Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения. образец и бланк для скачивания 2021 года

Акт об уничтожении документов

Бумажный документооборот сопровождает деятельность любой организации. Как бы мы ни хотели отказаться от использования бумаги и полностью перейти на «цифру», сделать это не представляется возможным по ряду причин.

К примеру, когда речь касается организационно-распорядительных документов, трудовых договоров, приказов, то их распечатка необходима в соответствии с законодательством. То же самое касается подотчетных документов, которые составляются «под роспись», требуют заверения печатью организации, нотариального заверения и т.п.

Вся эта бумажная документация не просто составляется по определенной форме, но и требует внимательного и бережного отношения. За нарушение требований законодательства о хранении документов предусмотрено наказание в виде административного штрафа (в соответствии со статьей 13.25 КоАП РФ). Для юридических лиц штраф может достигать 300 тысяч рублей.

Если организация не сможет предоставить какой-то из документов по запросу контролирующего органа, сославшись, например, на его потерю, то избежать штрафа вряд ли удастся. Это означает, что ни в коем случае нельзя просто так выбрасывать или уничтожать документы.

Порядок уничтожения документов

У любого документа есть срок обязательного хранения. К примеру, договоры, налоговые декларации, оборотные ведомости, журналы и другие аналогичные бумаги должны храниться в организации не менее 5 лет. По истечении этого срока документы можно уничтожать, но делать это нужно тоже с соблюдением особого порядка.

Запрещено рвать старые документы на части, пускать на черновики или выбрасывать на свалку.

Самый простой способ избавиться от архива по всем правилам — это обратиться в специализированную организацию. Предприятия из Санкт-Петербурга и Ленинградской области могут воспользоваться услугами компании «Корона». Мы выполняем весь комплекс работ по уничтожению:

• кадровых и бухгалтерских документов;
• архивов и секретной документации;
• налоговой отчетности;
• первичных документов;
• документов с истекшим сроком обязательного хранения

Уничтожение документов возможно тремя способами: варкой в бумагоделательной машине, шредированием и кипованием. Каждая технология позволяет использовать отходы переработки в качестве вторсырья для производства санитарно-гигиенической продукции. При этом вероятность передачи информации третьим лицам сведена к нулю.

Заказчик или его представитель может присутствовать при утилизации лично или наблюдать за происходящим по видеосвязи в режиме реального времени. Процедура уничтожения документов осуществляется с соблюдением конфиденциальности, а по факту физической ликвидации архива составляется соответствующий акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Инструкция по заполнению акта об уничтожении

Акт составляется в соответствии с утвержденной формой. Документ условно можно разделить на две части:

• в первой приводится перечень подлежащих уничтожению бумаг
• во второй описывается порядок и способ уничтожения

При составлении акта следует придерживаться определенных правил:

• В графе «Наименование организации» должно быть указано полное или краткое наименование в соответствии с уставом организации.
• Дата регистрации акта должна соответствовать дате его утверждения, документу присваивают внутренний порядковый номер.
• Документ утверждается руководителем организации (как правило, гендиректором) — именно он принимает решение об уничтожении и несет за это ответственность.
• В основной части акта дают ссылку на приказ или иное распоряжение, ставшее основанием для проведения процедуры.
• Далее указывают состав комиссии с указанием ФИО и должности каждого члена.
• В виде таблицы составляется перечень подлежащих утилизации документов. Если уничтожаемые бумаги были внесены в описи, то в акте указывают их номер.
• Во второй части акта обязательно указывают способ уничтожения. Если операцию выполняет подрядная организация, в акте указывается общий вес принятого на уничтожение архива, а также данные договора, на основании которого оказывается услуга.
• Внизу документа должны поставить свои подписи все члены комиссии

Компания «Корона» работает по договору, а по факту выполнения заказа выдает акт об уничтожении документов, в котором подробно прописываются ключевые обстоятельства: факт уничтожения, способ утилизации и использованное оборудование, уровень секретности и объем документации.

Если общий вес подлежащих уничтожению бумаг превысит 500 кг, то услуга оказывается бесплатно, а заказчик получает денежное вознаграждение за предоставленное вторсырье. Нужно уничтожить большой архив? Выполним эту работу предельно ответственно и предоставим все необходимые документы!

Акт уничтожения документов

Сроки хранения большинства документов ограничены рамками законов. По истечению установленного периода каждое предприятие имеет право отдавать незначимые для дальнейшей деятельности бумаги на утилизацию. В таком случае сотрудником заполняется особый документ, акт уничтожения документов, разрешающий проведение операций по ликвидации ненужных бумаг. Для того, чтобы безошибочно его составить, необходимо разобраться, что представляет собой процедура и детально изучить основные правила.

Зачем нужна утилизация документов

Процедура избавления от накопившихся бумаг не является новой для компаний, и осуществляется на регулярной основе. Разумеется, слишком частые мероприятия забирают достаточное количество времени, поэтому оптимальным будет считаться периодичность раз в год.

Необходимость ее проведения вызвана следующими причинами:

• распоряжениями высшего руководства;
• реорганизацией предприятия, а также важными структурными, кадровыми изменениями;
• истечением сроков действительности документации.

Кто несет ответственность за утилизацию

Для определения того, какие именно акты должны подвергнуться уничтожению, формируется специальная комиссия. Минимальное количество её членов, согласно положениям приказа, составляет два человека. Чаще всего привлекаются сотрудники, на которых возложена прямая ответственность за бумаги. Дополнительно приглашают работников различных подразделений, чьи профессиональные функции косвенно связаны с рассматриваемой областью деятельности.

Только в том случае сформированный акт об утилизации будет считаться возможным к применению, если живые подписи всех членов будут проставлены. Важно обратить внимание на тот факт, что за каждым членом закреплена равная административная ответственность за результаты их работы. В связи с этим одним из главных требований к комиссии считается максимальная внимательность.

В разных учреждениях устанавливается своя нижняя временная граница хранения документов. В среднем она достигает отметки от 3 до 5 лет. Её значение следует знать в целях недопущения грубых ошибок.

Алгоритм уничтожения бумаг

Прежде чем составлять акт уничтожения документов по образцу, необходимо ознакомиться с особенностями осуществления ликвидации бумаг компании.

В стандартном понимании алгоритм уничтожения включает в себя:

сбор документов, относимых к категории ненужных;

Способы утилизации бумаг

Известно несколько практических способов ликвидации бумаг. Все они носят легальный характер и классифицируются в зависимости от масштабов предполагаемого уничтожения:

• небольшой объем (не превышает двух стандартных пачек бумаги) подлежит сожжению; используется в некоторых компаниях, в остальных не считается экологически чистым;
• средний объем (от двух до десяти стопок) ликвидируется специальным прибором;
• большой объем (более десяти пачек) обычно передается фирмам, которые специализируются на утилизации или переработке бумажных изделий.

В последней ситуации члены комиссии обязаны подготовить сопроводительную документацию (в т. ч. акт уничтожения документов из архива), чтобы не допустить возникновения взаимных претензий. Указывается информация о дате передачи, объемах и прочих параметрах.

Запрещается сотрудникам организации выносить бумаги за территорию компании, к мусорным бакам, в пункты приема макулатуры, а также применять в качестве черновых листов. Запрет обусловлен правилами хранения и использования личных данных.

Обязательные составляющие акта

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения по образцу оформляется в случае наступления дня, утвержденного планом предприятия. Несмотря на то, что подобные акты не имеют типовой формы, в локальных нормативах должны оговариваться ключевые положения. Обязательными составляющими документа будут:

• наименование и статус юридического лица, проводящего или заказывающего утилизацию;
• дата составления (число и год ставится цифрами, а месяц прописывается словами);
• территориальная единица (место, где зарегистрирована компания);
• номер акта и его название;
• основание формирования (порядковый номер и число приказа);
• Ф.И.О. директора предприятия, председателя комиссии, главного бухгалтера;
• состав экспертной комиссии;
• пояснительная записка (указываются причины ликвидации);
• краткая таблица с характеристиками утилизируемой документации (годы актуальности, названия, пояснения, количество, номера статей по перечню);
• число дел;
• способ ликвидации;
• подписи ответственных лиц.

Рекомендации по заполнению и хранению акта

Чтобы грамотно подойти к вопросу составления акта уничтожения документов с истекшим сроком хранения, всем сотрудникам, наделенным соответствующими полномочиями, необходимо соблюдать перечисленные рекомендации:

большой объем документов условно разбивается на группы, отражается блоками;

Следует также учитывать такие нюансы хранения:

• передача в архив компании в день постановки всех подписей;
• при необходимости акт может быть предоставлен архивом под ответственность лица-получателя (если он используется как доказательство в судебном разбирательстве);
• хранение в рамках фиксированного периода.

Уничтожение документов: как правильно осуществить

04.10.2021 26935 2 7

Из данной статьи вы узнаете:

• когда и как правильно уничтожать первичные документы;
• как отразить расходы на уничтожение документации в бухучете.

Вопросы – ответы

Какие бухгалтерские документы можно уничтожить?

Уничтожению подлежат бухгалтерские документы, которые не относятся к Национальному архивному фонду (далее – НАФ) и по которым истекли сроки хранения [предусмотренные п. 44 Налогового кодекса (далее – НК) и Перечнем типовых документов, создаваемых в ходе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее – Перечень 578)].

Уничтожение неревизованных (непроверенных) финансовых и бухгалтерских документов не допускается (Перечень № 578, письмо Государственной архивной службы от 03.07.13 г. № 01.2/2629).

Как правильно выполнить и задокументировать уничтожение документов?

Общепринят следующий порядок документирования операций по уничтожению документов после завершения срока их хранения.

Этап 1. На предприятии проводят отбор документов, сроки хранения которых истекли, и составляют в двух экземплярах описи дел и акт об изъятии этих документов для уничтожения (по форме, приведенной в приложении 15 к Правилам, утвержденным приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5, далее – Правила № 1000) (п. 1 гл. 3 разд. V Правил № 1000).

Обратите внимание: в акт можно включать только те дела, срок хранения которых истек 1 января года, в котором составляется акт. Так, дело со сроком хранения 5 лет, завершенное в июле 2016 года, может быть включено в акт не ранее 1 января 2022 года.

Этап 2. Оформленные надлежащим образом описи дел и акты об изъятии и уничтожении документов передают на рассмотрение экспертной комиссии предприятия.

Этап 3. Утвержденные экспертной комиссией акты вместе с описью дел передают на рассмот-рение экспертно-проверочной комиссии государственного архивного учреждения (далее – ЭПК).

Этап 4. После одобрения актов ЭПК описи и акты утверждаются руководителем предприятия.

Этап 5. Для уничтожения дела передаются организациям, занимающимся переработкой вторичного сырья. При этом составляют накладные, где указывают вес макулатуры, которая передается на переработку (в дальнейшем номер накладной, дата сдачи на переработку и вес макулатуры указываются в акте на уничтожение).

Если объемы незначительны – до 20 кг (см. письмо Госкомархивов от 20.04.10 г. № 795/072), то документацию, подлежащую уничтожению, можно сжечь, о чем следует указать в акте на уничтожение.

Как отразить в бухучете операции с макулатурой, полученной от уничтожения документов?

Несмотря на то что макулатура – это вторичное сырье, полученное от изъятия документов, предприятие должно признать ее активом при условии, что ее использование, как ожидается, приведет к получению экономических выгод в будущем (п. 3 ст. 1 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»).

В соответствии с Государственным классификатором ДК 005-96, утвержденным приказом Госстандарта от 29.02.96 г. № 89, макулатура – это отходы. Руководствуясь ст. 4 П(С)БУ 9 «Запасы», их следует отнести к группе запасов и оценить по чистой стоимости реализации (если они предназначены для реализации).

Отходы, реализация и/или использование которых в производственном процессе не предусматривается, активом не признаются. Расходы на их утилизацию включаются в прочие операционные расходы (п. 2.13 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету запасов, утвержденных приказом Минфина от 10.01.07 г. № 2).

Что с НДС в случае передачи устаревшей документации как макулатуры?

По п. 23 подразд. 2 разд. ХХ НК временно до 1 января 2022 от налогообложения НДС освобождаются операции по поставке бумаги и картона для утилизации (макулатуры и отходов) товарной позиции 4707 согласно УКТ ВЭД. На такую ​​операцию составляется в установленном порядке налоговая накладная с пометкой «Без ПДВ», которая подлежащее обязательной регистрации в ЕРНН. И проведения такой льготной операции может угрожать компенсирующими налоговыми обязательствами по п. 198.5 НК (если при приобретении бумаги было право на налоговый кредит. Но, как правило, в документации невозможно идентифицировать этот момент, ведь среди нее имеются и документы от контрагентов, да и базу определить нереально) или распределением по ст. 199 ПК (правда, если доля льготной поставки в общем объеме очень мала то распределения не будет, поскольку долю считаем с двумя знаками после запятой).

Пример

На предприятии провели отбор бухгалтерской документации, сроки хранения которой истекли. На основании надлежащим образом оформленного акта об изъятии для уничтожения документы сданы на переработку заготовительной организации.

В бухучете предприятия эта операция отражается следующим образом:

(грн.)

№
п / п

Содержание операции

Первичные документы

Бухгалтерский учет

Дт

Кт

Сумма

1

2

3

4

5

6

Оприходована макулатура по чистой стоимости реализации

Акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ*, бухгалтерская справка

Списана себестоимость макулатуры, отгруженной перерабатывающему предприятию

Начислен доход (выручка) от реализации макулатуры

Образец акта об уничтожении документов

Уничтожение документов каждая организация проводит регулярно. Поэтому очень удобно иметь перед глазами образец акта об уничтожении документов для оформления результата проведенной работы. В предыдущей статье на эту тему приведены пошаговые действия. Ниже дается образец акта, который можно будет скачать в формате doc.

Что вам надо еще знать, чтобы правильно составить акт.

Типовой перечень документов 2000 года, на основании которого установлены сроки хранения дел в примере, на настоящий момент отменен в связи с введением в действие нового в конце 2010 года. Но, тем не менее, применяют именно его, чтобы определить сроки хранения документов, образовавшихся до выхода указанного нового типового перечня (документы за 2000—2010 годы включительно).

Новый типовой перечень является основанием для работы с документами, образующихся с 2011 года (составление номенклатуры дел, актов на уничтожение документов и т.п.).

Это обещанный пример акта:

Итого 285 (двести восемьдесят пять) ед. хр. за 2000—2004 годы.

Заведующая канцелярией Л.А. Квочкина
18.10.2010

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от 20.10.2010 № 2

Заведующая канцелярией Л.А. Квочкина
28.10.2010

* Если организация не передает документы на государственное хранение, то согласования с ЭПК не требуется. Тогда замените фразу из примера на «Документы по личному составу упорядочены за 2000—2004 годы».