Аудит персонала организации этапы и методика проведения

Методы, классификация и этапы проведения аудита персонала

Метод аудиторского контроля — это совокупность методических приемов контроля процессов расширенного воспроизводства общественно необходимого продукта и соблюдение его законодательного и нормативно-правового регулирования в условиях рыночной экономики.

Сложность объекта аудита персонала предполагает использование многообразных методов проведения проверки и анализа, который можно разделить на три основные группы методов:

1. Организационно- аналитические методы – проверка документов и отчетности. Анализ трудовых показателей о результативности деятельности организации и ее персонала (показатели использования рабочей силы, рабочего времени, качества и производительности труда, оплаты труда). Источники информации: баланс трудовых ресурсов, описание работы и специфики, должностные инструкции, данные об издержках найма, увольнения, обучения и переподготовки кадров, анкеты и тесты кандидатов, уровень профессионального травматизма и общей заболеваемости;

2. Социально-психологические методы – проведение социологических опросов, анкетирование, индивидуальные и коллективные беседы, интервьюирования рабочих различного уровня. Данные методы используются для оценки удовлетворения трудом, отношения к работе, взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждения;

3. Экономические методы –сравнение экономических и социальных показателей деятельности организации с законодательно установленными нормами, нормативами, или со средними и лучшими в отрасли (группе аналогичных организации) показателями оценить: конкурентоспособность предприятия на рынке труда, эффективность функционирования служб управления персоналом, эффективность самого аудита персонала.

Типы аудита классифицируются в зависимости от признаков, каждый тип имеет свои характеристики. Признаками классификации выступают такие параметры как периодичность проведения, полнота охвата изучаемых объектов, методика анализа, уровень и способ проведения проверки.

По периодичности проведения выделяют следующие типы:

— текущийаудит –проводится по заранее установленному регламенту за определенный период времени;

— оперативный аудит – проводится по оперативному распоряжению руководства;

— регулярный аудит – проводится через определенные промежутки времени;

— панельный аудит – проводится одной и т ой же методикой на тех же группах людей и объектах.

По полноте охвата изучаемых объектов:

— полный аудит – проверка всех объектов;

— локальный аудит – проверка отдельно выделенной группы объектов;

— тематический аудит – проверка всех объектов, по одной тематике.

По методике анализа:

— комплексный аудит – используются все методы;

— выборочный аудит – анализу подвергаются работники, выбранные по специальной методике-выборке.

По уровень проведения:

— стратегический аудит проводится на уровне высшего руководства;

— управленческий аудит проводится на уровне линейных руководителей;

— тактический аудит проводится на уровне службы управления персоналом;

По способ проведения проверки:

— внешний аудит проводится сторонними специализированными организациями;

— внутренний аудит проводится рабочими самой организации.

Классификация типов аудита персонала.

Аудиторская проверка персонала проводится в несколько этапов.

1. Подготовительный этап – определение целей проверки, предполагаемой эффективности для организации, подбор персонала (внутри или вне организации) для организации проверки, его обучение, разработка внутрифирменного документа (приказ, распоряжение), сроков, задач, инструктаж исполнителей, разработка плана сбора, предоставления и программы рассмотрения анализов информации.

2. Сбор информации – проверка документации и отчетности, беседы с сотрудниками, предварительная обработка данных статистики.

3. Обработка и анализ информации – информация оформляется в виде таблиц, схем, диаграмм, вводится в ЭВМ. Анализ и оценка данных о деятельности персонала путем сравнения с аналогичными особо преуспевающей организацией, научно-обоснованными нормативами, путем применения методов экспертной оценки и т.д.

4. Обобщение и представление оценочных результатов, выводов и рекомендаций – итоговый материал, включая отчет об аудите персонала. Указываются пути усовершенствования управления персоналом (внедрение новых технологий – коммуникационной, офисной, информационной), предложения по модификации управления персоналом, уточнение документации. Здесь же оценка результативности аудита персонала , заключаются в предложенных рационализаторских мероприятиях в области труда, кадровой службы.

Экономическая библиотека

Сборник научных трудов об индивидуальной свободе и свободном рынке. Проект Liberty Fund, Inc.

УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ

9.6. АУДИТ ПЕРСОНАЛА

Аудит персонала — это система консультационной поддержи, аналитической оценки и независимой экспертизы потенциала организации, которая наряду с финансово-хозяйственным аудитом позволяет выявить соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития; соответствие деятельности персонала и структур управления организации существующей нормативно-правовой базе; эффективность кадровой работы по решению задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством, отдельными структурными подразделениями; причины возникающих в организации социальных проблем (рисков) и возможные пути их разрешения или снижения их негативного воздействия.

При этом главной, глобальной целью аудита персонала является оценка эффективности и производительности деятельности персонала как одного из важнейших факторов, обеспечивающих прибыльность организации.

В практике менеджмента аудит персонала является, с одной стороны, способом наблюдения подобно финансовому или бухгалтерскому аудиту, а с другой — инструментом управления, который позволяет решить ту или иную проблему, возникающую в сфере трудовых отношений.

Аудит персонала осуществляется на основании общепризнанных для любой аудиторской проверки принципов: профессионализм, независимость, достоверность, честность и объективность, сопоставимость с международным правом.

Объект аудита персонала — трудовой коллектив организации, различные стороны его производственной деятельности, принципы и методы управления персоналом в организации. Аудиторская про верка в области персонала должна осуществляться по следующим направлениям:

— оценка кадрового потенциала организации, качественных и количественных характеристик персонала;

— диагностика кадровых процессов и процедур управления, оценка их эффективности.

Целью аудита кадрового потенциала является выявление того, обладает ли организация человеческими ресурсами, необходимыми и достаточными для ее функционирования и развития; способен ли персонал работать эффективно и в соответствии с выбранной стратегией. Для этого необходимо оценить фактический состав работающих, а также особенности самого персонала, наличие у работников профессионально важных качеств и характеристик.

Оценка кадрового потенциала должна включать:

— анализ списочного состава работников (по возрастному, образовательному, половому и другим признакам, естественной убыли) и его соответствие организации;

— оценку укомплектованности кадрового состава в целом и по уровням управления, включая оценку обеспеченности персоналом технологического процесса;

— оценку соответствия образовательного и профессионально-квалификационного уровня персонала, степени его соответствия требованиям производственной деятельности;

— анализ структуры кадрового состава на соответствие требованиям технологии и классификатору должностей;

— проверку и анализ данных об использовании рабочего времени;

— оценку текучести кадров и абсентеизма, изучение форм, динамики, причин движения рабочей силы, анализ потоков перемещений внутри организации, состояния дисциплины труда;

— определение в динамике количества работников, занятых неквалифицированным и малоквалифицированным трудом, тяжелым ручным трудом;

— исследование социальных аспектов трудовой деятельности (мотивации труда, профессионально-квалификационного роста, семейного положения, обеспеченности жильем и др.);

— сбор и анализ данных об уровне санитарно-гигиенических производственных и бытовых условий (состояние рабочих мест, бытовок, мест общественного питания);

— диагностику управленческого, инновационного потенциала персонала организации, его способности к обучению.

Для выработки и обоснования рекомендаций в ходе аудиторской проверки должны быть изучены не только количественные и качественные характеристики персонала, но и весь спектр функций управления персоналом, посредством которых достигается обеспечение интересов организации (табл. 9.18).

Основные функции управлений персоналом

Содержание аудита

Формирование кадровой политики организации

Оценка текущего состояния кадровой политики, степени ее согласования с целями организации, стратегией ее развития: оценка степени связи кадровой политики со спецификой организации и внешними условиями

Оценка наличных ресурсов, целей и перспектив развития организации, будущих потребностей в персонале; анализ штатного расписания. степени его обоснованности; анализ изменений кадрового потенциала организации

Анализ уровня занятости персонала; анализ обострения стабильности состава работников; изучение занятости женщин, лиц пожилого возраста и других уязвимых слоев персонала

Наем и отбор персонала

Оценка используемых методов найма персонала, источников и путей покрытия потребностей в персонале, стоимости найма; оценка результативности найма, обеспеченности вакансий кандидатами. перспективного списка кандидатов; оценка результативности оценочных процедур; оценка взаимодействия организации со службами трудоустройства, учебными заведениями, местными органами власти, конкурирующими организациями

Деловая оценка персонала

Анализ используемых форм деловой оценки персонала, периодичности ее проведения, представляемых результатов и решений, принимаемых по ее результатам

Профориентация и адаптация персонала

Анализ используемых методов профориентации и адаптации, оценка их эффективности (количество увольняемых работников среди вновь нанятых, конфликты в подразделениях новичков), выявление и диагностика проблем, возникающих в период адаптации

Анализ целей и используемых форм обучения, их соответствия целям организации; изучение содержания и продолжительности обучения; оценка персонала, прошедшего обучение; оценка эффективности обучения, фактических результатов

Работа с кадровым резервом

Анализ и проектирование управленческой деятельности в организации. оценка управленческого потенциала и определения потребности в подготовке кадрового резерва; оценка методов работы с кадровым резервом

Служебно-профессиональное продвижение. деловая карьера персонала

Анализ системы продвижения персонала в организации, анализ схем замещения должностей: анализ реализации плана кадрового роста; оценка результативности методов планирования карьеры

Организация трудовой деятельности персонала

Анализ условий труда, техники безопасности и охраны труда анализ состояния нормирования труда в организации: оценка эффективности организации рабочих мест, распределения работ; анализ вложений финансовых средств 8 эту сферу и оценка полученных результатов

Мотивация и стимулирование трупа

Анализ используемых форм и систем стимулирования, их связи с мотивацией персонала, анализ уровня и структуры оплаты труда: оценка соответствия разработанных принципов, структуры оплаты труда целям организации

Трудовые отношения в коллективе

Диагностика социально-психологического климата, оценка уровня соииальной напряженности в организации, сопротивления переменам: диагностика организационной культуры, типа управленческой команды; оценка уровня соответствия целям и специфики организации

Важную методологическую роль в проведении аудита и принятии обоснованных решений играет мониторинг в области персонала — научно обоснованная система периодического сбора, обобщения и анализа кадровой информации и представления полученных данных для принятия стратегических и тактических решений руководством организации.

Основными источниками информации, используемой для проведения аудита персонала, являются законы и инструкции в области управления трудом и трудовыми отношениями, трудовые показатели организации, результаты анкетирования и интервьюирования работников.

Сложность и многогранность объекта и целей аудита персонала предполагают использование многообразного методологического инструментария проведения проверки и анализа, который можно разделить на три основные группы методов:

1) организационно-аналитические, предполагающие проверку документации и отчетности, анализ трудовых показателей, свидетельствующих о результативности деятельности организации и ее персонала. При этом из общего числа трудовых показателей следует выделить только те, которые в наибольшей степени влияют на эффективность (прибыльность) организации, среди них показатели использования рабочей силы, рабочего времени, качества труда, производительности труда, оплаты труда и др. Источниками данной информации служат документация и отчетность организации, в том числе баланс трудовых ресурсов организации, описание работ и спецификации, должностные инструкции, данные об издержках на наем, увольнение, обучение и переподготовку кадров, анкеты и тесты кандидатов на вакантные должности (рабочие места), уровень профессиональной заболеваемости, производственного травматизма, текучести и т.д.;

2) социально-психологические методы, заключающиеся в проведении самостоятельных социологических опросов, анкетирования, индивидуальных и коллективных бесед, интервьюирования работников различных уровней и категорий. Данная группа методов наиболее результативна для оценки удовлетворенности трудом, отношения к работе, взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждений и компенсаций и т.д.;

3) экономические методы, позволяющие путем сравнения экономических и социальных показателей деятельности организации с законодательно установленными нормами и нормативами или со средними или лучшими в отрасли (группе аналогичных организаций) показателями оценить: конкурентоспособность организации на рынке труда; эффективность функционирования служб управления персоналом; эффективность самого аудита персонала.

В зависимости от ряда факторов выделяют несколько типов аудита персонала (табл. 9.19).

Осуществление аудиторской проверки предполагает разделение работы на четыре этапа.

На подготовительном этапе осуществляются: формализация идеи проведения аудиторской проверки, определение ее целей, предполагаемой эффективности для организации; подбор персонала (внутри организации или вне ее) для организации проверки, его обучение в случае необходимости; разработка внутрифирменного документа (приказа, распоряжения), намечающего сроки, задачи, исполнителей и участников проверки, инструктаж исполнителей и участников; разработка плана сбора, предоставления и программы рассмотрения анализируемой информации.

На этапе сбора информации осуществляются проверка документации и отчетности, мониторинг персонала, наблюдение, опросы, анкетирование, беседы с сотрудниками, предварительная обработка статистических данных, компоновка бухгалтерской и иной информации. Следует учитывать, что статистические и иные показа-

Аудит персонала

Значение имеет также внутренний настрой коллектива и степень отлаженности системы служебных взаимоотношений. Однако сам работодатель чаще всего не способен объективно оценить всех работников или понять причины сложностей, возникающих в работе коллектива. В этом случае стоит заказать аудит персонала, провести который сможет сторонний специалист.

Что такое аудит персонала?

Аудит персонала представляет собой услугу по определению текущего состояния организации для оптимизации работы системы управления персоналом. Его основной целью считается оценка производительности работников как одного из самых важных факторов, обеспечивающих прибыльность компании.

Экспертный анализ системы управления кадровым потенциалом позволяет также дать оценку ее способности к управлению социально-трудовыми отношениями. Аудит рядовых сотрудников зачастую проводят также при высокой текучести кадров для выявления ее причин.

Задачи анализа работы персонала

• выявить соответствие кадрового потенциала стратегии развития предприятия;
• определить соответствие деятельности сотрудников и структуру управления компании актуальной нормативно-правовой базе;
• оценить эффективность работы с коллективом по решению задач, поставленных руководством организации или отдельными структурными подразделениями;
• обнаружить причины возникающих в коллективе социальных проблем, определить пути их разрешения и снижения их отрицательного влияния.

Основные этапы аудита персонала

Подготовительный. На этом этапе определяются главные цели экспертного анализа, разрабатываются соответствующие документы, составляет список исполнителей и участников проверки, назначаются сроки проведения мероприятия. Кроме того, разрабатывается план сбора и предоставления анализируемой информации, тип контрольного отчета о результатах проверки.

Этап получения информации. Процесс включает в себя мониторинг кадров, проверку надлежащей документации и отчетности, проведение опросов, анкетирования и бесед с сотрудниками. Затем осуществляется предварительная обработка полученных статистических данных.

Этап обработки и анализа результатов. Полученная ранее информация обрабатывается и подается в виде схем, таблиц, графиков или диаграмм. По заранее подобранному алгоритму ведется анализ и оценка данных о работе персонала. Проводятся сравнения показателей с другими подобными организациями или обоснованными наукой нормами.

Заключительный этап. Этот шаг предусматривает подготовку отчета о результатах экспертной проверки, формируются итоговые выводы и рекомендации по оптимизации труда работников и совершенствованию отдела кадров организации.

Результатам аудита персонала позволяют:

• оценить уровень обеспечения кадрами и потребности в персонале;
• определить качественную структуру управленческого состава;
• выявить потребность в организации системы обучения сотрудников;
• узнать стили управления разных руководителей;
• понять социально-психологический климат в компании;
• оценить инновационный потенциал и распределение персонала в пределах организации;
• определить источники сопротивления изменениям.

Качественный аудит персонала компании позволяет ее руководителю сформировать сплоченный коллектив, устранить малопроизводительных или потенциально опасных сотрудников, найти способы решения конфликтов, разработать эффективную систему мотивации.

Компания “Омега” избавит вас от необходимости проведения аудита персонала, предоставив в ваше распоряжение свои кадры. У нас вы можете заказать услугу аутсортинга и аутстафинга персонала на взаимовыгодных условиях. Звоните по телефону 8 (495) 222-12-91.

Как проводится аудит персонала компании

Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

1. Суть кадрового аудита
2. Задачи проводимого аудита
3. Целесообразность аудита персонала
4. Объекты аудита персонала
5. Типы кадрового аудита
6. Аудит персонала поэтапно
7. Методы проведения аудита
8. Результаты кадрового аудита

Для принятия определенных решений, касающихся управления организацией, важно, чтобы информация, на основе которой делаются выводы, была своевременной и достоверной. Это значит, что на всех уровнях хоздеятельности необходимо ее собирать и периодически обновлять, то есть проводить аудит.

В финансовой, налоговой и бухгалтерской сферах аудит давно и прочно занял свое место в управленческой деятельности организаций. Однако меняющиеся задачи современной экономики расширили его функции от проверочных и консультационных, затрагивая широкий круг вопросов предпринимательства, в том числе и кадровую политику.

Аудит в вопросах кадровой эффективности в настоящее время проходит этап становления, постепенно распространяясь в отечественной предпринимательской практике.

Рассмотрим, как именно он применяется для повышения эффективности управлении персоналом.

Суть кадрового аудита

Само слово «аудит», происходящее от латинского корня «audieus» – «выслушивать», подразумевает проверку в основном бумажной отчетности, касающейся той или иной сферы деятельности компании. Цель аудита – не только установить возможные нарушения, но и предупредить их, а также провести консультации, благодаря которым возможно повышение эффективности в проверяемой области. В настоящее время деятельность аудиторов существенно расширилась, захватив и область кадрового управления.

Аудитом персонала можно назвать консультационную деятельность, экспертным путем устанавливающую кадровый потенциал организации и его эффективность. Аудитор изучает документацию, имеющую отношения к вопросам подбора, оформления, перемещения и освобождения от должности сотрудников организации на предмет соответствия бумаг требованиям законодательных актов Российской Федерации.

ВАЖНО! Аудит персонала – это не только способ осуществления проверки, то есть констатации фактов, но и инструмент для преодоления существующих проблем, конечной целью применения которого является повышение рентабельности (прибыльности) организации.

Задачи проводимого аудита

Выясняя степень правильности ведения кадровой документации и изучая дополнительные факторы, отраженные в ней, аудитор может сделать выводы относительно:

• эффективности кадровой политики, принятой в данной организации, по отношению к ее главной цели;
• правильности применения законодательной базы;
• оценки оперативности кадровой службы и системы управления ею;
• изыскания резервов усовершенствования кадрового управления;
• выявления отрицательных моментов, тормозящих кадровую эффективность, анализа возможных путей устранения.

Целесообразность аудита персонала

В каких случаях организации стоит обратить внимание на изучение кадровой ситуации путем проведения аудита персонала? Можно провести эту процедуру в любой момент, но наибольшую пользу она принесет в таких ситуациях, как:

• смена руководства в организации;
• передача кадровых дел в ведение неспециалиста по вопросам персонала (например, бухгалтера, секретаря и др.);
• освобождение от должности руководителя отдела кадров;
• подготовка к внешней ревизии со стороны органов контроля;
• формирование базы кадровых документов для архивного хранения;
• инновации в законодательной сфере, касающиеся трудоустройства и увольнения;
• непредвиденная резкая динамика кадров, например, локаут (массовое увольнение) и т.п.

Объекты аудита персонала

В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:

1. Кадровые процессы анализируются в сопоставлении со стратегическими задачами компании. Оценке подлежат:
   • планирование кадровых ресурсов – изучение соответствия наличия кадров основным потребностям фирмы, а также перспективного развития кадрового планирования;
   • система набора сотрудников и отбора из потенциальных претендентов – изучаются источники кандидатов на должности, требования к кандидатам и способы организации трудоустройства;
   • вопросы адаптации сотрудников на новом месте – насколько эффективен действующий подход, можно ли его улучшить, за счет чего;
   • аттестация и обучение работников – разработка и апробирование программ обучения, анализ уже существующих;
   • система поощрения персонала – поиск самых удобных и действенных способов стимулирования работоспособности и высоких показателей, оценка плодотворности действующих льгот и дополнительных выплат;
   • социально-психологический климат в коллективе – мониторинг корпоративной культуры, измерение степени социальной напряженности и ее влияния на кадровые процессы, разработка специальных корпоративных программ.
2. Кадровые структуры – их эффективность, актуальность для бизнес-процессов данной организации. Оценке подлежат структурные подразделения, отвечающие за набор, отбор, обучение, перемещение и увольнение персонала, а также за подготовку будущих руководителей разных уровней.
3. Персонал – анализируется с позиции количества штатных единиц, занятости вакансий, «текучки» кадров, наличия резерва и его использования, а также квалификационной характеристики сотрудников.

Типы кадрового аудита

В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:

1. Частота проведения:
   • плановый – проводящийся по заранее определенным периодам в соответствии с принятым перспективным планом;
   • оперативный – организовывается по специальному приказу руководства;
   • постоянный – устраивается регулярно;
   • «панельный» – используется одна и та же методика, применяющаяся на «фокусную» группу, то есть одних и тех же людей.
2. Охват объектов аудита:
   • полный – максимальный анализ процессов, структур и персонала;
   • локализованный – анализ выбранного объекта.
3. Способ анализа:
   • предметный – изучаются все объекты, в которых выделяется интересующая тематика;
   • системный – используется весь комплекс доступных методов;
   • частичный – анализируется не весь персонал, а выборка работников.
4. Уровень исследования:
   • стратегический аудит – оценка высшим руководящим звеном;
   • управленческий анализ – уровень начальства структурных подразделений;
   • тактический – проводится кадровыми службами.
5. По отношению к компании:
   • внутренний – организовывается собственными силами;
   • внешний – привлекаются сторонние специалисты.

Аудит персонала поэтапно

1 этап – подготовка. Необходимо четко установить цель аудита и определить задачи. Проясняются главные факторы будущего исследования: кто будет его проводить, в какие сроки, на какой выборке и какими методиками. Руководством издается приказ или распоряжение.

2 этап – сбор данных. Накапливается информация путем изучения документов, наблюдения за персоналом, проведения опросов, анкетирования и др. На этом этапе происходит первичная обработка полученных сведений.

3 этап – интерпретация полученных сведений. Сведение данных в удобную для анализа форму (списки, таблицы, графики, диаграммы и т.д.), выводы на основании используемых методик обработки и сравнения с предыдущими показателями или данными других организаций.

4 этап – итоговый. Формирование аудиторского отчета, итоги и рекомендательные предложения.

Методы проведения аудита

Для исследования кадрового потенциала аудиторы применяют:

• аналитические методы – изучение документации и статистических показателей эффективности;
• социально-психологические методы – наблюдение, опросы, анкетирования, беседы;
• экономические методы – сравнение финансовых показателей с социальными факторами.

Результаты кадрового аудита

По итогам анализа кадровой деятельности организации можно сделать выводы относительно:

• кадровой обеспеченности организации;
• качества управления персоналом на фирме;
• преобладающего руководящего стиля;
• внутреннего климата в коллективе;
• возможностей внедрения новшеств;
• потребности в улучшении квалификации персонала;
• потенциала для построения карьеры на разных должностных уровнях;
• причин выявленных негативных факторов и пути их преодоления.