Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Аудит кадровых документов организация проведение ошибки

Содбис отвечает: Как организовать кадровый аудит?

Продолжаем серию публикаций, в которых даем ответы на актуальные вопросы в юридической сфере, сферах трудового законодательства, бухгалтерского учета и налогообложения, госзакупок, финансов и маркетинга. В новом материале поговорим об особенностях проведения внутреннего кадрового аудита.

Вопрос: Как организовать проведение внутреннего кадрового аудита и оформить итоги в организации?

Организация вправе самостоятельно определить объем, способы, основания внутренней проверки. Как его организовать, оформить его итоги и каковы основные этапы его проведения, представлено в обосновании

В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита. Вместе с тем ведение кадрового учета является обязательным для любой организации. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.

Исходя из этого внутренний кадровый аудит можно определить как комплекс мер, включающий в себя оценку системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета в организации, проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству РФ и корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах. Аудит кадровой документации позволяет в максимальной степени избежать ошибок при ведении кадрового делопроизводства или исправить их по результатам его проведения.

Кадровый аудит обычно проводится в следующих случаях:

при изменениях в трудовом законодательстве;

при смене работника, в функции которого входит оформление кадровой документации;

при необходимости оптимизировать функционирование кадровой службы;

перед проведением проверок контролирующими органами, в частности инспекцией труда;

при смене руководства организации.

Поскольку законодательством не закреплены правила проведения внутреннего кадрового аудита, руководство организации свободно в определении объема, способов, оснований внутренней проверки.

Организовать его проведение рекомендуется с издания приказа, в котором следует обозначить цель и задачи, которые будут рассмотрены в процессе аудита (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки его проведения (как правило, от 1 недели до нескольких месяцев) и состав группы (комиссии). В такую группу (комиссию) могут быть включены как кадровые работники (за исключением работников, которые формировали и вели проверяемую кадровую документацию), так и работники бухгалтерии, планово-экономического отдела, юридических служб и др. Кроме того, для этих целей могут привлекаться сторонние специалисты.

Алгоритм проведения кадрового аудита может состоять из следующих шагов (этапов):

I. Проверка наличия обязательных ЛНА — определение отсутствующих ЛНА или отдельных их положений, наличие которых обязательно в организации.

II. Экспертиза документов — проверка соответствия ЛНА требованиям действующего законодательства, выявление нарушений, ошибок или несоответствия нормам законодательства в оформлении, систематизации и хранении кадровой документации.

III. Подготовка отчета о результатах проведенного внутреннего кадрового аудита, содержащего информацию о выявленных нарушениях в ведении кадрового делопроизводства, в том числе отсутствии необходимых документов, оценку рисков таких нарушений, рекомендации по их устранению, а также предложения по оптимизации работы с документами кадрового делопроизводства.

IV. Получение пояснения от работников, ответственных за ведение соответствующей кадровой документации, по отчету о результатах проведенного аудита.

V. Проведение работы по исправлению и доработке кадровой документации в организации.

Рассмотрим основные этапы проведения кадрового аудита.

Этап «Проверка наличия (отсутствия) ЛНА»

Как было указано выше, одним из основных этапов проведения кадрового аудита является в том числе выявление отсутствующих ЛНА или отдельных их положений, наличие которых обязательно в организации.

Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в организации.

К таким документам в том числе относятся правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ), инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ), положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), график отпусков (ст. 123 ТК РФ), табель учета рабочего времени (ст. ст. 91, 99 ТК РФ), книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. п. 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»), трудовые книжки (в отношении тех работников, которые не перешли на сведения о трудовой деятельности) (ст. ст. 65, 66 ТК РФ), сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ), трудовые договоры (ст. ст. 56, 57, 67 ТК РФ), личные карточки (п. 12 данных Правил) и пр.

Читать еще:  Каковы способы уплаты налогов, указанных в налоговом уведомлении?

Завершающим действием этого этапа кадрового аудита является сверка документов — какие документы есть, а какие нужно разработать.

Этап «Экспертиза документов»

После того как был определен список обязательных документов и проверено их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям действующего законодательства, например включены ли в договоры обязательные условия, размер зарплаты не ниже МРОТ, получена ли копия; подписаны ли все личные документы и приказы; правильно ли заполнены трудовые книжки; соблюдаются ли сроки хранения документов и т.п.

Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов.

Просматривая ЛНА, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда организации. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись с учетом особенностей, установленных для отдельных категорий работников (ст. ст. 8, 22, ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ).

Этап «Подготовка отчета по итогам кадрового аудита»

По итогам кадрового аудита лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у организации.

Отчет можно разделить на два блока.

В первом блоке расписываются итоги аудита обязательных кадровых документов по организации (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.д.).

Во втором блоке расписываются результаты проверки документов по делам конкретных работников (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка (при ее ведении), сведения о трудовой деятельности).

Отчет составляется в свободной форме и может содержать элементы структуры:

название и дату документа;

сведения о состоянии кадровых документов (в порядке или есть недочеты) на определенный момент времени;

данные об обнаруженных недостатках (кратко);

рекомендации с указанием санкций в случае непринятия мер.

Подготовлено по материалам Содбис (18+).

Хотите читать наши новости раньше всех?

Новости из приоритетных источников показываются на сайте Яндекс.Новостей выше других

Услуги проведения кадрового аудита делопроизводства для организаций любого профиля

Успех бизнеса напрямую зависит от политики работы с персоналом. Внутренний кадровый аудит делопроизводства от компании «Гранит-Консалтинг» позволит вам выявить и исправить ошибки в работе вашей кадровой службы и ведении кадровых документов.

Что такое кадровый аудит?

Кадровый аудит – проверка кадрового учета и делопроизводства на предприятии. Услуга включает полный или частичный анализ документов и процессов, выполняемых кадровой службой предприятия или ответственными за работу с персоналом сотрудниками.

Кадровый аудит нужен вам, если вы хотите:

  • Узнать реальный кадровый и инвестиционный потенциал организации.
  • Расширить список услуг и продукции.
  • Сократить или расширить штат сотрудников.
  • Реорганизовать бизнес.
  • Улучшить управляемость представительств и филиалов предприятия.

Задачи и цели кадрового аудита

Аудит кадровой работы проводится для достижения следующих целей и задач:

  • Определения ошибок в порядке ведения, форме и содержании кадровых документов.
  • Систематизации недочетов, связанных с кадровым делопроизводством, и разработка плана мероприятий для их исправления и предупреждения повторного возникновения аналогичных проблем.
  • Снижения рисков, связанных с нарушением требований трудового законодательства.
  • Уменьшения вероятности возникновения трудовых споров с сотрудниками.
  • Модернизации и усовершенствования кадровой политики предприятия и механизма управления персоналом.

Чем вам грозит несоблюдение трудового законодательства?

Согласно российскому КоАП (статья 5.27), за несоблюдение норм трудового законодательства и прочих документов, регулирующих отношения между сотрудником и работодателем, к предприятию и должностным лицам применяются следующие меры наказания:

  • Предупреждение.
  • Наложение штрафа в размере 1 000 – 5 000 рублей для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей и от 30 000 до 50 000 для юридических лиц.

Если нарушение выявляется повторно, мера пресечения дополняется дисквалификацией на срок от 1 до 3 лет. Закажите аудит кадровой политики организации, чтобы не подвергнуться наказанию со стороны трудовой инспекции и других надзорных органов.

Какой кадровый аудит вам нужен?

Наша компания проводит два вида кадрового аудита:

Общий. Это анализ всей кадровой и сопутствующей документации с последующей разработкой рекомендаций по устранению выявленных ошибок и индивидуальной проработкой документов по каждому сотруднику.

Обзорный. Это анализ той части документов, которая необходима для оценки текущего состояния кадрового учета на предприятии.

Этапы проведения кадрового аудита

1 этап – оценка объема работ, составление плана кадрового аудита и графика его выполнения.

2 этап – согласование плана и графика кадровой проверки с заказчиком и заключение договора на кадровый аудит.

3 этап – проведение аудита кадровой службы предприятия.

Читать еще:  Должностная инструкция кассираоперациониста банка

4 этап – составление акта проверки кадрового делопроизводства в организации.

5 этап – утверждение заказчиком отчета по кадровому аудиту.

Сколько стоит кадровый аудит предприятия?

от 65 000 рублей

от 25 000 рублей

Заказывая кадровую проверку у нас, вы получаете:

  • Анализ документации предприятия на наличие локальных нормативных актов, регламентированных законодательством.
  • Анализ кадровой документации на наличие обязательных документов в области кадрового делопроизводства.
  • Анализ системы учета и архивации кадровых данных.
  • Диагностику правильности оформления документов и их соответствия официальным стандартам.
  • Составление акта кадровой проверки со списком выявленных недочетов работы с персоналом и рекомендаций по их устранению.

Заказать кадровый аудит у нас или провести его своими силами?

Кадровый аудит своими силами

Кадровый аудит от «Гранит-Консалтинг»

Компетентная проверка кадрового делопроизводства вашей организации на наличие ошибок и выдача рекомендаций по их устранению. Простая и понятная схема взаимодействия, выгодные условия сотрудничества. Мы оперативно и профессионально выполняем взятые на себя обязательства по проведению кадрового аудита, вы оптимизируете кадровое делопроизводство и исключаете риски, связанные с нарушением трудового законодательства.

Настоящим выражаем благодарность коллективу ООО «Гранит-Консалтинг» за высокие стандарты в оказании услуг.

Наши сотрудники имеют сложный график работы, связанный с командировками и требующий суммированного расчета рабочего времени, что предполагает особое внимание к оформлению документов. Среди многих фирм, предоставляющих кадровые услуги, Вы заслужили репутацию компании, обладающей нужной квалификацией.

Также отдельно хотим отметить качество проведенного кадрового аудита. Мы работаем с Вами с начала нашей основной деятельности и за это время не раз убедились в Вашем ответственном отношении к каждой мелочи, что вселяет в нас уверенность за кадровую часть работы нашей компании.

Ваша профессиональная работа и оперативные ответы по срочным вопросам, в свою очередь, позволяют нам быстро реагировать на запросы сотрудников и контролирующих органов — это ценный вклад в деловой климат внутри нашего коллектива.

Генеральный директор ООО «НЭЦ».

Как заказать проведение кадрового аудита прямо сейчас

Проведение кадрового аудита позволит вам оптимизировать работу с персоналом и избежать наказания за несоблюдение трудового законодательства. Оформите онлайн-заявку на услуги нашей компании или свяжитесь с нами по телефону, чтобы уже через несколько дней получить развернутый отчет о кадровой проверке вашего предприятия.

  • Позвоните по телефону:
    8 (495) 137-05-78
  • закажите обратный звонок и мы перезвоним в удобное для вас время.
  • Восстановление кадрового учёта
  • Кадровое консультирование
  • Ведение кадрового делопроизводства
  • Трудовые споры
  • Восстановление кадрового учёта
  • Ведение кадрового делопроизводства
  • Кадровое консультирование
  • Комплексное абонентское обслуживание
  • Подмена штатного кадрового сотрудника
  • Проверка персонала
  • Разработка локальных нормативных актов
  • Представление интересов заказчика в государственных структурах

© 2010-2021
Консалтинговая группа «Гранит-Консалтинг»
Все права защищены!
Копирование материалов сайта возможно только
с письменного согласия владельца!
ОГРН: 1157746410425 | ИНН:7743099641
Пользовательское соглашение

Кадровый аудит организации

Кадровый аудит организации

Похожие публикации

Кадровый аудит подразумевает под собой проведение проверки не только всей документации отдела кадров, но и общих условий, которые созданы в компании для работников.

Цели и задачи кадрового аудита

Основная цель кадрового аудита – это проверка организации на предмет соблюдения трудового законодательства. Сюда относится:

  • проверка наличия всех документов, установленных законодательством;
  • проверка правильности оформления трудовых отношений с работниками;
  • проверка условий труда, создаваемых для сотрудников предприятия;
  • кадровый аудит персонала – проверка социально-психологического климата в рабочем коллективе.

Проведение аудита может ставить перед собой как все вышеуказанные цели, так и выполняться только в одном направлении. Например, аудиторы будут проверять только документацию отдела кадров.

Кадровый аудит выполняет следующие задачи:

  • приведение документации кадрового блока в соответствие с требованиями законодательства;
  • выявление и исправления типичных ошибок при ведении кадрового делопроизводства;
  • повышение уровня удовлетворенности персонала предприятия и улучшение условия труда.

Его проводят в следующих случаях:

  • плановая проверка на предприятии;
  • смена работника, ответственного за ведение документов отдела кадров;
  • предстоящая проверка компании со стороны вышестоящих организаций или проверяющих органов.
  • при кардинальных изменениях в законодательстве.

Можно провести кадровый аудит своими силами или пригласить стороннюю организацию.

Методы кадрового аудита

Все методы можно разделить на три группы, в зависимости от направления кадрового аудита:

  • Организационно-аналитическая. Подразумевает под собой проведение проверки всей документации, которая должна быть на предприятии. Проверяющие выявляют недостающие документы и ошибки в тех, которые ведутся.
  • Экономическая. Проводится проверка на предмет соответствия предприятия экономическим и социальным показателям. Например, сравнивается средний уровень заработной платы, начисляемой работникам организации, со средним показателем по региону. Для сравнения могут браться и отдельные отрасли деятельности предприятия. Также здесь могут учитываться такие показатели как травматизм, текучесть кадров, условия труда и т.д.
  • Социально-психологическая. Проводится путем опроса и анкетирования работников предприятия. Методы, относящиеся к этой группе, призваны выявить уровень мотивации сотрудников, эффективность системы премий и прочих поощрений, но при этом следует помнить, что на достоверность результатов может влиять человеческий фактор.
Читать еще:  Место для курения табличка знак требования

Деление всех методов, используемых при проведении аудита, на группы, весьма условное.

Этапы проведения кадрового аудита

Весь процесс проведения аудита можно разделить на три этапа:

  1. Решение организационных вопросов. На этом этапе принимается решение о том, кто будет проводить проверку: специально нанятые профессионалы, либо организация проведет кадровый аудит своими силами. Также определяются цели и задачи, которые будут решены в ходе проверки.
  2. Непосредственное проведение аудита. Проводится проверка по всем выбранным направлениям. Это основной этап, от тщательности его проведения зависит конечный результат и последующее ведение кадрового блока в организации.
  3. Составления акта по результатам проверки. Комиссия делает выводы по полученным результатам: какие ошибки выявлены, каких документов недостает, какие положения законодательства нарушены. Также в конце акта даются рекомендации по устранению выявленных недостатков.

Приведение в порядок документации и всех кадровых вопросов может быть также поручено комиссии.

Аудит кадровых процессов подразумевает под собой проверку работы предприятия на соответствие трудовому законодательству и социально-экономическим показателям. Проведение аудита проводится по решению руководства предприятия, на законодательном уровне это не предусмотрено.

Кадровый учет без ошибок: кадровый аудит своими силами

Кадровый учет без ошибок: кадровый аудит своими силами

1. Подготовка к проведению и порядок кадрового аудита.
— основание проведения и виды кадрового аудита;
— порядок составления плана кадрового аудита;
— методика и пошаговый алгоритм проведения кадрового аудита;
— оформление документов при проведении кадрового аудита;
— выявление и оценка рисков; подготовка плана устранения недостатков и нарушений.

2. Анализ организации кадрового учета и ведения кадрового делопроизводства. Порядок устранения нарушений и исправлений ошибок в документах.
— структура, штатное расписание и штатная расстановка;
— распределение обязанностей по ведению кадрового делопроизводства:
— должностные инструкции; ведение трудовых книжек;
— ведение воинского учета и др.

3. Анализ локальных нормативных актов (содержание, оформление). Порядок устранения нарушений и исправлений ошибок в документах.
— анализ обязательных локальных нормативных актов;
— анализ дополнительных локальных нормативных актов;
— анализ процедуры разработки, утверждения и ознакомления с локальными нормативными актами.

4. Проверка защиты персональных данных. Порядок устранения нарушений и исправлений ошибок в документах.
— анализ организации работы с документами на бумажных носителях;
— анализ организации работы с информацией в электронном виде;
— проверка согласий работников на обработку персональных данных (содержание, оформление);

5. Аудит делопроизводства кадровой службы. Порядок устранения нарушений и исправлений ошибок в документах.
— анализ номенклатуры дел кадров (содержание, оформление);
— проверка ведения, оформления и хранения дел по личному составу;
— уничтожение дел по личному составу с истекшим сроком хранения;
— проверка сохранности печатей и штампов кадрового подразделения;
— анализ разработки и утверждения бланков документов по личному составу;
— проверка ведения системы учета и регистрации, заполнение регистрационных книг;

6. Проверка трудовых книжек. Порядок устранения нарушений и исправлений ошибок в документах.
— приобретение, учет и хранение бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
— правильность и своевременность внесения записей,
— внесение исправлений в трудовые книжки;
— своевременность выдачи трудовых книжек при прекращении трудовых договоров.

7. Аудит кадрового делопроизводства. Порядок устранения нарушений и исправлений ошибок в документах.
— анализ договоров с работниками (содержание, оформление): трудовые договоры;
— гражданско-правовые договоры;
— договоры на полную материальную ответственность; соглашения об обучении; соглашения о расторжении трудового договора и др.
— аудит кадровых приказов: правильность издания приказов; срок ознакомления с приказом; сроки хранения приказов по личному составу.
— проверка личных карточек по форме Т-2.

7. Проверка соблюдения трудового законодательства. Порядок устранения нарушений и исправлений ошибок в документах.
— соблюдение законодательства при приеме на работу;
— соблюдение рабочего времени, сверхурочная работа, работа в выходные дни;
— соблюдение отдыха, предоставление отпусков, отзыв из отпуска и др.;
— проверка оплаты труда;
— дисциплинарные наказания работников: основания применения, соблюдение сроков; правильность объявление выговора, правильность объявления замечания.
— проверка увольнений: основания; правильность оформления прекращения трудового договора.
— труд особых работников.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector