Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Акт на уничтожение документов образец 2021

6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию

Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности. Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и налоговых деклараций. Неопытные сотрудники часто задаются вопросами касаемо сроков хранения и того, какие именно документы подлежат хранению, а какие должны быть уничтожены.

Следует учитывать, размер фирмы никакой роли не играет, поскольку для всех юридических лиц действуют единые правила.

Причины уничтожения документов

Основная причина утилизации, если не произошли никакие чрезвычайные ситуации, заключается в истечении срока хранения документа. Этот срок должен наступить к 1 января последующего года.

Помимо этого выделяют следующие обстоятельства:

  • Порча документации в результате возгорания или затопления;
  • Хищение бумаг;
  • Полная или частичная порча вследствие стихийного бедствия (смерч, ураган, обвал, землетрясение, извержение вулкана и т. д.).

Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена. Так, например, если имеет место правонарушение (незаконное проникновение в офис и воровство документа), в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло.

В этой статье вы можете узнать, как составить доверенность на получение трудовой книжки при увольнении и скачать ее образец.

Что представляет собой акт об уничтожении документов?

Акт утилизации документов составляет лицо, физически осуществляющее процедуру уничтожения. Документ содержит полный уничтоженных наименований. Обязательно указываются нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми ликвидирована та или иная бумага.

Акт об уничтожении документов утверждается и подписывается только после того, как будет окончена процедура фактического уничтожения документации.

Узнать, как составить акт проведения инвентаризации и скачать его образец, вы можете по ссылке.

Что нужно проверить при составлении акта?

  • Приведение полного перечня уничтоженной документации;
  • Указание ссылок на нормативно-правовые акты, согласно которым произведено уничтожение;
  • Заверка документа лично подписью гендиректора фирмы.

Что говорит законодательство?

Основной документ, сопровождающий процедуру уничтожения – акт о выделении документов к уничтожению. Он представляет собой перечень различных документов, предложенных к ликвидации, с указанием их числа.

Форма акта об уничтожении документов определена «Основными правилами работы архивов организаций» (подтверждено решением Коллегии Федерального архивного агентства от 6 февраля 2002 года).

Также следует обратиться к Постановлению ФКЦБ РФ (Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг) от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО». Документ определяет следующее:

  • В целях гарантированной сохранности документации, акты составляются только после формирования описей дел бессрочного или временного хранения. Описи и акты разбираются Экспертной комиссией и утверждаются руководством организации;
  • Дела, внесенные в ратифицированный акт об уничтожении документов, должны быть отделены от других бумаг. Их хранят в специально отведенном для этого месте;
  • Акт о выделении документов к уничтожению, равно как и описи, хранится в архиве компании в формируемом деле.

Госархивом установлены правила, регламентирующие хранение. Их перечень утвержден 6 октября 2006 года. Согласно данному нормативно-правовому акту, документы хранят:

  • Непродолжительное время – от одного года до пяти лет;
  • В течение длительных сроков (от 10 до 75 лет);
  • Некоторые документы вообще нельзя уничтожать.

Тип архива не имеет значения: документы могут храниться как в собственном, так и принадлежащем компании архиве.

Перечень устанавливает следующее:

  • Годовая налоговая отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
  • Годовая балансовая и бухгалтерская отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
  • «Первичка» (первичная учетная документация) хранится пять лет;
  • Кадровую документацию хранят в течение 75 лет. Сюда относятся приказы о назначении и перемещении сотрудников, личные дела, табели по опасным производствам и прочее.

Комиссия, сформированная в учреждении, отбирает документы, которые нужно хранить постоянно. Такой список составляется по возрастанию (от начала года к его окончанию). Четыре экземпляра этого списка подписывает руководитель.

Документы с бессрочным периодом хранения отправляются в государственный архив или помещаются в собственный. Каждый год составляется приказ с указанием ответственного за сохранность лица.

Акт об уничтожении документов – образец заполнения:

Образец акта об уничтожении документов ООО Рассвет.

Утилизация архивных документов

Бумаги с истекшим сроком годности могут быть утилизированы с первого января нового года. Так, например, если срок истек в декабре 2015 года, с 1 января 2016 года можно начать процедуру уничтожения. Это допускается только в случае, если состоялась ревизия за прошедший период.

Акт об уничтожении документов содержит множество дат, отображающих хронологию событий:

  • Дата протокола экспертно-проверочной комиссии архива, согласовавшего опись дел постоянного или длительного срока хранения. Эта дата переносится в акт из протокола и должна быть раньше даты формирования акта;
  • Дата самого акта. Проставляется в бланке документа. Совпадает с датой формирования акта и его подписания должностным лицом, проводившим экспертную оценку документации. Его подпись ставится в конце акта. Согласно рекомендациям Росархива, в документа должна стоять одна подпись (как правило, председателя экспертной комиссии), но на деле в документе обычно расписываются все члены комиссии;
  • Дата согласования акта с экспертной комиссией. Согласование осуществляется только после составления акта, поэтому дата подтверждения и номер протокола заносятся в документ после его рассмотрения;
  • Дата утверждения акта руководства;
  • На основании согласованного акта документация вывозится в пункт утилизации. Дата вывоза проставляется непосредственно после свершения вывоза;
  • После утилизации в учетную документацию архива вносятся соответствующие записи. Указывается дата внесения изменений (день вывоза документов).

Акт утилизации документов – образец заполнения:

Образец акта утилизации документов ООО Шредер.

Как составить акт выполненных услуг по договору оказания услуг и для чего необходим этот документ – читайте здесь.

Порядок составления акта

Акт об уничтожении документов не содержит подробное описание каждого наименования. Можно ограничиться указанием общего наименования (приказ, справка и т. д.) и крайними датами (самой ранней и самой поздней в деле).

Читать еще:  Возврат Батареек По Закону 2021

Итак, акт об уничтожении документации содержит следующие сведения:

  • Наименование дела (общее название документа);
  • Крайние даты;
  • Номер документа по описи или номенклатуре;
  • Количество хранящихся экземпляров;
  • Период хранения;
  • Статьи согласно Перечню.

Как составить доверенность на право подписи документов и какие полномочия можно передать по этому виду доверенности, вы можете узнать в нашей новой публикации.

Сроки хранения

Акты на утилизацию документов нужно хранить в отдельной папке, сортируя по дате возрастания. Срок хранения таких документов составляет пять лет.

Выводы

Даже если у компании небольшой документооборот, хранение документации годами не имеет смысла, но избавлять разом от них нельзя. Ни один приказ или справка не должны быть утилизированы до проведения ревизионной проверки. Уничтожать можно только то, что не запрещает закон. Годовую налоговую и бухгалтерскую отчетность трогать нельзя, это также касается различных балансов.

Больше информации о том, в каком порядке осуществляется уничтожение документов по предприятию, вы можете получить в следующем видео-интервью:

Образец акта об уничтожении документов с истекшим сроком хранения

  • Сколько нужно хранить документы на предприятии
  • В каком порядке происходит уничтожение
  • Составляем акт о выделении бумаг к уничтожению
  • Образец акта об уничтожении документов

Сколько нужно хранить документы на предприятии

В процессе деятельности предприятия скапливаются большие объемы документации, хранить которую постоянно неудобно и нерационально. Периодически компании уничтожают бумаги, потерявшие актуальность.

Важно! Некоторые документы нужно хранить в течение периодов, установленных законодательством РФ.

Примерами могут служить:

  • закон «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ (далее — закон № 125-ФЗ);
  • приказ Минкультуры РФ «Об утверждении перечня…» № 236 (далее — Перечень).
  • постановление ФКЦБ РФ «Об утверждении положения…» № 03-33/пс.

Обратите внимание! Сроки хранения документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (п. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ).

Приведем несколько примеров временных интервалов:

  • договоры аренды недвижимости должны храниться на протяжении 10 лет с момента окончания срока их действия (п. 94 Перечня);
  • личные дела сотрудников — 75/50 лет (п. 445 Перечня);
  • графики предоставления отпусков — 3 года (п. 453 Перечня).

Актуальную информацию о сроках хранения любых документов можно получить в системе КонсультантПлюс. Оформляйте бесплатный доступ.

В каком порядке происходит уничтожение

Как правило, ненужная документация предприятия уничтожается в следующем порядке:

  1. Генеральный директор предприятия создает специальную комиссию, в которую могут входить руководители отделов, бухгалтер и другие сотрудники. Ее создание должно быть закреплено приказом.
  2. Члены комиссии отбирают документы, которые будут сожжены или уничтожены другим способом, и оформляют свое решение актом.

Обратите внимание! Документы включаются в акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

  • После утверждения акта о списании документов к уничтожению генеральным директором можно приступать к их утилизации. Можно привлечь специализированные организации или сделать все своими силами. Сторонние организации целесообразно задействовать, если речь идет о большом объеме. Документация передается по накладным, в которых указывают дату передачи и вес. Если решено провести уничтожение своими силами, необходимо составить об этом отдельный акт, о котором расскажем ниже.
  • Составляем акт о выделении бумаг к уничтожению

    Рассмотрим образец акта о выделении документов к уничтожению:

    • документ составляем на фирменном бланке предприятия;
    • в центре листа указываем название документа, дату его составления и номер;
    • в тексте акта приводим нормативный правовой акт, в соответствии с которым отобрана документация;
    • перечень удобнее оформить в виде таблицы, в которой необходимо сделать такие графы, как период составления документов, их количество и период их хранения;
    • в графе «Итого» указываем общее количество бумаг;
    • в конце прописываем состав членов комиссии с названием их должностей и Ф. И. О.;
    • в правом верхнем углу листа, в графе «Утверждаю» указывается наименование должности руководителя, его Ф. И. О., дата.

    Образец акта об уничтожении документов

    Рассмотрим основное содержание акта организации об уничтожении документов:

    • Акт составляем также на фирменном бланке предприятия. Подробнее о том, как его изготовить, можно прочитать в статье «Фирменный бланк и печать организации — образцы для ООО».
    • Проставляем название и номер документа, а также дату его составления.
    • В тексте акта делаем ссылку на акт о выделении документов к уничтожению, общее количество уничтоженных документов и способ их уничтожения (например, сожжение, измельчение в шредере и др.).
    • Прописываем должности и Ф. И. О. лиц, состоящих в комиссии.

    Обратите внимание! Акт составляется, подписывается и утверждается генеральным директором предприятия после того, как бумаги были уничтожены.

    Таким образом, предприятие может утилизировать документы, которые потеряли свою актуальность. В этом случае надлежит составить специальные акты, о которых мы рассказали выше.

    Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов

    О хранении документов

    Фонды (предприятия), комплектующие муниципальные и государственные архивы, обязаны организовать учет и хранение документов и их передачу в архив на ответственное хранение по истечении определенного срока.

    Однако несмотря на то, что коммерческим организациям такая обязанность не вменена, существует целый ряд нормативных актов, предусматривающих обязанность частных организаций хранить и предоставлять по первому требованию отдельные документы (как правило, учредительные, правоустанавливающие, финансовые). Так, например:

    • Федеральный закон от 08 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (статья 50) устанавливает, что ООО обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества;
    • Федеральный закон от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (статья 89) также устанавливает, что АО (ПАО) обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации.
    Читать еще:  Укд бланк 2021 скачать excel

    За утрату, утерю или неправомерное уничтожение таких документов могут полагаться штрафы.

    Ценность документов

    Не все образующиеся в процессе деятельности организации документы должны храниться постоянно. Некоторые документы с течением времени утрачивают свою актуальность и могут быть уничтожены.

    Главным критерием отбора документа к уничтожению является утрата им ценности.

    Все документы условно могут быть разделены на три группы в зависимости от ценности:

    1. документы постоянного хранения. Это документы, имеющие непреходящее социальное, историческое, экономическое значение. К ним относятся учредительные документы организации, реестры акционеров, описи дел, годовые бухгалтерские отчеты и т.п.;
    2. документы длительного (свыше 10 лет) хранения. Это документы по личному составу (награждение), документы по несчастным случаям на производстве и т.п. — то есть то, что может иметь значение в течение человеческой жизни;
    3. документы временного хранения. Это документы, имеющие ценность «здесь и сейчас», то есть в период оперативного делопроизводства в течение делопроизводственного года и, как правило, до 5 лет. К ним относятся приказы по дисциплине, общая переписка, внутренние служебные документы и т.п.

    Поскольку документы, образующиеся в делопроизводстве различных организаций, достаточно схожи, с целью облегчения их учета и определения ценности разработан специальный Перечень типовых управленческих документов (утвержден Росархивом в 2019 году), в котором указаны сроки хранения большинства документов.

    Также на уровне ведомств и отраслей могут быть утверждены свои Перечни, в которых указаны сроки хранения более специфичных для отрасли документов.

    На основании Перечня и описи дел, ведущихся в организации, лицом, ответственным за делопроизводство, при участии экспертной комиссии предприятия формируется сводная номенклатура дел организации.

    Экспертная комиссия

    Согласно Правилам работы архивов организации, утвержденным приказом Минкультуры №526 от 15 марта 2015 года, в начале каждого делопроизводственного года организация обязана провести экспертизу ценности документов.

    Проведением экспертизы ценности документов занимается постоянно действующая экспертная комиссия, которая назначается приказом руководителя. О том, как составить этот приказ, мы рассказали в материале по ссылке. Во время своего заседания экспертная комиссия:

    • просматривает документы с истекшим сроком хранения и определяет необходимость его продления (или отсутствие необходимости);
    • определяет срок хранения для новых документов в случае, если они отсутствуют в Перечне, и ответственный за делопроизводство затрудняется самостоятельно определить их ценность;
    • согласовывает описи дел и утверждает список дел, выделенных к уничтожению.

    Комиссией по уничтожению документов, таким образом, может называться как сама экспертная комиссия, так и специально созданная, отдельная комиссия, которая на предприятии занимается только уничтожением документов.

    Задачи комиссии по уничтожению документов

    Основными задачами комиссии по уничтожению документов, как правило, являются:

    • согласование и представление на утверждение руководителю списка документов, подлежащих уничтожению (акта о выделении документов к уничтожению);
    • организация уничтожения (выбор места, времени, способа уничтожения, заключение договора с организацией, оказывающей такие услуги);
    • проведение уничтожения в случае, если оно проводится силами самой организации.

    При этом комиссия обязана убедиться в том, что:

    • будут уничтожены не только оригиналы, но и копии и дубликаты документа, включая электронные;
    • уничтожение будет проводиться с соблюдением коммерческой и другой тайны. Например, недопустимо уничтожение бухгалтерских документов выбрасыванием в общий мусорный контейнер и т.п.;
    • не будут уничтожены документы, необходимые для длящегося или предстоящего судебного разбирательства.

    Сам факт уничтожения оформляется актом об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Как правило, составляют акт члены комиссии по уничтожению.

    Как создать комиссию

    В комиссию могут быть включены любые работники на усмотрение руководителя. Как правило, в обязательном порядке в члены комиссии включаются заведующий делопроизводством или начальник отдела кадров, или юрист, но могут быть привлечены и другие сотрудники.

    Председателем комиссии является либо сам руководитель организации, либо кто-то из лиц высшего руководства (например, директор по административной работе или начальник управления документационного обеспечения).

    Сама комиссия может быть как постоянно действующей, так и временной, создаваемой для уничтожения конкретных документов. Работу комиссия осуществляет в соответствии с Инструкцией по делопроизводству данной организации. С ней все члены комиссии должны быть ознакомлены под подпись.

    Для уничтожения документов с грифом «ДСП» (для служебного пользования) составляется отдельная комиссия.

    Форма приказа

    Унифицированной формы приказа о создании комиссии по уничтожению документов не существует. Организация вправе свои, утвержденные на внутреннем уровне образцы распорядительных документов. На нашем сайте имеются образец и бланк приказа, которые также можно применять в работе.

    Приказ оформляется на фирменном бланке (если организация его использует) или на обычном листе формата А4. В последнем случае в верхней части листа потребуется указать:

    • наименование организации;
    • юридический адрес;
    • ИНН/КПП.

    Сам документ состоит из следующих структурных элементов:

      1. название и заголовок;
      2. преамбула. В данной части документа указываются основания для его издания (ссылки на нормативные акты федерального, отраслевого или локального уровня, например, на Положение о делопроизводстве), а также указывается цель его издания, например, «с целью организации уничтожения документов с истекшим сроком годности»,
      3. слово «приказываю»;
      4. текст приказа, в котором перечисляется состав комиссии с указанием ФИО, должности, подразделения каждого члена комиссии, оговариваются сроки работы комиссии и ее прямые обязанности («заключить договор на уничтожение документов с ООО «Шредер» в срок до 12.04.2023 года, представить мне на утверждение акт о выделении документов к уничтожению»). Также делается ссылка на документ, которым в своей деятельности должна руководствоваться комиссия;
      5. данные об ответственных за ознакомление с приказом членов комиссии и лице, контролирующем исполнение приказа;
      6. должность, подпись, расшифровка подписи руководителя.
    Читать еще:  Как подарить долю земельного участка родственникам

    В свою очередь реквизиты приказа вписываются в качестве основания в акт об уничтожении документов.

    Хранение

    Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов относится к приказам по основной деятельности и хранится в деле приказов постоянно.

    Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

    akt_unichtozheniya_dokumentov_s_istekshim_srokom_hraneniya.jpg

    Похожие публикации

    В процессе осуществления деятельности у любого субъекта хозяйствования неизбежно накапливается различная служебная документация. Когда истекает архивный срок хранения такой документации, и она теряет свою актуальность, ее необходимо уничтожить. Данная процедура осложняется тем, что просто утилизировать документы не получится. Необходимо назначить экспертную комиссию и оформить специальный документ — акт уничтожения документов, образец которого вы найдете в этой статье.

    В каких случаях необходим акт на уничтожение документов

    Акт об уничтожении документов необходимо составлять, если организацией принято решение избавиться от накопленных за годы работы бумаг. Это может быть кадровая, бухгалтерская и иная документация. При этом не имеет значения, на каком носителе оформлены документы — на бумаге или в электронном формате.

    Уничтожению подлежат документы:

    • которые утратили свое практическое значение;
    • срок хранения которых уже истек;
    • которые невозможно прочитать и восстановить.

    Сроки хранения документов и необходимость оформления акта регламентируется:

    • Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (перечень видов документации со сроками хранения);
    • Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (правила хранения и учета документов);
    • Федеральным законом «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
    • Иными нормативными актами (НК РФ, закон о бухучете № 402 от 06.12.2011 и др.).

    Процедура уничтожения документации

    Порядок уничтожения документов с прошедшим сроком хранения включает несколько этапов:

    • Ответственные должностные лица определяют, есть ли в архиве компании документация, срок хранения которой истек.
    • Руководитель издает приказ об утверждении экспертной комиссии, включающей представителей разных подразделений организации (бухгалтерия, отдел кадров и т.д.). Ее задача заключается в определении ценности документов и документальном оформлении данной процедуры. При этом срок хранения не является ключевым параметром отбора, так как иногда бумаги с истекшим сроком годности еще могут пригодиться в работе.
    • Оформляется акт о выделении документов к уничтожению.
    • Проводится непосредственная утилизация документов и составляется еще один акт – об уничтожении документации.

    В законе отсутствует четкое требование относительно того, каким способом следует уничтожать документацию. Можно поручить уничтожение бумаг сотрудникам организации (например, путем измельчения уничтожителем бумаг) или обратиться для этого в специальную фирму. Запрещено выбрасывать такие документы в общие мусорные корзины и контейнеры.

    Форма актов

    Акт о выделении документации к уничтожению

    Акт о выделении документации к уничтожению обычно составляют по форме, приведенной в Приложении № 21 к Приказу Минкультуры России № 526. Также каждая организация имеет право оформлять данный акт по самостоятельно разработанному шаблону, не используя при этом унифицированную форму.

    Если акт составляется в свободной форме, в нем обязательно нужно прописать следующие сведения:

    • наименование документа;
    • наименование организации;
    • дату составления;
    • наименование и реквизиты документа, ставшего основанием для проведения процедуры;
    • перечень документов, которые будут уничтожены, и их количество;
    • Ф.И.О. и подписи членов комиссии.

    Акт акт выделения документации к уничтожению по унифицированной форме состоит из нескольких разделов:

    • «Шапка». Здесь нужно указать наименование субъекта хозяйствования, номер акта и дату его оформления, Ф.И.О. и подпись руководителя, утвердившего документ.
    • Преамбула — указывают наименование нормативного документа, который является основанием для определения сроков хранения документации и их уничтожения.
    • Основная часть. В этом разделе следует перечислить наименования документов, отобранных для уничтожения, и их количество. Для удобства документацию группируют по структурным подразделениям.
    • Резолютивная часть — общее количество документов, выделенных для утилизации, с указанием в каких годах они были изданы. Также следует указать способ уничтожения и реквизиты протокола заседания экспертной комиссии.
    • Подпись архивариуса или иного лица, ответственного за хранение документации.

    При составлении актов уничтожения документов сроки хранения сверяют с перечнем, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень вступил в силу с 18 февраля 2020 года.

    akt_o_vydelenii_k_unichtozheniyu.jpg

    Акт об уничтожении

    Акт об уничтожении документов не имеет унифицированного образца, его оформляют в свободной форме по факту уничтожения отобранных документов.

    В документе указывают сведения об организации и составе комиссии. Далее вносят следующую информацию:

    • какие документы были уничтожены (если документов много, они группируются по видам в отдельные папки или дела), можно указать их объем или вес;
    • когда была проведена процедура уничтожения бумаг;
    • каким способом.

    Документ подписывают все члены комиссии и руководитель.

    Перечень уничтоженных документов можно оформить приложением к акту в виде описи, если их список слишком велик.

    Общие рекомендации по составлению актов

    При составлении актов уничтожения документов с истекшим сроком хранения необходимо придерживаться определенных правил:

    • Документы оформляют на обычных листах формата А4 или фирменных бланках.
    • Количество экземпляров актов не ограничено. На практике составляют по одному экземпляру для каждого члена комиссии и для самого субъекта хозяйствования.
    • Заверение печатью не требуется.
    • В тексте акта не нужно подробно описывать все этапы процедуры уничтожения. Достаточно прописать количество документов и выбранный способ уничтожения.

    Составленные акты передают на утверждение руководителю организации, а затем их сдают на хранение в архив. В случае возникновения конфликтных ситуаций и разбирательств с контролирующими органами эти акты можно использовать в качестве доказательств. Срок хранения актов не ограничен и считается постоянным.

    Образец акта уничтожения документов, представленный ниже, можно взять за основу при составлении аналогичных документов для своей организации.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector