Ukkaskadgel.ru

Документооборот онлайн
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Хранение договоров в организации нормативная база сроки

Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

Хранение договоров связано с определенными проблемами. В частности, в некоторых случаях очень сложно определить, к какому именно типу отнести данный конкретный документ, сколько его хранить, в каких условиях, как уничтожать и так далее. Все указанные факторы регулируются законодательством, но из-за того, что один и тот же договор в разной ситуации может потребовать различных сроков хранения, часто возникают всевозможные проблемы, неоднозначные толкования и так далее. Разобраться во всем этом просто необходимо, хотя это и может быть сложно. Нужно понимать, что в случае невыполнения требований законодательства в такой сфере, как хранение договоров в архиве, делопроизводство может быть не только не эффективным, но и опасным с точки зрения возможного наказания или штрафа.

Договора обязаны постоянно быть в наличии не только на момент их действия, но и после этого. Возможно, потребуется некая информация, которая в этих документах отражена, некие данные, которые затребует руководство и так далее. Многие спорные ситуации, которые обычно состоят в том, что та или иная сторона недобросовестно подходит к выполнению своих обязательств, могут быть решены при помощи договора как во внесудебном порядке, так и официально, в суде. Также следует учитывать возможность проведения проверок определенных периодов, которые будут осуществляться государственными органами контроля. Они также могут затребовать документацию за конкретный период, и если хранение договоров в организации, срок их уничтожения и другие подобные функции выполняются неправильно, то могут быть наложены очень значительные штрафы. Естественно, первым делом будет виновато руководство, однако после того как ситуация стабилизируется, начальник обязательно вспомнит, по чьей вине у него возникли проблемы на ровном месте. То есть договора и любые другие документы должны храниться строго оговоренный срок. Во многих компаниях вообще предпочитают регулярно расширять архив и вообще ничего не уничтожать во избежание возможных неприятностей, чем ошибиться и потом разгребать последствия.

Законодательство

Хранение договоров в организации закон описывает достаточно четко, если не учитывать тот факт, что не всегда можно правильно оценить тот или иной документ. В целом непосредственно для договоров отдельного закона нет, они указаны в общем перечне типовых архивных документов (или управленческих архивных документов), которые образуются в процессе функционирования, организаций, государственных учреждений, органов местного управления и так далее. Оба варианта списков как с управленческими, так и с обычными документами, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Тот вид, который касается управленческих документов, имеет номер 558 от 25.08.2010 года, а второй тип — № 1182 от 31.07.2007 года. Изучить эти документы крайне рекомендуется, однако лучше всего в процессе изучения выделить для себя именно те бумаги, которые используются в конкретном учреждении и относятся к определенной зоне ответственности. В перечнях слишком много информации, чтобы запомнить ее всю, но если определить, какая документация к чему относится и сколько хранится, скорее всего, хранение договоров станет намного проще и легче. Во многих случаях все используемые бумаги подпадают под 3-4 пункта, детально изучить которые уже не так сложно.

Разные типы

Используется две основные системы разделения договоров для их сохранения. Так, наименее распространенной системой является привязка к сроку хранения. Выделяют краткосрочное, долгосрочное и постоянное хранение. Первый вариант подразумевает наличие договора на протяжении срока до 10 лет. Второй — свыше 10 лет. Постоянный чаще всего используется только тогда, когда уничтожать документ вообще нельзя. Эта система не очень удобна. Хранение договоров в архиве, сроки по которым определяются подобным образом, чаще приводит к путанице и ошибками, чем реально помогает правильно поставить процесс делопроизводства. Потому более распространенной системой является привязка к типу договора. У большинства предприятий они бывают трех основных разновидностей: профильные, хозяйственные и трудовые. Первые и вторые по большей части схожи, да и хранятся они обычно только пять лет. Следует понимать, что под профильными подразумеваются все договоры и вообще документы, которые напрямую касаются основной сферы деятельности данной организации. Третий, трудовой тип договоров, во многих случаях также хранится только 5 лет, однако в определенной ситуации этот срок может существенно увеличиваться. К примеру, если не существует лицевого счета, то такой трудовой договор придется хранить на протяжении целых 75 лет, что не очень удобно. Фактически, если не особенно вдаваться в проблему, то можно условно ограничить срок хранения в 5 лет и больше не вспоминать о проблеме. Но вот в такой ситуации высока вероятность пропустить некоторые факторы, которые могут увеличить период, на протяжении которого хранение договоров подобного формата должно осуществляться обязательно, и вот тогда точно можно заработать штраф или другие неприятности, избежать которых пытается любой здравомыслящий человек.

Передача в архив

Процедура передачи на хранение договоров в архиве, сроки которых уже истекли, может отличаться в зависимости от предприятия. В некоторых случаях сотрудники просто сшивают документы между собой и кладут в темный уголок, который и считается архивом. А вот у другой компании весь процесс может быть четко описан в нормативной документации, будет присутствовать отдельный человек, отвечающий за архив, или даже специальные номенклатуры, правила формирования подшивки, журнал регистрации и так далее. Оба варианта могут быть удобными, в зависимости от многих факторов. К примеру, первый вариант подойдет маленькой фирме со скромным оборотом. Там будет не так и много документов, которые всегда можно будет без проблем найти все в том же темном уголке. А вот вторая указанная ситуация уже подходит серьезным корпорациям, которые насчитывают великое множество сотрудников и просто обязаны как-то не утонуть в документообороте. Общим правилом, которым отличается хранение договоров в организации любой формы собственности, является время передачи в архив. Как правило, от сотрудников требуется отправлять документы не раньше определенного срока, вне зависимости от того, когда у них фактически закончилось время действия. И обычно подобная архивация происходит в начале года. То есть, даже если договор закончился в феврале, все равно придется ждать следующего года, чтобы положить его на хранение.

Уничтожение

Как уже сказано выше, уничтожать договора просто так нельзя. Сначала нужно убедиться, что действительно прошел нужный срок. Только тогда можно уничтожать этот документ. Но и данные действия зачастую могут быть опасны своими последствиями, из-за чего большинство сотрудников предпочитает совершать их только и исключительно с санкции руководства. Выглядит это так: сотрудник собирает выборку из всей документации, срок которой уже вышел или подходит к концу. Хранение договоров на предприятии желательно должно быть выстроено так, чтобы на эту процедуру выборки не уходило много времени. Потом, на основании полученного перечня, производится отчет руководству, документ подписывается, подшивается, и только тогда, когда все это сделано, начинает процесс прямого уничтожения договоров и других подобных бумаг. Хранение договоров в архиве на постоянной основе — не самое лучше решение, тем более что некоторые компании умудряются даже на этом немного заработать, отдавая их в макулатуру и так далее.

Пример системы учета и хранения

Чтобы лучше понимать все особенности и основные пункты деятельности, можно привести сравнительно простой пример организации делопроизводства по хранению документации. Так, есть некий сотрудник, обычно это кто-то из сотрудников бухгалтерии, который отвечает за хранение договоров с контрагентами или любых других подобных бумаг. У него имеется отдельная папка, где они все постоянно находятся, пока действуют. По мере того как договор закрывается, он перекладывается в другую папку. Удобно будет завести специальный реестр в электронной форме, где все указанные документы будут перечислены по порядку с указанием срока хранения. Но вначале этот срок следует определить. Лучше всего пробежать с папкой по всем отделам, которые в той или иной мере касаются договоров, чтобы лучше понимать их суть. По мере накопления опыта необходимость подобных действий исчезнет. Потом, когда точно понятно, что именно из себя представляет каждый из документов, проставляет конкретный срок его хранения. В некоторых случаях будет удобней указывать дату закрытия договора и, приплюсовывая к ней 5 лет (или больше), точно определять, когда именно бумаги можно будет уничтожать. Фактически даже в самом начале организации данного вопроса особой сложностью процедура не отличается, а при длительной работе она ещё будет все больше и больше упрощаться. Когда хранение договоров в организации, срок уничтожения которых уже утвержден, будет стандартизировано, на весь процесс будет уходить считаные минуты. И вот настал год, когда можно уничтожить те или иные документы. Они изымаются из папки, перепроверяются на предмет возможной ошибки и вместе с перечнем этих бумаг, подаются на рассмотрение руководителя. Он, в свою очередь, должен ещё раз проверить, действительно ли все так, как указано в списке, так как именно начальник останется виноватым в случае проблем. Если все правильно, руководитель подписывает разрешение на уничтожение и вот здесь каждый поступает по мере собственного разумения. Кто-то просто рвет и выбрасывает. Другие пользуются шредером. Третьи сдают на макулатуру, сжигают и так далее.

Читать еще:  Договор подряда порядок заключения и его особенности

Когда начинается срок хранения

Это очень важный вопрос, так как именно с ним возникает множество ошибок. Хранение договоров на предприятии РБ или РФ в данном случае абсолютно одинаково и начинается в тот момент, когда начинается новый год, в котором конкретный документ больше не действует. К примеру, есть договор, который закончился в 15 июля 2010. Его нужно сохранять на протяжении 5 лет, однако уничтожать его можно не 15 июля 2015, а в начале 2016 года. То есть, отчет пошел с 01.01.2011, а не с седьмого месяца предыдущего года. Обычно, с целью вообще минимизировать шанс на ошибку, к определенному ранее сроку добавляется 1 год. И только после того, как он пройдет, начинается процедура уничтожения.

Особенности хранения

В целом есть специальные рекомендации по тому, как именно должен выглядеть и работать архив. В идеале хранение договоров о материальной ответственности, расчетов с контрагентами, трудовых договоров и аналогичной подобной документации должно происходить в проветриваемом и сухом помещении. При этом сами бумаги располагаются на стеллажах (открытых или закрытых). Если они относятся к бланкам строгой отчетности или документам с грифом «коммерческая тайна», то должны присутствовать специальные сейфы. В принципе, никто этот момент не проверяет, ведь это именно рекомендации, соблюдать которые выгодно самому предприятию. Суть очень проста: если за саму систему хранения не штрафуют, то вот за отсутствие тех бумаг, которые обязаны быть, частенько наказывают. А если произойдет потоп, или документы будут уничтожены любым другим схожим образом, то виновато в этом будет только конкретное предприятие.

Ответственность и исполнители

Главную и основную ответственность относительно всего, что входит в хранение договоров, несет руководитель организации. Именно он при наличии проблем будет отвечать перед государством и испытывать на себе все возможные проблемы. Далее, следующим после него, обычно идет главный бухгалтер, юрист и тот сотрудник, который отвечает за сохранность документов. Но обычно все указанные лица наказываются уже руководителем в меру совершенных ими ошибок. Фактически в большей части относительно небольших организаций система контроля за договорами возлагается на бухгалтерию. А уже в этом отделе главный бухгалтер назначает или самостоятельно, или по общему голосованию, конкретное ответственное лицо. В ряде случаев этот человек получает небольшую прибавку к заработной плате, которая должна компенсировать дополнительный объем работ, но чаще всего, последний пункт просто игнорируют, упирая на отсутствие средств или других схожие факторы. В более редких случаях ответственным за сохранность документов вообще и договоров в частности, выступает юрист. Но это не очень удобно, ведь этот человек сможет отвечать только за договор, а с остальными бумагами он обычно знаком только поверхностно. Удобней всего, когда есть отдельный человек, который занимается именно этой проблемой. Он будет максимально точен и не совершит мелких неприятных ошибок, как это могут сделать другие сотрудники.

Хранение договоров в организации осуществляется по принципу полного соблюдения всех норм закона. Это обязательное условие, которое может отвести от предприятия все проблемы. При этом мелкие нюансы, внутренние нормативы, реестры и сопутствующая документация могут отличаться от фирмы к фирме. Главным ответственным лицом считается начальник, однако он может передоверить этот момент другому лицу. Это облегчит работу руководства, но не снимет с него всей глубины ответственности за возможные ошибки. То есть тот сотрудник, которому доверяется работать с архивной документацией, должен быть максимально ответственным и четко понимать свои функции, получая за это реальные деньги, а не устные благодарности, как это обычно бывает при повышении нагрузки без ее компенсации при помощи дополнительных средств к зарплате.

Существует ли нормативная база для создания «безбумажного офиса»?

Тихонов Владимир Иванович, ведущий научный сотрудник Московского городского объединения архивов, сотрудник ВНИИДАД, к.и.н.

1. В настоящее время в органах государственной власти и организациях появляется все больше компьютерных систем, автоматизирующих процессы документационного обеспечения управленческой, финансовой, производственной и иной деятельности. Иногда документы, возникающие в таких системах, создаются и хранятся исключительно в электронной форме, в связи с чем у лиц, ответственных за ДОУ, нередко возникают вопросы о правомочности ведения документации в таком виде.

2. Между тем, ни один правовой нормативный акт РФ напрямую не запрещает создание и хранение документов исключительно в электронном виде. Напротив, ряд законов и нормативов уравнивает бумажные и электронные документы в правах. Это относится, например, к платежным поручениям в банковской сфер, к срокам хранения управленческих и финансовых документов, к форме представления регистрационно-контрольных карточек. Однако ограничения на распространение электронных форм все же существуют, но проявляются они косвенным образом при выполнении нормативов, регламентирующих процедуры оформления и обеспечения сохранности документов.

3. В первую очередь, ограничения связаны с необходимостью аутентификации документов. Основным реквизитом подавляющей части документов является собственноручная подпись уполномоченного лица, которая к тому же иногда должна быть заверена печатью организации. Только при их наличии документ может считаться подлинником. Технологии электронных аналогов собственноручной подписи развиваются с 70-х годов прошлого века, однако, проверка подлинности электронной подписи всегда была сложной и дорогостоящей процедурой. Закон «Об электронной цифровой подписи» не намного ее упростил. ЭЦП — еще долгое время будет «дорогим удовольствием» для многих организаций. Но главное не в этом, а в том, что с правовой, процедурной и технологической точек зрения, верификация подлинности ЭЦП может стать проблематичной уже через год-полтора после подписания электронного документа, а через 5-10 лет — стать вообще нереальной. Подлинность документов с ЭЦП длительного срока хранения может быть подвергнута сомнению.

4. Повторюсь: в настоящее время нет правовых актов, которые запрещали бы подписывать электронные документы длительного срока хранения с помощью ЭЦП без одновременного создания их дубликата на бумаге. Однако при наличии таких документов конфликтные ситуации неизбежны. Разрешение они могут найти или в суде, или в специальных правовых нормативных актах. Вероятнее всего решение будет в пользу того, чтобы обязательно создавать бумажные дубликаты (или специально заверенные копии) электронных документов с ЭЦП длительного срока хранения. В таком случае весь накопленный к этому моменту массив электронных документов придется переводить на бумагу. Поэтому руководителям организаций и органов власти нужно тщательно взвесить все «за» и «против» перед тем как дать распоряжение о хранении важных документов только лишь в электронной форме.

5. Что касается электронных документов с незначительными сроками хранения, то процедура их аутентификации с помощью ЭЦП уже достаточно отлажена и не требует дополнительного дублирования на бумаге.

6. Другое формальное препятствие для перехода к электронному делопроизводству — требование некоторых нормативов о создании документов на специальных бумажных бланках (обычно с гербами или эмблемами). Это требование относится к некоторым видам финансовых документов и документов по личному составу, к ОРД и служебной корреспонденции федеральных органов исполнительной власти. Однако для большей части документов организаций, предприятий и учреждений, особенно негосударственной формы собственности, таких жестких требований не существует. Достаточно локального нормативного акта организации для введения форм внешнего представления электронных документов.

7. Существует ряд документов, содержание которых не требуется ни удостоверять подписью, ни оформлять на специально установленных бланках. Речь идет о документах информационно-справочного характера: регистрационно-контрольных карточках, журналах регистрации и т.п. Чаще всего их формуляр и состав реквизитов утверждают в самих организациях распоряжениями руководства. Уже сейчас многие организации полностью отказались от бумажной формы ведения этих документов, имея разнообразные документальные поисковые информационные системы и базы данных. Это происходит даже с тем информационно-справочным аппаратом, которому нормативами назначены продолжительные и постоянные сроки хранения, например, с РКК распорядительных и нормативных документов организаций.

8. Особые ситуации возникают при передаче документов на государственное хранение в архивы. На архивное хранение могут приниматься не только документы государственных организаций, но и частных. Например, при ликвидации последних в гос.архивы должны поступать организационно-распорядительная документация и документы по личному составу. Отмечены случаи, когда при ликвидации некоторых организаций отмеченные виды документов обнаруживались исключительно в электронном виде. В соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» при отсутствии подлинников на хранение принимаются заверенные копии документов. Обычно архивные инстанции заставляют ликвидационные комиссии распечатывать и заверять приказы, распоряжения, лицевые счета, личные карточки сотрудников и т.п. Однако с точки зрения подлинности документов, нет никакой разницы между переносом такой информации на бумагу и ее записью на электронный носитель, недопускающий изменения данных. Вся проблема заключается в неподготовленности государственных и муниципальных архивов к приему и обеспечению сохранности документов на электронных носителях. Существуют определенные сомнения в возможности обеспечить доступ к документам через 2-3 десятилетия.

Читать еще:  Предварительный договор дарения доли квартиры несовершеннолетнему

9. Между тем, представления о том, что в электронные документы (без ЭЦП) внести изменения легче, чем в бумажные, давно устарели. Запись электронных файлов на неперезаписывающие оптические диски, удостоверение документов в соответствии с ГОСТ 6.10.4-84 и , включение в удостоверяющие листы заводского номера диска и количественных характеристик файлов делает успешную фальсификацию электронных документов практически невозможной. По крайней мере, степень защиты таких документов на порядок выше, чем заверенных копий (распечаток). Единственная проблема для архивов заключается в разработке методик аутентичного перевода электронных документов на новые технологические платформы (с целью обеспечения доступа к ним новых поколений пользователей) и в нормативном обеспечении этих миграций. Нормативно-методическая нерешенность этой проблемы ставит под сомнение необходимость и возможность быстрого отказа от бумажной формы создания и хранения документов, предполагающих продолжительные (более 10 лет) сроки хранения.

10. Итак, приходится признать, что хотя с точки зрения современного российского законодательства, никаких запретов для создания полностью «безбумажного офиса» не существует, с практической точки зрения, бумажные документы еще долго будут накапливаться в кабинетах и архивах государственных и негосударственных организаций.

Основные сроки хранения документов в организации (архив)

  • Архив компании: как выполнить требования о сроках хранения документов
  • Изучаем архив
  • Срок хранения налоговых документов
  • Сколько лет хранить бухгалтерские документы
  • В течение какого периода нельзя уничтожать кадровые дела
  • Разбираемся с периодами хранения документов по охране труда
  • Очищаем архив
  • Без экспертной комиссии не обойтись
  • Итоги

Архив компании: как выполнить требования о сроках хранения документов

Разберем ситуацию. Директор ООО «Листопад» посетил семинар, посвященный организации хранения документации в компании. Часть учебного времени составляли презентации, в которых наглядно демонстрировались сроки хранения архивных документов в организации.

Раньше эта тема его особо не волновала — для всей образующейся в компании документации было отведено специальное помещение (архив), и ни одна бумага не была уничтожена за весь 15-летний период работы фирмы.

Лектор, проводящий семинар, ознакомил присутствующих слушателей со всеми нормативными документами в сфере хранения документации, действующими в настоящее время. В этот перечень входят следующие законы, правила и положения:

  • Закон об архивном деле в РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • Правила работы архивов компаний, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
  • Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 326 (действует с 18.02.2020);
  • Положение о документах и документообороте в бухучете, утвержденное Минфином 29.07.1983 № 105.

Помимо указанной нормативной базы в отношении сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов были разобраны требования Налогового кодекса и закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Полученная в ходе лекции информация о некоторых аспектах хранения документации озадачила директора ООО «Листопад». О своей обязанности сохранять документы фирмы по ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ он, безусловно, знал. Однако на семинаре пришел к выводу, что от значительной части бумаг можно было уже избавиться, так как срок хранения документов в организации истек. А по документам, в которых текст невозможно прочитать (например, из-за воздействия солнечного света или в результате попадания влаги), но при этом их сроки хранения еще не закончились, потребуются восстановительные процедуры. Иначе возможны наказания, виды которых указаны в ст. 27 закона № 125-ФЗ.

О решении директора ООО «Листопад» в отношении проверки срока хранения документов в организации расскажем в следующем разделе.

Изучаем архив

Руководством ООО «Листопад» было принято решение произвести сортировку всей накопившей в фирме документации. Поскольку дополнительных штатных единиц для этих целей предусмотрено не было, нашли следующий выход: сортировать архив отправили студента-практиканта юридической академии Николая Тарасова, направленного на предприятие для прохождения производственной практики.

Документы в архиве не были упорядочены, но можно было определить, какие стеллажи к какому отделу фирмы относятся. Огромную часть архивного помещения занимали многочисленные папки с бухгалтерскими и налоговыми документами: там находилась вся первичка, учетные регистры и отчетность, а также декларации и налоговые расчеты.

Значительная часть стеллажей была заполнена организационно-распорядительной документацией: приказами по основной и административно-хозяйственной деятельности ООО «Листопад», различного рода распоряжениями и перепиской с госорганами, внебюджетными фондами, налоговиками и контрагентами.

Основная часть кадровых документов хранилась в специальных сейфах в помещении, специально для этого отведенном в отделе кадров. Поэтому в архиве этой части документации было отведено всего несколько полок на одном из стеллажей.

Производственники хранили свои документы у себя в отделе, так как они постоянно применялись в работе фирмы, поэтому место в архиве этим видом документации занято не было.

Николай решил начать с самой объемной работы — документов бухгалтерии. Об этом речь пойдет в следующих разделах.

Срок хранения налоговых документов

Как человеку, никогда не работавшему в бухгалтерии, студенту-практиканту было нелегко вникнуть в суть бухгалтерской документации. Вся она была уже сгруппирована и подшита в папки, но вот срок хранения на них указан не был. Открыв первую же папку, он обнаружил, что она полностью состояла только из одних счетов-фактур — таких папок он насчитал с десяток.

Среди счетов-фактур стандартного вида он с удивлением обнаружил еще две их разновидности: корректировочные и исправленные счета-фактуры. Пытливый характер студента не позволил просто закрыть эту папку, а в таблицу занести их общее наименование «Счета-фактуры». Он не поленился подняться в бухгалтерию и расспросить бухгалтера, отвечающего за НДС, о нюансах этих документов. Ему хотелось быть уверенным в том, что все разновидности счетов-фактур можно отнести к одной группе документов, имеющих одинаковый срок хранения.

Об особенностях корректировочного и исправленного счетов-фактур читайте в статьях:

В результате в таблицу Николай внес следующую информацию (приводится частично):

Реквизиты дел ООО «Листопад»

Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 236

Сроки хранения документов организации в 2019 году

1. Нормативно-правовая база

Порядок и сроки хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых документов регулируются Налоговым кодексом РФ, Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также следующими перечнями типовых архивных документов:

  • Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. N 558;
  • Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 г. N 1182;
  • Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988 г.

Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 г. N 03-33/пс.

2. Сроки хранения документов

Бухгалтерские документы
Налоговые документы
Документы по страховым взносам

Квартальный — 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования

Годовой – до закрытия компании

Кадровые документы

— 50 лет, по сотруднику оформленному с 2003 года и позже;

— 75 лет, по сотруднику, оформленному до 2003 года.

5 лет после окончания года, в котором составлены.
75 лет, если нет лицевых счетов

* необходимо иметь письменное согласие работника на обработку персональных данных.

Электронный документооборот. Сроки хранения электронных документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге – едины (информационное письмо № ПЗ-13/2015 Минфина России).

Читать еще:  Ответственность за неисполнение обязательств по договору

Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для этого в организации создается специальная комиссия. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения производится с составлением соответствующего акта.

3. Как считать сроки хранения документов

В общем случае, срок хранения документа начинают отсчитывать с 1 января года, следующего за годом составления документа. Есть исключения: например, при получении убытка, в том числе и от реализации имущества.Читать дальше…

Хранение договоров в организации нормативная база сроки

Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Указанный перечень подготовлен с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов РФ, устанавливающих правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов.

Перечень включает документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности.

Для удобства пользования перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания.

Росархивом разработана инструкция по применению актуализированного перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций. Настоящая инструкция регламентирует структуру перечня, устанавливает порядок его применения, определяет сроки хранения документов.
В частности, приводится порядок исчисления сроков хранения документов, разъясняются особенности хранения документов с установленными сроками (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), документов с пометками «Постоянно», «До ликвидации организации», «До минования надобности», «До замены новыми», документов по личному составу.

Отмечается, что снижение сроков хранения, установленных перечнем, запрещается. Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы их ценности. Повышение установленных перечнем сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями.

Утратившим силу признан утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с внесенными в него изменениями

Среди наиболее важных изменений для бухгалтеров стоит отметить такие:

— счета-фактуры нужно будет хранить пять лет вместо четырех (ст. 317 нового перечня);
— для случаев, когда есть лицевые счета, срок хранения документов о получении зарплаты повысили с пяти до шести лет (ст. 295 нового перечня);
— в 15 раз снизили срок хранения реестров сведений о доходах физлиц. Теперь это пять лет вместо 75 (ст. 313 нового перечня);
— при УСН организации и предприниматели должны будут хранить книги учета доходов и расходов всего пять лет, а не постоянно, как предусмотрено сейчас (ст. 318 нового перечня).

Новые сроки хранения документов о закупках по Законам N 44-ФЗ и 223-ФЗ:

Бессрочно придется хранить положения (регламенты) о контрактных управляющих, контрактной службе, закупке (п. 217 перечня).
Планы-графики будут хранить только три года (п. 218 перечня).
Документы, составленные в ходе проведения конкурентных способов госзакупок, нужно будет хранить в течение трех лет независимо от объекта и объема закупки. Для госзакупок эти правила распространили на извещения, документацию, протоколы, изменения и разъяснения положений документации, заявки участников, аудиозаписи вскрытия конвертов участников.
Для закупок по Закону N 223-ФЗ по таким правилам будут хранить извещения, положения о закупке и протоколы (п. п. 219 — 223 перечня).
Для контрактов и договоров срок хранения останется прежним — пять лет. Теперь такой срок установлен для всех закупок, а не только для крупных (п. п. 224, 225 перечня).
Сократили срок хранения журналов регистрации заявок и представителей участников. По новым правилам он составит три года (п. п. 227, 228 перечня) вместо пяти лет.
Реестры закупок, совершенных без заключения контракта, будут хранить до ликвидации организации (п. 226 перечня).

Сроки хранения документов, связанных с противодействием коррупции:

Документы, полученные от служащих и работников
Длительный срок хранения установлен для справок о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера — 50 или 75 лет в зависимости от того, до или после 1 января 2003 года было закончено делопроизводство.
А вот различные уведомления должны храниться пять лет. Это касается уведомлений:
— о намерении государственного или муниципального служащего выполнять иную оплачиваемую работу;
— получении подарков в связи с протокольными или другими официальными мероприятиями, а также командировками;
— обращениях с целью склонить к коррупции;
— личной заинтересованности, которая приводит или может привести к конфликту интересов.
В прежних правилах упоминались только уведомления о фактах склонения к коррупции и об осуществлении иной оплачиваемой деятельности. Срок также был пять лет, однако экспертная комиссия могла его продлить.

Документы работодателя и нанимателя

Постоянно следует хранить планы противодействия коррупции, а также и соответствующие локальные нормативные правовые акты: порядки, перечни должностей и положения, связанные с противодействием коррупции.
Для многих же «текущих» документов установлен пятилетний срок хранения. Речь идет, например, о таких документах, как:
— акты, заключения, возражения и пояснения в связи с проверками соблюдения служащими антикоррупционного законодательства;
— заявления, заключения, докладные, служебные и объяснительные записки, связанные с деятельностью комиссии по соблюдению требований к служебному поведению служащих и урегулированию конфликта интересов. По прежним правилам некоторые из этих документов нужно было хранить в течение пяти лет, а некоторые — постоянно;
— заявления, служебные и объяснительные записки, заключения и протоколы о фактах склонения служащих к коррупции. По старым правилам эти документы должны были храниться постоянно;
— акты, справки, служебные записки, связанные с применением к служащим взысканий за коррупционные правонарушения;
— переписка по вопросам противодействия коррупции.

Журналы регистрации и учета

Пятилетний срок хранения установлен для журналов и баз данных учета и регистрации:
— справок о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера;
— уведомлений о фактах склонения к коррупции. По прежним правилам также было пять лет;
— уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу. Здесь изменений нет: ранее также был пятилетний срок хранения;
— служебных проверок. Прежними правилами было предусмотрено постоянное хранение;
— уведомлений о личной заинтересованности;
— уведомлений о получении подарков;
— протоколов комиссий по соблюдению требований к служебному поведению и урегулированию конфликта интересов. Раньше они должны были храниться постоянно;
— обращений по «телефону доверия».

Рассмотрим изменения для специалиста по кадрам:

Для каких документов увеличили срок хранения

Несколько кадровых документов придется хранить дольше, чем сейчас, например:
— график отпусков (п. 453 перечня) — три года, а не год;
— книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков (пп. «ж» п. 463 перечня) — пять лет вместо трех.

Для каких документов уменьшили срок хранения

Меньше, чем сейчас, потребуется хранить такие документы:
— документы о дисциплинарных взысканиях (пп. «д» п. 434 перечня) — три года вместо пяти лет;
— заявки о потребности в иностранцах (п. 377 перечня) — год вместо пяти лет;
— документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (п. 409 перечня) — пять лет, а не постоянно;
— книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий (п. 424 перечня) — 45 лет, а не постоянно.

Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет. Среди них трудовые договоры (п. 435 перечня), документы о приеме, переводе, увольнении (пп. «а» п. 434 перечня), личные карточки работников (п. 444 перечня). Сейчас такие документы лежат на полках 75 лет.

Для каких документов установили специальный срок хранения

Появятся новые правила для отдельных видов документов. Уведомления, предупреждения работников нужно будет хранить три года (п. 436 перечня). Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии придется беречь год (п. 451 перечня). Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) понадобится хранить 45 лет (пп. «а» п. 423 перечня).

Важно! Согласно новому порядку ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований приказа Росархива несет руководитель организации либо лицо, исполняющее его обязанности.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector