Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Архивное делопроизводство в 2021 и 2021

Делопроизводство и архивное дело

В зависимости от функциональных целей организации используются следующие типы архивов:

  • центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций;
  • центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
  • объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
  • архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

Архивы могут различаться в зависимости от подлежащего хранению в архиве состава документации:

  • архив управленческой документации;
  • научно-технический архив;
  • аудиовизуальный архив;
  • архив документации на электронных носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

К основным решаемым задачам архива организации относятся:

  • комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
  • учет и обеспечение сохранности документов;
  • создание научно-справочного аппарата к документам архива;
  • использование хранящихся в архиве документов;
  • подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы РФ.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

  • ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций — источников комплектования архива;
  • принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
  • учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
  • создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
  • организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
  • проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
  • осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
  • организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
  • оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
  • участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
  • участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников комплектования архивов.

Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

Перечень документов которыми оперирует архив в работе:

Cеминар-практикум Минкультуры Чувашии по вопросам делопроизводства и архивного дела в г. Канаш

10 апреля 2021 г. на базе муниципального архива г. Канаш состоялся семинар-практикум по вопросам делопроизводства и архивного дела. Семинар был организован Министерством культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики при участии специалистов Государственного исторического архива Чувашской Республики. В мероприятии приняли участие сотрудники муниципальных архивов г. Канаш, Канашского района, специалисты администраций сельских поселений, организаций, ответственных за делопроизводство и архивное дело в отраслях «Культура», «Образование», «Здравоохранение».

Перед началом семинара заместитель директор Государственного исторического архива Чувашской Республики Валентина Харитонова ознакомила участников с выставкой, посвященной строителям Сурского и Казанского оборонительных рубежей, подготовленной на основе архивных документов из фондов Государственного исторического архива Чувашской Республики. Среди экспонатов были представлены материалы об организации участков военно-полевых строительств, мобилизации населения для проведения работ по возведению укреплений, об обеспечении охраны для защиты оборонительных сооружений, восстановлении и ремонте после весенних паводков, о мероприятиях по охране и поддержанию в состоянии боевой готовности сооружений, ликвидации оборонительных рубежей и др.

Читать еще:  Тема Установление режима неполного рабочего времени

Актуальные проблемы в архивной отрасли, мероприятия, необходимые для более эффективного хранения, учета и использования архивных материалов в районных архивах и организациях – источниках комплектования охарактеризовала заведующий сектором архивов Минкультуры Чувашии Татьяна Малеева: «В государственных и муниципальных архивах Чувашской Республики обеспечивается сохранность порядка 3 млн. единиц хранения, из которых одну третью часть составляют документы муниципальных архивов Чувашской Республики. Необходима качественная и своевременная научно-техническая обработка архивных документов на стадии ведомственного хранения». Также Татьяна Малеева ознакомила участников семинара-практикума с новшествами в нормативной правовой базе в сфере архивного дела и делопроизводства.

Главный архивист отдела обеспечения сохранности, комплектования и учета архивных документов Государственного исторического архива Чувашской Республики Оксана Алексеева подробно разъяснила порядок составления номенклатур дел и паспортов архивов организаций, хранящих управленческую документацию, формирования дел в текущем делопроизводстве.

Главный архивист Государственного архива современной истории Чувашской Республики Надежда Арланова ознакомила участников семинара с порядком проведения экспертизы ценности документов и составлением научно-справочного аппарата.

Сотрудники архива также поделились с участниками мероприятия практическим опытом.

В завершение мероприятия в целях ознакомления с опытом работы участники семинара-практикума посетили муниципальные архивы г. Канаш и Канашского района.

От СССР до наших дней: как менялось архивное делопроизводство

В 2020 году изменился обязательный срок хранения многих документов: каких-то — в большую сторону, а каких-то — в меньшую. Как в целом трансформировались делопроизводство и архивное дело со времён Советского Союза в России, рассказываем в статье.

В 2020 году изменился обязательный срок хранения многих документов: каких-то — в большую сторону, а каких-то — в меньшую. Как трансформировались делопроизводство и архивное дело в России со времён Советского Союза, рассказываем в статье.

Что вкладывают в понятие «делопроизводство и архивное дело»

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения» Делопроизводство и архивное дело в России напрямую связаны с ГОСТами. В частности, в государственных стандартах прописаны основные термины и определения этого направления работы в компаниях. Например, понятия делопроизводство и архивное дело зафиксированы в ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Делопроизводство в архиве — направление, отвечающее за комплектацию, учёт и хранение документов в компании.

Эта сфера деятельности организаций регламентируется 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Основные задачи делопроизводства в архиве:

  • организация хранения документов;
  • комплектование архива организации;
  • учёт документов, находящихся на хранении в архиве;
  • использование документов, находящихся на хранении;
  • подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

Делопроизводство и архивное дело: как было

Делопроизводство и архивное делом, каким мы его знаем сейчас, сформировано во многом ещё в советское время. Можно выделить три этапа его развития в СССР:

1. Реструктуризация (1920–1930 гг.). Масштабная перестройка системы делопроизводства, изменение подхода к хранению документов.

2. Затишье (1940–1950 гг.). Отсутствие значимых разработок и нововведений в этой области.

3. Регламентирование (1960–1990 гг.). Формирование законодательной основы делопроизводства и архивного дела.

Новая система организации хранения документов, зародившаяся в СССР, основывалась на нескольких принципах. Их отражение можно найти и сегодня:

Среди особенностей делопроизводства и архивного дела, сформированных в советское время, можно выделить несколько важных:

1. Вертикальная модель движения документов.

2. Централизованная система организации архива.

3. Формирование специализированных отделов делопроизводства.

4. Высокая степень стандартизации процесса.

5. Регламентирование делопроизводства и архивного дела через ГОСТ.

На практике централизованный подход требует не только своевременного получения данных, но и ведения большого числа карточек учёта, что очень трудоёмко.

Делопроизводство и архивное дело: как стало

Главная отличительная особенность делопроизводства в наши дни — возможность вести его в электронном формате. Цифровизация захватывает всё больше компаний, а повсеместная удалёнка, начавшаяся в 2020 году, этому только способствует.

Электронный архив помогает компаниям сэкономить время и финансы. Основные преимущества хранения документов в цифре:

  • экономия пространства: электронный архив физически не занимает столько места, как склад с бумагами;
  • автоматизация работы с документами: современные системы упрощают работу делопроизводителей и архивистов;
  • простота и скорость поиска: любой документ можно найти всего за несколько кликов;
  • гарантия сохранности архива: её обеспечивает резервное копирование документов, а также цифровой формат — предотвращаются износ, механическое повреждение и другие несчастные случаи, которые происходят с бумагой;
  • конфиденциальность документов: уровень доступа к документам в архиве можно легко контролировать, это позволяет хранить все данные в безопасности.
Читать еще:  Кто относится к ветеранам вов?

Важно, чтобы система, которую вы выберете для организации электронного архива, поддерживала долгосрочное хранение на десятилетия вперёд, при этом гарантируя их юридическую значимость.

Решение Directum «Долговременный архив» обеспечивает долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости и сроками хранения 10, 25, 75 лет.

Как видно на практике, модернизация архивного делопроизводства в его классической модели, разработанной в советское время, связана с активным использованием компаниями электронного документооборота, а также общим курсом правительства на цифровизацию. Хотя многие принципы из советского прошлого по-прежнему актуальны и в наше время.

Фото: кадр из фильма «Расплата»/ The Accountant

Архивное делопроизводство. Электронный документооборот

Цель семинара

Получить и систематизировать знания в области управления системой архивного делопроизводства и электронного документооборота в современной организации.

В программе семинара

1. Роль и задачи архива

  • Законодательство по архивному делу в РФ
  • Сеть архивов Российской Федерации
  • Задачи архивного хранения информации
  • Способы хранения информации

2. Организация архива. Основные задачи и требования

  • Основные направления архивного менеджмента
  • Планирование, финансирование, отчетность
  • Должностная инструкция работника архива

3. Документооборот архива

  • Структура предприятия, номенклатура дел
  • Подготовка документов к сдаче в архив
  • Порядок индексации документов при изменении структуры компании, организации филиалов, представительств
  • Комплектование архива. Классификация документов

4. Экспертиза ценности документов

  • Экспертная комиссия. Этапы проведения экспертизы ценности
  • Оформление результатов экспертизы ценности

Практическая работа

5. Работа с различными видами документов

  • Формирование и оформление дел постоянного и долговременного хранения, по личному составу
  • Порядок передачи документов в архив
  • Учет документов в архив. Система учетных документов

6. Режим конфиденциальности, ограниченного допуска

  • Государственная, коммерческая, банковская и другие виды тайны
  • Система ограничения доступа к секретным документам
  • Режимы хранения
  • Ответственность за разглашение сведений и утрату документов

7. Организация архива электронных документов предприятия

  • Информационные технологии в архивном хранении
  • Электронные архивы
  • Способы создания электронных архивов
  • Нормативно-правовая база по работе с электронными документами
  • Особенности работы с электронными документами (ЭД)
  • Подсистемы Электронного архива
  • Этапы создания Электронного архива
  • Экспертиза ценности ЭД
  • Классификация документов
  • Выбор оборудования
  • Использование ЭЦП
  • Закономерность изменения экономической эффективности при использовании Электронных архивов

Термины и определения

  • Понятия, связанные с определением термина «документ на электронном носителе, электронный документ»
  • Определение учетных единиц электронных документов
  • Определения, связанные с подлинностью электронных документов
  • Определения, связанные обеспечением сохранности электронных документов
  • Определения, связанные описанием электронных документов
  • Экспертиза ценности электронных документов
  • Передача электронных документов на архивное хранение
  • Описание документов на электронных носителях

Классификация документов на электронных носителях

  • Общие положения
  • Классификация документов на электронных носителях в пределах архива.
  • Классификация документов на электронных носителях в пределах архивного фонда
  • Обеспечение сохранности документов на электронных носителях
  • Учет документов на электронных носителях
  • Уничтожение электронных документов

Ответы на вопросы. Практические рекомендации

Результат посещения семинара

Нормативную базу архивного делопроизводства. Как организовать работу с электронными документами.

Для кого предназначен семинар

Специалисты служб ДОУ, работники канцелярии, секретари, специалисты, чья работа связана с организацией делопроизводства и документооборота в организации.

Метод ведения

Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия тренера и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.

! Предварительная подготовка: Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным.

! Возможно проведение мероприятия в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.

Раздаточные материалы

Документ по окончанию семинара

Ведущие семинара

Обучение проводит ведущий бизнес-школы с большим опытом работы по указанной теме. Точная кандидатура ведущего определяется ближе к дате проведения. Уточняется по завпросу.

Правила ведения архивного делопроизводства

Создание архива организации начинается с разработки номенклатуры (реестра) дел. Прежде чем описывать, как формируется архивное делопроизводство и номенклатура (2020), нужно дать определение наиболее важным терминам, используемым в архивном деле.

Делопроизводство и архивное дело, термины и определения

Определения терминов, используемых в делопроизводстве и архивном деле, содержатся в ГОСТ Р 7.0.8-2013, вступившем в силу с начала марта 2014 г. В стандарте приводятся значения следующих понятий:

  • делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;
  • под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации;
  • документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию;
  • архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;
  • под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
  • документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации;
  • номенклатура дел — список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
  • под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв.

Комплексы документов

Начальным этапом формирования номенклатуры дел выступает изучение созданных на предприятии комплексов локальных актов. В их число входят:

  • организационная структура и штатное расписание предприятия;
  • разработанные в предыдущие годы реестры дел;
  • описи дел временного и постоянного хранения;
  • при наличии — типовые номенклатуры дел;
  • правила организации, определяющие порядок документооборота и документирования на предприятии;
  • перечень документов, регламентирующих срок их хранения.

Схемы разработки номенклатуры дел

Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:

  1. Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
  2. Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).

Филиалы и представительства

Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.

При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.

Общественные организации

На предприятии нередко создаются общественные организации. Речь в данном случае идет о профсоюзах. Если подобное объединение зарегистрировано в качестве юридического лица, необходимо формирование индивидуального документального и архивного фонда. Как следствие, создается собственная номенклатура дел.

Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.

Включение электронных баз данных

Сейчас значительная часть документооборота происходит с применением электронного формата документов. Логичным следствием этого становится включение в номенклатуру дел электронных баз данных. Сроки хранения электронных документов не отличаются от бумажных, документация на электронных носителях включается на общих основаниях.

Индексы дел

Частой проблемой организации делопроизводства коммерческих компаний становятся трудности с индексацией дел. Они объясняются регулярными структурными изменениями, характерными для подобных хозяйствующих субъектов. Следовательно, возникает необходимость пересмотра существующей системы индексов. Общего решения не существует, поэтому в каждом конкретном случае внесение корректировок в индексацию дел происходит индивидуально.

Сроки хранения

Срок хранения архивных документов организации определяется действующей нормативно-правовой базой. Она формируется на основе ФЗ и перечней нормативных актов, разработанных Росархивом и Минкультуры.

В номенклатуре дел срок хранения документа указывается в графе 4 с обязательным указанием нормативного акта, которым он устанавливается.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector