Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
8 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Образец гарантийного письма об оплате задолженности 2021 и 2021

Как написать гарантийное письмо на оплату: пошаговая инструкция

Гарантийное письмо — это образец документа, который позволяет заказчику отсрочить платеж за товары, работы или услуги без нарушения срока поставок.

Скачать шаблон гарантийного письма об оплате в Word
Скачать бланк гарантийного письма об оплате в PDF
Скачать образец гарантийного письма об оплате счета
Скачать образец гарантийного письма об оплате услуг до заключения договора
Скачать образец письменной гарантии на оплату товара
Скачать образец гарантийного письма о выполнении работ
Скачать пример письменной гарантии на оплату услуг
Скачать пример гарантийного письма на выполнение обязательств

Что такое письменная гарантия

Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно оплачивают товары, услуги, работы либо используют их для погашения долга.

Письменная гарантия подтверждает факт наличия задолженности, а это всегда принимают во внимание при рассмотрении спора в суде.

Благодаря подобной бумаге участники сделки выстраивают доверительные отношения. Грамотно составленный документ позволяет перенести дату платежа без штрафов и пеней и не допустить срыва сроков поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Гарантию оформляют в случае, когда заказчик не в состоянии перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам. А повод для составления такого документа — претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.

В КонсультантПлюс найдете много инструкций по гарантийным письмам:

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ .

Как оформить

Унифицированная форма гарантийного письма на оплату товаров, работ или услуг действующим законодательством не предусмотрена. Но документ является частью делового документооборота, поэтому при его оформлении стоит учесть несколько общепринятых правил.

Вот подробная инструкция и образец, как написать гарантийное письмо об оплате от организации заказчика на имя поставщика:

  1. На фирменном бланке организации проставьте дату и исходящий номер.
  2. Внесите информацию о получателе средств (название компании или имя гражданина, адрес).
  3. Пропишите представителя получателя (например, руководитель организации).
  4. Озаглавьте документ (не обязательно).
  5. Напишите основной текст, основание для неуплаты и гарантию перечисления необходимой суммы в конкретный срок.
  6. Укажите реквизиты документа, на основании которого будут переведены средства (накладная, акт приемки и т.п.).
  7. Проставьте информацию об отправителе: Ф.И.О., должности и подписи представителей должника.

Обычно гарантийное письмо оформляют на листе формата А4 на фирменном бланке, ставят подписи руководителей (генерального директора и главного бухгалтера) и скрепляют печатью.

В основном тексте кратко укажите причины несвоевременных платежей. Если заказчик планирует выплачивать долг частями, то следует составить график.

Для большей убедительности плательщики рассчитывают размеры пени, которую ему начислят за каждый день просрочки.

Вот текстовый шаблон такого документа:

Заполняется на фирменном бланке организации.

Заверяется фирменной печатью, подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

Документу присваивается исходящий номер, указывается дата, Ф.И.О. исполнителя и контактный телефон.

должность, название организации, в чей адрес адресовано письмо

_________ (наименование организации) гарантирует оплату задолженности за оказанную ____________ (наименование организации) услугу (указать наименование услуги) в размере ____ рублей _____ копеек (прописью) в срок до «___» ______ 20__ года в соответствии с условиями договора на организацию расчетов № ___ от «____» ______ 20__ года. на единый лицевой счет (указать десятизначный код плательщика и код вида услуги и порядка налогообложения).

(При необходимости указать график платежей).

В случае несоблюдения гарантийных обязательств об оплате указанной суммы в установленный срок мы выплатим пеню в размере __% от суммы задолженности за каждый день просрочки уплаты.

Руководитель предприятия ___________ _________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Главный бухгалтер * ___________ _________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

* в случае отсутствия главного бухгалтера на вашем предприятии необходимо отметить:

Уведомляем о том, что в (наименование организации) отсутствует должность главного бухгалтера.

Так выглядит образец написания гарантийного письма об оплате выполненных работ.

Какие ошибки допускают при составлении

Так как мы имеем дело с официальной бумагой, то здесь неуместно использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Не стоит подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок. Укажите самую их суть либо пропустите этот момент. Поручительные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

Вся информация в тексте должна трактоваться однозначно (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры. При формировании гарантии используйте инструкцию и шаблонный образец, как составить гарантийное письмо об оплате поставщику:

  • лаконично обоснуйте причину нарушения сроков оплаты;
  • укажите документ-основание, по которому оплатите задолженность;
  • установите предельный период для перечисления средств;
  • сверьте реквизиты получателя с госконтрактом;
  • подпишите у руководителя и главного бухгалтера.

При отправке запросите от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.

Инструкция: готовим гарантийное письмо об оплате задолженности

Гарантийное письмо об оплате задолженности — это документ, подтверждающий намерение должника исполнить свои обязательства перед кредитором.

Зачем составляют гарантийное письмо

В деловом обороте нередки случаи, когда должник (заказчик, покупатель, арендатор и пр.) не имеет возможности выполнить обязательства в установленный законом или договором срок. О невозможности своевременного исполнения узнают как до момента возникновения долга, так и при начале просрочки исполнения обязательств.

Читать еще:  Коэффициент обеспеченности запасов собственными средствами в финансовом анализе

Гарантийное письмо представляет собой важный элемент деловой переписки между предприятиями и дает гарантию оплаты после предварительного выполнения обязательств одной из сторон по сделке. Эта бумага является основанием для внесения в соглашение отсрочки или рассрочки платежей, а также реструктуризации, представляет способ обеспечения исполнения финансовых обязательств стороной по договору.

Такой документ не всегда гарантирует погашение долга: его пишут, заверяя контрагента о поставке товара в срок, о предоставлении помещения в аренду и пр.

Говоря об удостоверении погашения денежных обязательств, следует уточнить, что документ служит ответом на претензию кредитора либо самостоятельной просьбой должника о предоставлении рассрочки по денежному обязательству. При отсутствии необходимых документов (подписанных актов выполненных работ или оказанных услуг, товарных накладных и др.) оно подтверждает наличие договорных отношений и выступает доказательством признания долга должником.

Чтобы разрешить ситуацию по выплатам мирным путем, составляют обращение к кредитору с указанием графика погашения. Такой документ в случае неисполнения обязанности должника является доказательством в суде.

Как его правильно написать

Единого установленного образца гарантийного письма по оплате задолженности не существует, поскольку определения такого документа закон не содержит. В случае обнаружения невозможности исполнения обязательства либо после получения претензии от кредитора рекомендуем составить письменное обращение, касающееся сроков выплат. Имейте в виду: предоставляя такой документ, вы автоматически подтверждаете долг.

Придерживайтесь следующего алгоритма:

  1. Напишите Ф. И. О. адресата и его адрес.
  2. Укажите основание возникновения обязательства (номер и дату договора).
  3. Опишите причину просрочки.
  4. Укажите дату внесения суммы или график платежей.
  5. Подпишите обращение и поставьте печать при ее наличии.

Документ не является основанием для возникновения обязанности у кредитора по предоставлению отсрочки (рассрочки). Он служит способом мирного (внесудебного) разрешения ситуации. Если кредитор согласен на отсрочку или рассрочку, рекомендуем заключить соответствующее дополнительное соглашение к договору или запросить письменный ответ, подтверждающий принятие графика или предоставление отсрочки (рассрочки).

Гарантийное письмо о погашении задолженности

Гарантийное письмо – это обязательство должника выполнить определенные требования, в том числе погасить задолженность. Такой документ позволяет избежать претензионных и судебных процедур, получить отсрочку по оплате долга, сохранить нормальные отношения с контрагентами. При составлении гарантийных писем нужно учитывать требования ГК РФ, условия сделки.

Зачем нужно письмо-гарантия

Гарантийные письма не входят в перечень обязательных документов для урегулирования споров. Однако стороны по сделке или договору могут сразу предусмотреть выдачу такого бланка, либо позднее оформить его по собственной инициативе. Гарантия может оформляться при следующих обстоятельствах:

  • чтобы гарантировать оплату за поставленный товар, если расчет в намеченный срок может оказаться невозможным;
  • если возникла просрочка по обязательствам имущественного или денежного характера;
  • чтобы отозвать исковое заявление из суда, решить вопрос мирным путем;
  • чтобы указать источники, за счет которых организация гарантирует возврат долга;
  • в иных целях, в зависимости от условий обязательства.

Гарантийные письма можно использовать еще на стадии заключения договора. Например, поставщик может представить доказательства, что располагает необходимым товаром, чтобы получить предоплату. Со своей стороны, покупатель может приложить выписку с банковского счета, подтверждающую наличие средств для оплаты продукции.

Оформлять документ могут юридические лица, предприниматели, граждане. Сам факт составления и направления бланка не дает гарантию, что он устроит получателя, что тот согласится ждать оплаты задолженности или выполнения иных обязательств. Однако если отправитель не уклоняется от контактов с кредитором, сам гарантирует надлежащую выплату по долгу, к нему будет больше доверия.

Как написать

Законодательство не содержит требований к оформлению гарантийных писем, поэтому можно использовать произвольную форму. Допускается заполнение письменного или электронного бланка, особенно если у обеих сторон есть ЭЦП. Важно, чтобы отправитель письма имел на это надлежащие полномочия. Например, руководитель организации изначально может принимать любые решения в интересах компании. Однако если бланк будет направлять другое лицо, оно должно приложить доверенность от предприятия.

Если обязательство в гарантии связано с оплатой задолженности, в тексте документа нужно указать:

  • информация о получателе, т.е. наименование и адресные данные кредитора, его руководителе;
  • сведения об отправителе с расшифровкой полномочий должностного лица, иного представителя;
  • суть обязательства, по которому возникла задолженность (сделка, договор, этап поставки, просрочка по кредиту или займу и т.д.);
  • гарантия, которую дает отправитель, т.е. подтверждение оплаты долга в определенной сумме в конкретные сроки (это может быть календарная дата, график платежей);
  • ссылка на доказательства, которыми подтверждается обязательство (например, положительное решение по заявке в банк, чтобы рассчитаться по долгам кредитом);
  • перечень документов, которые отправитель прикладывает при обращении;
  • дата, подпись руководителя фирмы или иного представителя.

Это только примерный перечень пунктов, которые можно указать в бланке. Отправитель сам решает, в чем будет заключаться гарантия, какие доказательства нужно представить кредитору, чтобы добиться отсрочки по оплате задолженности.

В рамках сделки можно неоднократно использовать гарантийные письма, особенно если они носят универсальный характер, т.е. распространяются сразу на несколько обязательств. Также может предоставляться гарантия от третьего лица (например, от банка или надежного, проверенного контрагента). В таком бланке фактически будет содержаться обязательство погасить все долги, если основной должник не сделает это сам.

Читать еще:  Основные средства в бухгалтерском учете что к ним относится

Образец гарантийного письма о погашении задолженности

К статье прикреплен образец письма-гарантии по обязательству о погашении задолженности. Его можно использовать под свою ситуацию. Если возникли сложности, вы всегда можете обратиться за помощью к нашим юристам. Также вы сможете заказать расчет для взыскания неустойки по договорам, обеспеченным письмом-гарантией.

Основные требования

Чтобы гарантийное письмо принесло ожидаемый результат, позволило рассчитывать на отсрочку по платежам, нужно учитывать ряд требований к его содержанию:

  • гарантия должна содержать признание долга, подтверждение суммы, иначе теряется ее смысл;
  • обращение должно подписать лицо, которое наделено полномочиями давать обязательства от имени своей компании;
  • нужно ссылаться на конкретные гарантии, которые даются получателю, в том числе точные сроки оплаты задолженности, источники финансирования;
  • нужно приложить доказательства, подтверждающие суть гарантии (выписки со счетов, ответы из банка или контрагентов, иную документацию).

Из содержания бланка получатель должен сделать вывод, что отправитель согласен с суммой возникшей задолженности, представляет надлежащие доказательства расчета и реальные сроки погашения.

Ответом на кредитора может быть отказ в предоставлении отсрочки и требование о немедленном расчете. Это повлечет подачу претензии и предъявление иска в суд. Поэтому в интересах должника сразу подготовить документ, гарантирующий возврат долга в четко оговоренные сроки. Если дело дойдет до суда, письмо-гарантию можно рассматриваться по нормам Гражданского кодекса РФ об исполнении обязательств.

Как вручить гарантийное письмо

Ограничений по способу вручения документации закон не содержит. Поэтому при подготовке и направлении можно использовать любые возможные формы:

  • письменный документ с личным вручением, направлением по почте, курьерской службой;
  • сообщение по электронной почте, либо через иные сервисы сети интернет;
  • отправление по факсу.

Стороны могут заранее указать в договоре, какой способ документооборота они выберут для взаимодействия. Если такой пункт в соглашении отсутствует, желательно следовать общепринятым правилам – подготовить письменный документ, вручить под роспись или направить заказным с уведомлением.

Доказательства получения могут понадобиться при последующих рассмотрениях спора в суде. Это может быть личная подпись получателя на втором экземпляре документа, квитанция почтового отправления или уведомление о вручении. Если направляется электронный документ, его нужно заверить ЭЦП.

Заключение

Гарантийные письма используются в гражданских сделках для подтверждения, что должник сможет исполнить обязательство в определенный срок. Если предметом гарантии является оплата задолженности, отправитель должен указать точный срок выплат, согласие с суммой. Все обстоятельства, указанные в обращении к кредитору, нужно подтвердить документами.

Чтобы соблюсти нормы закона и обычаи делового оборота при составлении гарантии, обратитесь на консультацию к нашим юристам. Специалисты расскажут, какие нюансы нужно учесть при подготовке документа, на что можно сослаться, чтобы получить согласие кредитора на отсрочку. Звоните или оставьте вопросы в форме обратной связи – в большинстве случаев консультация будет бесплатна!

Как составить гарантийное письмо об оплате задолженности (образец)?

В экономике и хозяйственной деятельности часто возникают ситуации, когда ту или иную информацию об отношениях стоит зафиксировать на бумаге. Письменные документы помогают узаконить финансовые отношения между физическими либо юридическими лицами.

Права и обязанности сторон прописываются в договорах. А вот любой образец гарантийного письма по оплате задолженности по договору составляется, когда обязательства не могут быть выполнены по той или иной причине. Рассмотрим пример, как написать гарантийное письмо об оплате задолженности.

Особенности составления гарантийных писем

Гарантийным письмом называют документ, относящийся к деловому обороту. Он нужен для того, чтобы одна из сторон могла четко обозначить свои намерения и дать гарантии того, что то или иное действие будет выполнено. Обычно используют стандартный лист формата А4, но допустимо применение и так называемых фирменных бланков.

Когда пишется документ, то требуется учесть следующие аспекты:

  1. Обязательно наличие полного наименования бумаги.
  2. Не обойтись без города с датой написания, исходящего номера.
  3. Входящий номер потребуется при составлении ответов.
  4. Обязательно указание адресатов с ФИО руководителя и названием компании.
  5. Основная часть. Здесь описывается вся ситуация, с которой связана та или иная гарантия.
  6. При желании дополнительно указываются причины, по которым обязательство не было выполнено. Можно приложить документы-доказательства или сослаться на лица, ответственные за возникшую ситуацию.
  7. В конце всегда стоят подписи с заверением в виде печати. Руководитель компании ставит свое ФИО. Главный бухгалтер тоже должен подписаться.

С юридической точки зрения, гарантийные письма являются документами одностороннего характера. В написании принимает участие только одно лицо – которое и оформляет бумагу первоначально. Но лучше заручиться и второй копией, где будут присутствовать подписи от второй стороны. Ведь потом этот документ может стать главным доказательством в пользу добросовестности должника.

Как указывается график погашения задолженности и график платежей

Лишь серьезные суммы задолженностей становятся причинами составления графиков или когда оплата осуществляется в несколько этапов. Такой график становится своеобразным приложением к основному письму. Этот документ является главным основанием, когда идет речь о погашении долгов.

Главное – заранее проанализировать, насколько возможно внести указанные даты в то или иное время. И только после этого составлять гарантийное письмо о погашении задолженности с графиком платежей.

Вот лишь некоторые факторы, к которым следует присмотреться при составлении графиков:

  1. Для графиков характерна функция отдельных приложений. Ссылка на них должна присутствовать по основному документу.
  2. Упоминание времени обязательно не только для отправления платежей, но и формирования. При этом время, когда средства поступают на расчетный счет кредиторов, может быть другим. Разница находится в пределах между несколькими часами и днями.
  3. Без соблюдения сроков погашения не обойтись. Чтобы не формировались новые просрочки – надо заранее позаботиться о формировании соответствующих сумм.
  4. Номерное обозначение договора пишется там же, где и сведения по назначению платежей. Здесь должна присутствовать фраза «по гарантийному письму». Пени учитываются в общей сумме, либо оплачиваются отдельно. В назначении письма об этом тоже стоит сказать.
Читать еще:  План счетов бухгалтерского учета на 2021 2021 годы разъяснения

Из дополнительных допустимых пунктов – реквизиты расчетного счета, который становится источником поступления средств. Главное – чтобы оплата была своевременно видна самому кредитору.

Ознакомиться с образцом гарантийного письма с графиком погашения задолженности вы можете по ссылке.

Предоставление справки об отсутствии задолженности

В данном случае просто констатируется факт того, что задолженности отсутствуют. Например, перед государственными и контролирующими органами. Сами справки становятся своего рода подтверждением чистоты и безопасности второй стороны, участвующей в какой-либо сделке.

Они могут понадобиться при следующих обстоятельствах:

  • разработка бизнес-плана, когда юридическое лицо расширяется (чаще всего документ необходим контрагентам);
  • смена главного бухгалтера у юридического лица;
  • участие в конкурсах, тендерах, оформление дотаций от государства;
  • изменение юридического адреса, перерегистрация.

Справки выдаются налоговыми службами либо банками. В любом случае они наделены официальной юридической силой. Любой образец письма о рассрочке задолженности предполагает использование тех же правил.

Как составить ответ на гарантийное письмо об оплате долга

Достаточно редко возникает необходимость написать ответ на гарантийное письмо о погашении задолженности. Это действие не обязательно, если:

  • долг был погашен в сроки, оговоренные заранее;
  • организовано сотрудничество с постоянными клиентами.

Но в следующих ситуациях ответы становятся обязательными:

  • сроки погашения прошли, а средства так и не поступили;
  • должник сталкивается с назначением штрафных санкций.

Обращение в суд считается крайним вариантом ответа. Это актуально, если контрагент точно отказывается выполнять условия, о которых ранее говорилось. Документ в любом случае наделяется юридической официальной силой. Он принимается судом к рассмотрению, если имеется первоначальный договор, и при совпадении всех данных с реальностью. Иначе ответ на гарантийное письмо об оплате задолженности не требуется.

Ознакомиться с образцом ответа на письмо о погашении задолженности вы можете на нашем сайте по ссылке.

Передача писем и возможные причины для отказа

Стандартная процедура по передаче заявлений от одной стороны к другой отсутствует. Письма по гарантии чаще вручаются руководству либо уполномоченным лицам. Но участие третьих лиц может приводить к тому, что у руководителя не окажется нужной информации вовремя.

Потому рекомендуется прибегать к следующим действиям:

  1. Первый этап – передача документа руководителю, либо главному бухгалтеру. Руководителя надо извещать дополнительно даже в том случае, когда в передаче участвует секретарь. Это делается при помощи электронных писем, либо телефонных разговоров.
  2. Создание копии гарантийного письма. На ней обязательно ставится дата, когда документ получен кредитором. По факсу и e-mail письма так же желательно дублировать.

Ответные письма тоже могут формироваться, но лишь в исключительных случаях.

Наличие противоречий в сумме или сроках долга – главная причина для отказов в передаче писем. Но лучше заранее обговорить все вопросы, тогда будет проще обойтись без лишнего документооборота. Общих соглашений легко достигнуть, если будут правильно проведены предварительные переговоры. Затем все положения подтверждаются, когда оформляется гарантийное письмо о предоставлении справки об отсутствии задолженности.

Заключение

Гарантии – явление, которое чаще всего используется при досудебном решении вопросов. Такие письма позволяют отсрочить платежи на определенный срок, если нет возражений ни у одной из сторон. Вопрос объясняется подробно в Гражданском кодексе. Там написано, как и за какое время гражданин может исправить ситуацию, наладить взаимоотношения со второй стороной.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону (495) 935-86-36
+7 (812) 449-55-12 —>
+7 (804) 333-20-57

Это быстро и бесплатно !

Главное – чтобы участники заранее договорились о том, в каких именно случаях надо прибегать к такому инструменту, как гарантийное письмо. В большинстве случаев это связано с нарушением сроков по гарантийным обязательствам. Несмотря на отсутствие стандартных требований к документу, он имеет полную юридическую силу в соответствующих ситуациях. И может стать официальным подтверждением того или иного факта.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector