Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Архивная опись виды правила составления BusinessManru

Архивная опись виды правила составления BusinessManru

4 .1.7. Составление и ведение описей

Опись дел, документов — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета 1 . Опись дел, документов состоит из :

— описательных статей дел (единиц хранения/единиц учета),

листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Описи составляются, как правило, в делопроизводстве учреждений и в архивах организаций в четырех экземплярах, три из которых передаются в государственный или муниципальный архив. В государственных и муниципальных архивах описи составляются на неописанные документы и в процессе переработки некачественных описей в трех экземплярах.

Первые экземпляры описей размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника, ответственного за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.

Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.

Описи хранятся по порядку номеров фондов, в пределах фонда – по номерам описей.

На дела одного фонда могут быть составлены одна или несколько описей. Их количество зависит от схемы систематизации фонда, объема и завершенности комплектования фонда.

Отдельная опись может быть составлена:

— на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;

— на дела всех лет одной структурной части;

— на дела за один год или несколько лет деятельности учреждения;

— на дела одной или нескольких предметно-тематических частей фонда;

— на дела одной или нескольких функциональных частей фонда;

— на дела, содержащие документы одной разновидности;

— на дела, характерные только для данного вида учреждений (судебные дела, следственные дела, научные отчеты).

Процесс ведения описей состоит из описания документов ( см. п. 4.1. ) и оформления описи.

В опись могут быть включены дела за определенный период времени существования фондообразователя , одного или нескольких, схожих по функциям деятельности, подразделений фондообразователя и т.д.

Основой описи является описательная статья – совокупность сведений о деле. Она включает:

— примечания ( сведения , как правило, о перемещении/выбытии, наличии в деле копий, микрофильмировании, оцифровании , наличии особо ценных документов).

Опись структурируется в соответствие со схемой классификации (систематизации) дел фонда . На ее основе фиксируется место каждого дела в описи.

Каждому делу присваивается номер, который является учетным ( см. п. 4.1.5) . Не допускается присвоение делам одинаковых учетных номеров.

Если дела содержат документы за несколько лет, в конце каждого следующего года в описи , за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих документы за данный год. Если таковых дел в фонде много, то данную особенность следует оговорить в предисловии к описи.

Заголовки дел вносятся в опись в соответствии со схемой систематизации, каждый заголовок включается полностью, без сокращений и изменений. Если дело состоит из нескольких томов, номер тома проставляется с новой строки, в этой же графе описи сразу за заголовком.

При наличии аннотации , она размещается после заголовка в этой же графе.

Заголовки дел с однородным содержанием и одинаковыми формулировками обозначаются словами «то же», остальные графы описательной строки для таких дел заполняются полностью.

Вне зависимости от схожести содержания на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

При ведении описи в электронном виде каждый заголовок воспроизводится полностью в соответствии с интерфейсом системы электронного архива.

В конце описи дел, документов во всех ее экземплярах делается итоговая запись , которая закрепляет количество дел в описи, регистрирует все особенности нумерации дел, изменение их количества. В ней указывается количество находящихся на хранении дел , первый и последний номера дел по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров («пропущенные номера: 101, 226»), литерные номера («литерные номера: 12а, 115а»)_, выбывшие дела и основание их выбытия (выбыла ед .х р № 18, акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны № 1 от …г.).

После каждого поступления или выбытия дел составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись: « В раздел (том) включено:… » , « Всего в описи: . .».

Каждая опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель .

В случае проведения проверки наличия и состояния архивных документов, по ее окончании в конце описи дел, документов проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком дел , итоговая запись пересоставляется.

Читать еще:  Можно ли заключать гражданско-правовой договор вместо трудового

Законченная опись дел, документов должна включать, как правило, не более 9999 дел.

В описях дел в графе «Примечания» отражаются изъятие архивных документов (по письменным заявлениям гражданам с разрешения руководителя архива могут быть выданы подлинники сохранившихся в прекращенных уголовных и административных, а также фильтрационно-проверочных делах архивных документов творческого характера — рукописей, фотографий, писем и других личных документов (за исключением паспортов, военных билетов, служебных удостоверений и других архивных документов официального происхождения), сохранившиеся подлинники трудовых книжек обратившихся граждан ). После изъятия документов итоговая запись к описи пересоставляется.

Архивные документы снимаются с учета в результате проведения отдельных видов архивных работ:

— выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов ( п. 1.2.1. );

— проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами дел ( п. 1.2.2. );

— реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел ( п. 1.2.4. );

— описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение дел ( п. 4.1. ).

Основанием для внесения изменений в учетные документы и учетные БД по результатам указанных работ являются:

При этом в случае выбытия всех архивных документов описи дел, документов номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным; в реестре описей делается соответствующая отметка;

При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел, документов и дело фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.

При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда, которое включается в архивный фонд архива . Дело фонда включается в архивный фонд архива.

Усовершенствование и переработка описей дел, документов

Архив в необходимых случаях организует усовершенствование и переработку описей дел, документов.

Усовершенствование описи дел, документов — комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков дел (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи.

Переработка описи дел, документов — составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов. Переработка описи включает:

— изучение дел с проведением экспертизы их ценности;

— уточнение их фондовой принадлежности;

— уточнение или составление дел ;

— определение или уточнение их крайних дат;

— пересистематизацию дел по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи.

При переработке описи составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров дел ( п. 4.1.8.5 ).

Уничтожение описей дел, документов

Уничтожение первых экземпляров старых описей дел, документов после их переработки запрещается.

Первый экземпляр переработанной описи учитывается по новой описи на правах отдельной единицы хранения и помещается в конце новой описи за последним номером дела под своим заголовком и с отметкой «Опись пересоставлена. См. оп . № …». На титульном листе старой описи делается та же отметка.

Остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке.

Составление описи дел

Архивная опись имеет самое важное значение в организации учета документов, папок, дел, коробов и иных единиц учета любого должностного или юридического лица. В зависимости от задачи, в целях которой она подготавливается, зависит ее содержание, внешний вид и порядок оформления. В основном самыми востребованными ее формами являются архивные, сводные, внутренние, и их вид определен нормативами государственной архивной службы.

В каких случаях составляется опись архивных документов

Опись документов для сдачи в архив является результирующим документом по факту проведения комплексной архивной обработки материалов с долговременными и постоянными сроками хранения. Помимо этого, зачастую систематизации и фиксации подвергаются и бумажные материалы недлительного хранения. В этом случае наличие учетных реестров позволяет осуществлять контроль использования самых важных дел на всем их жизненном пути.

Важным элементом при приемке и передаче дел между организацией и государственными органами или между должностными лицами также является опись передачи документов. Именно на основании данного списка подготавливается акт передачи. Передача оконченных делопроизводством бумажных материалов в хранилище организации осуществляется строго при наличии данной формы.

Внутренняя опись сдачи документов является самой трудоемкой и составляется только в случаях наличия в составе дела ценных материалов, а также в случаях, когда необходимо полистно зафиксировать наличие и содержательную часть каждой обособленной единицы, входящей в состав папки.

Правила составления архивной описи

В целях определения внешнего вида табличной части и наличия обязательных атрибутов описи передачи документов, а также порядка формирования заголовков дел Росархив разработал соответствующие правила архивного дела. Заголовки описываемых единиц должны быть сформированы таким образом, чтобы сразу были понятны их суть и содержательная часть. Порядковые номера единицам присваиваются последовательно, в зависимости от потребностей описания, указываются хронологические рамки, в отдельных случаях – количество листов. Особые требования предъявляются к фиксации управленческих, кадровых и отчетных дел при подготовке описи передачи документов в архив. В иных случаях форма и состав итогового реестра могут определяться с учетом практической необходимости и целесообразности детализации.

Читать еще:  Что делать, если не пропускают через границу рф?

Кто составляет архивную опись?

Данный процесс является весьма трудоемким и требует от исполнителя особого внимания и кропотливости. Обычно к составлению описи привлекаются внутренние, непрофильные резервы организаций, что не всегда позволяет получить результат в установленный срок. В основном используется подход «дополнительной неоплачиваемой нагрузки», что негативно сказывается на финальном результате. Рекомендуем к процессу описания привлекать архивистов, делопроизводителей или документоведов. Именно специалисты, обладающие соответствующим навыками, знающие требования нормативных документов и порядок организации процесса, выполнят все работы должным образом. Такие специалисты могут быть привлечены вашей организацией временно на договорных началах. Также рекомендуем доверить данную задачу экспертам «Делис Архив».

Архивная опись виды правила составления BusinessManru

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

System of standards on information, librarianship and publishing. Records management and organization of archives. Terms and difinitions

Дата введения 2014-03-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»

6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Декабрь 2018 г.

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.

Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».

Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом*.

* В бумажном оригинале обозначение и номер стандарта приводятся обычным шрифтом. — Примечание изготовителя базы данных.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.2 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

ГОСТ Р 1.5 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения

ГОСТ Р ИСО 704 Терминологическая работа. Принципы и методы

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

Читать еще:  Жалоба в Прокуратуру города Москвы онлайн

3 Термины и определения

3.1 Общие понятия

1 делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2 документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3 управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4 архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5 служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6 архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

9 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

11 документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

12 носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

13 автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

16 аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

17 достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

18 целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

19 пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

20 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

25 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26 выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

27 письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

28 текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

29 изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

30 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.

31 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

32 видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

33 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

34 фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

35 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

36 реквизит документа: Элемент оформления документа.

37 формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

38 хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

39 экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

40 срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

41 постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.

42 временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

43 доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

3.2 Делопроизводство

3.2.1 Документирование

44 документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.

45 средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector