архивариуса

Для выполнения должностных функций сотрудник всегда наделяется полномочиями, имеет права и несет ответственность за их качественную реализацию. Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованные при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.

Специалист имеет право:

4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности специалиста архива.

4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).

4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию специалиста архива.

4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.

4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

Читать еще: Ходатайство о приобщении документов к материалам дела. образец и бланк 2021 года

4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.

Специалист несет ответственность за:

5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

5.2. Невыполнение распоряжений и поручений директора Учреждения.

5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.

5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.

5.5. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

За вышеперечисленные нарушения специалист может быть привлечен, в соответствии с действующим законодательством, в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист архива», утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.03.2021 № 140н, и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Должностные обязанности архивариуса

Должностные обязанности архивариуса на предприятии — организация хранения и обеспечение сохранности документов, попадающих в архив, т.е. ведение архивного дела. Его основной задачей является контроль за документооборотом компании.

Как написать заявление об оскорблении
Дают ли больничный в платной клинике
Повышение зарплаты медработникам
Что такое справка уклониста и нужно ли ее получать
Коды 10 и 21 в больничном листе

Нормативная база

Архивариус: особенности профессии

Согласно Квалификационному справочнику должностей, утвержденному Постановлением Министерства труда РФ №37 от 21.08.1998, архивариус является отдельной профессией.

Архивариус — это должностное лицо, в обязанности которого входит обеспечение сохранности документов в архиве, их своевременная опись и ликвидация (после того как обязательный срок хранения истечет). Обязанности архивариуса для резюме чаще всего включают в себя:

создание системы хранения документов на предприятии;
их отбор, упорядочивание и использование по запросам подразделений;
контроль над ведением делопроизводства в компании и др.

Полный список обязанностей архивиста приведен в должностной инструкции, с которой обязаны знакомить каждого работника.

Какие требования к квалификации работника

Требования к профессии зависят от того, какая категория присвоена специалисту. Так, для работников архивов муниципальных образований (утв. Приказом Минздравсоцразвития России №338н от 11.04.2012) установлены следующие:

Для архивиста первой категории обязательным является наличие высшего профессионального образования по одной из следующих специальностей: «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение» или «История». При наличии дипломов по этим специальностям требования к стажу не предъявляются. Допустимо и среднее профессиональное образование по направлению «Документационное обеспечение управления и архивоведение», но такой кандидат обязан иметь стаж профессиональной деятельности не менее двух лет.
Архивисту второй категории необходимо иметь среднее профессиональное образование по направлению «Документационное обеспечение управления и архивоведение» и не менее года рабочего стажа по направлению профессиональной деятельности.
Архивист, не имеющий категорий, вправе работать в этой должности при наличии среднего профессионального образования. Требования к наличию стажа не предъявляются.

нормативной базы РФ, которая регламентирует отношения в сфере архивного дела;
нормативных документов и методических материалов, которые напрямую касаются его деятельности;
основ текстологии и вспомогательных исторических дисциплин;
содержания и состава комплекса документов, которые находятся на хранении;
видов систем хранения и классификации бумаг, направленных в архив;
условий их хранения;
правил и порядка составления отчетной документации — входит в обязанности архивариуса и определяет уровень его квалификации.

Бесплатно скачайте из КонсультантПлюс трудовой договор с архивариусом.

Должностная инструкция

Должностная инструкция архивариуса составляется в соответствии со стандартами, описанными статьях 192.1 – 195.3 ТК РФ, на основании профстандартов:

по документационному обеспечению (Приказ Минтруда России №333н от 15.06.2020);
специалистов по формированию электронных архивов (утв. Приказом Минтруда России №266н от 19.04.2018).

Исчерпывающую информацию о том, кто такой архивариус, ищите в этих нормативных документах.

Типовая структура должностной инструкции выглядит так:

общие положения;
обязанности работника;
его права;
ответственность, которую понесет специалист в случае недобросовестного исполнения трудовых обязанностей.

Перечислим по пунктам, что входит в обязанности архивариуса и что можно добавить в его должностную инструкцию:

проведение работ по оценке наличия и состояния материалов, ранее переданных на хранение;
отбор документов в зависимости от их состояния для страхового копирования, реставрации и восстановления;
топографирование;
подготовка целевой экспертизы для определения ценности материалов, находящихся на хранении;
прием документации на постоянное или временное хранение;
выдача материалов по запросу сотрудников предприятия, их обратный прием и размещение на отведенных для них местах хранения;
контроль за соблюдением нормативов по хранению;
оформительные работы;
обеспыливание и прошивка;
оказание помощи сотрудникам архивов и делопроизводства организаций;
работы по созданию каталогов, баз данных и автоматизация работы архива;
подготовка материалов для новостных порталов и СМИ;
исполнение поступающих запросов;
обслуживание посетителей в читальном зале архива (в случае его наличия);
сверка текстов с оригиналами;
описание печатей, подписей и других особенностей документов;
участие в мероприятиях по спасению и эвакуации документов в чрезвычайных ситуациях.

Читать еще: 5 видов электронного документооборота

На время отсутствия архивариуса его функциональные обязанности, права и ответственность в полной мере переходят к другому сотруднику компании, назначенному приказом директора предприятия. Следовательно, ответ на вопрос, может ли выполнять обязанности архивариуса заместитель директора, положительный. Замещать вправе любой специалист, обладающий достаточной квалификацией, в том числе и заместитель директора.

Права

Сотрудник, принятый на должность архивариуса (архивиста), наделяется следующими правами:

правом подписи в рамках должностных обязанностей;
может вносить предложения по реконструкции работы архива с целью оптимизации его деятельности;
получение сведений, необходимых для обеспечения надлежащей работы от других сотрудников предприятия;
информирование руководства организации о проблемных моментах в работе;
право требовать поддержания условий, необходимых для качественной работы службы.

Ответственность

Ответственность архивариус в соответствии с должностной инструкцией несет в следующих случаях:

При неисполнении трудовых функций, определенных трудовым договором в форме, указанной в законодательстве и внутренних правилах предприятия.
За раскрытие внутренней информации. Форма ответственности определяется в соответствии с законодательством РФ.
При нарушении действующего законодательства РФ.
За ущерб, который работодатель понес по его вине (в пределах, которые заданы соответствующими частями законодательства).

Должностная инструкция архивариуса

Должностная инструкция – это кадровый документ, который должен быть на каждом предприятии для работника по любой профессии, начиная от дворника, заканчивая генеральным директором.

Этот документ разрабатывается с учётом специфики деятельности предприятия в целом и квалификационных качеств конкретного соискателя. Разрабатывается инструкция кадровыми работниками совместно со специалистами кадровой службы. Документ должен полностью соответствовать действующему законодательству.

Должностная инструкция подписывается работником перед тем, как подписать трудовой договор. Он должен ознакомиться с документом и поставить на последней странице свою подпись. Это говорит о том, что он знаком со своими должностными обязанностями.
Только в этом случае работодатель имеет право привлечь работника к дисциплинарной ответственности на невыполнение своих должностных обязанностей. Если подписи нет, то привлечь его будет практически невозможно.

Должностные инструкции проверяет трудовая инспекция в числе первых. Если этого документа не будет на предприятии, работодатель будет оштрафован по ст. 5. 27 КоАП РФ.

Должностные обязанности архивариуса

Архивариус – это технический специалист. Он осуществляет ведение архивного дела на предприятии. Такой специалист чаще встречается на крупных предприятиях, где есть большой архив. На мелких предприятиях этой должности либо нет, либо её совмещает делопроизводитель.

К соискателю на эту должность предъявляются следующие требования:

среднее профессиональное образование;
без опыта работы или опыт от полугода.

Это стандартные требования, но работодатель может предъявить и свои.

В должностные обязанности архивариуса входит:

отбор и упорядочивание документов, которые поступают в архив;
комплектование их по признакам;
сохранность этих документов;
создание реестра и справочного аппарата по ним;
обеспечение удобного пользования справочным аппаратом и быстрого поиска документов;
слежение за тем, чтобы вовремя передать документы в Архивный фонд РФ;
подготовка документов для передачи их Архивный фонд РФ;
организация правильного хранения всех поступающих документов;
приёмка и регистрация входящих документов от структурных подразделений;
участие в подготовке номенклатуры дел;
проверка правильности формирования номенклатуры;
шифрование единиц хранения в соответствии с действующими правилами;
систематизация и ведение учёта поступающих в архив документов;
участие в работе по экспертизе научной и практической ценности документов, находящихся на хранении в архиве;
слежение за состоянием документов;
в случае если состояние документов повредилось, архивариус должен вовремя их восстановить;
контроль над соблюдением правил и условий хранения документов;
выдача справок и документов из архива на основании поступающих запросов;
соблюдение правил пожарной безопасности и норм по охране труда.

Скачать

Скачать образец должностной инструкции архивариуса в формате .doc вы можете
по этой ссылке

0 0 голоса

Рейтинг статьи