Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Чем грозит уничтожение документов не по правилам

Ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов

Согласно ст. 27 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» за нарушение правил хранения и уничтожения документов предусматривается гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность. Она может быть возложена на юридических и должностных лиц, в частности, руководителя организации или главного бухгалтера, а также других граждан, виновных в нарушении законодательства в данной области.

При этом к несоблюдению порядка архивного хранения относятся:

  • неправомерное уничтожение документов;
  • утрата до истечения установленного срока хранения;
  • нарушение правил комплектования, фондирования и т.д.;
  • несоблюдение требований к условиям хранения (например, для бухгалтерских документов это отдельные помещения или специально оборудованные закрывающиеся шкафы) и т.д.

Виды и степень возлагаемой ответственности зависят от тяжести нарушения и устанавливаются Налоговым кодексом РФ (НК РФ), Кодексом об административных правонарушениях (КоАП) и другими нормативными документами федерального и регионального значения.

Гражданско-правовая ответственность

Гражданско-правовая ответственность за нарушение архивного законодательства носит компенсационный характер. Другими словами, лицо, виновное, например, в утрате или порче документов, обязано возместить причиненный ущерб.

Чаще всего наказание ограничивается материальным взысканием в виде уплаты неустойки или штрафа. Однако в случае серьезных нарушений, к примеру, при несоблюдении правил хранения особо ценных документов, последние могут быть изъяты по решению суда в соответствии со ст. 240 ГК РФ.

Административная ответственность

Административная ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов заключается в наложении штрафов, размер которых регламентируется КоАП:

  • за нарушение должностными лицами правил хранения, комплектования и учета архивных документов – 300-500 руб. (ст. 13.2о КоАП);
  • за грубое нарушение правил ведения и представления бухгалтерской отчетности – 2000-3000 руб. (ст. 15.11 КоАП).

Наряду с административной, за подобные нарушения законодательством РФ также предусмотрена налоговая ответственность. В частности, в ст. 120 НК РФ установлены следующие размеры штрафных санкций:

  • 10 000 руб. при отсутствии первичных документов за 1 налоговый период;
  • 30 000 руб. при непредставлении документов более чем за 1 налоговый период;
  • 20% от суммы неуплаченных налогов, но не менее 40 000 руб. при условии, что утрата документов повлекла занижение налоговой базы.

Уголовная ответственность

Уголовная ответственность может быть наложена за «уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов» (ст. 325 УК РФ), а также за непредставление их налоговой службе (ст. 199 УК РФ). В зависимости от тяжести нарушения виновное лицо может быть наказано штрафом в размере от 100 000 руб., исправительными или принудительными работами, либо лишением свободы на срок до двух лет.

Ответственность за организацию хранения документов

Ответственность за организацию хранения документов учреждения, включая первичные учетные документы, несет руководитель учреждения. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер учреждения.

Утеря документов

Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора.

Действия в случае утраты документов

В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты. Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

Ответственность за несоблюдение сохранности

Ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности документов установлена также ст. 27 Федерального закона N 125-ФЗ: юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ. Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

Читать еще:  Образец платежного поручения при применении УСН

Порядок уничтожения документов регламентируется:

  • Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50); Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 17);
    Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень типовых документов);
  • Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
  • Налоговый кодекс РФ.

Порядок уничтожения документов следующий:

В первую очередь нужно произвести экспертизу документов и выделить документы постоянного, временного хранения и документы, не подлежащие хранению (т.е. те, которые должны быть уничтожены). По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций). Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов в организации. Такой порядок предусмотрен п.2.4.7 Основных правил работы архивов организаций. В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать правильный порядок уничтожения документов.

Ответственность за несанкционированное уничтожение документов

Ответственность за утрату документов организации

При утрате или потере документов руководитель организации должен сформировать комиссию по выявлению причин пропажи. Это правило регламентируется п. 6.8 «Положения о документах и документообороте».

Существует несколько причин утраты документов:

1. Форс-мажорные обстоятельства

Если уничтожение или потеря документов связаны со стихийными бедствиями, взломом, пожаром или другими экстремальными условиями, то к делу о расследовании должны подключаться сотрудники, непосредственно связанные с происшествием: следственный комитет, МЧС.

При этом заключение комиссии дополняется следующими документами:

  • справка от Государственного пожарного надзора о причинах возгорания;
  • уведомление из ОВД о возбуждении дела о краже;
  • справка из РЭУ о факте затопления;
  • справка от МЧС о возникновении чрезвычайной ситуации;
  • и другие документы, подтверждающие возникновение непредвиденных обстоятельств.

2. Утрата по вине сотрудника

Если документы были потеряны или незаконно уничтожены по вине сотрудника организации, управляющий должен принять от этого сотрудника письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном наказании, регламентированном статьей 193 ТК РФ.

Увольнение виновного сотрудника проходит в соответствии с формой Приказа № Т-8, который утвержден письмом Роструда от 01.06.2001 г. № 1493-6-1.

После окончания процедуры установления факта пропажи и составления актов, комиссия начинает восстанавливать потерянные документы. Если комиссия не смогла определить, какая часть документов была утеряна, то создается дополнительная инвентаризационная комиссия.

Ответственность за утрату архивных документов

Статья 27 Федерального закона №125 регламентирует следующие виды ответственности за уничтожение бухгалтерских документов:

Административная ответственность за уничтожение документов

Нарушение правил архивного хранения, учета и использования документов предполагает минимальные денежные потери для организации. Законодательство предлагает штрафы для граждан от 100 до 300 рублей; для должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Статья 15.11 КоАп РФ предлагает за грубое нарушение требований к ведению бухгалтерского учета штраф на должностных лиц в размере от 5000 до 10000 рублей, на юр. лиц – от 20000 до 50000 рублей.

Налоговая ответственность за утрату секретных документов

  • Пункт 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ предусматривает штраф 200 рублей за каждый не предоставленный налоговый документ.
  • 10 000 рублей предлагается заплатить за потерю документов за один налоговый период.
  • За утерю первичных документов штраф составляет 30000 рублей за несколько отчетных периодов.
  • Штраф в размере 20% от суммы заниженного налога, который вызван утратой первичных документов, но не менее 40000 рублей.
Читать еще:  Справочные базы по кадровому делопроизводству 2021

Уголовная ответственность за уничтожение документов

Если организация не предоставила налоговому инспектору документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов согласно законодательству РФ, то должностное лицо наказывается штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей или удержанием заработной платы за период от 1 до 2 лет, либо принудительными работами с лишением права занимать определенные должности, либо лишением свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет (часть 1 статьи 199 УК РФ).

Пять правил хранения информации для адвоката

Информация, которую передают юристу, зачастую носит настолько деликатный характер, что ущерб от ее раскрытия невозможно полностью нивелировать ни материальной компенсацией, ни включением юридических барьеров, ограничивающих ее использование.

Еще десять лет назад основу адвокатской тайны составляли документы на бумажном носителе и локально хранящиеся электронные документы, а наиболее простым и надежным способом сохранения конфиденциальности было использование сейфа для документов с обозначением, что в нем содержатся документы, составляющие адвокатскую тайну.

В течение последнего десятилетия формат работы юристов с информацией стремительно менялся. Сегодня адвокаты и другие юристы активно используют облачные технологии, сервисы совместной работы, мессенджеры, практически полностью отказавшись от флешек и тем более от бумаги. Даже оригиналы документов все чаще цифровые и подписываются электронными подписями.

Злоумышленники тоже не стояли все это время на месте и активно изучали возможности получения несанкционированного доступа к цифровым данным. Поэтому юристам нужны дополнительные меры защиты, которые позволят сберечь секреты доверителей. Ниже приведены 5 основных рекомендаций по обеспечению «цифровой адвокатской тайны», которые были сформулированы при поддержке компании CSI Group, специализирующейся на цифровой безопасности.

Рекомендация № 1: оцифровывайте бумажные документы, их легче защитить

Документы на бумажных носителях имеют свойство теряться, портиться, попадать в руки неавторизованных лиц, а кроме того, с ними часто неудобно работать и ими крайне неудобно делиться с другими пользователями. Поэтому рекомендуется все бумажные документы оцифровывать, для чего можно использовать обычный смартфон, который есть у каждого юриста.

Если бумажный документ вовсе не нужен, то лучше его уничтожить после оцифровки. Необходимые оригиналы лучше передать на хранение в надежное место, например, в коммерческий архив или банковскую ячейку.

Цифровые документы можно и нужно защищать средствами шифрования.

Рекомендация № 2: шифруйте все документы, составляющие адвокатскую тайну

Шифрование документов позволяет скрыть их содержание от злоумышленников, даже если те физически получат доступ к вашим данным. Для расшифровки информации неавторизованному пользователю потребуется знать, каким способом зашифрован документ, и подобрать специальный код, что практически невозможно. Несмотря на кажущуюся сложность, шифровать документы так же просто, как, например, работать в текстовом редакторе. Самые доступные средства:

  • Для данных, локально размещенных на компьютере, можно использовать встроенные в операционную системы средства криптозащиты: для MS Windows это Bitlocker; для MacOS — FileVault. Также возможно использование сторонних программных продуктов для полнодискового шифрования, например решение от Kasperskiy.
  • Внешние носители информации (например, флешки) рекомендуется защищать стойким шифрованием с помощью криптоконтейнеров (программа упаковывает ваши файлы в цифровой контейнер, для открытия которого файлы потребуется расшифровать) или встроенного на внешнем носителе информации программного обеспечения (так, например, флешки Kingston DataTraveler SE9, Kingston DataTraveler® Vault Privacy имеют уже предустановленную систему шифрования).
  • Смартфоны и другие мобильные устройства — в их настройках есть функция шифрования содержимого памяти устройства, ее рекомендуется активировать. В этом случае, не зная пароля доступа к устройству, без расшифровки данных получить к ним доступ злоумышленнику будет очень сложно, если не невозможно.
  • В облачных хранилищах рекомендуется хранение информации в зашифрованном виде (с помощью сторонних приложений) или в виде криптокотнейнеров.
Читать еще:  Составляем акт списания продуктов питания — образец

Если по какой-то причине вы не можете использовать специальное программное обеспечения для криптографической защиты, то в качестве компромисса можно архивировать данные с помощью популярных архиваторов rar или zip, устанавливая пароль доступа к архиву длиной не менее 16 символов.

Рекомендация № 3: соблюдайте цифровую гигиену при удаленном общении

Прежде всего, для переписки, аудио- и видеозвонков рекомендуется использовать мессенджеры с системой сквозного шифрования. К таким относятся телеграм (секретные чаты), Signal и Wickr. Также очень важно использовать двухфакторную авторизацию — лучше всего пароль, что предотвратит доступ к вашим коммуникациям в случае хищения сим-карты или мобильного устройства.

Кроме того, важно использовать функцию автоматического удаления переписки по истечении определенного времени: чем более конфиденциальная информация, тем короче должен быть промежуток времени. В этом случае ни хищение мобильного, ни несанкционированный доступ злоумышленников не приведут к утечке конфиденциальной информации.

Что касается электронной почты, то она по-прежнему может быть надежным способом коммуникации при соблюдении базовых правил гигиены (не открывать подозрительные письма, а тем более прикрепленные к ним файлы; внимательно следить за информацией об отправителе и содержании писем: письма от службы поддержки могут оказаться письмами от хакеров). Также не стоит пользоваться для пересылки конфиденциальной информации заведомо уязвимыми для хакерских атак сервисами, лучше использовать известные надежностью сервисы или корпоративную почту, настроенную вашей службой IT-поддержки.

Рекомендация № 4: храните документы в безопасном «облаке»

Документы и удобнее, и надежнее хранить не на вашем персональном компьютере, а в облачном хранилище. «Облако» лучше локального хранения по ряду причин: физически «облако» находится в неизвестном злоумышленникам месте, соответственно, его сложно найти и физически уничтожить или получить к нему несанкционированный доступ. А чтобы получить данные удаленно, злоумышленнику нужно знать пароли и коды для расшифровки информации. Это гораздо сложнее, чем пробраться в офис, вскрыть его и достать компьютер, содержащий необходимые данные.

При этом вся конфиденциальная информация должна пересылаться в виде ссылок на внешние облачные хранилища информации. Ссылки и пароли для доступа рекомендуется передавать по разным каналам связи, например, саму ссылку на документы — по электронной почте, а пароль доступа — в мессенджере.

Рекомендация № 5: используйте надежные и разные пароли

Как бы банально это ни прозвучало, главная уязвимость лежит не в зоне аппаратных или программных средств защиты информации, а в человеческом факторе. Так, использование простого (например, 12345678) или одного и того же пароля для доступа к рабочей электронной почте, социальным сетям, персональному компьютеру и в других местах приводит к тому, что рано или поздно он становится доступен злоумышленникам.

Если ваш пароль стал доступен недобросовестным лицам, то другие способы обеспечения конфиденциальности могут оказаться неэффективны, поэтому важно соблюдать несколько простых правил, связанных с паролями доступа:

  • каждое мобильное устройство, компьютер и сервис (электронная почта, облачное хранилище, мессенджер) должны быть защищены надежным уникальным паролем: более 12 символов, включая специальные символы, цифры, строчные и заглавные буквы;
  • если сервис позволяет использовать двухфакторную аутентификацию, эта функция безопасности должна быть активирована и настроена. Рекомендуется использовать специальные приложения для генерации одноразовых паролей, например Google Authenticator, или использование аппаратных «токенов».
  • Необходимо периодически изменять пароли.
  • Для безопасного хранения паролей можно использовать специальные защищенные менеджеры паролей (приложения для мобильных устройств, например). Фактически вам надо запомнить только один пароль от этой программы, чтобы при утрате оперативно вспомнить пароли от других сервисов и приложений.

Конечно, соблюдение этих рекомендаций не даст 100% гарантии защиты, но точно существенно снизит вероятность нарушения тайны. Важно отметить, что при использовании любых средств криптографии, облачных решений и мессенджеров необходимо соблюдать законодательство, в частности, определенные ограничения или запреты.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector