Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
10 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Кто организует хранение бухгалтерских отчетов Организация хранения бухгалтерских документов

Организация хранения бухгалтерских документов в учреждениях здравоохранения

Автор: Т. Обухова

Каковы сроки хранения бухгалтерских документов? Как организовать их сохранность, если они выведены на бумажный носитель, составлены в электронной форме? На эти и другие вопросы ответил наш эксперт.

Учреждения здравоохранения обязаны обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности (п. 14 Инструкции № 157н[1]). В настоящей статье вы найдете ответы на вопросы: кто обязан организовать хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности, каковы сроки их хранения, как организовать сохранность бухгалтерских документов и регистров бухгалтерского учета, если они выведены на бумажный носитель, составлены в электронной форме, как ликвидировать документы, срок хранения которых истек?

Общие требования к организации хранения бухгалтерских документов

В соответствии с нормами Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

  • первичный учетный документ, регистр бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью;
  • первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года;
  • хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем экономического субъекта;
  • требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете устанавливаются в федеральных стандартах бухгалтерского учета.

В Информации Минфина РФ № ПЗ-13/2015 разъяснено, что до утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, применяются:

  • Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее) (далее – Положение о документах);
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила организации хранения документов).

В отношении государственных (муниципальных) учреждений требования к организации хранения первичных (сводных) учетных бухгалтерских документов и бухгалтерской отчетности установлены в п. 14 и 15 Инструкции № 157н. Из положений п. 14 данной инструкции следует, что субъект учета обязан обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

При наличии технической возможности субъект учета вправе хранить первичные электронные документы (электронные регистры) на машинных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированного исправления.

Ответственность за организацию хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несет руководитель учреждения.

Оформление и хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляются с соблюдением норм законодательства РФ о защите государственной тайны (п. 15 Инструкции № 157н).

Организация хранения документов на бумажном носителе

Учреждения здравоохранения, как правило, используют в своей работе первичные (сводные) учетные документы, выведенные на бумажный носитель. По мере совершения операций и принятия к бухгалтерскому учету первичного (сводного) учетного документа, но не позднее следующего дня после получения такого документа на основании как отдельных документов, так и группы однородных документов в регистры бухгалтерского учета вносятся соответствующие записи (п. 11 Инструкции № 157н). Поскольку учреждения ведут автоматизированный бухгалтерский учет, регистры бухгалтерского учета формируются в программе. По истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим журналам учета операций, иным регистрам бухгалтерского учета, хронологически подбираются и сброшюровываются. На обложке указываются:

  • наименование субъекта учета;
  • наименование главного распорядителя средств бюджета, полномочия которого исполняет субъект учета – организация, осуществляющая полномочия получателя бюджетных средств;
  • название и порядковый номер папки (дела);
  • период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (журнал учета операций), с указанием года и месяца (числа), наименование регистра бухгалтерского учета (журнала учета операций) с указанием при наличии его номера, количества листов в папке (деле).

Периодичность выведения регистров бухгалтерского учета на бумажный носитель устанавливается в учетной политике учреждения. Для журналов учета операций такой период чаще всего составляет месяц, по итогам которого на бумажный носитель выводится регистр бухгалтерского учета с приложением в хронологическом порядке первичных учетных документов, к которым оформляется обложка, где отражается информация, приведенная выше.

Приказом руководителя учреждения назначается ответственное за ведение архива документов в учреждении лицо. Чтобы упорядочить последовательность сдачи документов и регистров бухгалтерского учета в архив, а также организовать их хранение, разрабатывается внутренний локальный акт, в котором прописываются:

  • правила сдачи документов в архив;
  • правила организации сохранности документов в архиве;
  • правила ведения архива;
  • правила выдачи документов из архива;
  • порядок уничтожения документов, срок службы которых истек.

Для разработки такого документа можно воспользоваться:

  • Положением о документах, которое устанавливает правила хранения первичных документов в государственных (муниципальных) учреждениях;
  • Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее Федеральный закон № 125-ФЗ);
  • Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
  • Правилами организации хранения документов.

Ниже в качестве примера приведем текст положения об организации архива в учреждении.

Положение об организации архива

Не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным, на бумажный носитель выводятся журналы учета операций, к которым бухгалтер в хронологическом порядке подшивает первичные учетные документы. Бухгалтер участка формирует из них папки, на обложке которых отражает информацию, указанную в п. 11 Инструкции № 157н.

После проверки журналов учета операций и первичных учетных документов, скрепленных в папки, главным бухгалтером не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, они сдаются в архив. Работник, ответственный за прием, хранение, выдачу документов из архива, уничтожение документов с истекшим сроком хранения, принимает документы и регистрирует их в описи (форма описи документов[2] приведена в приложении к положению).

Каждой папке документов, сданной в архив, присваивается индекс дела, который включает в себя дату передачи дела (комплекта документов, регистра бухгалтерского учета, отчетности) в архив с присвоением порядкового номера передачи дела в общей хронологической последовательности и аббревиатуру отдела, сдающего документы.

Учет поступления документов в архив и выбытия документов из архива учреждения ведется в книге учета поступления и выбытия дел, документов. Форма такой книги[3] приведена в приложении к данному положению.

По запросу работников, руководителя учреждения, его заместителей, главного бухгалтера, заместителей главного бухгалтера и иных лиц с их согласия из архива выдаются документы. Выдача документов из архива производится на основании акта. Форма акта[4] приведена в приложении к настоящему положению.

В архиве учреждения документы хранятся в течение сроков, установленных Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

После истечения срока хранения документы уничтожаются. Для этого создается экспертная комиссия, в которую включаются следующие сотрудники:

  • руководитель учреждения;
  • работник, ответственный за ведение архива;
  • главный бухгалтер учреждения;
  • иные сотрудники.

Состав комиссии утверждается приказом руководителя учреждения ежегодно. Экспертная комиссия устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт об их уничтожении и уничтожает документы с помощью уничтожителя документов. Форма такого акта[5] приведена в приложении к данному положению.

Организация хранения документов в электронной форме

При наличии технической возможности субъект учета вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на машинных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах.

Принимая во внимание расширение использования электронных документов, Минфин и Федеральное казначейство Приказом от 30.12.2011 № 662 утвердили Порядок хранения документов по исполнению федерального бюджета, кассовому обслуживанию бюджетов бюджетной системы РФ и кассовому обслуживанию бюджетных учреждений, автономных учреждений и иных организаций, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну, в Федеральном казначействе и его органах в электронном виде.

Правила организации хранения электронных документов и электронных регистров бухгалтерского учета установлены и Правилами организации хранения документов.

Учреждение здравоохранения может воспользоваться этими документами и разработать свое положение об организации хранения электронных документов, электронных регистров бухгалтерского учета и отчетности.

Например, в таком положении может быть прописано следующее.

Регистры бухгалтерского учета хранятся в учреждении в электронном виде. При передаче электронного регистра на хранение в электронный архив производится перемещение реквизитов и данных созданного регистра в базу данных (таблицу, совокупность таблиц базы данных) с наложением запрета на изменение его реквизитов.

Электронный регистр передается в архив ежемесячно не позднее 7-го числа месяца, следующего за отчетным.

Созданные электронные регистры бухгалтерского учета подлежат хранению в течение сроков, установленных Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

В формируемую резервную копию электронного архива включаются регистры бухгалтерского учета в электронном виде, размещенные в электронном архиве за период с даты, соответствующей дате последнего резервного копирования, по дату формирования резервной копии включительно. По окончании финансового года формируется резервная копия баз данных электронного архива за истекший год.

Резервная копия электронного архива и резервная копия базы данных электронного архива подлежат записи на оптические носители информации (один или несколько CD-дисков, DVD-дисков и т. п. с закрытой сессией). На лицевой стороне указывается следующая информация:

  • дата формирования копии, период, за который сформирована резервная копия;
  • общий объем информации;
  • порядковый номер копии в соответствии с журналом учета переданных на хранение резервных копий электронного архива документов;
  • базы данных электронного архива, регистров бухгалтерского учета;
  • Ф. И. О. уполномоченного исполнителя;
  • срок хранения данного носителя информации.
Читать еще:  Должностная инструкция по специальности Бухгалтер по банковским операциям

Сроки хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности

В самом начале статьи мы говорили о том, что Минфин в Информации № ПЗ-13/2015 рекомендовал для организации хранения первичных (сводных) учетных документов и регистров бухгалтерского учета в электронной форме использовать Правила организации хранения документов. В пункте 2.2 данных правил сказано, что создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов РФ, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемых в соответствии с п. 3 ст. 6 Федерального закона № 125-ФЗ, и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

Из положений п. 3 ст. 6 Федерального закона № 125-ФЗ следует, что специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этих перечней. Таким органом является Минкультуры, которое Приказом от 25.08.2010 № 558 утвердило Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В пункте 14 Инструкции № 157н предусмотрено, что сроки хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела и составляют не менее пяти лет.

Поскольку в законодательстве РФ нет прямых указаний на то, что государственные (муниципальные) учреждения при определении сроков хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности используют Приказ Минкультуры РФ № 558, рекомендуем в учетной политике или положении об организации хранения документов в учреждении прописать возможность использования этого приказа для установления сроков хранения документов.

Выборочно приведем сроки хранения некоторых документов, установленные Приказом Минкультуры РФ № 558.

Срок хранения документа

Отчеты по субсидиям, полученным из бюджетов:

Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки

Автор: Юлия Попик старший бухгалтер по расчету заработной платы

Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки

Автор: Юлия Попик
старший бухгалтер по расчету заработной платы

Во время работы организации накапливается много первичных документов. Их нужно собирать, хранить, и ни один нельзя выкинуть раньше срока.

Как организовать хранение документов, не проштрафиться и не утонуть в бумагах, расскажем в этой статье.

Правильная организация хранения первичных бухгалтерских документов: нормативная база

Нет единого документа, в котором была бы собрана вся информация о том, как и сколько нужно хранить документы. Поэтому приходится руководствоваться несколькими нормативными актами, которые иногда противоречат друг другу.

О том, что организация должна хранить первичные документы, говорит статья 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ.

Требования к хранению бухгалтерских документов прописаны в пункте 6 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.

В нем, в частности, говорится, что:

  1. Первичные документы и регистры бухучета нужно передавать в архив.
  2. До передачи в архив их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
  3. Документы нужно комплектовать в хронологическом порядке.

Обязанность хранить данные бухгалтерского и налогового учета прописана и в Налоговом кодексе РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23).

Перечень учетных и отчетных документов, которые нужно хранить, можно посмотреть в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом же перечне для каждого вида документов указаны и сроки хранения.

Правила организации государственного архивного дела прописаны в Федеральном законе от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Где хранить документы

По закону об архивном деле негосударственные организации вправе создавать свои архивы. Но такой обязанности у них нет. Фирма обязана лишь обеспечить сохранность документов и по требованию предъявить их контролирующим органам.

1С-WiseAdvice использует уникальную запатентованную технологию обработки первичных документов «Процессинг». Бумажные оригиналы «первички» сразу сканируются. Бухгалтер работает только с электронной копией документа, и всегда видит, какими операциями провели это документ. Неоспоримым плюсом является возможность оперативно подготовить ответ на запрос ИФНС. Клиент по запросу может получить базу электронных документов.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например, накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.

В Перечне типовых документов от Минкультуры для некоторых документов назначены и более длинные сроки, вплоть до постоянного.

Постоянно придется хранить, например:

  • годовые бухгалтерские отчеты с приложениями (в том числе консолидированные и по МСФО);
  • передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
  • свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
  • Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых документов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не постоянно, а 4 года. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ хотя бы 10 лет, т.к. в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок «постоянно» не может быть меньше 10 лет;
  • договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;
  • документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации;
  • акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;
  • договоры дарения;
  • документы по операциям с ценными бумагами;
  • переписку о разделе совместной собственности юридических лиц;
  • паспорта сделок.

75 лет нужно хранить документы по личному составу и о выплаченных доходах, например:

  • трудовые договоры;
  • реестры сведений о доходах физлиц;
  • ведомости на выдачу дивидендов;
  • лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.

Если документы по личному составу были созданы после 2003 года, их хранят не 75, а 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

10 лет хранят документы, например:

  • по продаже движимого имущества;
  • договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
  • оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.

Особым образом определяется срок хранения документов, которые подтверждают полученный убыток. Организации на общей системе и на УСН с объектом «Доходы минус расходы» могут в течение 10 лет переносить убыток на будущие периоды и за счет него уменьшать налогооблагаемую базу. Подтверждающие убыток документы организация обязана хранить в течение всего срока, пока он не будет использован полностью (п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Когда начинается отсчет срока хранения документов бухгалтерского учета и отчетности

В Приказе Минкультуры № 558 сказано, что отсчет нужно начинать с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. К примеру:

  • Для учетной политики – это год, когда ее в последний раз использовали для составления отчетности.
  • Для договоров – год окончания действия договора.
  • Для первичных документов – это будет год, когда документы были приняты к учету.
  • Для документов налогового учета – год, когда эти документа последний раз использовались для расчета налога.

Так, если в организации есть безнадежная задолженность, то хранить документы, подтверждающие эту задолженность, нужно еще 4 года после того, она будет списана (следует в совокупности из пп. 8 п. 1 ст. 23 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

Для первичных документов, которые отражают формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, срок отсчета начинается с момента, когда это имущество будет полностью амортизировано в налоговом учете (письмо Минфина России от 19.01.18 № 03-03-06/1/2598).

Для хранения электронных документов в законах отдельные сроки не оговариваются, соответственно, на них распространяются те же сроки, что и для бумажных.

Порядок хранения бухгалтерских документов ликвидированной организации

Если компании уже нет, а срок хранения документов еще не истек, уничтожать их нельзя.

О судьбе документов ликвидированных фирм говорит статья 23 ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Их нужно будет сдать в муниципальный архив, предварительно заключив договор.

Документы постоянного хранения и по личному составу передать с госархив нужно обязательно, хранение остальных можно организовать самостоятельно.

Что делать, когда истек срок хранения бухгалтерских и налоговых документов

По правилам, чтобы уничтожить документы, нужно сначала приказом руководителя создать экспертную комиссию.

Комиссия проводит экспертизу ценности документов и составляет акт о выделении к уничтожению документов. К нему прилагается опись дел, которые будут уничтожать.

После уничтожения нужно составить еще один документ – акт об уничтожении.

В одной папке могут храниться документы с разным сроком хранения, в таких случаях дела расшивают и документы, которые еще нельзя уничтожать, подшивают в новые дела.

Ответственность за хранение бухгалтерских документов

Если в организации во время проверки не окажется первичных документов (не оформляли, потеряли, уничтожили раньше времени и т.д.), фирму оштрафуют по статье 120 НК РФ на 10 тыс. руб., а если нарушение затрагивает больше одного налогового периода – на 30 тыс. руб. Если все это способствовало занижению налогов, минимальный штраф составит 40 тыс. руб.

Читать еще:  Начисление аванса в 1С 83 Бухгалтерия по шагам

Должностных лиц за отсутствие документов штрафуют по статье 15.11 КоАП РФ на 5-10 тыс. руб., а при повторном нарушении – на 10-20 тыс. руб. или дисквалифицируют на 1-2 года.

Самое серьезное наказание предусматривает Уголовный кодекс. Если докажут, что документ похитили или уничтожили в корыстных целях, наказанием будет штраф до 200 тыс. руб. и даже лишение свободы до года (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Кроме того, не стоит забывать, что, не получив подтверждающих расходы документов налоговая может снять расходы по ним, доначислить налоги, пени и штрафы.

Отдайте бухгалтерию на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice, и вам станет доступна услуга «Процессинг». С нами ваши документы всегда будут в полном порядке и сохранности.

Положения учетной политики об электронном документообороте


Конец года – это традиционно время для разработки и уточнения учетной политики. Изменения в учетную политику для целей бухгалтерского и налогового учета вносятся на основании п.10 ПБУ 1/2008 и статьи 313 НК РФ в связи с изменением законодательства или по собственному желанию, например, если компания перешла на электронный документооборот.

Что нужно зафиксировать в учетной политике

Для начала разберемся, что представляет собой учетная политика. Согласно статье 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете» учетная политика представляет собой совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета. Следовательно, применение электронного документооборота должно быть отражено в учетной политике.

При формировании учетной политики в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета выбирается способ ведения бухгалтерского учета из способов, допускаемых федеральными стандартами. Основным стандартом, регулирующим ведение учетной политики, является Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008).

Что должно быть утверждено в учетной политике?

Учетная политика организации должна обеспечивать:

  • полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты);
  • своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);
  • готовность к признанию в бухгалтерском учете в большей степени расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);
  • отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);
  • тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости);
  • рациональное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйствования и величины организации (требование рациональности).

В учетной политике необходимо закрепить:

  • рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;
  • формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
  • порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;т
  • способы оценки активов и обязательств;
  • правила документооборота и технология обработки учетной информации;
  • порядок контроля за хозяйственными операциями;
  • другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

В части электронного документооборота обязательных требований к учетной политике в ПБУ нет особых требований. Однако в учетной политике целесообразно предусмотреть следующее:

  • порядок ведения электронного документооборота: на каких участках бухгалтерского и налогового учета ведется электронный документооборот;
  • перечень документов, которые оформляются в электронном виде;
  • какая электронная подпись применяется (простая или квалифицированная);
  • способ электронного обмена документами (с указанием оператора электронного документооборота);
  • порядок хранения документов на бумажных носителях и электронных документов;
  • порядок представления документов в налоговый орган (по электронным каналам связи, на бумажных носителях), порядок представления пояснений, а также документов при проведении встречной налоговой проверки.

Приведем пример фрагмента учетной политики

Особенности ведения аналитического учета

Регистры бухгалтерского учета ведутся в виде электронных баз данных (файлов, каталогов, компьютерных программ).

Ведомость остатков по лицевым счетам, а также ведомость размещенных (привлеченных) средств ведется в электронном виде и выдается на печать по мере необходимости.

Первичные документы ведутся в электронном виде, в случае отсутствия у контрагента системы электронного документооборота, документы предоставляются на бумажных носителях.

Бухгалтерская и налоговая отчетность, а также отчетность в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования направляется в форме электронных документов.

Правила документооборота и технология обработки учетной информации, предусматривающие обработку и хранение в электронном виде, утверждаются отдельными внутренними нормативными документами.

Право подписи документов

Правом подписи документов бухгалтерского и налогового учета обладает генеральный директор и главный бухгалтер.

Под подписью понимается как собственноручная подпись, так и ее электронные аналоги. Первичные учетные документы, сформированные в электронном виде, подписываются усиленной квалифицированной подписью лиц, осуществивших отражение операции в бухгалтерских регистрах и лиц, осуществивших дополнительный контроль за правильностью оформления операции.

Хранение документов

Организация организует хранение всех бухгалтерских и налоговых документов в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники.

Нормативный срок хранения документов для целей бухгалтерского учета – 5 лет, для целей налогового учета – 4 года. По истечении данного срока документы подлежат архивации и сдаче в архив.

Кроме общих положений о ведении документооборота в компании необходимо в учетной политике отразить особенности, свойственные конкретной отрасли и компании. Также в учетной политике целесообразно установить обязательность отражения законодательных изменений 2016 года.

Отражение в учетной политике изменений законодательства

Как известно, в учетную политику вносятся изменения в случае изменений нормативных актов. В частности, в 2017 году в части использования электронного документооборота целесообразно отразить следующее.

Использование нового формата электронных документов

В соответствии с поправками, внесенными в Приказ ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме», с 1 июля 2017 года будут применяться новые форматы документов.

По 30.06.2017 налогоплательщики вправе создавать счета-фактуры в электронной форме как по формату счета-фактуры, применяемому при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронной форме, утвержденному Приказом Федеральной налоговой службы от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@.

С 1 июля 2017 года будут применяться два новых формата счета фактуры:

  • счет-фактура с дополнительной информацией с функцией счета-фактуры, используемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
  • счет-фактура с дополнительной информацией с функцией документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), результатом которых является изменение финансового состояния передающей и принимающей стороны.

Начиная с указанной даты, организации могут не только обмениваться электронными счетами-фактурами с дополнительной информацией между собой, но и передавать их в налоговые органы.

Указанные форматы документов могут применяться вместо универсального передаточного документа для экспортных целей. Согласно пп. 4 п. 1 ст. 165 НК РФ и пп. 4 п. 4 Протокола о порядке взимания косвенных налогов и механизме контроля за их уплатой при экспорте и импорте товаров, выполнении работ, оказании услуг для подтверждения обоснованности применения налоговой ставки НДС 0% налогоплательщик представляет в налоговый орган, в том числе копии транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов, подтверждающих соответственно вывоз товаров за пределы территории Российской Федерации.

Соответственно, порядок применения форматов электронных документов, а также виды документов, которые используются компанией (счета-фактуры с дополнительной информацией, УПД) также важно учитывать при разработке учетной политики.

Использование реестров таможенных деклараций

В соответствии с Федеральным законом от 05.04.2016 № 101-ФЗ «О внесении изменений в часть первую и главу 22 части второй Налогового кодекса Российской Федерации» с 1 апреля 2017 года налогоплательщики могут использовать реестры таможенных деклараций в электронном виде. Подобные реестры призваны облегчить экспортно-импортные операции, а также подтверждение нулевой ставки НДС, а также декларирование подакцизной продукции. Налогоплательщики также могут использовать в электронном виде реестры транспортных, товаросопроводительных и иных документов.

Следовательно, возможность применения данных видов документов в электронной форме, должна быть закреплена в учетной политике.

Предоставление пояснений по НДС

Если компания применяет общую систему налогообложения, то это означает, что она является плательщиком НДС, а, следовательно, подает налоговую декларацию в электронном виде. А с 1 января 2017 года необходимо также представлять все пояснения в отношении заполнения декларации в электронной форме. Соответствующие поправки приняты в Законе от 1.05.2016 № 130-ФЗ. Ранее, если налоговый орган требовал пояснений по таким декларациям, НК РФ не определял, в какой форме они должны быть представлены. ФНС России давала разъяснения, что пояснения можно представить как на бумажном носителе, так и по электронке (Письмо ФНС России от 06.11.2015 № ЕД-4-15/19395).

Необходимость подачи пояснений может возникнуть в следующих случаях:

  • наличие ошибок в поданной декларации;
  • заявление уточненной декларации с уменьшением суммы налога.

При проведении камеральной налоговой проверки такой налоговой декларации представляют пояснения в электронной форме по ТКС через оператора электронного документооборота по формату, установленному федеральным органом исполнительной власти.

Если компания или предприниматель подадут декларацию на бумажном носителе, то такая декларация не будет считаться поданной. Соответственно, в учетной политике для целей налогового учета необходимо отразить, что пояснения подаются только в электронной форме. Во избежание ошибок соответствующий порядок сдачи пояснений в электронной форме нужно закрепить в учетной политике.

Администрирование страховых взносов

С 2017 года Налоговый кодекс будет дополнен главой 34 НК РФ, регулирующей уплату страховых взносов и подачу отчетности в ИФНС. Начиная с отчетности за I квартал 2017 года расчет по форме 4 — ФСС подается, но только в части взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Расчеты по формам РСВ-1 и РСВ-2 направлять не нужно. По взносам с 2017 года расчет необходимо будет представлять в ИФНС.

Расчет представляется:

  • на бумажном носителе;
  • в электронном виде.

Форма отчетности зависит от численности. Если в компании или у предпринимателя работают до 25 человек, то в этом случае отчетность возможно представить на бумажном носителе. Если в компании или у предпринимателя работает менее 25 человек, то отчетность можно представить на бумажном носителе, однако запрет на электронную отчетность отсутствует. Подобная практика была и ранее, но тем не менее необходимо проверить учетную политику на соответствие нормам в отношении подачи электронной отчетности.
В заключение необходимо отметить, что учетная политика является обязательным элементом бухгалтерского и налогового учета для всех компаний и предпринимателей. И, безусловно, учетная политика должна отражать и порядок ведения учета и деятельности, а также изменения, внесенные в законодательство.

Читать еще:  Должностная инструкция бухгалтера по учету затрат на производство

Электронные документы – это будущее, которое уже наступило. Сдать отчетность в контролирующие органы можно с помощью продуктов «Такском», вести электронный документооборот с контрагентами с помощью линейки программного обеспечения для ЭДО. Позвоните нам, и мы выберем для вас самый удобный вариант.

Хранение документов бухгалтерского учета: сроки, правила

Основанием для внесения изменений в регистры бухгалтерского учета являются первичные документы. Руководитель компании или лицо, на которое возложены обязанности по ведению бухгалтерии, обязаны организовать хранение документов бухгалтерского учета в течение предусмотренных законом сроков. Они используются для проверки правильности внесения данных налоговой службой и другими контролирующими органами. За нарушение этого правила или несоблюдение сроков предусмотрена ответственность.

Рассмотрим подробнее порядок хранения документов бухгалтерского учета.

  • Нормативное регулирование порядка хранения документов бухучета
  • Место хранения бухгалтерской документации
  • Срок хранения документации в компании или ИП
  • Когда начинается отсчет срока хранения документов
  • Порядок хранения документации при ликвидации субъекта предпринимательства
  • Порядок действий после истечения срока хранения документов
  • Ответственность за хранение бухгалтерских документов

Нормативное регулирование порядка хранения документов бухучета

Единого нормативно-правового акта, который устанавливает основные правила хранения документов бухгалтерского учета, не существует. Поэтому бухгалтера в своей деятельности руководствуются несколькими регламентирующими документами.

К ним относятся:

  • Закон 402-ФЗ. Это основной документ, согласно которому субъекты предпринимательства ведут регламентированный учет. Необходимость хранения первички закреплена в ст. 29;
  • НК Российской Федерации. Обязанность хранить документацию возлагается на бухгалтера и руководителя согласно подпункту 8 пункта 1 ст. 23 этого документа;
  • Приказ № 105, принятый Министерством финансов СССР в 1983 году. Этот нормативно-правовой акт действует и сейчас.
  • Приказ №558 от 2010 года, которым утвержден список документов, составляемых государственными организациями;
  • Закон 125-ФЗ, который устанавливает порядок ведения архивной документации в нашей стране.

Указанными нормативными документами устанавливаются основные принципы, в соответствии с которыми организовывается хранение документов бухгалтерского учета:

  • Документация, на основе которой вводятся данные в регистры бухучета, обязательно должна храниться в архиве.
  • Первичка, которая еще не передана в архив, должна храниться в бухгалтерии в специально оборудованных помещениях или шкафах с ограничением доступа посторонних. Ответственность за их сохранность несет руководитель компании или бухгалтер.
  • Документы при помещении в архив систематизируются в зависимости от даты оформления или поступления на предприятие.

Место хранения бухгалтерской документации

Согласно закону 125-ФЗ коммерческие негосударственные компании и частные предприниматели могут вести архив документов, но не обязаны делать это. Однако согласно НК и закону о бухучете первичка должна храниться у субъекта предпринимательства и предъявляться по требованию контролирующих органов.

Хранение документов бухгалтерского учета и отчетности легко организовать, если перевести предприятие на электронный документооборот. Законодательством предусмотрено, что правильно оформленные электронные документы полностью эквивалентны бумажным. Но первые хранятся на накопителях сервера или в облаке и не занимают места в архиве. Их легко находить, систематизировать и отправлять по запросу в налоговую службу.

Второй вариант — передача бухучета на аутсорсинг. В этом случае обязанность по хранению первички возлагается на компанию, которая оказывает услугу. Ее специалисты, при необходимости, готовят пакеты документов и подают их в ИФНС для проверок.

Срок хранения документации в компании или ИП

Сколько нужно хранить первичные документы бухгалтерского учета? Срок хранения зависит от типа первички, но составляет не менее 5 лет согласно требованиям закона 402-ФЗ. В остальных случаях сроки следующие:

  • 4 года — для первички, на основании которой рассчитываются налоговые платежи по всем видам налогов;
  • 6 лет — для первички, которая послужила основанием для расчета страховых платежей.

Обратите внимание, что некоторые документы используются для внесения изменений в бухгалтерский и налоговый учет. Если в нормативных документах по ним указаны разные сроки хранения, рекомендуется выбирать больший.

Некоторые виды документации хранятся беcсрочно:

  • Бухгалтерская отчетность по итогам деятельности за год со всеми предусмотренными законом приложения;
  • Акты передачи, ликвидационные балансы и балансы, которые составляются при разделении деятельности;
  • Документация, которая подтверждает постановку компании на учет;
  • Книги учета доходов и расходов, если компания начисляет и уплачивает налоги по упрощенной системе;
  • Соглашения по передачи в лизинг собственности юридического лица, а также дополнительных документов по этим сделкам;
  • Документация, подтверждающая переоценку основных фондов, амортизацию, оценку стоимости активов;
  • Документы, подтверждающие передачу права собственности на недвижимость с предприятия на предприятия;
  • Гражданско-правовые договора, подтверждающие операции с ценными бумагами, договора дарения;
  • Паспорта сделок.

Увеличенный срок хранения — 75 лет — предусмотрен для документов, которые касаются наемных сотрудников компании. В перечень этих документов входят:

  • Заключенные с сотрудниками трудовые договора и реестры информации о доходах;
  • Ведомости, подтверждающие выплаты дивидендов собственникам;
  • Первичная документация, подтверждающая выплаты работникам вознаграждений независимо от типа выплат.

Законом 125-ФЗ в действующий порядок были внесены изменения. Если первичка, отражающая взаимоотношения с наемными сотрудниками, была сформирована в 2003 году или позже, хранить ее можно 50 лет.

10-летний срок хранения предусмотрен для гражданско-правовых документов, подтверждающих продажу движимого имущества, передачу его в залог и отчеты по валютным счетам, открытым в зарубежных банках.

Обратите внимание на особый срок хранения документов бухгалтерского учета, отражающих возникновение убытка у юридического лица. Согласно действующему порядку, субъекты предпринимательства, которые используют ОСНО и УСН, могут уменьшать на сумму убытка полученные доходы в течение следующих 10 лет. Таким образом уменьшается налогооблагаемая база и налог на прибыль или единый налог. Следовательно, подтверждающие документы нужно хранить в течение всего периода, пока убыток не будет использован полностью. Это правило установлено статьями 283 и 348.18 НК.

Когда начинается отсчет срока хранения документов бухгалтерского учета и отчетности

Срок, в течение которого должно быть обеспечено хранение документов бухгалтерского учета, начинает истекать с 1 дня следующего года после окончания делопроизводства по первичке и договорам.

Рассмотрим на примере:

  • Первичка для составления отчетов — срок начинает истекать 1 января следующего года после того, как первичные документы использовались для внесения изменений в отчеты;
  • Хозяйственные договора — год, когда истекает срок действия соглашения или оно прекращается по другим основаниям;
  • Первичка для внесения изменений в регистры бухучета — год, следующий за тем, когда документ был сформирован или поступил в компанию;
  • Первичка для составления налоговой отчетности — год, в котором документы использовались для составления отчетности.

Если компания списывает безнадежную дебиторскую задолженность, необходимо обеспечить хранение документов в течение 4 лет после списания.

По документам, отражающим стоимость основных фондов, что амортизируются в компании, срок хранения начинает течь после полной амортизации и отражения этой операции в налоговом учете.

Так как электронный и бумажный документы эквивалентны, сроки хранения документации в цифровой форме не отличаются.

Порядок хранения документации при ликвидации субъекта предпринимательства

В случае ликвидации компании нельзя уничтожать документацию, по которой не истекли указанные в предыдущем разделе сроки. Хранение документов бухгалтерского учета юридического лица, которое прекратило свою деятельность, регламентируется ст. 23 закона 125-ФЗ.

  • Документы, которые необходимо хранить постоянно, передаются в муниципальный архив, с которым заключается отдельный договор;
  • Документы, которые отражают взаимоотношения с наемными работниками, также передаются в архив;
  • Хранение остальных документов может организовать бывший собственник самостоятельно.

Порядок действий после истечения срока хранения документов

Бухгалтерская и иная документация, по которой истекли сроки хранения, может быть уничтожена. Для этого необходимо создать специальную комиссию в компании. Порядок действий следующий:

  1. Руководитель подписывает приказ о создании комиссии и назначает ее членов.
  2. Члены комиссии проводят экспертизу документации и определяют ценность документов.
  3. Создается акт, в котором указываются документы для уничтожения.
  4. После уничтожения документов этот факт также документируется отдельным актом.

Если первичка хранится в папках в подшитом виде, необходимо изъять из папок документы для уничтожения, а остальные заново подшить.

Ответственность за хранение бухгалтерских документов

Руководитель компании или должностное лицо, которое отвечает за организацию бухгалтерского учета, несут ответственность за сохранность первички. Нормативно-правовыми актами РФ предусмотрены такие виды наказаний для должностных лиц и компаний:

  • Отсутствие документов, отражающих хозяйственную деятельность, независимо от причин отсутствия — компания штрафуется в размере 10 или 30 тыс. рублей. Если отсутствие первички привело к неправильному начислению налогов, сумма штрафа составляет от 40 тыс. рублей и более. Этот вид ответственности предусмотрен ст. 120 НК.
  • При отсутствии документации должностные лица штрафуются на сумму 5—10 или 10—20 тыс. рублей (при повторном нарушении). Руководителя могут лишить права занимать должность на срок до 2 лет.

Если документы были уничтожены умышленно с целью получения незаконного обогащения, виновный штрафуется на сумму до 200 тыс. рублей или лишается свободы на срок до 1 года. Ответственность предусмотрена статьей 325 УК.

Обратите внимание, что из-а отсутствия документов компании могут доначислить налоги с сопутствующими штрафами и пенями.

Как организовать хранение

Наиболее простой и эффективный способ организовать хранение документов бухгалтерского учета — передавать ведение бухучета на аутсорсинг. В этом случае организовывать архив и следить за соблюдением требований законодательства будет компания-исполнитель. И ответственность за нарушение возлагается на нее.

Компания «Мегаконсалт» предлагает услуги по ведению бухгалтерского учета. Поручив эту работу нам, вам не нужно организовывать хранение документов, нужная первичка предоставляется по требованию. В том числе и по запросу налоговой службы.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector