Письмоотказ Образцы и примеры написания отказа

Письмо-отказ

Ситуация, когда клиент просит нас о чем-либо, а мы не можем эту просьбу удовлетворить.

В чем обычно заключается трудность?

• Мы не можем пойти на уступки адресату («хорошему», надежному, постоянному).

• Нам неприятно отвечать отказом.

• Нам важно сохранить расположение и лояльность адресата.

Как эти трудности преодолеть?

1. Важно иметь четкую внутреннюю деловую позицию.

2. Полезно знать алгоритм корректного отказа.

А теперь немного подробнее.

Как написать письмо-отказ

Итак, для того чтобы написание отказа не вызывало у вас внутреннего напряжения, важно осознать следующее:

1. Вы работаете в бизнесе.

2. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели.

3. Цели сторон не всегда совпадают.

4. Важно поддерживать взаимное уважение и понимать, что каждый имеет право на свои интересы.

5. Вы представляете деловые интересы своей компании.

6. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай.

7. Более того, это распространенная ситуация, с которой важно научиться грамотно работать.

Научиться грамотно отказывать – значит научиться делать это максимально корректно.

А сейчас оцените степень корректности отказа в переписке ниже.

Письмо-просьба:

From: Андрей Выхин

Sent: Friday, October 03, 2009 5:49 PM

To: Михаил Михайлов

Subject: Официальная просьба

Добрый день, уважаемый Михаил!

Обращаюсь к Вам с официальной просьбой.

Наша компания занимается продажей и техническим обслуживанием грузовой и строительной техники, а также поставкой запасных частей. С 2002 года мы являемся Вашими постоянными клиентами и деловыми партнерами.

В связи со сложной ситуацией на рынке грузовой и строительной техники и сокращением бюджета на проведение рекламных кампаний мы обращаемся к Вам с просьбой предоставить нам скидку 20 % при размещении наружной рекламы.

Мы заранее благодарим Вас за понимание и поддержку.

Директор по маркетингу

Ответ-отказ:

From: Михаил Михайлов

Sent: Friday, October 04, 2009 11:02 AM

To: Андрей Выхин

Subject: Re: Официальная просьба

Уважаемый Андрей Иванович!

Выражаю Вам искреннюю благодарность за длительное сотрудничество с нашей компанией.

Что касается Вашего вопроса, то скидки на наружную рекламу у нас являются накопительными и рассчитываются от совокупного объема услуг, оказанных и оплаченных за последние 365 дней (12 месяцев). Шкала скидок едина для всех наших клиентов и партнеров. Высылаю Вам ее в приложении.

На текущий момент скидка для вашей компании составляет 15 %: за последние 12 месяцев Ваша компания заказала услуг на сумму ххххххх руб.

Следующий порог скидки – ххххххх руб. Для него начнет действовать скидка 20 %. При достижении этого порога Ваша скидка автоматически увеличится.

Мы понимаем, что сейчас во многих отраслях экономики существуют некоторые сложности. Но, несмотря на это, мы продолжаем предоставлять нашим клиентам такую услугу, как отсрочка платежа. Она позволяет Вам начать размещение рекламы прямо сейчас, а оплачивать размещение в течение последующих 15 дней. Вы можете воспользоваться этой услугой. На данный момент сумма беспроцентного кредита для вашей компании составляет хххххх руб.

Если Вы решите воспользоваться услугой отсрочки платежа, то можете обратиться к нашему специалисту Ирине Поповой (по эл. почте popova@ xxx.ru или по телефону (495) 777 77 77 доб. 7777).

Надеемся на понимание и продолжение сотрудничества!

Руководитель отдела по работе с клиентами

Корректно ли прозвучал отказ в приведенном письме? Надеюсь, что вы ответили утвердительно.

Я уверенно оцениваю этот отказ как предельно корректный, аргументированный и в максимальной степени уважительный по отношению к клиенту.

А вот алгоритм, который позволяет придать отказу максимально вежливое и уважительное звучание.

Алгоритм корректного отказа

1. Обратитесь к адресату по имени. Поблагодарите за сотрудничество с компанией (или просто за письмо).

2. Дайте понять, что вы услышали просьбу.

3. Выразите понимание, что предмет просьбы действительно важен.

4. Изложите конкретные причины, которые не позволяют вам ответить согласием на его просьбу.

Активно используйте конкретику (историю данного вопроса, цифры, даты, сроки, процедуры).

5. Предложите альтернативное решение, если это возможно. Подумайте о том, что может быть ценным для клиента в связи с озвученным им вопросом.

Если альтернативу найти невозможно, аккуратно упомяните о тех позитивных аспектах, которые сейчас существуют в вашем деловом партнерстве.

Помните: как правило, адресат тоже руководствуется здравым смыслом. И допускает мысль о существовании объективных обстоятельств. При этом, как любой человек, он способен оценить ваше внимание и быть вам за это благодарным.

6. Выразите надежду на продолжение сотрудничества.

А теперь познакомьтесь с информацией о том, каких ошибок важно избегать при написании отказа.

1. Внимательно используйте фразу «К сожалению». Она должна относиться к факту отказа: «К сожалению, мы не можем выполнить это требование…»

Не используйте эту фразу в сочетаниях:

• К сожалению, у нас действует сейчас другая процедура.

• К сожалению, эта карта изъята из обращения…

• К сожалению, эта модель пользовалась повышенным спросом и сейчас ее нет в наличии…

Запомните: мы сожалеем о факте отказа, но не об обстоятельствах, с которыми он связан!

Поскольку обстоятельства – сфера нашего бизнеса, сожалеть о том, что она так устроена, не совсем корректно.

2. Не злоупотребляйте извинениями. Это может вызвать ощущение того, что вы виноваты.

3. И только если отказ связан с изменением условий, ранее оговоренных с клиентом, заканчивайте письмо-отказ фразой «Спасибо за понимание» (в этом случае уместен оттенок извинения).

А теперь посмотрим на последнюю из названных нами «трудных» ситуаций.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Письмо отказ о снижении стоимости образец

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Письмо отказ о снижении стоимости образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Например, факторами снижения оплаты может стать отсутствие сети Интернет, стоянки или парковки около здания, необходимость проводить ремонтные работы, расположение окон, отсутствие санузла и другое.

Дополнительной аргументации. В их качестве могут быть использованы: низкая рентабельность бизнеса, кризисная ситуация в стране, скорое расторжение договорных отношений.
Сами предприниматели часто отмечают, что основной составляющей любого бизнеса является торг.

Кроме того, в объем поставок по представленным конкурентным материалам не входит оборудование для автоматизированной системы управления технологическим процессом. Ввиду вышеизложенного, мы считаем нашу цену вполне приемлемой.

We have carefully studied the materials and come to the conclusion that we cannot meet your request and reduce the price of the equipment and materials stated in our draft contract.

Ответ на письмо о снижении цены контракта образец

Если Вы пойдете нам на уступки, мы гарантируем своевременное выполнение обязательств, несмотря на условия кризиса.

С уважением, Петр Иванович Письмо №4 Уважаемый Виктор Алексеевич, Обращаем Ваше внимание, что в связи с условиями кризиса в стране, выполнение пункта №3 Договора №671 для нас является нерентабельным.

Можно заключить договор о найме помещения, например, для салона красоты, на территории крупного отеля или спортивного клуба.

Отметим, что важно, формируя обращение, учесть требования действующего законодательства, но не следует излагать просьбу в ультимативной форме, чтобы не испортить отношения с собственником помещения.

Просим снизить ежемесячную арендную плату на сумму ________________ на период ________________, и зафиксировать ее в размере _________________ в месяц. Достигнутые договоренности закрепить подписанием Дополнительного соглашения.

Структура и примерное содержание письма-отказа

Сожалеем, но в данный момент мы не можем предоставить вам необходимое оборудование в связи с тем, что оно находится в г.

Задача для бизнесмена – узнать, на какую ставку он сможет рассчитывать, если захочет поменять помещение; Подготовить информацию о востребованности занимаемых площадей в этом районе. Узнать о том, сколько времени обычно нужно хозяевам похожих объектов, чтобы найти арендаторов.

От лица всего коллектива нашей фабрики хочу выразить Вам искренние сожаления и принести извинения за сложившуюся ситуацию.

Следует добавить, что по согласованию сторон цена на продукцию может измениться даже после подписания договора поставки, в котором не была предусмотрена возможность изменения цены. Для этого понадобится составить дополнительное соглашение к договору и указать в нем новую цену товара.

Письмо-отказ от предложения о работе

Но отказ в письмах данного типа является не самоцелью, а очередным шагом в процессе поиска согласованного решения по спорному вопросу.

Вторично напоминаем о необходимости предоставить смету на строительные работы по реконструкции и строительству жилого дома и плановых гаражей по Московскому шоссе Кировского района со всеми видами инженерных сетей в объеме пускового комплекса. Арендодателя стоит уверить в том, что и в дальнейшем будут своевременно осуществляться выплаты. Получателю необходимо осознавать, что его несогласие с предложенными условиями может повлечь отказ от сотрудничества с ним.

А до этого – рабочий посёлок Калининский, а еще чуть раньше – посёлок Подлипки. Именно в дачный посёлок Подлипки в 1918 году из Петрограда был перенесён Орудийный завод, превративший тихое местечко во вполне оживлённое.

Наверняка обнаружится несколько вариантов, подобных тому помещению, которое находится у вас в аренде и меньшие по цене. В особенности это касается тех случаев, когда договор найма достаточно давно продляется, и соответственно каждый год поднимается оплата.Образец письма с просьбой о снижении арендной платы в данном случае может быть составлен следующим образом:«.

И последний случай, Вы общаетесь с клиентом на встрече и тут он Вам говорит: – У Вас интересная услуга, но я не готов выложить за неё сейчас столько денег.

В связи с этим просим рассмотреть возможность снижения арендного платежа на 8%.За время совместного сотрудничества нами не задерживалась оплата. Рассчитываем, что вы уступите нам, и мы сохраним сложившиеся предпринимательские отношения.

Сколько скидку можете предоставить? – Иван Иванович, у нас нет скидок. – Тогда мне надо подумать, сейчас пока у нас и так всё хорошо.

Но прежде, чем к нему приступить, необходимо оценить привлекательность места расположения объекта, размер вложений и условия, на которых они привлекались в проект, выигрышность окружающей инфраструктуры, наличие пешеходных потоков, сферы деятельности уже имеющихся нанимателей, свою привлекательность для арендодателя.

Часть компаний оказались не выбранными. И в этой ситуации нужно официально и вежливо написать письмо-отказ. Казалось бы, что здесь сложного? Бери и пиши: «В результате рассмотрения Вашей заявки принято решение отказать вам в сотрудничестве».

Как отказать арендатору в снижении арендной платы

Иногда расторгнуть договор может помочь уплата штрафа Зачастую стороны связывают досрочное расторжение договора аренды по инициативе арендатора с уплатой штрафа.

Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.

Читать еще: Приложение к договору оказания услуг составляем правильно

Наша организация всегда вовремя исполняла свои обязательства по договору, надеемся на Ваше понимание и дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

В случае написания отказа от коммерческого предложения, обязательно стоит поблагодарить за направленное предложение и за то, что вашу компанию рассматривали как возможного партнера. Это распространяется на всех.

По каким поводам происходит деловая переписка В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма-отказы. Например, компания объявила конкурс (тендер) на выбор поставщика услуг или сырья, или производственных материалов.

Поставленная партия была принята сотрудниками ООО «Клиент» без каких-либо замечаний по срокам поставки, количества, качества и прочих характеристик поставленной продукции.

Образец написания будет предложен ниже в данной статье. Отметим, что важно, формируя обращение, учесть требования действующего законодательства, но не следует излагать просьбу в ультимативной форме, чтобы не испортить отношения с собственником помещения.

В случаях, когда условие договора предусмотрено нормой, которая применяется постольку, поскольку соглашением сторон не установлено иное (диспозитивная норма), стороны могут своим соглашением исключить ее применение либо установить условие, отличное от предусмотренного в ней.

Мы высоко ценим сложившиеся между нашими компаниями крепкие партнерские отношения и выражаем надежду на дальнейшее взаимовыгодное и плодотворное сотрудничество. Экономически ситуация вообще, и в розничном секторе, в частности, за последние месяцы существенно ухудшилось. Экономика России в 2014 году продолжает замедлятся, что безусловно, сказывается на выручках наших магазинов.

Тем более постоянно меняется экономическая ситуация в стране, и не в лучшую сторону. Первое, что приходит на ум каждому арендатору, – уменьшить ставку по аренде помещения.

Именно это возражение мы слышим, когда человек хочет тактично Вам отказать, не обидев Вас. Тут то и выходит третья категория людей, которые просят скидку, так как не поверили в Ваш продукт. Наверняка Вы уже заждались, когда я напишу как же правильно работать с такими людьми.

Согласно положений данных статей ГК РФ юридические лица свободны в заключении договора и понуждение к заключению договора на не выгодных условиях не допускается.

Письмо о цене товара не имеет унифицированной формы, поэтому составляется в произвольном виде на фирменном бланке компании. Такое письмо формируется от имени руководителя организации-поставщика, подписывается им и скрепляется печатью (при ее наличии).

В настоящее время идет активное снижение реализационной цены на молоко по инициативе покупателя, не только в нашем хозяйстве но и по всей России. В связи с этим хозяйства вынуждены работать в убыток по этому продукту. Подскажите пожалуйста, как написать правильно письмо покупателю о невозможности снижения цены на молоко.

При этом необходимо оставить себе документы, которые подтвердят факт направления уведомления.

Письмо-отказ от сотрудничества Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д.

Письмо отказ арендатору о снижении арендной платы

Новое ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды» обязательно с отчетности за 2022 год. Когда бы вы хотели прочитать подробный комментарий к нему в нашем журнале?

Участникам моего тренинга я ее озвучиваю так: «Вы работаете в бизнесе. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели. Цели сторон не всегда совпадают. Важно придерживаться взаимного уважения и понимания того, что каждый имеет право на свои интересы. Вы представляете деловые интересы своей компании. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай.

Форма отказа от заключения контракта по смыслу должна быть письменной. Устное сообщение оференту о том, что его предложение отвергнуто, по определению не составляет письма. Письмо-отказ от сотрудничества может быть выполнено различным образом.

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

ГЛАВНАЯ
ВОПРОС/ОТВЕТ
СЛОВАРИК
ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
НОРМАТИВКА
ТЕСТ
КАРТА САЙТА
О СЕБЕ

13 мая, 2015

10 самых распространенных деловых писем

Деловое письмо

Деловое письмо — самый распространенный вид коммуникации после устной речи.

В наше время широкое распространение получили электронные деловые письма. Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела. Однако смысл письма не меняется от вида переписки.

Какие же деловые письма согласно статистике мы используем чаще всего?

. В этом письме официально запрашиваются информация, документы. Начинается письмо с обоснования причин запроса:

В соответствии с п. 1 ст.12 Федерального закона № 59 от …

Продолжается описанием сути запроса

Просим предоставить информацию об обращениях граждан, поступивших в апреле 2015 года.

В часто устанавливается срок

Информацию просим предоставить до .

. — самый распространенный вид делового письма, так как является ответным письмом на все виды деловых писем. Отличаются от других тем, что имеют ссылку на номер и дату письма, на которое отвечают. Начинаются, как правило, так:

В ответ на ваш запрос…

В ответ на ваше письмо…

Затем идет изложение ответа

Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан.

. начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться:

В связи со сложившейся ситуацией на производстве…

Продолжается описанием самой просьбы

Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки.

Завершается письмо стандартными фразами

Заранее благодарим за участие…,

С наилучшими пожеланиями….

. Этот вид письма может быть как ответом на , так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь. Письмо можно сразу начинать со слов благодарности.

Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств.

Завершается письмо фразами

С наилучшими пожеланиями…

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Надеемся на продолжение сотрудничества.

Сопроводительное письмо . Это письмо мы прилагаем к документам или товарам с целью подтверждения их официального направления и доставки.

Направляем Вам отчет за 2014 год по сбыту продукции со склада № 2.

Виды документов и их количество, наименования товара можно указывать в тексте или в приложении:

Статистические данные на 2 л. в 1 экз.

. Это письмо напоминает о событиях, датах, договоренностях и не требует ответа.

Напоминаем, что дата совещания представительств перенесена с на .

(информационное письмо). Это письмо содержит информацию о мероприятиях, людях, событиях.

Сообщаем, что Беликов Петр Николаевич принят на работу в с .

. Этим видом письма мы подтверждаем участие в , получение документов, факт оказания услуг.

подтверждает участие руководителя в мероприятии, посвященному Дню Победы, в 09–00.

. Это письмо является приглашением на мероприятие или для принятия участия в .

Приглашаем организацию принять участие в городском субботнике .

. Это письмо — официальный отказ от предложения, услуги, участия. В нем необходимо обосновать причины отказа.

В связи с командировкой руководителя на совещание в Республику Мордовия, мы вынуждены отказать/приносим свои извинения и сообщаем о невозможности посещения выставки «Сельское хозяйство»

и вежливо завершить письмо

Все перечисленные письма формальны. Они обеспечивают успешную коммуникацию внутри организации, сотрудничество с другими компаниями, взаимодействие с вышестоящими и государственными организациями.

Оформление делового письма любого вида стандартно, меняется только содержание.

Если вы хотите получить на свое письмо быстрый отклик, развернутый ответ, чтобы ваше письмо прочитали, запомнили, а не просто пробежали глазами, используйте больше конкретики, пишите яркую тему заголовка и избегайте стандартных фраз и слишком формального подхода.

Уважаемый Петр Петрович!

Наша компания нуждается в 10 новых компьютерах. Можете ли вы поставить требуемое количество до конца недели и выставить счет на оплату?

Я представляю небольшую организацию, и нам в начале следующей недели нужно провести видеоконференцию с филиалами.

Ваша помощь была бы неоценима для нас.

Переход сразу к сути, представление себя и короткое нешаблонное завершение. Вы экономите свое время и время адресата. Скорее всего, он будет рад выполнять ваши просьбы в дальнейшем.

Используйте шаблон официального делового письма и вставляйте свой текст!

Как выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме

Чем больше известна фирма, тем чаще на контактный адрес поступают различные предложения, причем как от партнеров, так и от компаний, не имеющих с вами деловых связей. Невозможно посещать все деловые встречи и бизнес-семинары, на которые приходят приглашения. Это понимает не только приглашенный, но и приглашающая сторона, ведь зачастую предложение поучаствовать в мероприятии приходит с массовой рассылкой. Но не стоит игнорировать подобные письма только потому, что они вам не интересны.

Молчание в ответ на приглашение может быть расценено как оскорбление. Поэтому обязательно нужно выслать корреспонденту то, что утвердит ваш отказ от участия в мероприятии – деловое письмо с извинениями и искренними сожалениями. Грамотно сформулированный отказ позволит сохранить лояльные отношения с адресатом, несмотря на решение пропустить организуемое им мероприятие.

Сложности при написании писем-отказов

Проще всего сформулировать вежливый отказ, если вы не заинтересованы в сохранении деловых связей с адресатом. В этом случае достаточно придерживаться делового тона и опираться на базовые правила по написанию писем-отказов. Если вам пришлось «переписываться» с массовой рассылкой, то задача упрощается еще больше: скорее всего, ваше ответное письмо даже не прочитают.

Но в некоторых случаях написание делового письма превращается в тщательный подбор слов, позволяющих выразить максимум сожаления в рамках деловой лексики. К ним относятся следующие ситуации:

Вы переписываетесь с потенциальным партнером, но вынуждены отказать по объективной причине. Вам нужно выразить отказ, передав в то же время заинтересованность в скорейшем начале сотрудничества. Поскольку со стороны эти посылы могут показаться взаимоисключающими, сложно подобрать правильную формулировку.
Вы переписываетесь с постоянным партнером и не хотите производить неблагоприятное впечатление. Вы планируете продолжать сотрудничество, но знаете, что ваше участие в мероприятии было бы важным для партнера. Вам нужно сформулировать отказ так, чтобы передать это понимание, обозначив тем самым заинтересованность в деловом успехе партнера. В то же время, ваши причины должны звучать достаточно убедительно.
Вы переписываетесь с «живым» адресатом и знаете, что ваше письмо будет внимательно прочитано. У вас нет объективных причин для отказа от участия, но нет и причин соглашаться. В то же время, вы хотите сохранить расположение вашего корреспондента.
Вы переписываетесь с влиятельным игроком вашей бизнес-ниши или представителем популярного издания. Вы вынуждены отказать, но не хотите портить себе репутацию.

Каждая из этих ситуаций потенциально опасна для вашего успеха. Но аккуратно составленное деловое письмо об отказе от участия в мероприятии поможет честно предупредить о своей позиции, не усугубляя текущего положения. Возможно, вы не укрепите отношения с партнером таким образом – но вы их и не испортите. Отказы – нормальная практика в деловом мире. Чем раньше вы научитесь корректно их преподносить, тем лучше.

Как оформить письмо-отказ?

Реквизиты любого делового письма с официальным отказом соответствуют обычным реквизитам для делового письма фирмы. Если вы отсылаете письмо по почте или с помощью факса, обязательно придерживайтесь следующих правил:

Пишите ответ только на фирменном бланке организации.
Убедитесь, что отказ заверен либо генеральным директором, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия.
Обязательно зарегистрируйте отказ, чтобы он имел официальную силу.

Если вы отправляете отказ по электронной почте, то большое значение имеет заголовок. Он позволяет составить первое впечатление о письме, и во многом задает настроение от прочтения. Если вы уверены, что ваш ответ будет прочитан, и планируете дальнейшие деловые отношения с адресатом, то постарайтесь избегать негативных формулировок в заголовке. Вполне вероятно, что у вашего корреспондента не появится желания открывать письмо с заголовком вида «Отказ от участия в мероприятии», поэтому лучше использовать более нейтральный вариант. Например: «О мероприятии», «Об участии в семинаре» и так далее.

Содержание письма с отказом

Чтобы вежливо выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме, необходимо соблюдать все нормы делового этикета. Обязательно начните с обращения, при этом ориентируйтесь на данные, указанные в приглашении. Если вы знаете имя и отчество корреспондента, то можно воспользоваться приветствием вида:

Уважаемый Николай Николаевич!

Бывает и так, что известны только фамилия и инициалы отправителя. В этом случае стоит ограничиться фамилией и принятым в России деловым обращением (господин, госпожа):

Уважаемый г-н Николаев!

Использовать инициалы не следует: это не только неряшливо смотрится, но и невежливо. Если послание было отправлено от имени фирмы и об адресате неизвестно ничего, то используется универсальное «общее» обращение «Уважаемые господа!» Этого достаточно, чтобы выразить уважение при отсутствии других данных.

Даже если вы отвечаете на письмо по электронной почте, позаботьтесь о том, чтобы уведомить отправителя, на какое именно обращение направлен заказ. Вы можете оформить эти данные двумя способами: либо вынести ссылку на запрос в отдельном реквизите под номером и датой письма (обычно такие реквизиты присутствуют в общих официальных бланках), либо сообщить эти данные в начале обращения. Если вы выбрали второй способ, то письмо должно начинаться со следующих строк:

В ответ на ваше письмо от 01.02.2017 №341 сообщаем, что…

Желательно не сообщать об отказе «в лоб», особенно если данные о письме вы прописали в реквизитах. Первые строки обязательно должны иметь позитивное содержание. Вы можете выразить благодарность за присланное приглашение и отметить уникальные возможности, которые были предоставлены вам адресатом. Также можно начать письмо с вежливого сожаления о том, что приглашение, несмотря на то, что оно было желанным, по объективным причинам придется отклонить. Чтобы облегчить себе задачу, можно составить список «универсальных» фраз, которые в дальнейшем можно будет корректировать под особенности ситуации:

Благодарим за крайне интересное предложение, но к сожалению…

Мы очень ценим ваше приглашение и надеемся на дальнейшее сотрудничество…

Спасибо за предоставленную возможность принять участие в…

К сожалению, у нас нет возможности принять участие в мероприятии в связи с…

Указание заинтересованности в партнерстве – обязательный момент. Даже если вы не планируете иметь каких-либо деловых связей с корреспондентом, выразите желание укрепить деловые связи. Это базовое правило делового этикета: вашего внимания достоин каждый, кто прислал вам письмо с приглашением. Отказ – явление повседневное, и за оскорбление не засчитывается. Но несоблюдение элементарных норм вежливости может существенно подпортить вам репутацию, особенно если вы будете отвечать таким образом всем деловым корреспондентам.

Проявляйте заинтересованность на каждом этапе. Если к приглашению прилагались дополнительные файлы, отметьте, что ознакомились с ними:

Мы подробно рассмотрели представленное вами предложение…

Мы внимательно изучили представленные документы…

Только после того, как все позитивные посылы, включая благодарность за проявленный интерес, будут выражены, можно перейти к причине отказа. Указать ее необходимо непременно: это показывает вашу заинтересованность в мероприятии, от которого вы отказываетесь, и позволяет лишний раз проявить уважение к корреспонденту.

После соблюдения всех формальностей необходимо закончить на очередном позитивном посыле. Упомяните, что будете с нетерпением ждать дальнейшего сотрудничества (новых мероприятий, возможностей и т.д.). Так вы очередной раз «подсластите» пилюлю отказа и передадите желание сохранить деловые отношения.

0 0 голоса

Рейтинг статьи

Письмоотказ Образцы и примеры написания отказа