Образцы графиков документооборота в бюджетном учреждении

Как составить график документооборота в бухгалтерии?

Семинары и вебинары Аюдар Инфо

Налаженная система документооборота в бухгалтерии позволяет своевременно отражать факты хозяйственной жизни в учете, в том числе передавать первичные учетные документы для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета и составлять на их основе бухгалтерскую и иную отчетность. Регламентировать процесс движения документов с момента их составления или получения до завершения исполнения (использования для формирования отчетности, отправки, помещения в архив и др.) можно с помощью графика документооборота. О том, как правильно его составить, поговорим в статье.

Общие правила формирования графика документооборота.

Документооборот является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета. Правила его организации и технология обработки (представления (обмена)) учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в учете, устанавливаются учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 9 СГС «Учетная политика» [1] , п. 22 СГС «Концептуальные основы» [2] ).

Как правило, график документооборота оформляется в качестве приложения к учетной политике учреждения. Следует отметить, что утвержденной формы этого документа нет. Каждое учреждение разрабатывает ее самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.

Общие правила формирования графика документооборота содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105, которое применяется до сих пор в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее (см. Информацию Минфина РФ № ПЗ-13/2015). В данном положении также приведена примерная форма графика, которую можно взять за основу при составлении собственной.

Разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер, а утверждает – руководитель учреждения.

График может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи этих подразделений и сроков выполнения работ.

График документооборота в бухгалтерии должен устанавливать рациональный документооборот: каждый первичный документ должен проходить оптимальное число подразделений и исполнителей, срок его нахождения в каждом из подразделений должен быть минимальным.

График документооборот в бухгалтерии необходимо соблюдать всем лицам, ответственным за составление и обработку документов. Для этого им выдается выписка из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они передаются.

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В таких целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем – сдать в архив учреждения.

До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Отметим, что за несоблюдение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации работодатель вправе объявить ответственному работнику выговор либо лишить его премии или выплатить премиальные в меньшем размере (Письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251‑6‑1).

Основные этапы разработки графика.

В графике документооборота должно быть определено несколько этапов движения документов внутри учреждения: составление (получение), проверка и обработка, передача в архив. При его разработке важно:

1) установить перечень документов, используемых для оформления всех фактов хозяйственной жизни учреждения. Унифицированные формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, которые государственные (муниципальные) учреждения обязаны использовать в своей деятельности, а также методические указания по их применению утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Если для отражения определенных операций унифицированная форма первичного учетного документа не предусмотрена, учреждение вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в учетной политике (п. 9 СГС «Учетная политика»). Документы неунифицированной формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете [3] , п. 25 СГС «Концептуальные основы»;

2) установить и утвердить лиц, ответственных за оформление (прием) документов, схему движения документов между ними;

3) определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов;

4) установить предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив.

В графике также могут быть указаны сроки хранения документов, хотя это и необязательно, поскольку они установлены законодательно.

Напомним, что учреждения обязаны хранить первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие бухгалтерские документы учреждение учетной политики, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться учреждениями не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

При определении конкретных сроков хранения бухгалтерских документов в 2020 году следует использовать новый перечень, который вступил в силу 18.02.2020, – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Сроки, которые установлены этим перечнем, применяются ко всем документам, законченным делопроизводством, в том числе до вступления его в силу. Исключение – бухгалтерские документы учреждение, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные до начала действия Приказа Росархива № 236 (Письмо Росархива от 13.03.2020 № Р/М-479).

Действовавший ранее Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, устанавливавший сроки хранения документов, утратил силу (см. Приказ Минкультуры РФ от 17.12.2019 № 1964).

Приведем образец заполнения графика документооборот в бухгалтерии.

График документооборота

График документооборота

График документооборота является важным элементом Учетной политики учреждения. Он необходим для своевременной и качественной подготовки и обработки документов.

В каждом учреждении есть достаточной большой поток документов – «первичка», которая должна пройти через бухгалтерию. Зачастую в этом процессе задействованы несколько подразделений, ответственных лиц. И порой главному бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы.

Наличие в Учреждении графика документооборота позволяет:

• у п орядочить документопоток и все процедуры документооборота;
• осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
• своевременно формировать отчетность;
• рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
• в установленные сроки формировать дела и передавать их на архивное хранение;
• сократить задержки времени при обработке документации;
• в срок получать информацию, которая необходима, чтобы оперативно принимать управленческие решения.

Унифицированной формы графика нет — каждое Учреждение разрабатывает его самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.

Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное, в графике документооборота. Этот срок можно установить, как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа.

Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:

• масштабов деятельности Учреждения;
• структуры Учреждения;
• особенностей построения системы управления;
• видов применяемой «первички»;
• иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).

С чего начать при составлении графика документооборота?
Необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

• установить все факты хозяйственной жизни, которые имеют место в учреждении, и перечень документов, используемых для их оформления. (Унифицированные формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, которые государственные (муниципальные) учреждения обязаны использовать в своей деятельности, а также методические указания по их применению утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N52н);
• для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;
• сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;
• сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
• конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
• разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
• конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей учреждения внутреннего документооборота).

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей учреждения.

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любого учреждения, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением Учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графина документооборота на рис. 1

Рисунок 1
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя Учреждения.

С Графиком документооборота следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов.

График документооборота в бухгалтерии необходимо соблюдать всем лицам, ответственным за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных. Для этого им может быть выдана выписка из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения Учреждения, в которые они передаются.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по Учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Итак, График документооборота является залогом согласованной и качественной работы бухгалтерской службы, в частности, и бюджетного учреждения в целом.

Важно!
Если сотрудники нарушат требования по оформлению документов, к ним можно применить дисциплинарное взыскание.

Новые штрафы за неправильное хранение документов

С 26 октября 2020 года вводят новый штраф для учреждений, которые неправильно хранят и используют архивные документы. Также в 10 раз увеличили штрафы за это нарушение для должностных лиц и граждан. Такие поправки внесли Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ.

Новый штраф учреждению. За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов учреждению теперь могут вынести предупреждение либо наложить штраф. Размер штрафа – от 5000 до 10 000 руб. Ранее наказания для юридических лиц не было.

Новые штрафы для физлиц. Штрафы для физических лиц за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов повысили в 10 раз. Как изменились размеры штрафов – в таблице.

Штрафы физлицам за нарушение правил хранения (рис. 2)

Рисунок 2
Напомним, что с 18 февраля 2020 года изменились сроки хранения бухгалтерских, кадровых и управленческих документов.

Документооборот в бюджетном учреждении

«Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности», 2009, N 8

Не секрет, что в ходе любой проверки у бухгалтера учреждения в первую очередь запрашиваются документы. От того, насколько своевременно и в каком объеме они будут представлены, во многом зависит результат контрольных мероприятий, проводимых в бюджетном учреждении. В этом бухгалтеру может помочь грамотно организованная система документооборота, которая по праву является одним из незаменимых кирпичиков в фундаменте всего бюджетного учета. В статье мы рассмотрим принципы документооборота, его настоящее и будущее.

Что представляет собой документооборот учреждения?

В общем понимании документооборот представляет собой совокупность документов учреждения. Ошибочно полагать, что все из них имеют отношение к бухгалтерской службе. Финансовые работники имеют дело с теми документами, которые включают измерители хозяйственной операции в стоимостном выражении. Их можно разделить на три основные группы: учетная бухгалтерская документация (по учету активов и обязательств), организационно-правовая (учетная политика, план счетов, регистры, положение о службах и подразделениях) и отчетная (балансы, налоговые отчеты и декларации, документы и отчеты о проведении проверок, ревизий).

Для бухгалтера документооборот — это движение названных групп документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки . Организация документооборота есть не что иное, как установление правил управления, в соответствии с которыми происходит движение документов. В этом плане документооборот имеет схожие признаки с делопроизводством, которое представляет собой комплекс мероприятий, охватывающих организацию перемещения (движения) документов в соответствии с графиком, контроль их исполнения, оперативное и последующее хранение бухгалтерских документов в архиве. Для бухгалтера понятие документооборота имеет более широкое значение. Это прежде всего система, включающая:

• первичные документы;
• учетные регистры, бухгалтерскую и налоговую отчетность;
• график документооборота;
• порядок хранения документов.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

В Положении о документах и документообороте даны рекомендации по каждой составляющей системы документооборота. В частности, оно содержит прямое требование об обязательной проверке документов, поступающих в бухгалтерию. Документы проверяются как по форме (полнота и правильность заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). В остальном требования к первичным документам неизменны. Они составляются на типовых утвержденных бланках, а при их отсутствии — по самостоятельно разработанным формам с указанием всех обязательных реквизитов. Перечень реквизитов первичного документа приведен в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете . Полным и правильным оформлением первичных документов пренебрегать не стоит, так как они подтверждают данные бухгалтерского учета и составляемой отчетности.

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105.
Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Следующим элементом документооборота бюджетного учреждения являются учетные регистры. Их формы, порядок заполнения и обработки, в том числе в условиях автоматизированного учета, определяются учреждением самостоятельно таким образом, чтобы информацию можно было сгруппировать для составления бюджетной отчетности. При этом в целях ведения бюджетного учета учреждения применяют регистры, содержащие обязательные реквизиты и показатели, приведенные в Приложении 3 к Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н (далее — Инструкция N 148н).

Движение первичных документов в учете регламентируется графиком, устанавливающим рациональный документооборот, когда число подразделений и исполнителей оптимально для соответствующего количества первичных документов. Завершает систему документооборота порядок хранения «первички» и учетных регистров, прописанный в Положении о документах и документообороте.

Организация движения документов зависит от их объема, организационной структуры учреждения, формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная) и принятой в бюджетном учреждении технологии делопроизводства. Правила документооборота и технология обработки учетной информации наряду с другими решениями, необходимыми для организации бухгалтерского учета, утверждаются в приложении к учетной политике учреждения (п. 3 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете).

Первый элемент документооборота — унифицированные формы

Все хозяйственные операции, проводимые учреждениями, финансовыми органами, органами казначейства, оформляются первичными документами. В бюджетных учреждениях порядок контроля и упорядочения документов отличается от соответствующего порядка в коммерческих организациях. Формы первичных учетных документов для бюджетных учреждений приведены в Приложении 2 к Инструкции N 148н. В названном Приложении учетные документы учреждения разделены на две группы по соответствующим классам Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93 (далее — ОКУД):

• класса 03 ОКУД «Унифицированная система первичной учетной документации»;
• класса 05 ОКУД «Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации».

Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299.

В группу класса 03 ОКУД входит документация по учету основных средств (акты о приеме, передаче, списании основных средств), ведению кассовых операций (приходные, расходные ордера), учету материалов (акт о приемке, накладная на отпуск) и учету работы автотранспорта (путевые листы на различные авто).

В группу класса 05 ОКУД входят документы с бюджетной спецификой, такие как акты о списании мягкого и хозяйственного инвентаря, литературы, бланков строгой отчетности, уведомление о лимитах бюджетных обязательств, уведомление по расчетам между бюджетами и прочие бюджетные документы.

Для учреждений конкретных сфер бюджетной деятельности даны отдельные рекомендации по формам документов. Например, для учреждений Вооруженных сил РФ, осуществляющих финансово-хозяйственную деятельность, унифицированные бланки приведены в Приказе Министра обороны РФ от 28.03.2008 N 139. Учреждения государственных и муниципальных органов исполнительной власти в этих целях могут руководствоваться Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536. Если для оформления операции не предусмотрено формы первичного документа, то бухгалтер вправе воспользоваться справкой, предназначенной для отражения совершаемых при исполнении бюджета и кассовом обслуживании дополнительных операций, не требующих документов от плательщиков и получателей средств бюджетов. На основании справки также производятся записи по прочим операциям, в том числе связанные с исправлением ошибок в журналах операций, исходя из которых заполняется главная книга учреждения.

Второй элемент документооборота — учетные регистры

В регистрах бюджетного учета накапливается информация о совершаемых учреждениями хозяйственных операциях. Все регистры, применяемые учреждением, можно разделить на две группы:

• регистры аналитического учета, содержащие обязательные реквизиты и показатели, приведенные в Приложении 3 к Инструкции N 148н (карточки, оборотные, накопительные ведомости, книги регистрации и аналитического учета, реестры, ведомости учета, инвентаризационные описи);
• регистры синтетического учета, в которых накопительным способом обобщается информация регистров аналитического учета и наиболее важных первичных документов (журнал операций по счету «касса», журнал операций с безналичными денежными средствами, журнал операций расчетов с подотчетными лицами, журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками, журнал операций расчетов с дебиторами по доходам, журнал операций расчетов по оплате труда, журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов, журнал по прочим операциям, главная книга).

Инструкцией N 148н предусмотрена автоматизация бюджетного учета, которая основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки первичных учетных документов и отражения операций по соответствующим регистрам и разделам Плана счетов бюджетного учета. Не запрещается исходя из специфики бюджетного учета того или иного учреждения вносить в регистры бюджетного учета дополнительные реквизиты и показатели. Кроме того, форматы регистров бюджетного учета носят рекомендательный характер и при необходимости могут быть изменены, за исключением удаления из регистров отдельных реквизитов, что, как было сказано выше, не допускается.

Состав бухгалтерских регистров учреждение определяет самостоятельно в учетной политике. Как правило, используемая учреждением технология обработки учетной информации формирует показатели в первую очередь для подготовки данных бюджетного учета и отчетности.

В целях оптимизации распорядительной документации учреждения сроки оформления регистров и ответственных за их оформление должностных лиц целесообразно указать в графике документооборота отдельным разделом после отражения требований по оформлению и обработке первичных учетных документов.

Третий элемент документооборота — график

Движение первичных учетных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота, который составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем учреждения как приложение к учетной политике. Назначение графика заключается в минимизации материальных и временных затрат на обработку бухгалтерских документов, создании оптимальных условий для работы с ними и в конечном счете в повышении эффективности деятельности бухгалтерской службы учреждения в целом.

Грамотно составленный график документооборота позволяет упорядочить движение документов в бюджетном учреждении и обеспечить своевременное получение документов бухгалтерской службой, их учет и хранение. Исходя из этого, в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение.

График документооборота допускается составлять в виде схемы или таблицы, одна из форм которых приведена в Положении о документах и документообороте. Преимущество схемы перед таблицей заключается в том, что в ней можно указать не только документы и ответственных за их составление лиц, но и движение документов как в целом по учреждению, так и по его отдельным структурным подразделениям. Однако составить график в виде схемы сложнее, чем в форме таблицы, поэтому бухгалтеру предстоит выбрать, какому варианту отдать предпочтение. Ниже приведен пример графика документооборота отдельных документов учреждения, составленного в форме таблицы. Она представляет собой перечень операций по обработке бухгалтерских документов с указанием их исполнителей, порядка взаимодействия.

С графиком документооборота следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов в установленные сроки. Он должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и обработку документов. Ознакомление с графиком документооборота работников учреждения осуществляется посредством доведения до них отдельных выписок, в которых перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они представляются. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники. Контроль осуществляет главный бухгалтер, который для большей уверенности в том, что его не подведут, может предусмотреть обязанности по соблюдению графика документооборота в должностных инструкциях работников. Необходимо помнить о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите их от несанкционированного использования. В этих целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем их необходимо сдать в архив на хранение.

Заключительный элемент документооборота — хранение документов

Сроки хранения документов устанавливаются по правилам организации архивного дела, но они не могут быть менее пяти лет. Данным сроком ограничивается хранение бухгалтерских отчетов (балансы и отчеты, пояснительные записки), учетных регистров (главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости) и первичных документов (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные, счета-фактуры и др.). Указанный срок установлен в п. 4.1 Перечня типовых управленческих документов . Такие документы составляются и обрабатываются при осуществлении деятельности учреждения. Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000.

Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, на год меньше, чем срок хранения бухгалтерских документов, и составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Указывать сроки хранения в отдельном распорядительном документе не нужно, так как они определены на законодательном уровне. В системе документооборота следует предусмотреть другие сроки, в пределах которых документы передаются в архив учреждения, а также порядок их хранения. Для этого учреждение может воспользоваться Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, и Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988).

Перспективы электронного документооборота

Возрастающий объем обрабатываемых документов и новые технологии ведения учета требуют внедрения принципиально новой модели оформления и движения документов — электронного документооборота. Возможности обмена информацией в электронной цифровой форме посредством современных информационных технологий и сети Интернет начинают использоваться в коммерческой деятельности. Также электронная система документооборота сегодня уже внедряется в отдельных учреждениях (см., например, Приказ Роснедвижимости от 17.10.2008 N П/0377, имеющий отношение к федеральным государственным учреждениям «Земельная кадастровая палата»). Представление об электронных документах дает Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Одно из его требований заключается в том, что составление и хранение первичных учетных документов на машинных носителях информации должны производиться с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в бумажном документе, что пока сужает сферу применения документов в электронном виде и электронного документооборота.

О графике документооборота

Департамент налоговой, таможенной политики и методологии бухгалтерского учета Министерства финансов Украины рассмотрел вопрос о ведении бухгалтерского учета бюджетными учреждениями и сообщает.

В соответствии со статьей 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» вопросы организации бухгалтерского учета на предприятии относятся к компетенции его собственника (собственников) или уполномоченного органа (должностного лица) в соответствии с законодательством и учредительными документами. Предприятие самостоятельно утверждает правила документооборота и технологию обработки учетной информации, дополнительную систему счетов и регистров аналитического учета.

Согласно подпункту 2 пункта 8 Типового положения о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 26.01.2011 г. № 59 (далее — Типовое положение), бухгалтерская служба имеет право устанавливать обоснованные требования к порядку оформления и предоставления в бухгалтерскую службу структурными подразделениями бюджетного учреждения первичных документов для их отражения в бухгалтерском учете, а также осуществлять контроль за их соблюдением.

В соответствии с пунктом 13 Типового положения главный бухгалтер подает руководителю бюджетного учреждения, в частности, предложения по определению учетной политики, изменению выбранной учетной политики с учетом особенностей деятельности бюджетного учреждения и технологии обработки учетных данных, в том числе системы и форм внутрихозяйственного (управленческого) учета и правил документооборота, дополнительной системы счетов и регистров аналитического учета, отчетности и контроля за хозяйственными операциями.

Согласно Положению о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденному приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88, график документооборота утверждается приказом руководителя учреждения, в котором указывается дата создания или получения от других предприятий и учреждений документов, принятия их к учету, передачи в обработку и в архив.

График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Бюджетным учреждением может использоваться образец графика документооборота в виде перечня работ, который приведен в приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному приказом Министерства финансов СССР от 29.07.83 г. № 105.

Директор Департамента налоговой, таможенной политики
и методологии бухгалтерского учета Н. Чмерук

График документооборота — вещь полезная и необходимая

Каждый бухгалтер знает, что основанием для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций являются первичные документы, подтверждающие факт их осуществления. Первичные документы следует оформлять при осуществлении хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания. Такое требование предусмотрено ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-ХІV.

Напомним, что порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями (кроме банков) независимо от формы собственности, учреждений и организаций, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета, установлен Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее — Положение № 88).

От момента составления (поступления от других учреждений, организаций, предприятий) до момента завершения обработки и передачи в архив каждый первичный документ проходит четко определенный путь. Такое движение документов в учреждении называется документооборотом. Документом, регламентирующим и отражающим особенности движения каждого первичного документа в учреждении, является график документооборота.

Следовательно, график документооборота — это документ, составленный в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, с указанием четких сроков выполнения таких работ и их исполнителей.

График документооборота призван обеспечить оптимальное количество подразделений в учреждении и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учетной работы и усилению контрольных функций учета. Указание на это содержит п. 5.2 Положения № 88.

Обязательное наличие в учреждении утвержденного графика документооборота определено на законодательном уровне. Так, для обеспечения упорядоченного движения первичных документов и своевременного проведения записей в регистры бухгалтерского учета в соответствии с п. 5.1 Положения № 88 приказом руководителя должен быть установлен график документооборота. В нем указываются даты создания или получения от других предприятий и учреждений документов, принятия их к учету, передачи в обработку и в архив. Чаще всего график документооборота оформляют как приложение к приказу об учетной политике учреждения.

Разработкой графика документооборота, как правило, занимается главный бухгалтер. Поскольку именно он согласно п.п. 17 п. 13 Типового положения о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденного постановлением КМУ от 26.10.2011 г. № 59, подает руководителю учреждения предложения по определению учетной политики и правил документооборота. В то же время целесообразно привлечь к составлению графика документооборота и других специалистов по бухгалтерскому учету (бухгалтер по учету материальных ценностей, бухгалтер по учету оплаты труда, бухгалтер-кассир и т. п.). Конечно, контролировать весь процесс составления должен руководитель бухгалтерской службы.

При составлении графика документооборота за основу можно взять график, приведенный в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина СССР от 29.07.83 г. № 105. Возможность его применения бюджетными учреждениями в качестве образца подчеркнул и Минфин в комментируемом письме.

Больше о порядке составления графика документооборота и контроле за его соблюдением можете узнать из статьи «График документооборота: его значение, порядок составления и контроль за соблюдением» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2013, № 43). Кроме теоретических принципов, в этой статье вы найдете и примерную форму графика документооборота для бюджетных учреждений.

Обратите внимание: ответственность за отсутствие графика документооборота в учреждении действующим законодательством не предусмотрена. Однако ненадлежащая организация процесса оформления и обработки первичных документов является предусловием для отражения в учете недостоверных данных, неполного освещения хозяйственных операций и событий в учете, нарушения сроков подачи финансовой и бюджетной отчетности. А это, в свою очередь, угрожает наложением штрафных санкций контролирующими органами. В частности, отсутствие бухгалтерского учета или ведение его с нарушением установленного порядка, внесение ложных данных в финансовую отчетность, неподача финансовой отчетности предусматривают наложение штрафа в размере от 8 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан, то есть от 136 до 255 грн. ( ст. 164 2 Кодекса Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-Х). При этом ответственность будет возложена непосредственно на руководителя учреждения и главного бухгалтера.

Однако график документооборота в первую очередь нужен бухгалтерской службе. Ведь правильно составленный график документооборота является залогом согласованной и качественной работы не только бухгалтерской службы, но и всего бюджетного учреждения.

Юлия КРОТ, экономист-аналитик