Акт о выявленных недостатках. образец и бланк для скачивания 2021 года

Акт установки оборудования

Одним из важных дополнительных документов, которые оформляются в ходе монтажных работ, является акт монтажа оборудования. Такой акт считается свидетельством того, что монтажные работы согласно договору выполнены в полном объеме. Форма акта монтажа оборудования произвольная и зависит от характера самого оборудования. Основанием для составления акта является другой документ – акт приемки оборудования в монтаж. В этом акте указывается номенклатура оборудования, принятого в монтаж, его количество и назначение. После подписания акта приемки оборудования в монтаж ответственность за сохранность оборудования переходит к организации, ведущей монтажные работы.

Акт монтажа оборудования содержит краткое описание технического задания, согласно которому ведутся монтажные работы. Если установлено, например, технологическое оборудование, то кратко должен быть описан технологический процесс и его основные стадии. Кроме этого, в акте указывается назначение смонтированного оборудования, его отдельных узлов, а также даты и результаты проведенных испытаний (если таковые проводились). Акт может содержать разделы, в которых дополнительно отражаются условия проведения монтажных работ.

Подписывается акт монтажа оборудования после окончания установки. По согласованию сторон такой акт может быть оформлен также после проведения пусконаладочных работ, т. е. после того, как смонтированное оборудование пущено в эксплуатацию и выведено на проектный эксплуатационный режим.

Акт монтажа оборудования подписывается специалистами, имеющими на это полномочия. Представителями сторон, подписывающих такой акт, могут быть:

• Представитель заказчика.
• Представитель генерального подрядчика (застройщика), если таковой имеется.
• Представитель монтажной организации (субподрядчика).

Комиссия, подписывающая акт монтажа оборудования, должна визуально осмотреть весь комплекс и отдельные узлы оборудования, технологические трубопроводы, емкости, механизмы и т. д. Подписанием акта монтажа оборудования стороны свидетельствуют о том, что весь комплекс оборудования, перечисленный в акте, смонтирован согласно проекту. Выявленные недостатки, дефекты или отклонения от проекта отражаются в акте.

Акт монтажа оборудования должен содержать следующую информацию:

• наименование акта, дата и место его подписания;
• наименование объекта;
• наименование и реквизиты проектной организации;
• наименование отдельного технологического здания или сооружения, в котором смонтировано оборудование;
• краткое описание технологического задания, процесса и т. д.;
• перечень и количество единиц установленного оборудования, техническое состояние;
• выявленные недостатки, отклонения от проекта или дефекты;
• должности, фамилии, инициалы лиц, принимающих участие в подписании акта:
• реквизиты сторон.

Акт составляется в трех экземплярах – по одному каждой из сторон. В отдельных случаях, когда этого требует сложность и ответственность строящегося объекта, на составление акта монтажа оборудования может быть приглашен представитель проектной организации.

К акту монтажа оборудования прилагается копия лицензии организации, проводившей монтажные работы.

Акт о выявленных недостатках

Основной договор

Составление акта о выявленных недостатках – это не прерогатива субъектов предпринимательской деятельности, хотя основная масса актов рассматриваемого типа составляется именно ими. Это связано с тем, что именно субъекты предпринимательской деятельности являются основными игроками на рынке, связанном с поставками и подрядами.

Для субъектов предпринимательской деятельности своевременное и четкое оформление акта о выявленных недостатках является основанием для последующих обращений с претензией к контрагенту и с исковым заявлением в суд.

Что касается физических лиц, то требование по составлению актов на них не распространяется. То есть физическое лицо вполне может обратиться в суд или с претензией по качеству и без соблюдения процедуры оформления акта.

Впрочем, в случае выявления дефектов акт никогда не будет лишним.

Основанием для составления акта является сам факт передачи объекта, предмета, товара или услуги ненадлежащего качества от одного лица другому. Передача может осуществляться в силу договоров купли-продажи, оказания услуг, мены, аренды и т.д. То есть акт о выявленных недостатках – это всегда продолжение правоотношений, связанных с основным договором.

Выявление недостатков

Существует два вида дефектов – явные (видимые) и скрытые, то есть выявляемые с началом эксплуатации товара, объекта или услуги. Например, внешние дефекты, то есть сколы, видимые трещины на установленных в квартире калориферах можно обнаружить при визуальном осмотре. Скрытые же дефекты могут быть выявлены только после начала отопительного сезона, когда в систему будет подана горячая вода под давлением.

Соответственно, акты выявления недостатков могут быть существенно отдалены по времени от момента приобретения (получения) товара, объекта или оказания услуги.

Собственно завершающей стадией окончания действия договора купли-продажи, аренды, мены, оказания услуг и т.д. является акт приема-передачи, в ходе которого предмет договора переходит из рук в руки.

Поскольку любой договор включает в себя пункты относительно качества, то акт приема-передачи призван фиксировать не только исполнение договорных условий по передаче, но и качество передаваемого имущества.

Наличие видимых дефектов, как правило, устанавливается при составлении акта приема-передачи. Исключениями являются случаи приема товара оптом, в ходе которого проверка каждого предмета является невозможной, а значит, есть вариант, что об имеющихся видимых повреждениях станет известно только после детального осмотра.

Что касается скрытых недостатков, то их выявление имеет место намного позднее, чем составление акта приема-передачи, то есть, по сути, уже после того, как договор будет считаться исполненным.

В данном случае выявление недостатков, как и последующие действия, регламентированы частью 2 ст. 476 ГК РФ, устанавливающей право покупателя предъявлять претензии по недостаткам товаров в течение всего гарантийного срока или всего срока годности (для продовольственных товаров).

Назначение акта

Составление акта о выявлении недостатков станет основанием для предъявления контрагенту обоснованной претензии. Кроме того, акты о выявленных недостатках являются также основаниями для:

• возврата товара продавцу;
• списания товара, поставленного на учет;
• принятия возвращенного покупателем товара;
• списания бракованного товара после принятия.

Составление акта

Субъекты предпринимательской деятельности осуществляют прием товара комиссионно. То есть для проверки качества полученного товара и выявления его видимых недостатков создается специальная комиссия в составе не менее двух человек.

Состав комиссии устанавливается соответствующим распоряжением руководителя и производится исходя из навыков и опыта членов комиссии, которые бы давали им возможность профессионально оценить качество товара. При необходимости к участию в работе комиссии может быть привлечен эксперт.

Физические лица, не занимающиеся коммерческой деятельностью, составляют акты либо в присутствии представителя ремонтной организации, либо в присутствии продавца, либо на основании заключения эксперта.

Предустановленной формы акта не существует, что означает, что ее либо придется разрабатывать самостоятельно, либо воспользоваться одним из тысяч существующих в Интернете шаблонов.

Для удобства наших пользователей мы разработали собственный типовой шаблон акта о выявленных недостатках. Его можно скачать и использовать после соответствующей индивидуализации.

Содержание акта

Структура акта, несмотря на отсутствие законодательной регламентации, требует включения в текст некоторых обязательных структурных элементов, а именно:

1. наименование документа;
2. регистрационный номер (для субъектов предпринимательской деятельности;
3. дата и место составления акта;
4. состав комиссии с указанием должностей ее членов. Физические лица указывают собственные ФИО, а также ФИО и место работы иных лиц, привлеченных к составлению акта;
5. сведения об основаниях составления акта. Например, «Комиссия была создана на основании приказа директора ООО «Свет и тьма» с целью проверки соответствия качества товара….»;
6. сведения об основном договоре, в силу которого был получен товар, объект или услуга с указанием даты получения товара;
7. сведения о товарах (объектах, услугах) с указанием идентификационных признаков и характеристик – наименование, вид, модель, цена, количество единиц и т.д;
8. гарантийный срок или срок годности товара (объекта, услуги);
9. сведения о выявленных недостатках с подробным их описанием. При большом объеме наименований товара рекомендуется применять таблицы;
10. способ выявления недостатков – поверхностный осмотр, проверка работоспособности, начало эксплуатации, экспертная проверка, тестовое испытание;
11. заключение эксперта, если он привлекался для осмотра и проверки;
12. сведения о примененных во время осмотра технических средствах – тестерах, стендах, иных приспособлений, предназначенных для проверки;
13. рекомендации комиссии по результатам акта – списать, вернуть поставщику, вернуть производителю, направить на гарантийный ремонт и т.д.;
14. подписи членов комиссии.

Акты, составляемые на предприятиях и в организациях, должны быть завизированы руководителем. Виза проставляется в правом верхнем углу первого листа акта.

Составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, издавшем акт, а второй направляется контрагенту.

Как подготовить акт выполненных работ по договору подряда

Акт приемки выполненных работ по договору подряда — это документ, которым стороны подтверждают исполнение обязательств и фиксируют недостатки при их наличии.

Когда и кому нужен акт

ГК РФ регламентирует отношения по подрядным услугам в гл. 37 .

Ст. 720 ГК РФ обязывает заказчика принять оказанные услуги или мотивированно отказаться принимать результат. Статья 720 ГК РФ не содержит требования об оформлении результатов приемки в письменном виде. Указанная норма не указывает на обязательное составление акта приемки выполненных работ, на практике приемку оформляют такой бумагой, поскольку при возникновении спора он является доказательством в суде ( ст. 75 АПК РФ , ст. 71 ГПК РФ ).

Закон упоминает такой документ в отношении договора строительного подряда в ст. 753 ГК РФ , не указывая единой формы.

По завершении оказания услуг заказчик и подрядчик оформляют приемку результата, для этого составляют итоговый акт выполненных работ по договору подряда, для отдельных этапов составляют промежуточные. Промежуточные используют для оплаты отдельных этапов, итоговый — для завершения расчетов.

В нём фиксируют перечень выполненных работ, указывают недостатки при их выявлении.

Как правило, по тексту сделки с фактом приемки связывают окончание расчетов между сторонами.

Наличие документа о приемке подтверждает права сторон на:

• оплату услуг;
• гарантийные обязательства;
• устранение выявленных недостатков.

В случае судебного разбирательства он является основным доказательством для требования оплаты услуг, акт приемки выполненных работ по договору подряда с недостатками подтвердит обязанность подрядчика устранить недостатки.

Для бухгалтерии он выступает закрывающим документом.

Правила составления документа

Законом не утверждена единая форма акта приемки выполненных работ, документ составляют в свободной форме.

Стороны вправе составить его в форме универсального передаточного документа (УПД), предложенной к использованию ФНС России в Письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ . УПД объединяет бухгалтерские реквизиты — «закрывающие» и юридические — «подтверждающие». Использование УПД рекомендуем согласовать в договоре.

Иные унифицированные формы утверждают подзаконными нормативами, их применение необязательно, допустимо разработать свой бланк. Например, акт выполненных работ в строительстве имеет форму КС-2. В нем отражены необходимые реквизиты для строительных дисциплин. Не рекомендуем использовать форму для иных правоотношений.

Утвержденный сторонами бланк оформляют как приложение к контракту.

В нём указывают:

• реквизиты контракта;
• наименование сторон;
• дату и место составления;
• перечень оказанных услуг;
• стоимость оказанных услуг;
• при выявлении недостатков — описать каждый недостаток (п. 2 ст. 720 ГК РФ);
• при наличии замечаний — сделать отметку.

Обратите внимание: заказчик после приемки вправе заявить о выявленных им скрытых недостатках (п. 4 ст. 720 ГК РФ).

По правилам акт приема-передачи работ по договору подряда составляют в двух экземплярах и подписывают представителем каждой из сторон. При наличии печати — скрепите экземпляры печатями сторон.

Подписать его вправе:

• руководитель организации;
• руководитель организации совместно с бригадиром;
• представители сторон при наличии доверенности на подписание.

Если подписывает представитель — сделайте отметку с указанием реквизитов доверенности и приложите копию доверенности.

От организации допустима комиссионная приемка, для этого составляют приказ о создании комиссии с указанием членов комиссии.

Порядок подписания регламентируют в контракте: в какой срок, на какой адрес направить оригинал и пр. Если порядок не согласовали, документ подписывают при приемке в соответствии с п. 1 ст. 720 ГК РФ.

Образцы

Предлагаем стандартный шаблон:

№ ____ к _________

№ _________ от ______________

________________________________________ в лице _________________________(наименование заказчика) и ______________________________________ в лице _______________________________(наименование подрядчика) составили настоящий документ о следующем:

1. Подрядчик оказал услуги:

Стоимость основных услуг: ___________________________.

Стоимость дополнительных услуг: _____________________.

Итоговая стоимость: ________________________________.

2. Выявленные недостатки:

3. Сроки устранения недостатков:

4. Подписи сторон

Заказчик: __________ Подрядчик: ______________________

А это заполненный образец акта сдачи-приемки работ по договору подряда:

Сколько хранить

Документ хранят не менее пяти лет. Локальным документом допустимо установить более продолжительный срок.

Составляем акт выполненных услуг по госконтракту

Акт выполненных услуг — это итоговый документ, который формируется на этапе закрытия контракта и подтверждает факт, объем и качество исполнения поставщиком его обязательств по этому контракту.

Для чего используется акт оказанных услуг

После того как поставщик выполнил обязательства по контракту, заказчик принимает выполненные обязательства по контракту. Специалисты заказчика сверяют поставленные объемы с условиями госконтракта, анализируют качество оказанных услуг. Если услуги оказаны в полном объеме и надлежащим образом, то стороны составляют и подписывают акт выполненных работ или оказанных услуг.

В акте оговариваются сроки, которые отводились на выполнение работ в соответствии с государственным контрактом. Если сроки нарушены, то прописываются штрафные санкции, если услуги оказаны вовремя, это отмечается в отчете. Этот первичный регистр подтверждает качество и полноту выполненных работ. Формируя итоговую документацию, стороны согласовывают результаты закупки. К примеру, подписанный акт выполненных работ за консалтинговые услуги означает, что все обязательства, закрепленные контрактом, исполнены, заказчик не имеет претензий к поставщику, а поставщик — к заказчику.

Стороны подписывают актовый документ, если:

• все условия, предусмотренные документами заказа и включенные в контракт, исполнены в полном объеме;
• исполнитель сдал, а заказчик принял оказанные услуги, являющиеся объектом госзакупки;
• стороны не имеют взаимных претензий друг к другу.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что делать, если заказчик не подписывает акт выполненных работ. Используйте эти инструкции бесплатно.

Если любое из этих условий не выполнено (услуги оказаны не в полной мере или в ненадлежащем качестве), то заказчик вправе не принимать работы и не подписывать регистр. В таких ситуациях составляется протоколирующий документ, в котором указываются все позиции, не допускающие приемки. В протоколе прописывают и срок, в течение которого необходимо устранить выявленные нарушения.

Грамотно составленный протокол разногласий является своего рода гарантией для заказчика. Если организация обратится в судебные органы для дальнейшего разбирательства, протокол нарушений и неподписанный акт станут доказательством ненадлежащего исполнения обязательств со стороны поставщика.

Бланк составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается у организации-заказчика, другой — у поставщика.

В какой форме составляется

Формат зависит от объекта закупки. Если предметом контракта являлись работы по строительству, ремонту, капитальному ремонту, основой для которых была проектно-сметная документация, то документ в обязательном порядке формируется по унифицированной форме КС-2 (кодировка по ОКУД — 0322005, утв. постановлением Госкомстата РФ № 100 от 11.11.1999).

В остальных случаях исполнение обязательств актируют в свободной форме. Каждое учреждение вправе разработать собственный бланк. Это позволит учесть особенности организационно-правовой формы, отрасли и специфику конкретной закупки. При необходимости организация вправе дополнять (но не уменьшать унифицированное содержание) и форму КС-2. Все разработанные бланки утверждаются в учетной политике и локальных нормативах заказчика.

Законодательство не закрепляет строгих правил по формированию собственной формы. Вот что писать в результат выполненных работ по контракту, чтобы акт обладал юридической силой:

• реквизиты сторон — наименования поставщика и заказчика, их ответственных лиц, правоустанавливающие документы;
• реквизиты самого регистра — номер и дата составления;
• реквизиты госконтракта, по факту исполнения которого составляется итоговый документ;
• предмет контракта, его основные количественные и качественные характеристики;
• цена контракта с учетом НДС и выделением налога;
• если предмет контракта не облагается налогом, это следует указать отдельно.

Готовый документ подписывают руководители или другие уполномоченные лица.

Контролирующие органы требуют корректного заполнения актовых регистров. Для этого инстанции утверждают методические рекомендации по формированию такой отчетности. В методичках прописывается как порядок заполнения регистра, так и регламент применения и расчета штрафов и взысканий при ненадлежащем исполнении контракта. Для этого в форму включаются соответствующие пункты, отражающие фактическое качество работ, выявленные недостатки, размер штрафных санкций и сумму по контракту, исчисленную после удержания штрафов и неустоек.

Как заполнить акт

Итоговую документацию, подтверждающую факт выполнения работ или оказания услуг, оформляют поставщики. Заказчик только изучает документы и подписывает их. Примеров, как выглядит акт выполненных работ на поставку товаров, нет. Стороны актируют сдачу-приемку продукции товарной накладной.

Строительный или ремонтный КС-2 заполняют по строго унифицированной форме, подробно указывая реквизиты сторон, наименование объекта строительства и адрес стройки. Табличная часть документа заполняется в строгом соответствии со сметным расчетом.

Регистры, формируемые для иных случаев, заполняются либо на фирменном бланке организации-заказчика, либо в формате обычного документа.

Независимо от выбранной формы, в документе обязательно указываются предмет закупки, цена контракта, сроки выполнения работ.

Ошибки и исправления в бланке не допускаются. При обнаружении неточностей документацию переделывают, аннулируя предыдущий вариант.

Отчетные документы подписываются представителями со стороны заказчика и исполнителя, печать ставится при ее наличии в учреждении. Для бюджетных учреждений и в случае некоторых закупок бланки составляются в трех экземплярах: по одному экземпляру — для каждой стороны и один экземпляр — для контролирующего органа.

Вот пример, как правильно оформить акт выполненных работ на оказание услуг в 2021 году: