Архивная справка Образец составления бланк 2021 года

Образец архивной справки

Архивная справка — это документ, по которому граждане получают необходимые сведения из Росархива и других организаций. В письме указывают общую информацию, шифр дела и нумерацию искомых листов.

Как написать заявление об оскорблении
Дают ли больничный в платной клинике
Повышение зарплаты медработникам
Что такое справка уклониста и нужно ли ее получать
Коды 10 и 21 в больничном листе

Скачать образец архивной справки о трудовом стаже (бланк для заполнения)

Скачать образец архивной справки о стаже работы для Пенсионного фонда

Скачать образец запроса в архив о подтверждении трудового стажа

Граждане ищут в архиве разные справки — о гражданском состоянии, образовании, трудовой деятельности, имущественных правах, регистрации по месту жительства. Этот список не является исчерпывающим. Подробно о работе архивов с запросами о выдаче различных справок, об ответственности сторон разъяснено в «Методических рекомендациях по исполнению запросов социально-правового характера» (утвержденных Росархивом 02.07.2012). В этом же нормативе содержится коллекция архивных справок (75 примеров по наиболее часто встречающимся запросам). Разберем основные запросы — о стаже работы и о регистрации.

Архивная справка о стаже работы

Чаще всего работники начинают беспокоиться о подтверждении трудового стажа перед выходом на пенсию или для получения звания «Ветеран труда» — в этих случаях они должны найти своих прежних работодателей и получить документальное подтверждение у них. Нередко такой поиск превращается в детектив: многие организации, существовавшие в 1990-2000 годы, давно закрылись. Где и как их искать — однозначных вариантов нет, а подсказки такие:

В поисковой системе в интернете в строке поиска точно ввести то название организации, которое указано в трудовой книжке. Если организация нашлась, обращаться в отдел кадров.
Если организацию найти не удалось — поискать в ведомственных архивах (чаще всего они есть в таких отраслях, как строительство, энергетика, транспорт, сфера культуры).
Обратиться в городской архив, причем как напрямую, так и через центры госуслуг (МФЦ).

Как получить у работодателя

Бывший работник подает работодателю заявление с просьбой оформить справку (к примеру, для ПФР). Ответственный специалист собирает необходимые сведения и оформляет справку в течение трех дней после регистрации запроса. Форма архивной справки законодательно не установлена: она составляется произвольно. Но в справке должны присутствовать необходимые реквизиты:

полное название организации (с указанием адреса, номера расчетного счета, БИК, ИНН и т. п.);
продолжительность работы сотрудника («с… по…»);
должность, которую занимал сотрудник;
указание на документы, на основании которых были осуществлены прием и увольнение (приказ о приеме №__ от___, приказ об увольнении №__ от___);
расчет заработной платы за период работы по месяцам (не является обязательным);
информация о причине выдачи документа;
подписи директора и главного бухгалтера, печать, дата выдачи.

Вот как выглядит архивная справка для ПФР:

Как получить документы из архива

Унифицированного бланка для заявления в Росархив не предусмотрено: составляйте обращение в произвольной форме. Инструкция, как правильно написать запрос в архив для подтверждения стажа работника:

Укажите название и адрес архивного отдела (или иной организации), куда направляете обращение.
Изложите просьбу о подтверждении факта работы или трудового стажа у конкретного работодателя.
Подпишите документ, впишите контакты для связи.

По такой же схеме направляют запросы о стаже бывшему работодателю. Если организация, где работал заявитель, ликвидирована, обращение направляют в территориальное отделение Росархива.

Шаблон обращения в архив:

В архив города Москвы

от Иванова Ивана Ивановича,

дата рождения: 17.02.1955,

проживающего по адресу:

Москва, ул. Восточная, д. 5, кв. 5,

тел. 8 (123) 456-78-90

Прошу выдать архивную справку о подтверждении трудового стажа работы в заготовительном цехе № 1 ОАО «Ремпромстрой» в должности токаря за 1995-1999 годы.

Справка необходима для предоставления в Пенсионный фонд для назначения страховой пенсии по старости.

Как получить услугу в МФЦ

МФЦ предоставляет справки из архивов некоторых ведомств, в том числе и ПФР. Вот как сделать онлайн-запрос в архив:

Войти в личный кабинет на сайте МФЦ.
Если хотите подать запрос лично, то записаться на прием на главной странице. Если отправляете запрос онлайн, то найти нужную услугу и заполнить заявление.
Сохранить и отправить запрос.

Заявку зарегистрируют в течение трех дней, а услугу предоставят в течение 30 дней после регистрации обращения.

Форма 9 «О регистрации»

На втором месте по частоте запросов — справки о регистрации по форме 9. Их требуют в таких случаях:

при поступлении ребенка в детский сад или школу;
при подаче документов на приватизацию;
для совершения операций с недвижимостью.

В нормативах указано, какая информация содержится в архивной форме 9, — в этом документе перечисляются все граждане, зарегистрированные по определенному адресу, с указанием степени родства. Кроме того, в форме 9 дается характеристика жилой площади. Архивные документы выдаются районными или городскими жилищными агентствами, отделами Росархива и МФЦ.

Читать еще: Статья 198 ТК РФ Ученический договор Комментарии

Рекомендованный бланк формы 9 представлен на региональных сайтах госуслуг.

В некоторых случаях в составе формы 9 требуют документы о регистрации по адресу, по которому гражданин регистрировался ранее, но теперь снят с регистрационного учета. Порядок получения в архиве аналогичен справочному документу о стаже: гражданин подает заявление, указывает основание для запроса и в установленный срок получает готовый бланк.

Справки

Справка представляет собой документ, подтверждающий тот или иной факт или событие. Как правило, она фиксирует информацию, касающуюся основной деятельности организации. В справке могут фигурировать служебные сведения, биографические данные.

Справка формируется при наличии соответствующего запроса от вышестоящих сотрудников или внешних пользователей (организации, партнеры, госорганы). Предоставляется она заинтересованному лицу. Основная функция документа – подтверждение неких данных.

Разновидности

Существует 2 основных вида документа: внешние и внутренние. Первые предназначаются для внешнего использования. Внешние пользователи – это лица, не являющиеся сотрудниками организации. К примеру, это компании-контрагенты, представители госорганов. Внутренние справки – это бумаги, предназначенные для внутренних пользователей. Как правило, это руководящий состав компании.

От вида справки зависит ее оформление. Если это внешняя бумага, для ее заполнения следует использовать общий бланк компании. Если же это внутренний документ, для его оформления потребуется стандартный лист. Составление справки, в этом случае, практически аналогично составлению докладной записки.

На справках внешнего типа ставится подпись руководителя или его зама. Если это финансовый документ, актуальна подпись главбуха. Желательно также поставить печать. На внутренних справках обычно ставит свою роспись менеджер подразделения или же непосредственно составитель.

Справки также подразделяются на служебные и личные. Рассмотрим их особенности:

Служебная. В документе содержатся данные об основной деятельности компании. К примеру, справка может касаться численности сотрудников, исполнения плана.
Личная. В документе содержатся биографические или служебные данные. Обычно такая справка запрашивается частными лицами.

Распространенный вид служебной справки – сводки. Представлены они, как правило, в форме таблицы.

Если это справка личного характера, для ее заполнения потребуется лист А5. На документе ставят подписи 2 сотрудника. К примеру, это может быть руководитель компании и главбух. Бумага заверяется печатью.

Особенности составления справки

Справка подразделяется на несколько частей:

Заголовок к содержанию справки (прописывается в формате: «Справка о чем-либо…»).
Основной текст справки. Состоит из 2 частей. Сначала нужно указать основания к составлению документа, а затем – зафиксировать данные, относящиеся к сути вопроса.

Справка может содержать таблицы и прочие элементы систематизации.

В документе, вне зависимости от его типа, должны быть обязательные реквизиты:

Название компании.
Указание получателя.
Место составления.
Подпись и печать.

Печать требуется не во всех случаях. В частности, она актуальна для справки биографического характера.

Содержание служебной справки включает в себя факты и события, которые стали причиной заполнения документа. Разрешается ссылаться на другие документы, которые подробнее раскрывают суть рассматриваемой проблемы. К примеру, это могут быть приказы, распоряжения, планы деятельности.

Есть свои нюансы заполнения справок, составляемых по результатам проверок. В документе отражается эта информация:

Предмет проверки.
Причины и цели контрольных мероприятий.
Факты, установленные в ходе проверки.
Найденные нарушения.
Положительные аспекты.
ФИО должностных лиц.

Личные справки запрашиваются для подтверждения какого-либо факта, касающегося сотрудника. К примеру, это может быть факт трудоустройства, размер ЗП, трудовой стаж.

Особенности составления архивных справок

Учреждения должны выдавать по запросу выписки из архивов. К примеру, эти выписки могут касаться ЗП, стажа работы, должности. Архивная справка представляет собой документ с положениями, подтверждающими какие-либо архивные сведения. Для ее оформления используются офисные бланки. Содержание бумаги:

Название архивного документа.
Дата его составления.
Регистрационные индексы.

Архивные справки формируются на основании документов, взятых из архива. Для выписки подходят только подлинники или копии, которые были заверены у нотариуса. Справка должна быть подписана специалистом, ответственным за работу с архивом.

Об утверждении Административного регламента Администрации муниципального образования город Салехард по предоставлению муниципальной услуги «Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов» (с изменениями на 17 февраля 2021 года)

Приложение N 1
к Административному регламенту Администрации
муниципального образования город Салехард
по предоставлению муниципальной услуги
«Информационное обеспечение физических и юридических
лиц на основе документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов,
предоставление архивных справок, архивных выписок
и копий архивных документов»
(в ред. постановления Администрации
МО город Салехард от 28.01.2020 N 177)

Читать еще: Расторжение договоров Как признать сделку кабальной?

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА ЗАПРОСА НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ

Для физических лиц — фамилия, имя, отчество (последнее — при наличии) лица, запрашивающего информацию, почтовый и (или) электронный адрес заявителя, номер телефона для уточнения содержания запроса, доверенность;

(при личном приеме данные паспорта (серия, номер, кем выдан, дата выдачи), доверенность;

для юридических лиц — наименование организации, ее почтовый адрес и номер телефона, факса, фамилия, имя и отчество (последнее — при наличии) исполнителя для направления ответа или уточнения содержания запроса, почтовый и (или) электронный адрес заявителя, номер телефона для уточнения содержания запроса

Фамилия, имя, отчество, дата и место рождения лица, о котором запрашивается информация (указать все случаи изменения фамилии, имени, отчества), указать статус (пенсионер, безработный, служащий, работник, студент)

Фамилия, имя, отчество лица для оформления и направления архивной информации

Тема запроса (нужное подчеркнуть) и хронологические рамки и адрес нахождения объекта запрашиваемой информации:

1. Жилье (выделение, дарение, наследование, купля-продажа, обмен, приватизация, постановка на очередь).

2. Ввод объекта в эксплуатацию.

3. Отвод земельных участков.

4. Переименование улиц, номеров домов.

5. Другая тема (указать какая)

Форма исполнения запроса (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивные копии).

Результат оказания муниципальной услуги (нужное подчеркнуть) направить:

— по электронной почте;

— в Личный кабинет Единого портала и/или Регионального портала (с момента реализации технической возможности);

Для какой цели запрашивается архивная информация

Адрес, по которому направить результат муниципальной услуги,

Телефон, по которому можно связаться с заявителем (домашний, рабочий, сотовый)

Электронный адрес, по которому направить результат муниципальной услуги

___________________ 20___ г. _____________________________

Запросы и услуги

НИА Беларуси оказывает следующие виды услуг:

Биографические запросы: установление и подтверждение даты рождения, бракосочетания, смерти конкретных лиц (скачать образец заявления на выполнение биографических запросов). Биографический запрос
Генеалогические запросы: проведение исследования по истории семьи (скачать образец заявления на генеалогическое исследование семьи).
Образец заявления на работу в читальном зале по исследованию генеалогии семьи (скачать образец заявления на работу в читальном зале по исследованию генеалогии семьи).
Тематические запросы и перечни: проведение исследования по истории населенного пункта, учреждения, а также подтверждение проживания, учебы, работы и др. фактов, составление перечней документов по различным темам, охватывающим конкретные географические и хронологические рамки.
Изготовление цифровых копий архивных документов (с возможностью заверения их печатных копий) (скачать образец заявления на изготовление цифровых копий архивных документов).
Реализация научных изданий
Образец обращения от учреждения на работу в читальном зале по научной теме
Выдача разрешения на вывоз копий архивных документов

Cтоимость и порядок оплаты услуг архива

В соответствии с Прейскурантом на работы и услуги, выполняемые НИА Беларуси, утвержденным приказом директора НИА Беларуси от 05.05.2021 № 9, с 05.05.2021 установлена следующая стоимость архивных услуг:

Изготовление цифровой копии*** одной страницы формата А4**** с оригинала архивного документа;

с разрешением 600 dpi, тип файла TIFF

1 копия

50% дополнительно от стоимости изготовления цифровой копии в стандартном качестве

* Окончательный расчет производится исходя из фактически затраченного времени (рабочих дней). В случае не выявления (отсутствия) сведений предоплата идет в зачет проделанной работы.

** Размер суммы аванса (предоплаты) и окончательная стоимость определяется с учетом полноты предоставленных заявителем поисковых данных о запрашиваемых сведениях, документах (номера фонда, описи, дела, названия документа).

*** В стандартном качестве изготовление цифровых копий документов осуществляется в разрешении 300 dpi в формате JPEG.

**** Изготовление копий архивных документов, размер которых превышает формат А4, оплачивается пропорционально их фактическому размеру.

***** Срок исполнения биографического запроса (создания цифровой копии) – до 10 рабочих дней со дня поступления оплаты. Срочное исполнение запроса – до 3 рабочих дней со дня поступления оплаты.

С перечнем цифровых копий, имеющихся в фонде пользования, можно ознакомиться здесь.

Оплата услуг архива производится только после получения соответствующего информационного письма либо счета с указанием суммы оплаты. Произвести оплату можно как в банковском учреждении, так и посредством произвольного платежа в системе Интернет-банкинга. С образцом заполнения полей при оплате с использованием Интернет-банкинга можно ознакомиться здесь.

Что необходимо для проведения исследования?

Для проведения исследования заинтересованное лицо (организация, учреждение) должны обратиться в архив с заявлением на имя директора. Заявление должно содержать следующие сведения: фамилия и инициалы заявителя, его гражданство и адрес постоянного места жительства, сведения по существу запроса, гарантии оплаты исследования. Для проведения исследования по истории семьи необходимо указать населенный пункт (с указанием при возможности современного или исторического административно-территориального деления), перечислить всех известных лиц запрашиваемой семьи, хотя бы примерные годы их рождения, смерти, вероисповедание (православный, католик, иудей, лютеранин и т. п.), место жительства: в какой губернии (области), уезде (районе), волости (сельсовете) находился населенный пункт; сословие или род занятий (дворяне, крестьяне, купцы, мещане и т. п.). Лицам и организациям (посредникам), проводящим исследования по запросам третьих лиц (заказчиков), необходимо при обращении в архив предоставить нотариально заверенную доверенность на проведение соответствующих исследований.

Читать еще: Карточка с образцами подписей и оттиска печати

Архивная справка: образец

arhivnaya_spravka_obrazec.jpg

Архивная справка: что это за документ и для чего он нужен

Архивная справка является юридически значимым документом. В ней должна содержаться достоверная и исчерпывающая информация о предмете запроса. В справке обязательно указываются архивные шифры (номер дела по описи) и номера листов единиц хранения архивной документации, на основании которой она была сформирована. Справка составляется на бланке организации. Заверенную печатью и подписью ответственного лица справку можно предъявлять по месту требования.

Архивная справка может потребоваться в том случае, если гражданин ищет или восстанавливает документы:

О трудовой деятельности, награждениях, поощрениях. Обычно такие сведения могут потребоваться при утрате трудовой книжки, при выходе на пенсию или при ее перерасчете, при необходимости подтверждения трудового стажа и т.п.
Об имущественных правах. Как правило, такие данные нужны при проведении операций с недвижимостью.
Об образовании. Сведения запрашиваются, например, при трудоустройстве в целях подтверждения подлинности диплома.
О гражданском состоянии (данные о рождении, смерти, заключении/расторжении брака, установлении опеки и т.п.) и др.

Порядок работы архивов с запросами о выдаче справок приведен в «Методических рекомендациях по исполнению запросов социально-правового характера», (утв. Росархивом 02.07.2012). Здесь же приведены рекомендуемые формы архивных справок.

Как получить архивную справку

Порядок получения будет зависеть от того, какая именно справка нужна и за какой период времени. Обращаться за информацией можно, например, в:

территориальные архивы или в Росархив (в т.ч. через сайт ведомства);
конкретную организацию, которая может предоставить нужные сведения;
местные органы власти и территориальные ведомства.

Если организации, в которой работал гражданин, уже не существует, он может заказать архивную справку в государственном архиве или обратиться за помощью к организации-преемнику.

Независимо от того, куда именно обратится гражданин, процедура будет состоять из таких этапов:

Подача письменного запроса. Заявление пишут в свободной форме или оформляют на бланке, выданном в соответствующем учреждении. Запрос на получение информации можно подать лично или направить почтой, в некоторых архивных организациях возможно и электронное обращение.
Оплата услуги (при необходимости).
Получение архивной справки или отказа в предоставлении услуги.

Какие сведения должна содержать архивная справка

Документ не имеет унифицированного образца, каждая организация самостоятельно разрабатывает бланк. В нем обязательно надо указать такие сведения:

Данные об организации, выдавшей документ.
Данные о лице, которому будет выдана справка.
Наименование документа.
Суть запроса. Например, если гражданину нужны сведения о трудовой деятельности – в справке указывают где и на какой должности он работал в течение определенного промежутка времени.
Основание выдачи справки (например, приказ по кадрам), номера дел и их листов (например: д. 123, л. 96).
Подпись и Ф.И.О. руководителя организации или ответственного должностного лица, печать при наличии. Если справка состоит из нескольких страниц – каждый лист также надо заверить подписью и печатью.